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メールコミュニケーションの欠点とは？デメリットを解決する方法を解説
目次
ビジネスシーンで、多く利用されているコミュニケーション手段といえば、メールではないでしょうか。
メールはビジネスにおけるコミュニケーションに大きな革命をもたらしましたが、メール特有の不便さを感じている方も多いでしょう。
ビジネスシーンのメールコミュニケーションにおける欠点と、メールの代替となるコミュニケーション手段について詳しく解説していきます。
メールコミュニケーションの欠点
メールによるコミュニケーションには以下のような欠点があり、不都合が生じるシーンが多くあります。
- 送った内容の訂正ができない
- 相手が読んでいるかどうかがわからない
- 書くのに時間がかかる
- 感情が伝わりづらい
- 迷惑メールやスパムメールなどが混在する
それぞれの具体例を見ていきましょう。
送った内容の訂正ができない
メールは一度送ってしまったものを差し戻すことができないという欠点があります。
一度、メールの送信ボタンを押してしまうと、内容を修正したり、削除することは不可能です。
書いている途中で送ってしまった、内容に誤りがあった、宛先に間違いがあったなど理由はさまざまですが、相手に失礼な内容で送ってしまった場合、信用を大きく落とす可能性もあります。
また、誤送信によって、社外秘の情報を漏えいしてしまうことも考えられます。
相手が読んでいるかどうかがわからない
メールは相手の返信がない限り、きちんと読まれているかを確認することができません。
とくに重要な内容や、至急対応してほしいメールの場合、相手が読んだかの確認をすぐにでもしたいと思った経験がある方も多いのではないでしょうか。
メールの場合作成に時間がかかってしまうことから、受け手側がついつい返信を後回しにしてしまうことも多くあるようです。
送り手側が追って返信を求めるメールを送ったり電話をかけたりするなどして確認を取ることも可能ですが、できれば削減したい手間であるといえるでしょう。
書くのに時間がかかる
メールは歴史が長い分、形式的なマナーが求められる傾向にあります。
毎度メールの本文には、宛名、時候の挨拶、または「よろしくお願いいたします。」などの一言などが欠かせません。
本当に受け手に読んでほしい部分はごく一部のみであったとしても、形式的な文章の作成に手間がかかります。
また、形式的な文章や硬い文面になることで、受け手も送り手の意図を汲み取ることが難しく、誤解やストレスの原因になることがあります。
このようなデメリットが多いにも関わらず、メールのマナーとして定着してしまったことや受け手が取引先や目上の人である場合は、そういった「形式的な無駄な部分」を省略することができません。
感情が伝わりづらい
メールの文面は、相手の感情を推し量ることが難しいという特徴もあります。
メールは形式的な表現が多いことが特徴といいましたが、送り手は感情を文章に表現することが難しくなります。
メールの文章がそっけなく見えても実際は好意的であったり、柔らかい言い回しを使っていたが実際はひどく憤慨していたりする場合はよく見られます。
ビジネスメールのマナーの名の下、顔文字や絵文字を使用することも一般的ではなく感情を伝えるのには不向きといえるでしょう。
迷惑メールやスパムメールなどが混在する
メールアドレスは、特定の個人とのコミュニケーションだけではなく、さまざまな用途に使用されています。
そのためメールアドレス宛てには、意図しないスパムメールや迷惑メール、メールマガジンが届くことがあります。
そういったメールに埋もれ、本当に重要なメールを見落としてしまう場合もあります。
メールコミュニケーションの欠点を補うコミュニケーションツール
メールコミュニケーションの欠点を補うために、以下のような新しいコミュニケーションツールが生まれています。
- ビジネスチャット
- Web会議ツール
- グループウェア
それぞれについて詳しく見ていきましょう。
ビジネスチャット
チャットは元々個人間の連絡向けに普及してきたツールです。
このチャットツールを、ビジネスの場に特化して開発され利用されるようになっているのがビジネスチャットです。
チャットは、特定の相手と、ひとつのグループの中で会話のようなやりとりをおこなうことができるため、メールに求められるような一連の形式的表現は求められない傾向にあります。
そのため、一度のやりとりにかかる時間はかなり削ぎ落とされます。
一度送信したメッセージの修正や削除ができる場合もあるため、誤送信のリスクが少ないともいえます。
また、ビジネスチャットでは、テキストだけではなく、写真や書類といったデータファイルを送受信・保存できたり、タスク管理機能や複数人が参加できるグループチャットを作成することもできます。
同じグループのメンバーでありさえすれば、毎度同じ内容を抜け漏れなく発信、受信することが可能であるため、大人数の組織で利用するのにも便利です。
メーリングリストでのやりとりとは異なり、コミュニケーションの流れがつかみやすいため、リアルタイムでの会話が可能であったり、過去のやりとりをさかのぼりやすいという利点もあります。
さらに、口頭での会話と異なり、内容が文字残るため、聞き間違いや記録漏れを減らすことができます。
Web会議ツール
デバイスに内蔵されているカメラとアプリケーションソフトを使ったWeb会議も、新しいコミュニケーション方法のひとつです。
いまやPCやスマートフォンにカメラが内蔵されていることは一般的であるため、導入ハードルは非常に低いといえます。
映像を使ったWeb会議であれば、相手の表情や声色も伝わり、対面に似たコミュニケーションが離れた場所でもおこなえます。
Web会議を導入することで、例えば、今まで新幹線を使い訪問していた取引先と自宅から商談ができてしまったり、本社と支社の社員がそれぞれ別のオフィスから会議に出席することなどができます。
こうすれば、交通費や宿泊費などの経費の削減ができることはもちろん、社員の身体的負担を軽減させられることができます。
グループウェア
チャットやWeb会議の機能をはじめ、ビジネスに必要なその他の機能を備えているツールは、グループウェアと呼ばれます。
スケジュール調整機能があるものや外部サービスとの連携ができるものもあり、グループウェアを活用することで業務効率化をおこなえる可能性は高まるでしょう。
メールコミュニケーションからビジネスチャットへ
大量の情報の処理をする際に、コミュニケーションのすべてをメールで完結させることは難しくなってきているといえます。
そこで、メールに代わりつつあるビジネスコミュニケーションツールがとしてビジネスチャットが効果的です。
ビジネスチャットである「Chatwork」は、チャット機能やWeb会議機能だけではなく、タスク管理機能やファイル共有機能などを搭載しており、ビジネスにおけるコミュニケーションや業務効率化の新しいツールとして必須になっていくでしょう。
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