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リファレンスチェックとは？導入のメリットや流れ、質問例、注意点を解説
目次
リファレンスチェックとは、採用活動において応募者の情報を集めるために、企業側が過去の職場に連絡することです。
応募者の仕事ぶりや人柄、在職期間、勤務態度などを知る機会にできます。
応募書類や面接で聞いた情報について、正しい内容かどうか事実確認できるメリットもあるでしょう。
リファレンスチェックを導入するメリットや流れ、質問例、注意点を解説します。
リファレンスチェックとは
リファレンスチェックとは、採用活動において応募者の情報を集めるために、企業側が過去の職場に連絡することです。
過去の職場に連絡することで、本人の仕事ぶりや人柄、在籍期間などの情報を確認できます。
とくに外資系企業では、中途採用において本人の情報を確認するために、リファレンスチェックをおこなうことが一般的です。
企業にとっては、応募者の情報が正しいものなのか、事実確認できるメリットがあります。
リファレンスチェックと前職調査の違い
前職調査は、企業側から応募者の過去の職場に連絡することです。
リファレンスチェックと同じ意味合いにはなりますが、前職調査の場合、主に以下のような内容を質問します。
- 履歴書に書かれた学歴や職歴について経歴詐称がないか
- 金銭に関わる揉めごとはなかったか
リファレンスチェックは、応募者の人柄、仕事ぶりなどを含めて情報収集していくため、前職調査とは少し内容が違ってきます。
リファレンスチェックのタイミング
リファレンスチェックは、内定前の最終段階でおこなわれることが多いです。
企業によっては、書類選考の段階でおこなうケースもあります。
リファレンスチェックは違法になるの？
応募者に事前確認して許可を得ている場合は、リファレンスチェックは違法になりません。
ただし、応募者の許可を得ずに実施すると、個人情報保護法に触れてしまい、違法行為に当たります。
過去の職場から情報収集をおこないたいときは、必ず応募者の許可を得てから始めましょう。
リファレンスチェックが必要な理由
採用選考の書類や面接だけでは、情報が限られてしまうため、どうしても本人の働く姿や仕事に対する価値観を掘り下げきれない面が出てきます。
リファレンスチェックで過去の職場の仕事仲間に話を聞くことで、応募者の働く姿をイメージしやすくなるでしょう。
企業側が想定する人物像に当てはまるのか、リファレンスチェックで質問を投げかけることで、内定の判断材料にできます。
リファレンスチェックのメリット
リファレンスチェックは、企業だけでなく応募者にもメリットがあります。
詳細について見ていきましょう。
ミスマッチを防げる
応募者の仕事ぶりや人柄を聞くことで、自社の社風や文化に合う人物なのか判断できて、入社後のミスマッチを防げます。
自社に合わない人材の採用を見送れるため、離職率の低下につながり、教育コストを無駄にせずに済むでしょう。
求職者の情報を確認できる
本人が経歴詐称や実績を誇張している場合に、過去の職場から情報収集することで、事実と異なる内容を見抜けるメリットがあります。
応募者の情報で気になる点があるときは、過去の職場に事実確認ができるため、内定後に気づいて問題になるといった状況を避けられます。
多角的な視点から判断できる
リファレンスチェックは、過去の職場の上司や同僚など、さまざまな人から応募者の情報を聞けるメリットがあります。
企業側の採用担当者の視点だけに偏らないので、客観的な視点を交えながら、採用の有無について冷静に判断しやすくなります。
求職者のアピール材料になることもある
リファレンスチェックは「応募者にとってメリットが感じられないのでは？」と思われがちですが、採用活動におけるアピール材料になることもあります。
たとえば、過去の職場の上司から仕事ぶりを褒められることで、企業側に応募者のポジティブな情報が伝わります。
過去の職場から伝えられた内容によっては、企業側に好印象を与えられて、採用活動における加点要素につながります。
リファレンスチェックの質問例
リファレンスチェックの質問例について、内容をまとめています。
勤務状況に関わる内容
勤務状況に関わる質問例は、以下のとおりです。
- 在職期間は、××××年×月×日から××××年×月×日までで合っていますか？
- 遅刻や欠席など、当時の勤務状況について教えていただけますか？
- 役職は○○、仕事内容は○○とお聞きしておりますが、合っていますか？
スキル・実績に関わる内容
スキル・実績に関わる質問例は、以下のとおりです。
- 本人の長所、短所について教えていただけますか？
- どのような実績があるか教えていただけますか？
- 問題解決、意思決定、リーダーシップに関わるスキルはありますか？
- 部下の育成は積極的におこなっていましたか？
人柄・勤務態度に関わる内容
人柄・勤務態度に関わる質問例は、以下のとおりです。
- 仕事仲間とのコミュニケーションの取り方はどうでしたか？
- どのような人柄だと感じていますか？
- 上司に報連相を欠かさない人物でしたか？
- 個人プレーとチームプレー、どちらが合っていると思いますか？
リファレンスチェックの流れ
リファレンスチェックの流れについて解説します。
リファレンスチェックの実施を伝える
企業側から応募者に向けて、リファレンスチェックを実施したい旨を伝えます。
「リファレンスチェックがどのような内容なのか」「実施する目的は何か」など、概要について説明しましょう。
リファレンス先とコンタクトをとる
企業側が応募者から同意を得たあとは、リファレンス先（過去の職場）とコンタクトをとります。
応募者から過去の職場に許可を得てもらう場合は、事前にリファレンスチェックを実施してもらえるか、確認をとってもらいましょう。
許可が得られる場合は、過去の職場の電話番号やメールアドレスなど、応募者から連絡先を教えてもらいます。
一方、企業側から過去の職場に許可を得る場合は、自社もしくは調査会社に依頼する形でリファレンスチェックをおこないます。
リファレンス先に連絡して日時を調整する
企業側の担当者から、リファレンス先の職場に連絡を入れて、リファレンスチェックを実施する日時を決めていきます。
当日は、電話やビジネスチャットのビデオ通話などを使い、リファレンスチェックをおこないます。
事前にリファレンスチェックの概要、所要時間について説明しておくと親切です。
質問内容を考えておく
当日にどのような内容が聞きたいのか、おおまかな質問内容をまとめておきましょう。
あらかじめ連絡する段階で、おおまかな質問内容を伝えておくと、当日までに回答を準備してもらえるので、当日の流れをスムーズに進めやすくなります。
リファレンスチェックを実施して情報をまとめる
リファレンスチェックの当日は、準備しておいた質問項目について、担当者に質問を投げかけて情報収集しましょう。
長くても30分程度を目安に実施するようにして、相手の時間を奪わないように配慮することが大切です。
次回の参考にするためにも、リファレンスチェックの質問項目や回答結果、リファレンス先の企業名や回答者の名前をまとめておきます。
リファレンスチェックを導入するときの注意点
企業がリファレンスチェックを導入するときに、注意しておきたいポイントを解説します。
不採用の判断は内定決定前におこなう
企業の方針にもよりますが、内定前にリファレンスチェックを実施して、不採用の判断を決めるほうがよいでしょう。
内定後は、経歴詐称などの理由がない限り、内定を取り消すのが難しくなります。
慎重に判断するためにも、リファレンスチェックは内定後ではなく、内定前におこないましょう。
リファレンスチェックを拒否されることも想定しておく
過去の職場と応募者の両方から許可を得る必要があるため、拒否されるケースがあることも想定しておくことが大切です。
過去の職場から拒否されたときの対処法としては、応募者に許可をとりながら、別の過去の職場に許可を得られないか確認する方法が考えられます。
また、電話での回答が難しい場合は、質問項目を作成してアンケート調査の方式でリファレンスチェックをおこなうなど、リファレンス先の都合に合わせて臨機応変に対応しましょう。
リファレンスチェックは事実確認ができてミスマッチを防げる
企業側から過去の職場に質問を投げかけることで、応募者の情報について事実確認できます。
入社後のミスマッチを未然に防げるなど、内定前の最終確認ができる方法として役立つでしょう。
リファレンスチェックをおこなうときは、ビジネスチャット「Chatwork」を使う方法もおすすめです。
過去の職場とのアポイントや日時などのやりとりについて、チャットやビデオ通話を使って情報共有を進められます。
＞Chatworkの通話機能（ビデオ/音声通話機能）に関する記事はこちら
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