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コミュニケーション能力を高める方法とは？スキルアップの必要性を解説
目次
職場の課題を乗り越えるためには、コミュニケーション能力を高めることが重要です。
社員がコミュニケーションススキルアップをすることで、仕事で起こる問題への解決能力やチームワークが高まり、業務の生産性があがります。
コミュニケーションのスキルアップとはどのようなものなのか、コミュニケーションスキルアップをすることの仕事へのメリットや社内での取り組みを解説します。
職場のコミュニケーションでスキルアップが必要な理由
仕事での問題解決能力は、コミュニケーションスキルと深く関わっています。
仕事では受け身にならず、自分から相手に声をかけていくコミュニケーションが大事で、報告や連絡などが円滑だと日々の業務がスムーズに進行するようになります。
また、取引先や社内の仲間に配慮しながら、適切に意見を伝えられる能力が求められるでしょう。
私情を挟まず感情的な伝え方をしないことで、仕事以外でのトラブル予防にもつながり、仕事の妨げにならずに業務を進められます。
具体的に意見を伝えるときは、わかりやすく相手に伝えられる能力や、相手の立場になり論理的思考で話す技術も必要です。
まずは、仕事の基礎として大事になる報告や連絡などのスキルを磨き、仕事での信頼関係を構築しましょう。
仕事での基本的な対応ができることで、職場内の人間関係を調整できる応用力や心のゆとりも生まれます。
コミュニケーションのスキルアップをすることで、業務や人間関係などが円滑に進みやすくなるので、職場においてもコミュニケーションスキルアップの必要性があるといえるでしょう。
コミュニケーションのスキルアップをするメリット
仕事でコミュニケーションスキルが高いと、どんな恩恵が得られるのでしょうか。
社員がコミュニケーションのスキルアップを図るメリットを見ていきましょう。
取引先の企業から新しい仕事が契約できる
仕事で関わる取引先との関係性が良好になるかは、コミュニケーションの取り方に影響を受けます。
通常のやりとりがストレスなくおこなえるだけでなく、取引先との間でミスやトラブルが起きたとき、日ごろから信頼関係が成り立っていると、揉めごとが大きくならずに最小限の労力で対処できる可能性があがります。
また「相手が求める意図を汲み取り、要望を叶えてくれる企業」という認識をもたれると、新しい仕事の契約や継続依頼が来る可能性も高まります。
コミュニケーションのスキルアップは、社外でのやりとりや意思の疎通を円滑にしてくれるだけでなく、企業の利益にもつながるメリットがあるでしょう。
質の高い対応やサービスがおこなえる
コミュニケーションスキルが高いと、相手が感じる不快感に先回りして解決策を提示できるようになります。
コミュニケーションスキルが高いことでストレスの少ないやりとりがおこなえることで、相手の満足度も高まりますし、質の高いサービスにもつながります。
企業の対応やサービス内容に満足すると、顧客は好印象を抱き、評判を広めてくれるなど、新しい顧客を獲得する可能性も高まるでしょう。
顧客に不満を与えないコミュニケーションスキルの高さがあると、顧客の要望を上回るような質の高いサービスの提供につながります。
社員同士の信頼関係ができる
コミュニケーションが行き届いている職場では、社員同士の距離感が適切で、業務も円滑に進めやすくなります。
信頼関係ができているため、人間関係で揉めごとが起こりづらくなり、トラブルが仕事に影響することも少なくなるのです。
日ごろから何気ない雑談を交わすスキルも身につくため、場の雰囲気が柔らかくなって職場のコミュニケーション不足は解消されるでしょう。
コミュニケーションスキルの高さは、社員同士の信頼関係が深められて、社員が本来のスキルを発揮して仕事に取り組める環境がつくれるメリットがあります。
コミュニケーションスキルをアップをする方法
仕事でのコミュニケーションスキルをアップさせる方法を見ていきましょう。
企業側の方は、社員にコミュニケーションスキルに関する教育をするときの参考にしてください。
報告・連絡・相談を意識する
仕事の始まりから終わりまでの進行をスムーズにするには、事前の報告や連絡が欠かせません。
報告や連絡が不十分だと、業務体制が乱れてしまい、仕事仲間や取引先から信用を失うので注意しましょう。
たとえば、仕事の締め切りに間に合わないときは、直前でなくなるべく早い段階で日時調整の連絡を入れると、相手が別の仕事を進める時間が生まれます。
ほかにも、社員がひとりで対応できない出来事が発生した場合、事前に上司へ相談しておくことで、業務全体の進行を考えながら調整する時間ができるでしょう。
情報を伝えてこまめに確認することは、コミュニケーションのスキルアップにもつながり、安心して一緒に仕事を進められる相手だと判断されます。
あいさつやお礼を欠かさない
職場で話す機会が設けられない人とも、あいさつやお礼は気軽にできるコミュニケーションとして便利です。
出勤時と退勤時は「おつかれさまです」など、全員に向けてハッキリと伝えておき、仕事を代わりに担当してもらったときは「ありがとうございます」の言葉を忘れないようにしましょう。
相手への関心を示す言葉を投げかけると、お互いが居心地よく仕事を進められるからです。
日ごろの会話には同じような言葉が返りやすく、心理学の用語では返報性の原理と呼ばれています。
スキルアップをする方法には、まずは基本的なあいさつとお礼を心がけてみてください。
聞き上手を心がける
コミュニケーションの基本は、相手の話に耳を傾けることです。
聞き上手の要素には、相手の話を最後まで聞く姿勢も含まれており、日ごろから意識して身につける必要があります。
人の話をさえぎらずに受けとめることは、想像よりも難しいと感じるのではないでしょうか。
たとえば、部下から仕事の進め方がわからないという相談を受けたときは、最後まで話を聞いてから受け答えをすると、今後も相手が安心して声をかけられるでしょう。
相手の話を否定せずに意図を汲み取れる能力が身につくと、コミュニケーションスキルが高い人だと相手に認識されやすくなります。
業務連絡の返信は簡潔にする
仕事上の会話やメールなどのやりとりにかかる労力や時間は、コミュニケーションコストと呼ばれています。
コストがかからないやりとりは仕事上のメリットが大きく、短縮できた時間をほかの仕事にまわせるのです。
たとえば、業務連絡のメール返信は、わかりやすく簡潔な文章を心がけると、受け取った相手が文章の意図や要点をくみ取る手間が省けます。
返信が長文だったり、質問がある場合は、文章の要点を番号や箇条書きにして送るなど、相手の労力を減らす工夫を設けてみてください。
心配りを意識すると、コミュニケーションが取りやすい人だと認識されて、スキルが磨かれていくでしょう。
コミュニケーションのスキルアップにChatwork
コミュニケーションで大事なのは、相手の労力や時間を奪わない配慮を始め、心理的な負担をかけない心配りがあげられます。
具体的なコミュニケーションスキルアップとして意識しておきたいことは、仕事の進行をスムーズにさせるための報告や連絡などの意識、業務連絡の返信を簡潔にする方法などがあるでしょう。
ほかにも、相手の存在を認めているというメッセージを発信するために、あいさつやお礼を欠かさないこと、聞き上手を心がける方法もあげられます。
気軽で簡潔なやりとりはコミュニケーションスキルアップにつながりますので、ビジネスチャットである「Chatwork」の利用も効果的です。
Chatworkは、チャット画面で内容を振り返りやすく、1対1からグループで会話に近い文章でやりとりができるため、返信や確認にかかる手間が減らせるのが利点です。
仕事でのコミュニケーションコストを減らして円滑な業務につなげたいと考える企業の方は、ぜひChatworkの導入をご検討ください。
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