デジタル化の意味とは?デジタル化の必要性と適切な進め方

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デジタルトランスフォーメーションなどIT化の必要性が取り上げられ、政府もデジタル化を推進する現代において、「企業のデジタル化」は生き残りのために必要不可欠です。

デジタル化の正しい意味やデジタル化の必要性を理解し、適切にデジタル化を進めていきましょう。

デジタル化の意味とは

「デジタル化」とは、「アナログをデジタルへ変える」というものと、「デジタル技術やデータをもとに新しい価値を創造する」というふたつの意味に分けられます。

それぞれのデジタル化の詳しい意味を見ていきましょう。

アナログをデジタルへ変える

デジタル化の「アナログをデジタルへ変える」という意味は、従来アナログでおこなっていた業務をデジタルをもちいておこなうように変化させるというもので、多くの人がイメージしやすいと思います。

これまでは紙を使っていた請求書や契約書などをデータ化し、ビジネスシーンにおける紙の使用量を減らす「ペーパーレス化」も当てはまります。

また、Webカメラなどをもちいて、今まで対面でおこなっていた会議や商談などをオンライン上でおこなう「Web会議」や「オンライン商談」などもデジタル化に含まれるでしょう。

この意味でのデジタル化は「デジタイゼーション」とも呼ばれています。

 

デジタル技術やデータをもとに新しい価値を創造する

「デジタル技術やデータをもとに新しい価値を創造する」というものは、単にアナログをデジタルへ変換するだけでなく、最新のデジタル技術やデータをもとに、使用中の機器や仕組みを進化させ、商品やサービスに新たな価値を付加することで、従来は存在しなかったビジネスモデルをユーザーに提供するという意味を持ちます。

これは、「デジタライゼーション」とも呼ばれ、今後の企業の生き残りに必要不可欠な「デジタルトランスフォーメーション(DX)」推進の足がかりとして必要なステップです。

新しい価値を創造という意味でのデジタル化においては、新たなビジネスモデルをユーザーに提供することで、新たなビジネスチャンスや顧客層を獲得することができ、企業利益や企業価値の向上につながります。

デジタル化の意味が強まる「2025年の崖」問題

デジタル化やデジタルトランスフォーメーション(DX)の話題の中で、「2025年の崖」という言葉をよく耳にします。

2025年の崖は経済産業省による報告[※1]に記載されたものであり、日本企業におけるデジタルトランスフォーメーションの現状について、警鐘を鳴らす意味でもちいられています。

経済産業省の報告によると、日本企業におけるデジタルトランスフォーメーションがさまざまな課題により進まない場合、2025年以降、1年間に最大12兆円といった巨額の経済損失が生じる可能性があるというものです。

デジタルトランスフォーメーションの推進が急務である今、デジタルトランスフォーメーションの足がかりとなるデジタル化は、企業において早急に取り組むべき意味がある事項といえるでしょう。

デジタル化の必要性

企業におけるデジタル化の推進は、業務効率化や多様な働き方の実現といったさまざまなメリットを確保するためにも必要です。

デジタル化の必要性について、詳しく見ていきましょう。

業務効率化につながる

アナログでおこなっていた業務をデジタル化することで、今までかかっていた手間や時間が省け、業務効率が向上することはいうまでもありません。

デジタル化によって業務効率化が進めば、新たな事業に取り組むきっかけや、長時間労働や残業の削減にもつながります。

多様な働き方の実現につながる

デジタル化は、多様な働き方の実現にも効果的です。

Web会議ツールやビジネスチャットツールなどを導入し、テレワークの環境を整備することで、在宅勤務や、移動中や移動の合間に喫茶店などで仕事をする「モバイルワーク」形態のテレワークを推進することができます。

また、デジタル化によって業務効率化が進めば、育児や介護のための短時間勤務やフレックスタイム制度を活用しやすくなり、多様な働き方の実現につながります。

  

事業継続性を確保しやすくなる

デジタル化を推進することで、災害や感染症の流行などによって出勤が困難な場合でも、事業を継続することができます。

事業継続性を確保するには、ビジネスチャットやファイルの送受信ツールを導入することで、オフィス外での連携を取りやすくすることや、テレワークの環境の整備、アナログ業務をデジタル化する「業務の自動化」を推進することなどが有効的です。

予期せぬ事態に対応が取りやすく事業継続性が確保できている企業は、顧客やクライアントからの信頼も高くなり、企業価値の向上を図ることができます。

 

意味のあるデジタル化の進め方

 

デジタル化はどのように進めていけばよいのでしょうか。

ただ、デジタル機器を導入するなどをするだけでは、意味のあるデジタル化とはいえません。

適切にデジタル化を進めるために、ステップごとに進め方を見ていきましょう。

現状分析

まずは、自社の現状をしっかりと把握する必要があります。

無駄な手間や時間がかかっている業務はないか、災害時における事業の継続はできそうかなど、自社の業務を見直し、改善すべき課題を見つけます。

 

必要性の検討

自社の課題が見つかったら、その課題について本当にデジタル化が必要か検討します。

デジタル化はあくまでも手段であり、業務効率化や働き方改革の実現、企業利益の向上といった目的のための方法に過ぎませんので、デジタル化によって業務が煩雑になったり難易度が上がってしまっては意味がありません。

すべてをデジタル化しようとせず、必要性を十分に検討した上でデジタル化を進めていく必要があります。

ツールの選定

デジタル化の必要性を検討したら、デジタル化するためのツールの選定をおこないます。

ツールを選ぶときには、「操作が簡単で分かりやすいか」、「セキュリティ対策がしっかりとおこなわれているか」という点に着目して選ぶとよいでしょう。

操作が難しかったり分かりにくいツールを使ってしまうと、ツールを導入したことで業務の効率が下がってしまう可能性があります。

万が一のウイルス感染やサーバー攻撃などに備えてセキュリティ対策が万全であるというのは非常に重要なポイントです。

セキュリティ対策

デジタル化推進において、セキュリティ対策は必要不可欠です。

クラウド上のシステムを利用する場合には、パスワードやユーザー権限の設定を厳密におこなうことが求められます。

また、セキュリティ対策がしっかりされているツールの選定やウイルス対策ソフトの導入だけでなく、社内でセキュリティに関する研修をおこなうなどして、社員全員のセキュリティ意識を高めることが大切です。

導入後の効果測定

実際にデジタル化を導入した後も、デジタル化よって業務効率化が図れているか確認する必要があります。

社員にヒアリングをおこない、デジタル化の効果や実践後の課題を洗い出し、よりよいデジタル化の推進に向けて改善していくことが大切です。

また、デジタル化導入後の実績や顧客満足度などのデータに基づいて、新たなデジタル化に取り組むことも、最終的にデジタルトランスフォーメーションを実現するために必要なステップでしょう。

デジタル化にChatworkを役立てよう

デジタル時代に取り残されないために、デジタル化は企業が必ず取り組むべき事項です。

適切にデジタル化を進めるためには、自社の現状を分析し、自社に合ったツールを選定することが非常に大切です。

ビジネスチャットツールのChatworkは、チャット内で社内外との連絡ができるほか、Web会議やファイルの送受信もおこなうことができ、デジタル化の推進に有効的です。

また、国際的なセキュリティ規格を取得し、第三者機関によるセキュリティ監査の実施などを通じて、安全な情報管理に努めており、安心して使用することができます。

デジタル化のツールとして、Chatworkの導入をご検討ください。

[※1]出典:DXレポート ~ITシステム「2025年の崖」の克服とDXの本格的な展開
https://www.meti.go.jp/shingikai/mono_info_service/digital_transformation/20180907_report.html

これからデジタル化を進めたい方へ

中小企業の「デジタル化」

デジタル化にはさまざまなメリットがあります。DX(デジタルトランスフォーメーション)に先立つ取り組みとしてもデジタル化の推進は重要です。

一方、デジタル化を進める具体的な取り組みは、各企業や組織によって異なります。自社が進めるべき「デジタル化」とは何か、質問リストで確認しましょう。

【主な内容】

  • 「デジタル化」の課題と目的
  • 「デジタル化」が可能な業務を知る質問リスト
  • 「デジタル化」の習慣を身につける

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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