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返信催促メールを送る適切なタイミングとは？送る際の注意点や書き方を例文つきで解説
目次
締め切りや納品の日時が迫っているときなど、取引先や顧客からメールの返信がこないときは、返信催促メールを送らなければいけない場合があります。
しかし、返信催促メールは受け取る相手や送る側にも負担になる面があり、関係性に影響が出てしまう懸念もあります。
返信催促メールが必要になるタイミングと適切な送り方を理解し、効率的に業務を進められるように準備しておきましょう。
返信催促メールとは？
返信催促メールとは、相手からの返事が遅れているときや、納期や締め切り日時が近づいているときに対応を求めるメールのことを指しています。
返信催促メールの特徴は、催促はしているものの相手のレスポンスがくるまでの時間が電話対応などに比べると、予測しづらい点があげられるでしょう。
電話よりもワンクッションおいた催促になるメリットがありますが、送るタイミングや内容には注意する必要があります。
顧客や取引先などとの関係性によって、返信催促メールを送るときは丁寧な対応を心がけることが大切です。
返信の催促メールが仕事で必要になるタイミング
相手からの返信を待ちながらも、しばらくたっても連絡がこないこともあります。
また、期限を設定していたにもかかわらず、反応がない、反応が遅れているということもあるでしょう。
返信催促メールが仕事で必要になるタイミングを見ていきましょう。
取引先の進捗が遅れている・納品日が迫っているとき
取引先が関わる仕事全体の進行が遅れているときは、どのような状況にあるのか対策を打つために連絡を入れましょう。
相手の進捗状況を確認することで、納品日までのスケジュールを再度見直して調整する時間のゆとりが生まれます。
返信の催促メールが仕事で必要になるタイミングには、作業全体の進行度とスケジュールに遅れが生じている場合があげられるでしょう。
会議・面談の日程に対する返信がこないとき
社内や社外の取引先や顧客と会議や面談を実施するときに、予定日の一週間前から数日前まで返信がこないときに連絡を入れましょう。
一対一でなく複数人がいる会議や面談の場合、参加者の変更が出れば内容や日時の変更が必要になる場合もあるからです。
返信催促メールを送ってから、数日前や前日になっても返事がこないときは、電話番号を把握している場合は連絡を入れるなど、別の対応方法もご検討ください。
企業への問い合わせに対する返信がこないとき
社内で業務効率化に使っているツールやこれから導入したい製品について、企業に問い合わせた内容の返事がないときは、再度催促の連絡を入れるタイミングといえます。
業界によっては繁忙期で返信が遅れている可能性もあり、緊急時以外はしばらく様子をみてからメールを送るのが無難です。
製品の使い方の説明、修理の見積り相談など、先日送ったメールを引用したり、内容や日時を簡単に説明することで、返信の催促メールが仕事で必要なときに連絡をスムーズに送る方法につながります。
社内の業務連絡で返信がこないとき
作業依頼の返信、忘年会や研修会の参加確認など、社内の社員同士で連絡をとりあう機会があるときも、返信催促メールを送るタイミングといえます。
メールで何度も送ることが失礼に当たりそうなときは内線で電話をかける方法や、同じ部署の場合は相手に直接聞いてしまう方法もあるでしょう。
返信の催促メールが仕事で必要になるタイミングには、社内の社員同士で返信がとどこおっているときがあげられます。
催促メールを送る前に確認すべきポイント
メールボックスで迷惑メールのフォルダに振り分けられていたり、見落としをしていないか、送信前に確認しておくことも大切です。
相手がメールを返信した直後である可能性を始め、こちら側の確認ミスでメールが届いていても気づいていないパターンもあげられます。
返信催促のメールは、基本的に配慮の気持ちが伝わらないと失礼にあたる可能性があるので、まずは自分側のミスがないか注意して確認したうえで、送信するようにしましょう。
返信催促メールの適切な送り方
返信催促メールを送るときは、相手が感じる心の負担や手間をできる限り減らす配慮を取り入れることで、失礼にあたらず本題を伝えられます。
返信催促メールの適切な送り方を見ていきましょう。
催促のお詫びや配慮を伝える
相手の連絡が遅れていることで返信の催促が必要な場合でも、メールの本文にはお詫びや配慮の言葉を添えるようにしましょう。
送信者側の伝え方によっては、相手からの印象が悪くなってしまい、今後の取引や納品に影響が出てしまう可能性もあるからです。
相手にも事情があるかもしれないことを考慮しながら、気づかいの言葉を添えることでコミュニケーション不足に陥ることを防げるため、返信催促メールの適切な送り方につながります。
前回送信したメールの内容や日時を伝える
同時並行で作業を進めている場合は、どのプロジェクトや作業内容のことを言っているのか混乱することがあるので、前回送信した履歴を引用して返信催促メールを送りましょう。
引用しておくと送信日時を相手が把握できる効果もあるので、相手がメールの履歴をさかのぼる手間が省けて返信までの時短につながります。
返信催促メールの適切な送り方として、催促する内容を踏まえながらも、前回送ったメールの内容や日時があれば、あらかじめメールの内容を引用して送ると親切です。
緊急の場合は返信の日時を伝えておく
締め切りや納品までの日時が短いときは、返信の日時を指定して送信することで何度も送る手間を避けられます。
相手からすぐに返信がくるとは限らないので、日時を含めておくことで相手がいつまでに返事をすべきなのか把握しやすくなるでしょう。
ただ、相手のタイミングによっては日時指定が失礼にあたる場合もあるので、返信催促メールを適切に送りたいときは、緊急時以外の指定は避けておくのが無難です。
対応へのお礼を忘れない
返信催促のメールに返事があったときは、相手への感謝やお礼の言葉を添えておくとコミュニケーションがスムーズになります。
相手は仕事に追われてしまい、悪気なく対応を忘れている場合もあり、催促されることによる不快感から生じるトラブルを防ぐ予防線にもつながるでしょう。
返信催促メールの適切な送り方としては、お礼を伝えておくことで相手が感じる負担を減らして、今後の業務を続ける上でのやりとりが進めやすくなります。
返信催促メールの例文
返信の催促メールを送る際は、配慮の言葉やクッション言葉を活用して、相手に冷たい印象を与えないように注意しましょう。
件名:◯月◯日注文の納品の件
本文:
株式会社〇〇 ××様
お世話になっております。
株式会社△△ ××部の〇〇〇〇と申します。
◯月◯日に注文させていただいた××ですが、
◯日納期と伺っていたのですが、◯日現在納品が確認できていません。
恐れ入りますが、状況をご確認のうえ、
◯日までにご連絡をいただけますようお願い申しあげます。
本メールと行き違いで、ご連絡いただいていた場合は、何卒ご容赦ください。
お手数ではございますが、 何卒よろしくお願いいたします。
（署名）
返信催促メールに代わる手段
返信催促メールを送ったのにもかかわらず、それでも反応がない場合は、待っている側にとっても心の負担や頭の片隅に残るタスクとして負荷がかかります。
返信催促メールを使うとメールというツールの特性上、相手が内容を見逃しやすい、返信までのタイムラグが起きやすいなど、確認して返信するまでに時間や手間がかかるため、無駄が生じやすい課題が残ります。
なんらかのアクションを促したい場合は、返信催促メールではなく、電話やビジネスチャットの方が適していると考えられます。
しかし、電話で催促する場合は、緊急性が高い場合に限定したほうがいいでしょう。
返信催促メールの課題解消にChatwork
返信催促メールは送る手間もそうですし、返信催促メールだからといって必ずしも見逃されない、すぐに返事が来るとも言い切れないという面が課題として残ります。
メールの返信がないことをメールで催促するという形になるので、根本的な課題解消というわけにはならないというわけです。
返信催促メールを送ることで、リマインドになる、対応漏れを防ぐ効果がないわけではありませんが、メールという連絡手段そのものを見直す必要性もあるでしょう。
返信催促メールに代わる手段としては、ビジネスチャット「Chatwork」が効果的です。
メールよりも気軽にコミュニケーションが取れるChatworkをコミュニケーションツールとして利用することで、返信催促メールに限らずメールによる課題の解消につながるでしょう。
円滑なコミュニケーションを実現したいと考えているのであれば、Chatworkの導入をご検討ください。
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