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コミュニケーション不足の原因と改善方法をわかりやすく解説
目次
仕事をする上でコミュニケーションが不足すると連携がうまく取れない、情報が共有されないなど、さまざまな問題が起こる可能性があります。
コミュニケーション不足が常態化してしまうと、業務の質が低下する、離職率が高まるなどの恐れがあり、よいことはひとつもありません。
コミュニケーション不足の原因を理解し、それぞれにあった改善方法を取り入れましょう。
コミュニケーション不足の原因を放置することの影響
コミュニケーションが不足している職場では、気軽に質問や確認ができる人間関係が築きにくいため、ミスが起こりやすくなります。
十分に情報共有がされず、ノウハウの蓄積や活用もしにくいため、質の高い業務をおこないにくいので、働きやい環境を作り出すことが難しいでしょう。
コミュニケーション不足により信頼関係を築くことができず、疑ったり非難したりすることが頻繁におこるような人間関係ができあがってしまうと、ストレスや精神的な負担も多くなります。
モチベーションや生産性の低下につながり、離職率が高くなる恐れもあるため、早急にコミュニケーション不足の改善に取り組む必要があるでしょう。
＞コミュニケーション不足を職場で解消する方法に関する記事はこちら
コミュニケーション不足の原因
コミュニケーション不足に陥る原因にはさまざまなものがあります。
コミュニケーション不足を改善するために、現在の職場がどのような原因でコミュニケーション不足に陥っているのか理解するところから始めましょう。
上司や経営陣と会話する機会が少ない
現場で働く社員の声が経営陣に届いていない、また経営陣のビジョンに共感できないなどの不満がある場合は、そもそも直接会話する機会が少ないことが原因に挙げられます。
全社集会などで社長や役員の声を届ける機会があっても、一方通行の発信ではコミュニケーションが足りているとはいえないでしょう。
経営陣と社員の間に管理職を挟まず、1対1でしっかりと向き合って会話する時間を設ける必要があります。
部署間での情報共有が不十分
会社での仕事にはほかの部署と協力しておこなわなければならない業務もあるでしょう。
部署間でのコミュニケーション不足の原因には、何か用事があるときだけでなく、普段からするべき情報共有を十分におこなっていないということが挙げられます。
相手の部署がどのような業務内容を担当し、どのようなスケジュールで動いているのか、どのように優先順位が決められていて、どんな情報があれば業務をおこないやすいのかを事前に理解していれば、コミュニケーションは格段にとりやすくなるでしょう。
口頭での指示が多く記録が残らない
直属の部下や後輩と普段から近い距離で仕事をしていると、業務を細かく指示しなくても伝わる関係性ができあがっていると感じ、口頭での簡単な指示が増えることもあるかもしれません。
しかし、細かいコミュニケーションを疎かにすると、不明点が出てきたときに確認の手間がかかったり、何かトラブルが起こったときにいったいわないの水掛け論になってしまう恐れがあります。
些細な指示であっても、いつどのような内容だったのか記録が残る形でやりとりをしておくほうが、確実に業務をこなせます。
業務の話以外はできない雰囲気がある
雑談は相手を知りコミュニケーションを円滑にするための大切な手段ですが、業務以外の話ができない雰囲気が職場にあると、気軽なやりとりを妨げてしまいます。
些細な疑問でも質問をしてよい、意見をいえば聞いてもらえると思える心理的安全性を確保するためには、普段から何気ない会話を交わせる関係を築いておくことが重要です。
仕事にひたすら効率を求め、業務以外のことを持ち込むのはNGとするよりも、個人的な会話も大切にしながら尊重する環境を作るほうがよいでしょう。
悩みを打ち明けられる環境がない
悩みを打ち明けてよいと思える環境が用意されていないと、不安や不満を抱えてしまうだけになり、モチベーションの低下や離職につながる可能性があります。
悩みは自分から発信がしにくいものですので、悩みを打ち明けられる場や周囲の受けとめる姿勢が問われます。
仕事を教えるだけでなく、双方向のコミュニケーションがしっかりとれているかに注意しながら、関係を築いていく必要があるでしょう。
業務で関りがない人の顔が見えない
部署や拠点が多い会社では、仕事で直接関わることがない社員も多くいるでしょう。
業務で関わらないからといって、お互いに理解を深める必要はないと放置してしまうと、会社の一体感を高めることはできないでしょう。
ランチ会やレクリエーションなどを通じて、楽しみながら相互理解ができる機会を設けると、メンバー同士のつながりが広まり会社への帰属意識を高められるかもしれません。
コミュニケーション不足の原因の改善方法
職場のコミュニケーション不足を改善するための具体的な方法を紹介します。
1on1ミーティングをおこなう
1対1でおこなう面談を1on1ミーティングといい、上司と部下、役員と社員などの組み合わせで実施している企業があります。
毎日の業務の中では直接話す機会が少ない相手と、じっくりと会話する機会をつくることで、社員からは現場の声や普段感じている疑問などを伝え、上司や役員は社員が感じている課題を把握することができます。
このとき上司や役員が気をつけるポイントは、1on1ミーティングの主役はあくまでも社員であると意識することです。
評価面談とは異なることをしっかり認識し、善悪を評価するのではなく社員の気持ちに寄り添う必要があります。
フリーアドレス制度や情報共有ツールを導入
部署間のコミュニケーションの機会を増やすには、オフィス内で固定の席を設けず、フロア内の好きな場所を選んで仕事をするフリーアドレス制度を導入するという方法があります。
日によって近くに座る人が変わり、部署の垣根を越えていっしょに働くことができるため、アイデアの交換をしたり雑談で相手を知ったりなど、さまざまなメリットがあります。
業務に関する情報のやりとりを日常的にしっかりおこなうために、情報共有ツールを導入するのもよいでしょう。
インターネット上に記録し情報を蓄積していくことで、複数のメンバーがいつでも内容を確認できることがメリットです。
社内SNSやビジネスチャット、社内wikiなどさまざまな種類があるので、会社や業務内容にあったものを選べるでしょう。
ビジネスチャットを導入
口頭での指示が多く記録が残らないという問題には、会話と同じようにスピーディにやりとりができるチャットツールを導入するとよいでしょう。
文字にして記録を残すことで、いったいわないをなくしてコミュニケーションの確実性をあげることができます。
メールのようにかしこまった形式が必要なく気軽に送れることや、グループチャットでやりとりをすればチーム内への情報共有も同時におこなえることがメリットでしょう。
＞マネジメントツールとしてChatworkを導入した企業の事例はこちら
アイスブレイクを社員同士の会話でもおこなう
アイスブレイクは相手の緊張した心を雑談などで和ませることをいい、ビジネスにおいて初対面の相手との会話や商談の場などで取り入れられています。
プライベートな話題などの雑談をしたり相手をほめることでコミュニケーションをスムーズにする方法ですが、社員同士の会話でも相手との距離を縮めることに活用できます。
最近あったできごとや天気の話など、何気ない話題でよいので、本題に入る前に少し言葉を交わすことで話しやすい雰囲気を作れるでしょう。
メンター制度やブラザー・シスター制度を導入
新入社員に悩みを打ち明けられる環境を用意し心理的安全性を確保するために、メンター制度やブラザー・シスター制度を導入するという方法があります。
メンター制度は年齢や社歴の近い先輩社員が新入社員の悩みに対し助言をする制度で、サポートする側をメンター、サポートされる側をメンティと呼びます。
客観的な視点で助言ができるよう、メンターとメンティは別の部署に所属するメンバーを選ぶことが多いようです。
ブラザー・シスター制度は自部署の先輩社員が担当し、より近い視点で助言を送る制度です。
どちらも業務内容を指導するのではなくメンタル面のサポートをすることが目的の制度なので、新入社員の悩みによりそうことができ、会社への定着につなげることができます。
コミュニケーション不足の原因の改善にChatwork
職場のコミュニケーション不足は放置しておくと業務効率の低下や離職につながる可能性があるため、早急に改善に着手し、できることから始めていくとよいでしょう。
上司や経営陣とのコミュニケーション不足には1on1ミーティング、部署間の交流には情報共有ツールや社内イベントの導入をするなど、それぞれの原因にあわせた対策が必要です。
ビジネスチャットの「Chatwork」は、グループチャットでスピーディな情報共有をおこなう、ビデオ通話でオンラインミーティングを開催するなど、コミュニケーションの活性化にさまざまな形で活用できます。
コミュニケーション不足の改善に取り組むときは、Chatworkの導入を検討ください。
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