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ビジネスチャットとは？導入効果や注意点、成功事例を解説
目次
社内での情報共有方法といえば、口頭や掲示板の利用、書類の回覧、メールなどが従来の方法でしたが、聞き間違いや伝達漏れ、さらには閲覧自体を忘れられたり見落とされてしまうなど、相手へ正しく情報が届かない課題があります。
このような従来の情報共有方法の課題をカバーできるのが、「ビジネスチャット」です。
ビジネスチャットとはどのようなツールなのか、ビジネスチャット導入の効果や導入企業の成功事例についてご紹介します。
ビジネスチャットとは
ビジネスチャットとは業務利用を目的として開発されたコミュニケーションツールで、社内はもちろん社外とのやりとりにも利用することができます。
個人利用向けのチャットサービスも多く存在しますが、ビジネスシーンでの利用には業務用に特化したビジネスチャットが適しています。
たとえば、ビジネスチャットは以下のような特徴をもっています。
- 業務利用に特化した機能が充実
- セキュリティレベルが高い
- 管理者によるアカウント管理が可能
- チャットのログ、履歴管理も容易
チャット機能だけを見れば、プライベートチャットと同様と感じられるかもしれませんが、業務効率化やコミュニケーションを円滑にする機能や情報を安全に取り扱う、管理するためのセキュリティ機能などが充実しています。
このような点から、ビジネス利用をする際はプライベートチャットやSNSではなく、ビジネスチャットが最適です。
ビジネスチャットの導入で期待できる効果
ビジネスチャットの導入を検討している方の中には、すでに個人用SNSやチャット、その他の類似サービスを利用している方も多いかもしれません。
また、社員用携帯電話やスマートフォンの支給により、情報共有は電話で十分だと考えている方もいるのではないでしょうか。
ビジネスチャットを導入することで、以下のような効果があるといわれています。
- 業務効率化・生産性向上
- コミュニケーションの活性化
- セキュリティ強化・情報漏洩防止
それぞれの詳細についてご紹介します。
業務効率化・生産性向上
ビジネスチャットを導入すると、会話形式でメッセージを伝えることができるため、コミュニケーションが端的になります。
その結果、長文のメールを書く必要がなくなり、大量のメールの返信に使っていた時間が削減できます。
また、移動中でもスマートフォンなどから簡単に発信ができるため、隙間時間を有効活用して反応ができます。
これにより情報共有のスピードが早くなり、意思決定の速度も向上します。
無駄な会議を開く必要もなくなり、導入成功企業の事例でいうと、メールは10分の1に、会議の開催数は半分以下になった企業もあります。
コミュニケーションの活性化
ビジネスチャットでは1対1でやり取りをおこなうチャットのほか、複数人でメッセージをやりとりできるグループチャット機能というものが備わっています。
グループチャットは一度に複数人がチャットに参加できる機能で、招待した特定のメンバーのみでメッセージや情報を共有できます。
メールと比べて、会話調で話ができることから、会話のラリーを続けることが簡単で、堅苦しさが軽減され、コミュニケーションの活性化にもつながりやすいのが特徴です。
セキュリティ強化・情報漏洩防止
ビジネス利用において最も重視すべきは、情報漏洩防止のための取り組みです。
外部サービスの利用によって顧客情報が漏洩したというニュースは、企業の大小問わず世界的に起こっており、企業は適切なサービスを選ぶことが求められています。
多くのビジネスチャットは、情報漏洩防止のために以下のような特徴をもっています。
- 個人用以上に高水準のセキュリティ
- グローバル基準の個人情報保護規則を遵守
ビジネスチャットで採用されているセキュリティシステムは、高水準のものです。
GDPR（EU一般データ保護規則）のようなグローバル基準をもつ個人情報保護規則を定め、企業の重要な情報を預かっていることを念頭に遵守しています。
ビジネスチャットはセキュリティ面はもちろん、個人用アカウントと区別して利用することで、安全性を確保した情報共有の活用が可能です。[※1]
＞ビジネスチャット活用のメリット・デメリットに関する記事はこちら
ビジネスチャット導入の成功事例
本格的に導入を検討するときは、すでにビジネスチャットを導入している企業の成功事例を参考にすることも有効です。
ここでは弊社のビジネスチャット「Chatwork」を導入している企業3社の成功事例についてご紹介します。
株式会社船井総合研究所のビジネスチャット導入効果
社員数も取引先企業数も多い企業のため、社員同士のコミュニケーションに加え、取引先とのコミュニケーション活性化にもChatworkが役立っています。
顧客や業務管理が煩雑になっていたところ、社外とのやりとりにChatworkを活用した結果、それまで月に一度の訪問以外にもてなかった顧客との接点が増加しました。
頻繁にやりとりをおこなうことで顧客のニーズが掴みやすく、サービスの向上にもつながっています。
株式会社サイバーエージェントのビジネスチャット導入効果
Chatworkを導入したことで、メールのようにPCのメーラーを立ち上げる必要も、形式的な挨拶文を挟む必要もなくなりました。
伝えたい用件を簡潔にやりとりできる機能は、スピード重視の部署に欠かせません。
移動中に複数の連絡作業を終えることができるため、効率的な業務が可能となったとのことです。
株式会社リジョブのビジネスチャット導入効果
部署を超えた業務を担うこともある場合は、Chatworkで用途に合わせて複数のグループチャットを作成することによって、効率よく業務を管理するようにしています。
業務はもちろん、誕生日を迎える社員にサプライズをプレゼントするためのグループチャットを作成するなど、社員同士のコミュニケーションの活性化にも役立てています。
ビジネスチャット導入前の注意点
複数の機能を備えるビジネスチャットは、システムやツールを複数導入する必要がなく、難しい操作を覚える手間もありません。
しかし、便利で手軽な機能ほど、使い方に注意しなければ思いがけないトラブルを起こすことも理解しておくべきです。
ビジネスチャットをより便利に、かつ安全に利用するための注意点は以下です。
- 目的を明確にする
- 導入前にルールを定める
- 導入前や導入後に社内教育をおこなう
それぞれの詳細を見ていきましょう。
目的を明確にする
ビジネスチャットの導入を検討する方の多くは、従来の機能やサービス、働き方になんらかの課題を抱えています。
サービス利用によって課題が的確に解決できるよう、ビジネスチャットの導入前に使用目的を明確化しておきましょう。
導入前にルールを定める
情報漏洩などのトラブルが起こる原因のひとつが、「明確なルールがない」「ルールが浸透していない」など曖昧な使用条件です。
- 業務以外（プライベート）の用件では使用しない
- グループチャットの運用方法を決める
- 使用ツールを統一し、既存ツールと使いわける
上記のように使用ルールを事前に決め運用を開始しましょう。
きちんと社員ひとりひとりに浸透するよう、定めたルールは教育や管理によって発信することも大切です。
部署やチームごとに管理者を任命すると、新しいルールが浸透しやすくなります。
導入前や導入後に社内教育をおこなう
人によって、新しいシステムを使いこなせるようになるまでの所要時間は異なります。
簡単な説明書を渡せば事足りるという実践タイプの社員もいれば、こまかく指導することで操作に慣れる社員もいるでしょう。
導入前の説明や導入後のサポートなど、充実した社内教育が必要です。
説明会を開いたり、活用状況をヒアリングするなど、サポート体制を整えましょう。
＞ビジネスチャットの導入を成功させるポイントに関する記事はこちら
ビジネスチャットを選ぶならChatwork
個人用のチャットアプリを利用している企業もありますが、情報漏洩のリスクを視野に入れると、ビジネスチャットのChatworkを導入してみてはいかがでしょうか。
Chatworkはセキュリティレベルが高水準であり、重要な情報の共有を視野に入れた個人情報保護規則の遵守など、安心してビジネス利用できます。
また、Chatworkはチャット機能の他、Web会議機能、タスク管理機能、ファイル共有機能など業務に活用できる機能が備わっており、情報共有手段としてだけでなく幅広く利用することができます。
コスト面が気になるという方は、無料アカウントでも利用可能な「Chatwork」を、ぜひお試しください。
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Chatwork(チャットワーク)は多くの企業に導入いただいているビジネスチャットです。あらゆる業種・職種で働く方のコミュニケーション円滑化・業務の効率化をご支援しています。
[※1]GDPR（EU一般データ保護規則）とは、EUで定められている、個人のデータに関する法律のことです。
