FAX廃止の是非をFAXのメリット・デメリットや代替手段から考える

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行政改革の一環やIT化、ペーパーレス化が進む中で、FAX廃止を検討する企業が増えています。

しかし、FAXを廃止するには、FAXに替わるツールや手段を用意する必要性があり、すぐに廃止することは現実的ではないでしょう。

新しいコミュニケーションツールや手段が増えた中で、FAXに変わるものもありますが、日常的にFAXを使っている企業は、FAXを廃止すべきなのでしょうか。

FAXのメリット・デメリットや代替手段をあらためて見直し、FAX廃止の是非を考えてみましょう。

FAX廃止に企業は向かっている?

IT化やペーパーレス化の観点からも、FAXの利用は少なくなってきているといえます。

また、必然的にIT化やペーパーレス化が進めていくことで、FAXを使うという選択肢も狭まっていることでしょう。

2019年にはFAXの世帯保有数は、33.1%まで減少しており、20代の世帯の保有率は1.6%と利用が減っているツールとも考えられます。[※1]

利用傾向は減少しているように見えますが、FAXの廃止が進まない理由として、中小企業やその取引先の多くがFAXを利用していることが要因でしょう。

顧客や取引先がFAXでの注文や依頼をおこなっているため、自社にオンラインシステムを導入したとしても、FAXを残しておく必要があります。

つまり、FAX業務は残る結果になり、オンラインシステムを導入する必要性を強く感じられない状態といえます。

FAXを利用する理由としては、自社の都合だけでなく顧客や取引先のFAX利用状況も影響してきます。

FAXを廃止するとしても自社だけでなく、FAX業務が生じないような変革が必要になり、簡単に廃止できないという面もあるでしょう。

FAXが廃止されないのはメリットがあるから

FAX廃止に踏み切れない理由は、FAXでのやりとりが常態化していること以外に、FAXを利用することにメリットがあるからです。

FAXの利用がコミュニケーションツールとして問題がなく、メリットを感じているのであれば、無理に廃止する必要性はないでしょう。

具体的にFAXには、どのようなメリットがあるのか見ていきましょう。

簡単に送ることができる

FAXであれば、スキルがなくても機器を立ち上げる手間もなく、誰でも簡単に利用できます。

PCスキルやメールのビジネスマナーもいりませんし、操作になれているのであればFAXの方が早いと感じるでしょう。

また、FAXを利用するということは、基本的に紙でのやりとりや手書きでの対応が多いと考えられるので、PCやメールが不要でFAXが適した状態なのかもしれません。

開封率が高い

FAXを利用している会社であれば、担当者が不在であっても、誰かがFAXを確認してくれる可能性が高いので、開封率が非常に高いというメリットがあります。

また、FAXは送付することで内容が紙に印刷され残るので、連絡した内容や証拠が残り、内容の把握がしやすい部分もあるでしょう。

アナログな連絡ツールでありながらも、FAXには電話やメールにはないメリットがあるので、廃止に踏み切れない企業が多いのかもしれません。

FAXでのやりとりが成立している

おそらく、FAXを使う必要性としてFAXを送付することで完了するやりとりなどがある程度仕組みとして成立しているのでしょう。

FAXを送ることで成立する仕組みであれば、FAXを利用するのは必然ですし、ほかの手段を利用するという発想にはなりません。

仕組みを全体的に変えることでFAXよりも簡単で効率的な方法はあるかもしれませんが、現状で最適な手段がFAXであるという状態であれば、FAXを使うことが最大のメリットといえるでしょう。

FAX廃止の大きな要因はデメリット部分

FAX廃止の論調につながる要因としては、FAXのデメリット部分が大きく影響しています。

FAXを廃止し、別の手段に置き換えたほうがいいと感じさせられるデメリットにどのようなものがあるのか見ていきましょう。

レスポンスが遅い

FAXは開封率が高い部分がありますが、素早く開封され返信などのリアクションがもらえるとは限りません。

FAXが溜まってしまい、まとめて確認することもあるでしょうし、多く書く必要がある内容であれば、FAX作成の時間も必要になるでしょう。

場合によっては、見落とされてしまったり、忘れられてしまい、レスポンスがないことも考えられます。

送信ミスがある

FAXは送信ミスが起こりやすいツールでもあります。

番号の入力ミスで誤送信してしまう、機器のトラブルでうまく送信できないなども起きてしまうこともあるでしょう。

また、送信したつもりでできていなかった、などの場合も考えられ、受信する側の機器やインクの都合で読み取れないこともあるでしょう。

コミュニケーションの確実性が低い部分があり、誤入力の際の訂正も即時にできない、間違った印刷物の訂正が見落とされる可能性もあります。

消耗品のコストが多い

FAXは印刷するための用紙や印字するためのインクやトナーなど消耗品にコストが必要です。

多く利用すればするほど、用紙代やインク代が必要になるでしょう。

また、FAXは印刷物ですので保管するにしても場所が必要ですし、必要な印刷物を探すのも量が増えれば大変ですし、管理やファイルわけなどが必要です。

FAXの廃止につながる代替手段はある?

FAXを廃止するにしても、FAXに代わる手段の導入が必要です。

今まで、FAXでおこなっていた業務をなくすこと自体はできないので、FAXではない手段で進められるようにしなければなりません。

FAXの代替手段には、以下の3つが挙げられます。

  • ビジネスチャット
  • データ共有サービス
  • インターネットFAX

ビジネスチャットやPCやスマートフォンで気軽にテキストでコミュニケーションができるツールになり、画像やデータも送信でき、ビデオ通話も可能なものもあるので、これまでFAXで送っていた用紙をデータとして送るなどの使い方もできるでしょう。

データ共有サービスもインターネット上でファイルのやりとりや共有がおこなえるので、FAX送付の必要性はなくなります。

インターネットFAXは、インターネット回線を利用したFAXの送受信が可能なシステムで、インターネットFAXはこれまでのFAXと回線や機器が変わるだけです。

どの手段も用紙やインクの利用がいらないので、ペーパーレス化につながる代替手段としてもFAXのデメリット部分の解消として有効かもしれません。

FAXをビジネスチャットに変更した企業事例

FAXでの情報共有をビジネスチャットChatworkに変更した企業事例を紹介します。

Chatworkは、約30万社以上(2021年2月末時点)が導入しているビジネスチャットです。

テキストメッセージやファイル送信など、FAXでおこなっていた内容をチャット上でおこなうことができ、それ以外の機能も備えています。

株式会社鈴花商事

創業115年、着物を中心に女性のファッションを扱う鈴花グループです。

西日本には105もの店舗を展開していることから、店舗とのやりとりの中心は電話とFAXが主流でしたが、これらの伝達方法ではタイムラグが生じることから、Chatworkを導入してビジネスチャットでのやりとりを開始しました。

70歳以上の高齢従業員でも手軽に使えるうえに、写真や動画のやりとりも簡単なので、FAXを使わなくても確実に情報共有ができるようになりました。

取引先とのやり取りもChatworkに切り替えていますが、商品の発送事故が激減したので、無駄な商品の発送費用などのコスト削減を実現しています。

株式会社鈴花商事の導入事例

橋本総業株式会社

1890年創業の橋本総業株式会社は、暮らしの設備商品を扱っていることから建設業界との取引が多く、メインの連絡手段は電話やメール、そしてFAXでした。

そのため、社内での情報共有のタイムラグやスケジュール調整がスムーズにいかない、取引先への提案が気軽にできないなどの課題がありました。

これらの課題が、Chatworkに変えたことで、社内でも必要な情報をすぐに入手できるようになり、取引先とのやりとりや提案もスムーズにおこなえるようになっています。

橋本総業株式会社の導入事例

FAXからChatworkの利用を検討しよう

使い慣れたFAXを廃止するのはハードルが高く、オンラインシステムを導入することに不安を感じるのは仕方がありません。

しかし、FAXを廃止し代替手段を探しているのであれば、Chatworkの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

Chatworkのファイルアップロード機能を使えば、FAXと同じように書面も共有できるので、FAXを廃止することによるデメリットを防ぐことも可能です。

また、コミュニケーションの活性化や業務効率化につながる機能が備わっており、FAXからChatworkにツールを変更した事例もあるように、FAXのデメリットを解消し、より効率化に成功しています。

是非、FAXの代替手段にChatworkをご検討ください。

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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