スマートワークとはどんな働き方?スマートワーク導入のメリット

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近年、新たな働き方を表す用語のひとつとして、スマートワークという言葉が広まっています。では、具体的にどのような働き方のことを指すのでしょうか。

スマートワークの具体例や導入メリット、スマートワークの導入に役立つツールを紹介します。

スマートワークとは

独立行政法人労働政策研究・研修機構によると、スマートワークとは、もともと韓国で発祥した概念で「労働者が勤労時間の全部または一部を、自宅もしくは使用者が提供する別の事務室、または特定されない場所で、情報通信機器を利用するなどの方法で勤務する働き方」のことを指します。{※1] 

日本では「テレワーク」と同義で使われることもありますが、広くICTを活用して業務を効率化したり、従来できなかった場所で働くなど、新しい働き方を意味する言葉としても使われています。

スマートワークの具体例

スマートワークに明確な定義はなく、広く従業員の生産性を高める働き方を指すとされています。具体的には、以下の働き方がスマートワークに含まれます。

テレワーク

テレワークはスマートワークの中でも最も代表的なものとして認知されている働き方です。自宅だけでなく、カフェやサテライトオフィスなど、決まったオフィスにとらわれず働くことを指します。

ワーケーション

ワーケーションは「ワーク」と「バケーション」を組み合わせた言葉で、休暇を取りながら仕事をする働き方です。

テレワークができることを前提とした上で、リゾート地などの休暇先から仕事をおこないます。連続して長期休暇を取得できない場合でも、必要な時に仕事ができるため、仕事と休暇の両立が図れるといえるでしょう。

関連記事:生産性と従業員満足度を向上させる ワーケーションとは

フレックスタイム制

フレックスタイム制は、広く一般的な「午前9時から午後5時まで」というような定時に囚われず、必要に応じて始業時間と就業時間を従業員が決められる働き方です。

従業員は自身のライフスタイルに合わせて勤務時間の調整が可能になるので、子どもの行事や通院、役所・銀行への用事などと合わせながら柔軟に働くことができます。

また、通勤時間をずらすこともできるため、ラッシュ時間帯を避けた通勤も可能になります。

これまで時短勤務という形でしか勤務しかできなかった従業員も、フレックスタイム制であれば就業時間を伸ばすことでフルタイムと変わらない時間働くことができるかもしれません。

またフレックスタイム制とテレワークを組み合わせることで、より自由度の高い働き方ができるようになります。

クラウドソーシング

クラウドソーシングとは群衆を意味する「クラウド」と業務委託を意味する「ソーシング」を合わせた言葉で、不特定多数へ依頼する業務委託のことを指します。

インターネット上で外部に業務を委託・依頼することで、企業では人材育成コストを削減しつつ、自社にない専門スキルを要する人材を活用できます。

クラウドソーシングによって業務を委託する側は、必要なときに必要なスキルをもつ人材を利用できるメリットがありますが、委託される側としても、委託元のオフィスに行くことなく柔軟に場所や時間を選んで働くメリットが期待できます。

企業がスマートワークを導入するメリット

スマートワークは従業員にとって、特に仕事と家庭の両立を図る意味ではメリットが多くあります。一方、企業にとってもメリットがあることが魅力です。

コストを削減できる

一般的にスマートワークは、オフィスに通勤する時間を削減したり、通勤するストレスを軽減させるものです。つまり、業務に付随する無駄な費用や時間、精神的コストを節約できる働き方であるといえます。

生産性の向上が期待できる

通勤にかかるコストが削減されることによって、従業員は与えられた業務に対してより集中して取り組むことができます。また、通勤に当てていた時間をより生産的な業務をする時間に置き換えることができるでしょう。

また、従業員がプライベートの時間を確保できるようになることで、業務に対するモチベーションを高めることができます。つまり、スマートワークの導入により、従業員の生産性が向上する可能性があるのです。

人材の確保ができる

スマートワークを活用することで、従来育児や介護などを理由に仕事を辞めざるを得なかった人材も、組織にとどまることができるようになります。

新しい働き方を取り入れている企業として、採用市場でのブランド力も高まるでしょう。

スマートワークを実現するICTツール

スマートワークの定義にもあるように、スマートワークの実現のためにはICTツールの活用が必須です。以下に代表的なツール紹介します。

ノートPC・スマートフォン

第一にPCとスマートフォンです。オフィスから離れて仕事をするためには、持ち運びができてインターネット回線につながるデバイスが必須といえます。

資料管理ツール

これまで紙で管理していた社内資料はデータ化し、資料管理ツールを活用して管理しましょう。

ペーパーレス化をすることで、PCもしくはスマートフォンさえあれば、どこからでも社内資料にアクセスできるようになります。

Web会議ツール

社内の意思決定をするために、会議は重要な役割を果たします。Web会議ツールはビデオ会議ツールともいわれますが、各個人のPCにインストールすることでビデオ通話ができるようになるツールです。

離れていても相手の顔を見ながら、複数人でまるで同じ会議室にいるかのように会話することができます。

ビジネスチャット

オフィスで顔を合わせる機会が少なくなっても、社内コミュニケーションは仕事を進める上で最も重要なものです。

しかし、メールは作成に時間がかかったり、くだけた表現がしにくいなどの欠点もあります。ビジネスチャットは会話に近いチャット形式でやりとりができるため、遠隔地の従業員同士がコミュニケーションをとるために大いに役立ちます。

スマートワークを実現し業務を効率化しよう

スマートワークは、ICTを活用した新しい働き方で、従業員と企業双方にメリットがあります。

スマートワークを実現するICTツールのひとつとしてはChatworkもおすすめです。数多くの企業に導入実績のあるビジネスチャットで、誰にでも簡単に使い始めることができる点が特徴です。ビデオ通話機能も搭載しているため、Web会議ツールとしても活用いただけます。スマートワークの導入をする際に、ぜひ検討してください。

{※1]参考:「スマートワーク」ガイドラインを発表|労働政策研究・研修機構(JILPT)
https://www.jil.go.jp/foreign/jihou/2011_6/korea_01.html

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