メールコミュニケーションの欠点を解決した新しいコミュニケーション手段とは

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ビジネスシーンで今もっとも活用されているコミュニケーション手段といえば、メールです。メールの登場はビジネスに大きな革命をもたらしましたが、今ひとつ不便さが拭えないと感じている方も多いのではないでしょうか。

そこで今回の記事では、ビジネスシーンのメールコミュニケーションにおける欠点と、代替となるコミュニケーション手段について詳しく解説していきます。

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メールコミュニケーションの欠点

メールによるコミュニケーションでは、どのような不都合が生じるのでしょうか。以下に具体例を紹介します。

送った内容の訂正ができない

第一に、メールは一度送ってしまったものを差し戻すことができないという点が挙げられます。一度送信ボタンを押してしまうと、内容を修正したり、削除することは不可能です。

書いている途中で送ってしまった、内容に誤りがあった、宛先に間違いがあったなど理由はさまざまですが、相手に失礼な内容で送ってしまった場合、信用を大きく落とす可能性もあります。また社外秘の情報を漏えいしてしまうことも考えられます。

読んでいるかどうかがわからない

メールは相手の返信がない限り、きちんと読まれているかを確認することができません。とくに重要な内容や、至急対応してほしいメールの場合、相手が読んだかの確認をすぐにでもしたいと思った経験がある方も多いのではないでしょうか。メールの場合作成に時間がかかってしまうことから、受け手側がついつい返信を後回しにしてしまうことも多くあるようです。

送り手側が追って返信を求めるメールを送ったり電話をかけたりするなどして確認を取ることも可能ですが、できれば削減したい手間であるといえるでしょう。

書くのに時間がかかる

メールは歴史が長い分、形式的なマナーが求められる傾向にあります。毎度メールの本文には、宛名、時候の挨拶、または「よろしくお願いいたします。」などの一言などが欠かせません。本当に受け手に読んでほしい部分はごく一部のみであるという事態も発生します。また、受け手としても、送り手の意図を汲み取ることが難しく、誤解やストレスの原因になることがあります。

それにも関わらず、定着したマナーであるがゆえに特に受け手が取引先や目上の人である場合は、そういった「無駄部分」を省略することができません。


感情が伝わりづらい

メールの文面は、相手の感情を推し量ることが難しいという特徴もあります。

メールは前述のように形式的な表現が多いことが特徴です。そのため、送り手は感情を文章に表現することが難しくなります。メールの文章がそっけなく見えても実際は好意的であったり、柔らかい言い回しを使っていたが実際はひどく憤慨していたりする場合はよく見られます。

ビジネスメールのマナーの名の下、顔文字や絵文字を使用することも一般的ではないようです。

迷惑メールやスパムメールなど業務に関係ない情報が混在する

メールアドレスは、特定の個人とのコミュニケーションだけではなく、さまざまな用途に使用されています。そのためメールアドレス宛てには、意図しないスパムメールや迷惑メール、メールマガジンが届くことがあります。そういったメールに埋もれ、本当に重要なメールを見落としてしまう場合もあります。

メールコミュニケーションの欠点を解決?コミュニケーションツールとは

ここからは、上記でご紹介したメールコミュニケーションの欠点を補うことができる、新しいコミュニケーションツールについて解説します。

ビジネスチャット

チャットは元々個人間の連絡向けに普及してきたツールです。このチャットツールは、昨今ビジネスの場でも利用されるようになっています。

チャットは、特定の相手と、ひとつのグループの中で会話のようなやり取りをおこなうことができるため、メールに求められるような一連の形式的表現は求められない傾向にあります、そのため、一度のやり取りにかかる時間はかなり削ぎ落とされます。

また、一度送信したメッセージの修正や削除ができる場合もあるため、誤送信のリスクが少ないともいえます。

また、ビジネスチャットでは、テキストだけではなく、写真や書類といったデータファイルを送受信・保存できたり、タスク管理機能や複数人が参加できるグループチャットを作成することもできます。同じグループのメンバーでありさえすれば、毎度同じ内容を抜け漏れなく発信、受信することが可能であるため、大人数の組織で利用するのにも便利です。

また、メーリングリストでのやり取りなどとは異なり、コミュニケーションの流れがつかみやすいため、リアルタイムでの会話が可能であったり、過去のやり取りをさかのぼりやすいという利点もあります。さらに、口頭での会話と異なり、内容が文字残るため、聞き間違いや記録漏れを減らすことができます。

▶︎関連記事:ビジネスチャットとは?ビジネスチャットの導入効果と成功事例をご紹介

Web会議ツール

デバイスに内蔵されているカメラとアプリケーションソフトを使ったWeb会議も、新しいコミュニケーション方法のひとつです。いまやPCやスマートフォンにカメラが内蔵されていることは一般的であるため、導入ハードルは非常に低いといえます。

映像を使ったWeb会議であれば、相手の表情や声色も伝わり、対面に似たコミュニケーションが離れた場所でもおこなえます。

Web会議を導入することで、例えば、今まで新幹線を使い訪問していた取引先と自宅から商談ができてしまったり、本社と支社の社員がそれぞれ別のオフィスから会議に出席することなどができます。こうすれば、交通費や宿泊費などの経費の削減ができることはもちろん、社員の身体的負担を軽減させられることができます。

▶︎関連記事:Web会議のやり方は?準備は?分かりやすく解説

グループウェア

チャットやWeb会議の機能をはじめ、ビジネスに必要なその他の機能を備えているツールは、グループウェアと呼ばれます。スケジュール調整機能があるものもあります。さらに外部サービスとの連携ができるものもあり、これひとつでほとんどすべての業務ができるようになることもあるでしょう。

▶︎関連記事:クラウド型グループウェアの機能やメリット、選び方のコツをご紹介

まとめ

メールでのコミュニケーションは現在ビジネスの根幹を担うものですが、一方で以下のような欠点も存在しています。

  • 送った内容の訂正ができない
  • 読んでいるかどうかがわからない
  • 書くのに時間がかかる
  • 感情が読み取りづらい
  • 迷惑メールやスパムメールなど業務に関係ない情報が混在する

大量の情報が行き来する昨今、コミュニケーションのすべてをメールで完結させることは難しくなってきているといえます。そこで、メールに代わりつつあるビジネスコミュニケーションツールがチャットやWeb会議ツールなどが普及しはじめています。ビジネスチャットは、チャットや会議だけではなくさまざまな機能を搭載しており、今後ビジネスにおける新しい必須ツールとなっていくでしょう。

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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