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コミュニケーションマネジメントとは？コミュニケーションマネジメントの基礎
目次
コミュニケーションマネジメントは、プロジェクト管理において必要とされるものではありますが、コミュニケーションが発生する多くの場面でコミュニケーションマネジメントを考えていく必要性があります。
円滑なコミュニケーションや適切な情報共有をおこなうためには、コミュニケーションマネジメントが必要不可欠です。
コミュニケーションマネジメントとはなにか、コミュニケーションマネジメントの基礎を理解して、円滑なコミュニケーションをおこなえるようにしましょう。
コミュニケーションマネジメントとは？
コミュニケーションマネジメントを直訳すれば、情報伝達の管理という意味になり、必要とする情報の把握、正確な情報伝達をおこなう、という部分を管理することです。
コミュニケーションは業務を進めるうえで重要ですが、ただ情報を伝えるだけでなく、適切な情報を適切なタイミングで提供する、相手が情報を理解したかどうかまでを確認することもコミュニケーションマネジメントには求められます。
プロジェクトマネジメント、プロジェクト管理者の主たる仕事としてコミュニケーションマネジメントが必要とされていますが、プロジェクト管理に限らず、コミュニケーションマネジメントは組織を運営する上で必要な要素です。
また、テレワークの増加や業務効率化を目指す中で、コミュニケーションの課題解決や改善が求められるなか、コミュニケーションマネジメントの重要性は高まっているといえるでしょう。
コミュニケーションマネジメントに必要な要素
コミュニケーションマネジメントは、正確な情報伝達のためのプロセスと考えることができます。
まずは、適切なコミュニケーションマネジメントをするためには、どのような要素について検討すればよいかを考えてみましょう。
関係者とニーズの把握と分類をする
組織の内部と外部を含めて、コミュニケーションが必要な関係者をリスト化します。
関係者によって、必要とする情報が違いますし、情報を必要とするタイミングも変わってきますので、コミュニケーションマネジメントが必要です。
コミュニケーションを必要とする関係者の利害関係やニーズが把握できていないと、不適切なコミュニケーションが生じてしまう原因となるので、相手によって適切な情報提供やコミュニケーション手段を選択できるように整理して把握しておきましょう。
コミュニケーション担当者と責任の所在を明確にする
誰から誰に向けて情報を発信するのか、その情報発信の責任は誰が持つのかを決めます。
1対1のコミュニケーションでも、人数が変われば情報経路も変わってきます。
関わる人数やチャネル数により、コミュニケーションの複雑さは増していき、コミュニケーション経路を整備しなければ情報伝達ミスなども起こりやすくなるでしょう。
また、情報の発信者は、受信者が情報を正しく受け取れるように発信して、受信者が理解したことを確認する責任がありますし、受信者も情報を正しく理解して、受信したことを伝える必要があります。
コミュニケーションの担当者と責任の所在が明確でないと、誰に最終的な確認や報告をすればいいかわからなくなり、コミュニケーションの無駄や情報が錯綜してしまうなどの問題が生じやすくなります。
コミュニケーションの内容と方法を決める
コミュニケーションのなかで、内部と外部に向けて内容やコミュニケーションの範囲も変わってきます。
また、内部と外部とのコミュニケーションでは方法や手段も変わることもあるでしょう。
相手によって情報を出す範囲やコミュニケーションの方法を選択することも、コミュニケーションマネジメントで必要になります。
コミュニケーションの緊急性や頻度を決める
更新頻度の高い情報をすぐに伝えなければならない緊急性の高いものなのか、書面で定期的な報告をするだけで十分なのかなど、コミュニケーションの緊急性と頻度を決定します。
また、伝えるべき対象を絞り込むことも必要になるでしょう。
不要な情報を与えて煩わしいと感じさせないためにも、情報を伝える頻度や対象者を適切に設定することが求められます。
コミュニケーションマネジメントはツールや方法の選択も重要
コミュニケーションの方法が関係者や内容によって適切なツールや方法を選ぶことが、コミュニケーションマネジメントにおいては重要です。
コミュニケーションツールや方法として利用されている主な方法と特徴を見ていきましょう。
対面の会議
対面会議は、大人数の人に対して、情報を同時に伝えられるのが最大のメリットでしょう。
公式的に会議を開き、議事録を作成すれば文書も残り記録になります。
言語コミュニケーションだけでなく、話し手の感情や、聞き手の表情や反応など、非言語情報もやりとりが可能で、企業では会議は一般的に利用されている方法でしょう。
その一方で、会議は大人数になれば、日程調整が難しくなる、参加者の距離が離れていれば、交通費や宿泊費などのコストもかかるなどの手間が生じる場合もあります。
また、会議を頻繁にすることで業務の進行を阻害したり、無駄な会議が増えていくなどの悪循環につながりやすい面もあるので、会議は慎重におこなう必要性もあります。
Web会議
日程調整の問題や参加者の距離が離れていても会議がおこなえるWeb会議の利用も増えています。
Web会議であれば移動の必要や会議室を用意する必要もなく、日程調整もしやすいので、コストも抑えられます。
また、カメラを通して参加者の表情が見えるので、言語以外の情報も受け取れるので、対面会議の代替手段として活用できるでしょう。
テレワーク中や海外、遠方の相手と顔を見ながら容易に会議がおこなえる点は大きな利点でしょう。
立ち話や雑談などの会話
偶然にあった相手と、立ち話でやりとりをしたり、相手の席を訪ねて、ちょっとした会話をすることはあるでしょう。
相手の表情を見ながら会話ができるので、確認がしやすく、すぐに回答をもらいやすいというメリットや業務以外の話もしやすく人間関係の構築にもつながります。
業務以外の雑談ならば問題はありませんが、立ち話で業務の話をすると記録が残らないので、重要な話をするのであれば、会話が終わった後に、メールで確認をして記録を残すなどの工夫も、言った言わないを防ぐためや混乱を防止するためにも必要です。
電話
距離が離れている相手と手軽にコミュニケーションが取れる手段です。
緊急で用件を伝える必要がある場合や、すぐに返事が欲しい場合などには重宝します。
ただし、相手の時間を奪ってしまうことになるので、電話のタイミングや、長電話にならないようにするなど、相手への配慮を忘れてはいけません。
また、電話も記録に残らないケースが多いので、重要なやりとりの場合は、記録に残る手段を用いることも検討しましょう。
メール
会議や電話と違い、相手の時間を束縛せずに情報伝達ができるので、利用しやすく、文書として残せるのもメリットです。
一方で、相手に確認をしなければメールを読んでもらえたか分からず、大量のメールのなかに埋もれて見落とされている可能性もあります。
メールを送ったとしても、読まれない、手違いやミスで届いていないなどのリスクも考えられます。
また、ビジネスでのメールでは形式的な文章になり情報が伝わりにくい部分もあります。
複数回のやりとりをメールでする場合は、会話が遡りにくいなどのデメリットもあります。
チャットツール
ビジネスシーンでもチャットツールの利用は増えており。メールよりも気軽なコミュニケーションが可能で、円滑なコミュニケーションがとりやすいツールです。
チャット内容はログとして記録に残り確認をすることができますし、サービスによってWeb会議機能やファイルの添付送付も可能です。
また、コンタクトした相手とのやりとりが主になるので、メールと違い誤送信や情報流出のリスクも低くなり安全性も高いでしょう。
しかし、チャットツールであってもビジネスで利用するのであれば、ビジネスチャットの利用が適しています。
報告書
報告書は、外部の人に情報を伝える際に使われる手段です。
文書で情報をまとめるので、情報の質や記録としても信頼度の高いものです。
一方で、報告書の作成には時間がかかり、読む側も時間が必要な方法でもあります。
そのため、頻繁に変更する情報や急を要する情報などには不向きですので、コミュニケーション手段として報告書が適している場面は限定的でしょう。
コミュニケーションマネジメントにChatworkを活用
コミュニケーションマネジメントで大切なのは、正しい情報が正しく伝わることです。
プロジェクト管理者に限らず仕事をするうえで、コミュニケーションマネジメントの必要性や比重は大きなものです。
業務やプロジェクトを円滑に進めるためにも、まずはコミュニケーションマネジメントを理解できるようにしましょう。
また、適切なコミュニケーションマネジメントをするには、コミュニケーション手段を活用することも重要です。
いろいろなツールや方法でコミュニケーションが分散してしまうとマネジメントもしにくくなります。
ビジネスチャットである「Chatwork」を活用すれば、チャットを利用した文章でのやりとりはもちろん、ファイル共有機能でデータの閲覧も可能ですし、Web会議機能で顔を見ながら直接会話することも可能です。
関係者や用途ごとにグループチャットを作成することで、情報の整理や伝達に無駄も生まれにくいでしょう。
コミュニケーションマネジメントを円滑におこなうためにもChatworkの導入を検討してください。
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