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FAXはいらない？FAXの必要性をなくすメリットとFAXに代わる手段
目次
さまざまな部分でデジタル化やペーパーレス化が進んでおり、業務でFAXを利用する機会は少なくなっている傾向があります。
しかし、取引先との関係性でFAXを利用しなければいけない場合もあるため、FAXの必要性が減っていても利用しなければならない場合もあるかもしれません。
FAXはいらない、FAXの必要性をなくすことは、社会全体での動きともいえる部分があり、使用している場合であっても、FAXに代わる手段の導入を検討する必要があります。
企業全体や業務でFAXの必要性をなくすメリット、FAXの代わりになる手段を解説します。
FAXはいらないのか？
官公庁の取引に関わる職場など、業務のやりとりでFAXが必要な業界もあります。
取引先との業務連絡にFAXを求められる場合もあるため、FAXがいらないというわけではありません。
しかし、FAXには維持にかかるコストや手間も多く、どこかでFAXの必要性をなくす機会を取り入れることや、FAXに代わる別の手段を取り入れるほうが業務の効率化につながると考えられます。
また、行政においてもテレワークの推進やデジタル化への移行に関する動きとして、FAX廃止の方針を打ち出しており、今後はFAX利用の規模や必要性は減っていくものと考えられます。
FAXの必要性はなくなってきている
環境資源の有効活用、会社の経費削減を目的にペーパーレス化が進んでおり、FAXを利用する会社が少しずつ減ってきています。
FAXの送受信にかかるコストや手間を削減できる手段として、インターネットFAXも普及しており、機材がなくてもPCやスマートフォンからインターネットを通してデータのやりとりが可能です。
FAXの必要性がなくなってきている背景には、時代の流れやFAXに代わる新しい手段の登場で必要性がなくなってきていることがあげられます。
FAXがいらないと考えられる理由
業務に使うFAXは便利な側面もありますが、FAXに代わる手段を導入することで必ずしも必要性はなくなります。
FAXがいらないと考えられる理由を見ていきましょう。
返信までのタイムラグがある
FAXの送受信にはデスクから立ち上がる手間がかかるため、FAXが届いたことに気づかない、つい返信を忘れてしまうなどの懸念があります。
また、ミスやエラーでFAXが送信できていない場合は、営業時間や締め切りの時間をすぎてしまう点でも注意が必要です。
FAXがいらないと考えられる理由には、返信までのタイムラグがでる可能性が高いことや、作業に手間がかかりやすいことがあげられるでしょう。
FAXの維持費用がかかる
社内でFAXを利用するには、購入時やレンタル時を含めた維持必要がかかります。
会社によっては、業務でFAXを利用する機会が少ない部署の場合、FAXを維持するメリットはあまり感じられないかもしれません。
FAXの契約内容を見直す必要があるなど、維持にかかるコストが大きいことも、FAXがいらないと考えられる理由にあげられます。
紙の書類や資料を保存するのに手間がかかる
FAXの書類や資料の内容によっては、一定の期間保管が必要なものもあるため、オフィスのスペースを圧迫してしまう場合もあります。
FAXの書類や資料が必要になったときも、探すときに手間がかかることや、適切にファイリングをしていないと紛失の原因につながる場合もあるでしょう。
紙媒体の書類や資料の保管には、処分するときにシュレッダーをかける手間、紙のゴミを捨てる作業に手間が必要なことも、FAXがいらないと考えられる理由にあげられます。
FAXの必要性をなくすメリット
FAXを使わない方向性に切り替えることで、社内の業務体制を見直すきっかけにつながります。
具体的にFAXの必要性をなくすメリットを見ていきましょう。
ペーパーレス化が進む
会社の経費削減には、紙の書類や資料をデジタルに移行するペーパーレス化の取り組みが注目されています。
資源の有効活用につながるだけでなく、社内で書類を保管するスペースをなくせば、事業所を縮小して経費を抑える取り組みにもつながるでしょう。
ペーパーレス化が進むと書類や資料を捨てる手間も省けるため、FAXの必要性をなくすメリットには、社員の仕事が効率化できることもあげられます。
デジタルデータで取り扱いや保存ができる
FAXの必要性をなくすことで、紙媒体で保存が必要な書類をなくし、PCやサーバーに保存できます。
紙媒体の場合は、FAX送信後のデータをなくす懸念がありますが、デジタルデータを使えば保存とバックアップで管理が可能です。
ツールを上手に活用すればテレワークでFAXのために出社の必要もなくなり、FAXを持っているかどうかに関係なく業務のやりとりができる手段につながるメリットがあります。
コストカットにつながる
仕事で使うFAXには、購入時の本体台やインク代、修理費用など、維持費用がかかります。
FAXに頼らない方法を採用することで、社員がFAXのインクを発注する手間がかからず、故障したときも修理を待つ時間が必要ありません。
年間にかかる経費や作業負担と検討しながら、思い切ってFAXの必要性をなくすことで社内のコストカットにつながるメリットがあります。
FAXがいらない状態にするための代替手段
FAXがいらない状態にするには、これまでFAXでおこなってきたことを代替する手段を利用する必要があります。
FAXからの移行として考えられる手段について見ていきましょう。
インターネットFAX
FAXの機材を使わずに送信できるタイプの種類で、インターネットの回線でPCやスマートフォンからFAXと相互のやりとりが可能です。
クライアントにFAXの送信が必要な場合も、会社で機材を購入したりコンビニで送信したりする手間がかかりません。
インターネットFAXは、場所に捉われずに送受信できるメリットもあり、出張や外出が多い社員やテレワークでFAXの送信に出社する必要をなくす手段につながります。
データ共有サービス
オンライン上で相手にURLを送信する形でデータの交換ができるサービスです。
取引先と容量の大きいデータを送信するときやメールで対応していないデータの送信に活用できます。
PCやスマートフォンがあれば確認できるので、FAXの機材を維持する手間がかからず、場所にとらわれずデータの送受信ができるところも魅力です。
データの保存や管理、送信時の権限付与ができるサービスなど、FAXの代わりになる手段として利用できます。
ビジネスチャット
FAXの代わりになる手段には、業務連絡のやりとりを進めながら、データの情報共有ができるビジネスチャットも活用できます。
ビジネスチャットで送信したデータは管理できるため、FAXと違って紙で保存の手間もかかりません。
データのやりとりはインターネット上でスムーズにおこなえるので、FAXよりも維持費にかかるコストや時間削減につながります。
ビジネスチャットは、サービスによっては簡単な登録を済ませれば無料で利用ができるものもあるので、職場の全体で作業効率化や取引先との連絡手段変更の提案にも利用しやすいのではないでしょうか。
FAXの代わりになる手段にChatwork
FAXに代わる手段を利用することで、ペーパーレス化やデジタルデータの取り扱いや保存ができること、コストカットにつながることがFAXがいらない理由でもあり、FAXの必要性をなくすメリットとも考えられます。
FAXの代わりになる手段として、インターネットFAXやデータ共有サービスなど、機材や場所を選ばず便利に送受信できる内容も便利です。
そのほかの手段には、ビジネスチャットを導入してデータやテキスト、音声やビデオ通話での情報交換など、FAXにはない多くのメリットを得られるようにするのも重要です。
FAXの代わりにできる情報交換の手段には、社内社外を問わず円滑なコミュニケーションを実現できる、ビジネスチャット「Chatwork」の導入をご検討ください。
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