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リマインドとは？意味やメリット・メールでの活用方法について解説
目次
会議や打ち合わせの予定を忘れてしまったり、納期がギリギリなってしまうというような経験を持つ方も多いのではないでしょうか。
多くのタスクを抱えていると、うっかり忘れてしまい、取引先やチームに迷惑をかけてしまうこともあるかもしれません。
スケジュールを常に把握し、相手の信頼を維持するためにも、リマインドを活用してみましょう。
リマインドの種類やリマインドの方法を確認し、スケジュールやタスクを忘れないように工夫することが大切です。
リマインドとは
リマインドとは、英語では「Remind」と書き、「気づかせる、思い出させる」といった意味があります。
ビジネスシーンでも同じ意味でリマインドが活用されており、仕事をスムーズに進めるために必要なアクションです。
主に、会議前の連絡や業務の進捗状況の確認、タスクの納期が近づいている際に、リマインドが使われています。
対応漏れの防止や確認につなげるために、リマインドは多くの場面で必要とされています。
リマインドメールとは
ビジネスシーンで、リマインドメールを活用したことがある人も多くいるのではないでしょうか。 リマインドメールとは、リマインドをおこなう手段のひとつで、締切や会議の日時など、メールを送ることで念を押して内容確認をうながす方法です。 リマインドメールを送ることで、相手が予定を忘れずに済んだり、締切に間に合わせたりすることができるので、仕事の調整や準備をスムーズに進められます。リマインドをおこなうメリット
相手に知らせたり、気づかせたりするリマインドですが、どのようなメリットがあるのでしょうか。
ビジネスシーンでリマインドをおこなうことのメリットを解説します。
進捗状況の確認しやすくなる
リマインドは、従業員の進捗状況を把握するのにメリットがあります。
とくに、テレワーク環境では、従業員とのコミュニケーション機会が少なくなるため、進捗状況の情報共有にリマインドが効果的です。
また、定期的にリマインドをおこなうことで、従業員もリズムが作れるようになり、生産性の向上にもつながります。
納品・提出遅れの防止につながる
多くのタスクを抱えていると、納期の遅れや提出期日に間に合わなくなってしまうことがあります。
とくに、重要な案件で納品が遅れてしまうと、取引先からも信用がなくなり、経営に影響が出てしまいます。
リマインドを実施すると、期日への意識が高まり、納期を重視しながら取り組めるようになるのがメリットです。
また、期日ギリギリになってから取り組み始めるような従業員向けにも、リマインドは有効な手段となります。
情報の行き違いを防げる
情報の行き違いを防ぎやすくなるのも、リマインドをおこなうことによるメリットです。
たとえば、重要な会議が近づいている際に、参加者に対してリマインドをしておくと、開催日時や場所、会議内容といった情報を再確認できます。
複数の会議やアポイントなどが入っている場合、スケジュールが重複しないようにするためにもリマインドは有効な手段です。
リマインドをする方法
ビジネスでのリマインドと聞くとメールをイメージする方も多いと思いますが、ほかの方法でも可能です。
リマインドに適した方法をご紹介します。
リマインドコールで知らせる
メール以外に一般的な方法として利用されているのが、リマインドコールです。
リマインドコールは、メール異なり相手からの返答をすぐに聞けるため、納期が差し迫っているときに便利です。
また、リマインドコールは、テレマーケティングの手法としても用いられます。
顧客に対してイベント出欠の確認や、商品情報を提供する際に電話を通して連絡します。
アプリでリマインドをおこなう
アプリでリマインドをおこなう方法も主流となっています。
カレンダーアプリに予定を入力し、前日や数時間前になるとスマートフォンの通知で知らせてくれます。
普段から持ち歩いているスマートフォンでリマインドをおこなえるため、会議や顧客との打ち合わせを忘れないようにしておけます。
チャットツールのタスク機能を活用する
最近では、チャットツールを使って、リマインドを実施する方法もあります。
あらかじめ、チャットツール上で対象者にタスクを付けておくと、アラームで知らせてくれます。
やるべきことや予定を長めのテキストとして残しておけるため、メモ代わりに使うことも可能です。
また、複数人が目にするチャット内であれば、タスクに気がついた人が声掛けしてくれることもあるでしょう。
リマインドで気を付けるポイント
リマインドをおこなう際には、相手方に失礼にならないように工夫することが大切です。
とくに、取引先へのリマインドは、今後のビジネスにも影響が出る可能性があるため、十分配慮しましょう。
簡潔にわかりやすい内容で知らせる
リマインドする内容を簡潔に、分かりやすく記載することが求められます。
余分なメッセージが書き込まれていると、どの情報が重要であるかがわかりにくくなり、リマインドとしての効果が薄れてしまいます。
たとえば、納品期日についてのリマインドを送る場合、期日を明確に記載することや、スケジュールを再度知らせるなどし、期日が迫っていることを伝えるようにしましょう。
クッション言葉を入れるようにする
一般的に、取引先や上司など目上の人物にリマインドを送るのは、避けたほうがよいとされています。
しかし、それでもリマインドで相手に伝える必要がある場合には、クッション言葉を使うようにしましょう。
具体的には、「お忙しいところ失礼します」、「行き違いでご返答頂いているかもしれませんが」といった相手に寄り添う言葉です。
クッション言葉を付けることで、リマインドの尖ったイメージをなくし、相手に受け入れやすくしてもらえます。
複数人にまとめて送らない
また、リマインドを送る際には、一度に複数人宛に送信しないようにします。
メンバー全員にリマインドを送ってしまうと、本来リマインドをされるべき特定の人物が不快に感じる可能性あります。
とくに、チームとして取り組んでいる仕事では、肩身が狭くなる感情を与えかねないため、個別にリマインドを送るようにしましょう。
リマインドに適したツールを使う
その時々に合わせて、リマインドに適したツールを使うことも大切です。
たとえば、プロジェクトのような案件では、リマインド内容も多くなることが予想されるため、テキストベースで記載できるものだと便利です。
また、電話やアラート機能付きのツールであれば、すぐにリマインドで相手に知らせることもできます。
リマインドをしたい内容や、リマインドをする場面に応じて、ツールを使い分けをしましょう。
Chatworkで気軽にリマインドをしよう
多くの企業で利用されているビジネスチャット「Chatwork」は、リマインドにも活用できるツールです。
Chatworkには、タスク機能を搭載しており、やるべき仕事や期日を相手に知らせることができます。
また相手だけでなく、自分自身にタスクを付与することで、スケジュールの管理にも便利です。
無料で利用可能なフリープランから用意しているので、Chatworkを使って気軽にリマインドをしましょう。
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