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情報共有のメリットとは？情報共有の必要性とメリットを得るための改善方法
目次
情報共有とは、社員が持つ業務で得た情報を、会社全体やチームで共有し、蓄積・活用すること指します。
情報共有の必要性や会社にもたらすメリットとはどのようなものなのでしょうか。
また、情報共有のメリットをうまく得られない場合の改善方法を知り、組織運営に役立てましょう。
情報共有の必要性
情報共有は業務を無駄なく確実に進めていくために欠かせないものです。
情報共有の必要性について、詳しく見ていきましょう。
業務の内容や進捗を可視化する
誰がいつどこで、どの業務をどのように進めているのか、その方法をとったのはなぜかなどの「5W1H」は、ただ同じオフィスで仕事をしているだけではわかりません。
担当に関わらずチームのそれぞれが進めている業務について把握できる環境があれば、トラブルが起こったときの対応や原因の特定がスムーズにできます。
また、進みが遅い作業の原因特定や、アイディア出しをするときのヒントにもなるでしょう。
ノウハウの蓄積・活用で利益を出す
会社では個人が得たどのようなささいな情報でも、未来の自分やほかの社員が業務を進めるうえで大きなヒントになる可能性があるため、大切な財産といえます。
物事の方法や手順に関する知識はノウハウとして会社やチームで共有し、さらに蓄積していつでも活用しやすい状態にしてあると、効率的に業務を進められたり、新たな発想のもとになります。
逆に情報を共有せず個人で持ったままにしていると、ノウハウを活かせるはずの場面でよいパフォーマンスを発揮できなかったり、非効率的な業務の進め方が継続されたままになってしまいます。
会社が利益や効率を追求していくうえで、ノウハウの共有は欠かせないものなのです。
業務の属人化を防ぐ
情報共有が十分になされていない環境では、特定の社員しかその業務が進められない「属人化」が生まれてしまいます。
担当社員の不在時や退職後に滞りなく業務を進めたり、複数の視点を取り入れながら業務の質を改善していくためには、普段から業務の詳細を共有し属人化を防ぐ必要があります。
情報共有は、誰がおこなっても最適な方法で作業ができる業務標準化を実現するための一番最初のステップとして必要不可欠です。
情報共有のメリット
情報共有が適切におこなわれていると、業務の問題点を改善できるだけでなく、会社の業績や雰囲気にプラスの効果をもたらします。
情報共有から得られるメリットを見ていきましょう。
コミュニケーションが活発になる
情報共有はそのほとんどが社員同士のコミュニケーションによっておこなわれます。
ビジネスチャットツールを使用してタイムリーに連絡を取り合ったり、社員が自発的に情報を発信するようになると、社内のコミュニケーションが活発になります。
コミュニケーションがスムーズになり社内にポジティブな雰囲気が生まれると、良好な人間関係や社員の積極性につながるでしょう。
業務効率化や生産性向上になる
社内やチーム内の適切な情報共有は、報告業務や部署間の問い合わせにかかる時間の削減につながります。
資料はデジタルでサーバーやクラウド上に残す、情報共有ツールに顧客対応や作業の履歴を残すなどをおこなうと、誰でも必要な情報にすぐにアクセスすることができます。
また、それぞれが考えるベストなやり方を共有し、複数の視点から改善点を探したりテンプレート化して実践したりすることを繰り返すことで、生産性や品質の向上が可能になるでしょう。
人材育成や引継ぎがおこないやすくなる
情報共有により業務のマニュアル化がおこなわれていると、入社や異動で新しくチームに加わった社員が業務内容をスムーズに把握できたり、マンツーマンでの指導にかかる工数や無駄な質問を減らすことにつながります。
作業手順だけでなく、業務の成功例や失敗例、気をつけるべきポイントなどをノウハウとして共有しておけば、成果を出せる人材の育成がより短期間でおこなえるようになるでしょう。
社員の退職や異動により引継ぎをおこなう場合も、情報共有が適切におこなわれていれば、属人化を防ぎ円滑な業務の移行が可能になります。
情報共有のメリットを得られない原因
情報共有は即時に売り上げを生み出す作業ではないため、スムーズにおこなえる環境が整わないまま義務化してしまうと、かえって業務効率を下げることにつながる恐れがあります。
社員が情報共有に積極的に取り組めていない、作業が形骸化してしまい情報共有の中身が効果をもたらすものになっていない、情報の蓄積だけがおこなわれてうまく活用できていないなどの状況になってしまうと、情報共有をおこなうメリットは得られないでしょう。
情報の蓄積・活用が簡単にできるツールを用いる、中身がある効果的な情報共有をスムーズにおこなえるテンプレートを作るなど、社員が情報共有にかける工数を減らす工夫をする必要があります。
また、情報共有から受けられるメリットを社員が十分に感じられる機会を設けることも、積極的に取り組む動機につながるでしょう。
情報共有のメリットを得るための改善方法
情報共有をおこなっているのにメリットを十分に得られていない場合は、円滑に情報共有をおこなえる環境づくりや社員の動機づけが必要になります。
情報共有の手順や効果を見直し、改善をおこないましょう。
効果や成功事例を共有する
情報共有をおこなう社員に前向きに取り組む姿勢がないと、やったつもりだけで中身が伴わず、メリットを得られない原因になります。
情報共有をおこなう必要性を認識してもらうためには、メリットをしっかり伝える必要があるでしょう。
情報共有によって作業工数がどれだけ減らせるかという試算や、実際に営業活動や顧客対応でどのような成果を上げたかなどの成功事例を伝えると、ポジティブに取り組む動機づけになるでしょう。
短い時間で効率的に共有できる手順を決める
情報共有を実施するときに大切なのは、ほかの業務の負担にならないよういかに短い時間で済ませるかと、短い時間の中でも効果をもたらす内容の情報を残せているかという点でしょう。
効率的に情報共有をおこなうためには、情報の入力をテンプレート化したり、どのタイミングで情報共有をするかなどの手順をあらかじめ決めておく必要があります。
スムーズな情報共有を可能にするツールには、ビジネスチャットや社内wikiなどさまざまなものがあるため、会社にあったものを導入するのもよいでしょう。
段階的な導入や定期的な改善をおこなう
情報共有の最適な方法は、業務内容や部署によって異なる可能性があります。情報共有の手順やツールを社内で一斉に導入したとしても、最初の計画どおりにうまくいくとは限りません。
はじめに少人数のチームや部署で実施し、ある程度改善をおこなってから対象を全社に広めたり、運用を始めてからも定期的に問題点や効果を検証し改善を繰り返すことが必要でしょう。
情報共有にはさまざまな蓄積や活用の手段があるため、アイディアを現場の社員から募るのもひとつの方法です。
情報共有の改善にChatworkを活用
情報共有には業務の属人化を防ぐ、社内のコミュニケーションを活発にするなど、さまざまなメリットがあります。
社員が情報共有の作業を負担に感じたり、タイムリーな共有ができていないと感じる場合には、ビジネスチャットの導入が効果的です。
「Chatwork」はグループチャットで気軽に情報のやりとりができ、検索機能を使って過去に共有された情報を探すこともできるため、スピーディで容易な情報共有が可能です。
情報共有の改善をおこなう際のひとつの方法として、Chatworkの導入を検討ください。
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