テキストコミュニケーションとは?テキストコミュニケーションが重要な理由

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目次

電話や直接の対面よりも、テキストでのコミュニケーションをおこなう機会がビジネスでもプライベートでも増えてきました。

テキストコミュニケーションを取り巻く状況や注意点について理解し、ビジネスの場面で円滑に利用できるように解説します。

テキストコミュニケーションに悩まれている方や、文字ベースでのコミュニケーション力を身に付けたい方は、ぜひ参考にしてみてください。

テキストコミュニケーションとは

テキストコミュニケーションとは、主にオンライン上でのコミュニケーションに用いられるチャットやメールを使ったコミュニケーションを指します。

テキストコミュニケーションでは、対面式でのコミュニケーション機会よりも、文字ベースでのコミュニケーションスキルが必要とされます。

対面でのコミュニケーションでは、直接相手の表情やしぐさを見ながら言葉を交わしたり、ジェスチャーを加えたりする必要がありました。

一方で、テキストコミュニケーションは、いかに文字のみで相手に理解してもらえるように、文章や表現に工夫や配慮を付け加えることが大切です。

テキストコミュニケーションが重視される背景

テキストコミュニケーションが重視されている背景は、ビジネスを含む生活のスタイル・仕事のスタイルに変化が訪れているためです。

これまでも、メールやチャットはビジネスの場面に浸透しており、テキストコミュニケーションはすでに利用されてきましたが、テキストコミュニケーションにどのような変化が起きているのかを確認しましょう。

テレワークに伴う文字ベースのやりとりが増加している

テキストコミュニケーションが重視される背景として、テレワークの増加が挙げられます。

在宅勤務やシェアオフィスを利用したテレワークは、これまでごく限られた業界で一部の利用でしたが、新型コロナウィルス感染拡大の影響やテレワークが推奨により導入拡大されてきています。

テレワークが増えたことで、これまで出社してコミュニケーションをとっていたビジネスマンも、在宅や遠隔地での勤務をおこなうケースが増え、テキストコミュニケーションの機会や必要性が増してきたと考えられます。

社内コミュニケーションでの誤解を防ぐため

社内コミュニケーションの誤解を防ぐためにテキストコミュニケーションが効果的です。

文字ベースのテキストコミュニケーションには、コミュニケーションにとって必要不可欠となる認識のズレを抑える役割があります。

対面式でのコミュニケーションに発生しやすい「言った・言わない」のトラブルや、指示内容が不明確による誤解を防ぐためにも、記録が残るテキストコミュニケーションが重要となります。

テキストコミュニケーションスキルがテレワークでは求められる

テレワークでは、従来必要とされていたコミュニケーションの代わりに、テキストコミュニケーションスキルがより求められます。

もちろん、Web会議を活用して、対面に近い状況でコミュニケーションを取ることもありますが、連絡事項や業務に関する報告などの情報共有はテキストコミュニケーションが中心になります。

顔と顔を合わせてコミュニケーションをしにくくなったテレワークの場面で、円滑にビジネスを進めるためにも、テキストコミュニケーションの重要性はより高まっています。

相手がどのように感じているかをイメージし、自分が伝えたいことを文章として書き起こすスキルが求められます。

また、テキストコミュニケーションは、簡潔に物事を伝えることが求められます。

テキストコミュニケーションでは、相手に送信する前に、内容を読み返したり、冗長な文章になっていないかといった確認が可能です。

長すぎる文章で読みにくくないか、趣旨から外れないように文章を組み立てられているか、などの意図が伝わりやすく、相手も理解しやすいかどうかが重要です。

テキストコミュニケーションで注意すること

テキストコミュニケーションでは、文章で相手に物事を伝えなければならないため、さまざまな点に注意が必要です。

どのような点に注意すると、円滑にテキストコミュニケーションを進められるかを確認しましょう。

主語・述語をつける

テキストコミュニケーションでは、主語・述語をつけることを意識します。

対面式のコミュニケーションと異なり、誰を主体としている文章であるかを把握しにくいためです。

また、顔を合わせながらコミュニケーションを図る際には、主語・述語の確認をすぐにおこなえますが、テキストコミュニケーションは、確認するだけでも時間がかかってしまいます。

相手に文章を送信する前に、「誰が主体となっているのか」、「どのような結果が起きたのか」をしっかりと伝えることが求められます。

相手に明確に伝わるように心がける

対面式のコミュニケーションであれば、会話のなかに、不明点があればその場で確認できていました。

しかし、テキストコミュニケーションの場合には、内容が不明確な場合には、わざわざその疑問点を文章にして相手に送信し、さらに返信を待つ必要があります。

他の解釈ができてしまうような曖昧な文章ではなく、一回のテキスト情報で相手に意図が伝わるような文章力を養いましょう。

過去のやりとりを引用する

テキストコミュニケーションでは、過去のやりとりを引用することも重要です。

テキストコミュニケーションは、文章が長くなってしまったり、返答に時間がかからないように、過去のやりとりを引用し、テキスト情報をなるべく簡潔にすると効果的です。

さらに、引用は、過去における相手のやりとりを証明するものであり、事実確認をおこなう際にも役立ちます。

文章量が多くならないようにする

一度の文章量が多くならないように、まとまった情報を提供するのも、テキストコミュニケーションで意識したい点です。

テキストコミュニケーションでは、相手側から大量の文章が送信された場合、すべての内容を読み切るまでに時間を要してしまいます。

限られた業務時間内で、情報を整理するためにも、文章量を減らし、少ない文字数でも相手に伝わる文章を構成しなければなりません。

また、テキストで長くなるようであれば、別の手段を使うことも考えるなど柔軟に適切なコミュニケーション手段を切り替えましょう。

内容が曖昧にならないようにする

テキストコミュニケーションでは、文章内容が曖昧にならないように気をつけることが求められます。

たとえば、相手側からの文章に、「かもしれません」、「微妙です」といった内容が含まれている場合、読み手に対して不信感や不安を覚えるきっかけにつながってしまいます。

対面式でのコミュニケーションでも同様ですが、事実確認をはっきりさせ、明確に物事を伝えるように注意しなければなりません。

普段から文章内容をチェックし、曖昧な表現が含まれていないか確認しましょう。

Chatworkでテキストコミュニケーションを円滑化

対面式でのコミュニケーションと同じ意識で、テキストコミュニケーションをおこなうと、正確に意図が伝わらなかったり、互いにストレスを感じてしまう恐れがあり注意が必要です。

テキストコミュニケーションを円滑におこないたい方は、ビジネスチャットの「Chatwork」の導入を検討してみてください。

Chatworkには、引用機能やグループチャット機能を備えており、テレワーク環境でも快適なコミュニケーションを期待できます。

テキストコミュニケーションの改善やメールや電話に代わる情報共有手段をお探しであれば、Chatworkをご検討ください。


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Chatworkのお役立ちコラム編集部です。 ワークスタイルの変化にともなう、働き方の変化や組織のあり方をはじめ、ビジネスコミュニケーションの方法や業務効率化の手段について発信していきます。

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