テレワークの就業規則で最低限定めるべき内容とは?

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働き方改革の推進や感染症対策の一環として、今までになかった働き方であるテレワークの導入が多くの企業で迫られています。テレワークを導入するにあたり、重要なのが就業規則です。

初めてテレワークを導入する企業の場合は、テレワークを実施する旨を就業規則に反映させる必要があります。一方で、何を就業規則に盛りこめばよいのか悩む労務担当者も多いのではないでしょうか。

テレワークを実施する際に就業規則に盛り込むべき内容と、就業規則を変更する手順を説明します。

テレワークで就業規則を定める理由

テレワークは、たとえ実施頻度の低い働き方であっても、通常のオフィス勤務と同じように労働基準法および労働関連法が適用される働き方です。

またテレワークを実施すると、多くの場合労働者の処遇や就労時間に変更が発生します。これらの項目は労働基準法で就業規則に記載すべきと定められているため、就業規則の変更が必要です。

従業員が1名や2名など少数の場合は、雇用契約書や労働条件通知書によって労働条件の変更を明示することも可能です。しかし、テレワークを新しい働き方として継続していく場合には、就業規則を変更しておくほうがよいでしょう。

テレワークの就業規則で定めておきたいこと

就業規則を変更する方法は、就業規則本体に規定を加える方法と、「テレワーク勤務規程」などとして個別の規程を設ける方法があります。

就業規則本体に追加してしまうと、就業規則が増えて分かりづらくなるため、個別の規程を作成する方が一般的です。

そのうえで、就業規則で修正や内容の追加をしておきたい項目を具体的に説明します。[※1]

テレワークをおこなう対象者

まずは、テレワークをおこなう対象者です。対象となる部署や役職をできるかぎり具体的に定めましょう。

テレワークは本来、従業員全員で取り組むべきものであるため、対象範囲はなるべく広くしておくとよいでしょう。

また、就業規則で対象となっていない従業員でも、申請が承認されればテレワークができるよう定めておくと、状況が変わった場合にも柔軟に対応できます。

テレワークの実施対象となる条件

テレワークの対象者の中でも、育児や介護など、特殊な理由がある場合にのみテレワークを実施してよいとする場合、その旨を明記しておく必要があります。

また、災害が発生した場合などには原則テレワークとするなど、緊急時の条件についても記載しておくと安心です。

テレワーク下での勤務時間の扱い

テレワークをおこなう従業員の勤務時間に変更がある場合には、その旨記載しておく必要があります。

たとえば、テレワークを導入したことで、始業時間や就業時間、休憩時間の与えかたに変更が生じたり、フレックスタイム制など新しい勤務体系を取り入れる場合は修正が必要です。

テレワーク実施する費用の負担

テレワーク中に必要になる費用負担についても、具体的に就業規則に明記しておくとよいでしょう。

とくに、インターネット設備にかかる費用や、PCや空調の稼働に必要な電気代は、従業員の自己負担にならないことが望ましいです。

特別手当の給付や経費計上など、どのような形式で会社が負担するのかを定めておきましょう。

就業規則の変更案を作成したらやるべきこと

就業規則は、雇用者側が変更案を作成しただけでは実効力を持ちません。就業規則を更新したら、労働者の合意をえた上で、すみやかに労働基準監督署への届出をしましょう。

労働者との合意

就業規則は、労働条件の変更を意味します。労働条件に変更が生じた場合は、その内容について労働者(労働組合)の合意が必要です。

また就業規則の変更案は、労働者に事前周知されていなければなりません。

労働基準監督署へ届出

従業員数10名以上の会社において、就業規則を作成・変更した場合は、労働基準法89条に基づいて、労働基準監督署へ届出をする必要があります。

また作成・変更の届出をする際には、新たに作成した就業規則とともに従業員代表の意見書を添付しましょう。

従業員への周知

労働基準監督署への届出が完了したら、変更した就業規則を従業員に周知しましょう。変更後の就業規則を掲示しておくだけではなく、変更があった趣旨や変更した箇所をわかりやすく従業員に周知する必要があります。

また、新しい就業規則はオフィスの見えやすい場所に掲示し、常時確認できるようにしましょう。

テレワークの実施にあたり実施すべき環境整備

最後に、テレワークを実施するにあたり、就業規則の更新以外に定めておくべきことについて説明します。

勤務管理方法の整備

テレワーク下では管理者が始業と終業を目で見て判断しにくいため、働いている姿が見えにくくなるため、勤務時間の把握が正確にできなくなる場合も少なくありません。

しかし、勤務時間が把握できなくなると、就業規則に定めた勤務時間についての規定も実態がなくなってしまします。

「業務の開始と終了の報告をどのようにするのか」「勤怠管理システムを導入するのか」など、勤務時間の管理方法は明確にしておきましょう。

関連記事:テレワークの勤怠管理のポイントとツールを利用した勤怠管理方法

労働環境の整備

テレワーク下での労働環境整備についても定めておきましょう。

たとえば、パソコンやスマホ、Web会議をおこなう場合はヘッドセットなど、必要な機器の貸し出しをどうするかを検討しておかなければなりません。

またセキュリティ体制の整備も重要です。情報のクラウド管理をする場合はアクセス権限の適用範囲なども定めておく必要があります。

アクセス権限は部署ごとに閲覧可能な範囲を定めるだけでなく、終業時間後はアクセスできないようにするなど、状況に合わせて調整しましょう。

テレワークを実施するためにはまず就業規則を更新しよう

テレワークの導入や、労働環境や労働条件の変更を意味します。そのため、実施をするためには、就業規則の更新をおこないましょう。

就業規則で定めた内容に実効力を持たせるためには、労働者との合意や労働基準監督署の届出が必要なだけではなく、環境整備も必要です。特に勤怠管理については、申告漏れや誤入力が発生しない方法を検討しましょう。

[※1]参考:就業規則とテレワーク。テレワーク導入の際の就業規則のポイントについて社労士が解説します。 - 名古屋の社労士 社会保険労務士法人とうかい(就業規則・各種手続)
https://www.tokai-sr.jp/colum/labor-regulations/telework

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  • 従業員就業規則テンプレート.doc
  • 別紙_テレワーク勤務規程テンプレート.doc

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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