Chatwork(チャットワーク)のメンバー追加方法と注意点

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Chatwork(チャットワーク)のメンバー追加方法と注意点

目次

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Chatwork上でやりとりをする方法には、ダイレクトチャットでやりとりをする方法と、グループチャットでやりとりをする方法のふたつがあります。

ダイレクトチャットは「一対一」、グループチャットは「複数」のユーザーでやりとりをするチャットです。

複数でやりとりをするグループチャットに参加者を追加する「メンバー追加」の方法と注意点を解説します。

Chatworkのメンバー追加とは

グループチャットでやりとりをする内容は、そのグループチャットに参加しているユーザー全員が閲覧可能です。

反対に、グループチャットに参加していなければ、その内容を見ることができません。

「メンバー追加」をすることで、グループチャットに新しいユーザーを参加させ、内容を閲覧したり、メッセージのやりとりをすることができるようになります。

グループチャットにメンバー追加できるユーザー数に上限はありません。

そのグループチャットの管理者権限を持つユーザーであれば、何名でもメンバー追加ができます。

また、メンバー追加をする方法には、グループチャットの管理者であるユーザーがひとりひとり追加する方法と、チームごとにまとめて追加する方法のふたつがあります。

Chatworkのメンバー追加方法:管理者がひとりひとり追加する

メンバーの追加は、各グループチャットを開いた画面でおこなうことができます。

01_Chatworkのメンバー追加方法:管理者がひとりひとり追加する.png

グループチャットの表示画面右上の「+」をクリックします。

02_Chatworkのメンバー追加方法:管理者がひとりひとり追加する.png

「メンバー追加」の画面が表示されます。

メンバー追加したいユーザーにチェックをし、「保存する」をクリックすると、チェックをしたユーザーがグループチャットに追加されます。

Chatworkのメンバー追加方法:チームごと追加する

メンバー追加のもうひとつの方法に「チームごとに追加する」方法があります。

組織管理者がチームを作成している場合、各「チーム」に所属しているユーザーをまとめて追加することができます。

部署やプロジェクト単位のチームを作成しておくと、グループ作成時の効率化にもつながるため、積極的に活用しましょう。

チームを作成する

グループチャットにチームごとメンバー追加するためには、まずチームを作成する必要があります。

「チーム」は、組織管理者がアクセスできる管理者画面で作成することができます。

チームを追加する

組織管理者が作成したチームは、「メンバー追加」画面で確認できます。

グループチャットを開き、右上の「+」をクリックします。

「メンバーの追加」画面が開いたら、「チーム」のタブを選択します。

03_Chatworkのメンバー追加方法:管理者がひとりひとり追加する.png

組織管理者がこれまでに作成した各チームが表示されます。

グループチャットに追加したいチームにチェックし、「保存する」をクリックすると、チームのメンバー全員がグループチャットに追加されます。

またチーム名の横にある「▼」をクリックすると、チームメンバーに誰が設定されているかを確認できます。

大人数が所属するチームを追加する場合は、漏れなどがないか確認した上で追加することをおすすめします。

Chatworkのメンバー追加ができる権限

あるグループチャットにメンバーを追加をするためには、グループチャットの「管理者」である必要があります。

04_Chatworkのメンバー追加ができる権限.png

自分が管理者でないグループチャットでは、メンバーを追加するボタンが表示されません。

メンバーを追加したい場合は、そのグループチャットの「管理者」権限があるユーザーに対して、代わりにメンバー追加を依頼するか、自分に管理者権限を付与してもらいましょう。

Chatworkのメンバー追加をするポイントと注意点

グループチャットのメンバー追加をする前に、以下のポイントと注意点をおさえておきましょう。

メンバー追加されると追加前のチャットも見れる

Chatworkのグループチャットに追加されたユーザーは、追加されたタイミング以降にやりとりされた内容だけでなく、追加された以前の内容もすべて閲覧することができます。

グループチャット内で追加されたタスクや、共有されたファイルを見ることも可能です。

あるグループチャットにメンバー追加をすることで、過去にやりとりされていた情報を引き継ぐことができますが、十分に確認せずメンバー追加をしてしまうと、意図しない情報漏洩につながる可能性があるかもしれません。

グループチャットにメンバーを追加する場合は、グループチャットの内容が、そのユーザーに対して見せてよいものであるか、よく確認してから追加するようにしましょう。

なお、フリープランをご利用の場合、一部のメッセージに閲覧制限がかかっている可能性があります。

定期的に見直したいメッセージや、共有したい情報がある場合は、有料プランへの切り替えをご検討ください。

>Chatworkの閲覧制限について詳細はこちら

メンバー追加は拒否できない

グループチャットの管理者が、あるユーザーをメンバーを追加すると、追加されたユーザーは、追加する操作があった瞬間にグループチャットの参加者となります。

また、メンバー追加されたユーザーが、グループチャットの参加を拒否することはできません。

管理者の誤操作によって、不要なユーザーを追加してしまわないよう、十分に注意しましょう。

Chatworkのメンバー追加は慎重におこなおう

メンバー追加は、コンタクトに追加されていれば、社内・社外問わずグループチャットに追加することが可能です。

たとえば、案件やプロジェクトに関するグループチャットに、社外の担当者を追加したいときや、社内のメンバーを追加したいときに活用できます。

>Chatworkのコンタクトとは?に関する記事はこちら

Chatworkは、メールや電話に比べて、チャット形式でスムーズなコミュニケーションができるので、生産性の向上につながるでしょう。

ただし、Chatworkのグループチャットにメンバー追加すると、追加されたメンバーは、追加されたあとのチャットの内容はもちろん、追加される以前の内容も見ることができるため、メンバー追加をする場合は慎重におこないましょう。

企業の業務効率化に、ぜひChatworkの導入を検討してください。

>Chatworkのコンタクト追加に関する記事はこちら

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Chatworkのお役立ちコラム編集部です。 ワークスタイルの変化にともなう、働き方の変化や組織のあり方をはじめ、ビジネスコミュニケーションの方法や業務効率化の手段について発信していきます。

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