【社労士監修】就業規則とは？作成や変更方法、注意点を解説

就業規則は、企業が従業員の労働条件や勤務に関するルールを定めた規定集です。

常時10人以上を雇用する事業場では、作成が義務付けられており、違反すると罰金が科される可能性があります。

就業規則の作成方法や記載事項を正しく理解し、自社に最適な就業規則を作成しましょう。

就業規則とはなにか、また、どのような事項を記載するべきなのかを解説します。

就業規則とは

就業規則とは、企業が従業員の労働条件や服務規律などを規定した、いわば職場のルールブックです。

勤務時間や休暇制度、給与などの内容が記載されており、従業員が遵守すべきルールが定められています。

従業員が就業規則を理解し、それに基づいて行動することで、職場全体で円滑な運営ができるようになります。

就業規則と労働契約の違い

就業規則と混同しやすいものとして、労働契約があげられます。

就業規則と労働契約は、労働環境と関係性を規定する点で異なるものです。

労働契約は、労働条件や給与などの具体的な契約内容を示す合意書で、就業規則は、企業内ルールを示しており、労働法に関連する法令の遵守、職場の秩序維持を目的としているものです。

なお、労働条件は、労働契約の合意によって適用されますが、労働契約の条件が、就業規則の基準を下回る場合は、その部分については就業規則で定める基準が適用されます。[※1]

就業規則の作成義務がある企業

就業規則は、常時10人以上を雇用する事業場で作成が義務付けられており、作成後は、労働基準監督署に届け出る必要があります。

また、作成や届出を怠った場合には、30万円以下の罰金が科されます。

なお、常時雇用する従業員が10人未満の事業場では作成義務はありません。

しかし、就業規則を作成することで。労働条件や服務規律が明確になり、社内の秩序を保つ効果があるため、従業員が10人未満の事業場であっても作成する方が望ましいでしょう。[※1]

就業規則の記載事項とは

就業規則に記載する事項は、大きく分けて以下の3つに分かれています。

それぞれの記載事項を詳しく解説します。

絶対的必要記載事項

絶対的必要記載事項とは、必ず記載しなければならない事項として、法律で定められているものです。

具体的な記載事項は以下のとおりです。[※1]

相対的必要記載事項

相対的必要記載事項とは、ルールを設ける場合には、記載しなければならない事項として法律で定められているものです。

具体的な記載事項は以下のとおりです。[※1]

任意的記載事項

そのほか、就業規則の目的や会社の理念、社会保険の適用など、記載が任意の事項を、任意的記載事項と呼びます。

基本的には法的規制がないため、公序良俗に反しない範囲内で自由に記載することができます。

就業規則を作成するメリット・必要性

就業規則の作成には、企業と従業員の双方にメリットがあります。

就業規則を作成することのメリットや必要性を解説します。

労働条件を可視化できる

就業規則があることで、社内の基本的な働き方や賃金、労働時間が可視化できるようになるため、従業員が安心して働けるようになります。

また、部署によって労働条件が異なる場合でも、就業規則を基準に個別の労働条件を検討できるため、企業の労務管理にとってもメリットとなるでしょう。

労使間トラブルの予防につながる

就業規則を作成する最大のメリットは、労使間トラブルの予防につながることです。

明確なルールを定めることで、労使間に一貫性と公平性が保たれ、労働条件や待遇に関するトラブルの予防につながります。

企業ルールを明確にできる

企業ルールを明確にできることも、就業規則を作成するメリットのひとつです。

就業規則で企業のルールを明確にすることで、仕事するうえで、従業員が遵守すべき最低限のルールや考え方を伝えることができ、社内秩序の維持につながります。

また企業側も、就業規則によって基準が明確になり、客観的かつ公平に労務管理できるようになります。

助成金が申請できる

雇用関係助成金には、非正規社員の正社員転換時に支給される「キャリアアップ助成金」や、有給休暇制度の導入時に支給される「働き方改革推進支援助成金」などがあります。

これらの助成金を申請するための要件として、就業規則の作成と備え付けが含まれている場合があります。

就業規則の作成義務がない企業でも、助成金の申請をする予定がある場合は作成した方がよいでしょう。[※2]

＞【社労士監修】キャリアアップ助成金とは？に関する記事はこちら

就業規則を作成する際の流れ

就業規則を作成しようと思っても、どのような手順で作成すればいいのか悩むことがあるでしょう。

就業規則は、基本的に以下の流れで作成します。

4つのステップをそれぞれ解説します。

ステップ（1）：就業規則の案を作成する

事業場ごとに、実態にあった就業規則の案を作成しましょう。

素案を作成する際は、厚生労働省の「モデル就業規則」を参考にすると、必要な記載事項の漏れを防ぐことができます。

ステップ（2）：過半数労働組合または過半数代表者の意見をヒアリングする

就業規則を作成したあとは、過半数労働組合、または過半数代表者に意見をヒアリングしなければいけません。

過半数労働組合とは、労働者の過半数で組織している労働組合のことです。

一方で、過半数代表者とは、労働組合がない場合に、投票や挙手などにより選出された代表者のことをいいます。

意見をヒアリングしたあとは、代表者に「意見書」を書いてもらいましょう。

意見の内容は必ずしも同意するものである必要はなく、反対意見でも問題ありません。[※1]

ステップ（3）：労働基準監督署に届け出る

常時10人以上の従業員を雇用する事業場では、作成した就業規則を意見書とともに、労働基準監督署に届け出る必要があります。

届出の方法は持参、郵送、電子申請のいずれかです。

なお、一定の要件を満たした場合は、事業場ごとではなく、本社で一括して届け出ることも可能です。

ステップ（4）：就業規則を従業員に周知する

就業規則を労働基準監督署に届け出たあとは、従業員に周知しなければいけません。

周知は、以下のいずれかの方法でおこなう必要があります。

周知を怠った場合は、30万円以下の罰則が科せられる可能性があるため、周知は必ずおこなうようにしましょう。[※1]

就業規則を変更する際の流れ

法改正や社内制度の見直しをおこなった場合は、就業規則を変更する必要があります。

就業規則の変更は、既存の規定を変更したうえで、過半数労働組合または過半数代表者から意見聴取し、意見書をもらったうえで労働基準監督署に届出をおこないます。

ただし、不利益変更をする場合は、原則従業員の同意が必要です。

ただし、労働条件を不利益に変更することについて合理的な理由がある場合には、同意しない従業員にも適用されます。

就業規則を効率的に作成する方法

就業規則を一から作成するには、手間と時間がかかるため、負担を感じる方もいらっしゃるでしょう。

最後に、就業規則を効率的に作成する方法を2つ紹介します。

厚生労働省の「モデル就業規則」を参考にする

就業規則を作成する際は、厚生労働省が公表している「モデル就業規則」を参考に作成するのがおすすめです。

就業規則を一から作成すると時間がかかるだけではなく、記載事項の漏れも発生する可能性があります。

モデル就業規則には、規定のサンプルだけではなく、各項目の説明や補足がされているため、効率よく、自社にあった就業規則を作成することができるでしょう。[※3]

社労士や弁護士に相談する

就業規則は、法律に則って作成をしなければならないため、労務の経験がない場合は、時間がかかるだけではなく、就業規則に不備が出てしまう可能性が高いでしょう。

そのため、社労士や弁護士などの専門家に相談し、適切な就業規則を作成するのもひとつの方法です。

専門家に相談し、就業規則に不備がないか確認しながら作成しましょう。

就業規則の周知にも「Chatwork」

就業規則とは、企業が従業員の労働条件や服務規律などを規定した、いわば職場のルールブックです。

就業規則を作成することで、適切な労務管理や従業員とのトラブル防止が図れます。

しかし、就業規則は従業員に周知していなければ効力はありません。

作成後は必ず全従業員に周知しましょう。

ビジネスチャット「Chatwork」は、簡単に情報共有ができるチャットツールで、グループチャットを作成することで、個人間だけでなく、社内全体や各部署などの複数人に向けても、スムーズに情報共有をおこなうことができます。

ファイルを添付することもできるため、就業規則の制定や変更があった場合には、簡単にアナウンスすることも可能です。

就業規則の周知にも便利な「Chatwork」を、ぜひご活用ください。

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[※1]出典：厚生労働省「就業規則作成・見直しのポイント」
https://www.mhlw.go.jp/bunya/roudoukijun/roudoukeiyaku01/dl/15.pdf
[※2]出典：厚生労働省「働き方改革特設サイト」
https://hatarakikatakaikaku.mhlw.go.jp/subsidy.html
[※3]出典：厚生労働省「モデル就業規則について」
https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/roudoukijun/zigyonushi/model/index.html

※本記事は、2023年9月時点の情報をもとに作成しています。