企業の問い合わせメールの書き方のマナーや手順とメールに代わる手段

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目次

相手の企業に問い合わせメールを送るときは、書き方の手順を考えながら、失礼がないようにマナーを守ることが大切です。

企業にわかりやすい内容のメールが届けられると、意図がスムーズに伝わるため、お互いのコミュニケーションが円滑になるでしょう。

とくに、新入社員に問い合わせメールの書き方を指導するときは、入社してから早い段階で正しい書き方を教えることが大切です。

企業の問い合わせメールの書き方について、マナーや手順、メールに代わる手段を簡単に解説します。

企業の問い合わせメールの書き方で押さえたいマナー

企業とやりとりをするときは、相手の立場に配慮した伝え方を心がけましょう。

企業への問い合わせメールの書き方で意識しておきたいマナーについて解説します。

建設的な言い方で内容を伝える

取引先やほかの企業とメールでやりとりをする場合、対面で話すとき以上に文章の書き方には、配慮する必要があります。

顔が見えない分、内容によっては相手の企業に失礼な印象を与える可能性もあるからです。

たとえば、業務で使っている製品やサービスに不備が見つかり、企業に問い合わせのメールを送る場合、感情面での不満を伝えるのは失礼にあたるのでやめましょう。

問い合わせメールを送るときは、あくまで製品の不備に関する情報を伝えて、感情面は出さないようにするのがマナーといえます。

業務の時間内にメールを送る

問い合わせメールを送るときは、基本的に企業の営業時間内に送信するようにしましょう。

企業によっては、業務時間外にメールを送ると通知が送信されることもあるからです。

公式ホームページから営業時間を再度確認して、早朝や夜の遅い時間帯の送信は避けます。

営業中の時間帯に送ることで、相手の企業によくない印象を与えることが回避できるため、良識のある企業だと認識されるでしょう。

お礼のメールを送る

仕事の合間で構いませんので、企業から問い合わせに関する返信があったときは、回答に対する感謝の気持ちを伝えましょう。

コミュニケーションが円滑になるだけでなく、今後同じように質問したいときもお互いに気持ちよくやりとりができます。

相手の企業にも、問い合わせメールの返信が届いたことが伝わるだけでなく、誠実な気持ちが対応から伝わるでしょう。

質問も簡潔に配慮した内容を心がける

企業の問い合わせメールの文面は、基本的にわかりやすく書くことがポイントです。

相手の企業には、問い合わせに関するメールがほかの企業からも届いていることや、業務が多忙な状況も考えられます。

一番伝えたい内容は件名や本文の最初に書いておき、本文が長くなるときは要点を箇条書きに工夫することで、相手の企業がメールの意味を読み取るまでにかかる時間や労力を減らせるでしょう。

メールの書き方を簡潔にすることで、伝えたい内容がストレートに伝わるだけでなく、相手の企業に心づかいが伝わるのです。

誤字脱字・失礼な内容がないかチェックする

問い合わせメールの内容は、最後まで書いたあとに件名から本文の最後まで読み直すクセをつけましょう。

誤字脱字が多かったり、気づかないうちに失礼な書き方になったりしていることに気づきやすくなります。

メールの作成に時間がかかるときは一度メモ帳に保存して、再度推敲してから送信するなど、相手の企業に不快感を与えないために注意を払うのもマナーのひとつです。

企業の問い合わせメールの書き方の手順

大切な取引など重要な内容の場合は、企業に問い合わせメールを送る際は、上司が一度内容を確認して手順を教えてあげるように心がけましょう。

企業への問い合わせメールの書き方について手順を解説します。

件名はわかりやすく書く

相手の企業に問い合わせメールが届いたときに、最初に読み進めるのは、おそらく件名になるでしょう。

メールが届いた相手は、件名の内容から本文を判断して、内容や意図を頭の中で要約しながら読み進めていく流れです。

件名には「○○に関する問い合わせ」のような形で、本文で伝えたい質問を簡潔に10~20文字程度にまとめます。

自分に同じメールが届いたときに、件名を読んでおおまかな内容が理解できるか意識することで、相手の企業からのスムーズな対応や返信につながるのです。

本文の最初に相手の会社名・名前などを入れる

企業の問い合わせメールには、本文の冒頭にまず「相手の会社名・所属部署・名前・敬称」を含めて伝えることが基本です。

敬称とは、「○○様(さま)」といった名前の後ろにつける言葉を指しています。

間違ってほかの部署や違う担当者に送信したときも、上記の内容を書いていることで受け取った相手も誰に伝えたいか、すぐにわかるからです。

相手に敬意を払う意味にもつながるため、本文の最初には、基本的に相手の会社名や名前などの情報を書きましょう。

本文の冒頭に挨拶を入れる

企業に送るメールの本文では、いきなり本題に入るのではなく、先に挨拶を書くのが基本です。

定型文で構いませんので「いつもお世話になっています」や「初めまして」といった言葉を含めるようにしましょう。

挨拶のあとは「自社の会社名・所属の部署名・名前」で書きます。

本文の冒頭には、必ず挨拶や自己紹介の前置きを入れることで、相手の企業にとって返信先がわかりやすくなり、安心できる取引先としてやりとりができるでしょう。

質問は箇条書き・番号をつけてわかりやすく書く

問い合わせメールといっても、質問したい内容は簡潔にまとめて書くことが大切です。

本文が長すぎたり、質問したい項目がわかりづらかったりすると、相手の企業がどのように対応してよいのか悩むポイントにつながります。

質問がいくつかある場合は、箇条書きや番号をつけてわかりやすく書きましょう。

メールの本文で質問をまとめて書くことで、相手の企業が回答にかかる労力を最小限にできる配慮にもつながります。

本文の最後は締めの文章で終わる

企業への問い合わせメールを終えるときは、本文の最後に締めくくりの文章を書きましょう。

締めの文章を書くことで、伝えたい内容が完結したことが伝わりやすくなります。

定型文で構いませんので「以上、ご回答よろしくお願いいたします」のような言葉を添えましょう。

ほかにも「お手数をおかけいたしますが~」や「お忙しいところ恐縮ですが~」といった配慮の言葉をつけることで、丁寧な印象が伝わりやすくなります。

本文の最後だとわかるように言葉を添えながら、心配りを忘れないようにしましょう。

結論+理由+事例+結論で書くと伝わりやすい

わかりやすく伝わる文章を書くときは、書き方の順番を意識することが大切です。

問い合わせメールが長くなるときは「結論+理由+事例+結論」の流れで作成しましょう。

  • 結論:件名や本文の最初は一番伝えたいことをまとめる
  • 理由:なぜメールを送ったのか理由を書く
  • 事例:質問することは箇条書き、または番号をつける
  • 結論:件名や本文の最初で伝えた文章を繰り返して内容を強調する

以上の方法を使って、企業への問い合わせメールを考えると内容が伝わりやすくなるでしょう。

企業の問い合わせメールに代わる手段とは?

企業への問い合わせメールは有効な手段ではありますが、形式やマナーを踏まえる必要があるため、レスポンスまでに時間と手間がかかる問題点があげられます。

メールの送信に手間がかかると、ほかの業務に使える時間が減ってしまうので、やりとりをスムーズに進めるためにも、企業への問い合わせメールに代わる手段があると効果的でしょう。

たとえば、ビジネスチャットのツールは、企業同士のやりとりを時短してくれる有効なサービスです。

取引先の企業とビジネスチャットで対応する場合、基本的な挨拶やマナー、メール文章のような形式が必要なのは初めの間だけです。

やりとりがチャット式で対応できるため、問い合わせメールに必要な手間や形式が必要なくなり、データの送信も効率よく対応可能なため、お互いにレスポンスまでの労力や時間が短縮できるのです。

企業の問い合わせメールに代わる手段として、ビジネスチャットの導入で効率のよいコミュニケーションが取りやすくなるでしょう。

企業の問い合わせメールは簡潔に書く

企業の問い合わせメールの書き方についてマナーや手順、メールに代わる手段に関する内容を見てきました。

書き方のマナーとしては、建設的な言い方で質問の内容を伝えながら、相手に配慮する気持ちが大切です。

書き方の手順でも同じく、件名や本文をわかりやすくまとめていき、読み進める相手の労力を減らす工夫を忘れないようにしましょう。

メールに代わる手段として、業務の時短につながるビジネスチャットを利用してみたい方は、Chatworkの導入もご検討ください。

Chatworkのようなビジネスチャットであれば、メール特有の手間や形式的なマナーなどを省くことができるので、コミュニケーションの活性化に高い効果が期待できます。


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