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社内文書の種類とは？社内文書の書き方と社内文書の共有方法
目次
仕事に関わる報告や記録に使われる社内文書には、さまざまな種類があげられます。
社内文書の種類として、どのような内容や場面のものがあるのでしょうか。
また、社内文書の種類に関わらず、基本的な書き方や社内文書を共有する方法を見ていきましょう。
社内文書の種類
社内文書は業務に関わる記録として、書類やメールなどの発信方法でさまざまな内容が作成できます。
よく使われる社内文書の種類をいくつか取りあげているので、具体的にどのような内容があるのか参考にしてください。
届出・報告書
社員の雇用や休暇などに関わる社内文書は届出、業務に関わる結果を上司などに報告する社内文書は報告書と呼ばれています。
- 届出：勤務や休暇、退職、業務や住所を変更するときなどに提出するもの
- 報告書：日常的に報告する業務に関わる内容、業務の調査やクレーム内容の報告、始末書や出張の報告などに提出するもの
どちらの社内文書も、上司や管轄にあたる部署に内容を共有しておくことで記録に残るため、あとから内容を振り返るときにも役立ちます。
お願い・稟議書
仕事の作業を依頼するときや調整に使われる社内文書をお願い、個人の意思決定でなく会社の判断や権限が求められる場合に提出する書類は稟議書と呼ばれています。
- お願い：作業を別の部署に依頼するときや、会議や面談の日時変更が必要なときに使うなど
- 稟議書：上司の承認を得る形で仕事の取引先との契約、採用など、会社の権限や資金が必要になる場面でスムーズな対応が可能
お願いや稟議書の社内文書では、仕事に関わる依頼や上司から許可を得る形で仕事を円滑に進める方法につながります。
連絡・通達
会社での決まりごとや社内イベントなど、社員に共有しておきたい情報をまとめるときに使う社内文書の種類は、連絡や通達に関する内容があげられます。
就業規則が変わる通達を部署ごとに回覧をまわしてサインする回覧文もあれば、社員同士で実施する社内旅行の内容を連絡するなど、業務に関連する内容から業務外の内容まで幅広い情報共有に活用できるでしょう。
- 案内文：社内行事の案内などを報告して参加してもらうためのもの
- 指示書：部署や社員に向けて業務の進め方などの指示が書かれたもの
ほかにも上記のような関連内容があげられます。
通達の社内文書は事前に知っておきたい就業規則の変更事項を共有し、連絡の社内文書には、休暇やイベントに対する内容で事前に連絡がいくことで、今後の業務スケジュールを調整しながら進められる利点があるでしょう。
議事録
仕事の会議や打ち合わせなど、社員や取引先と話し合った内容を記録しておく種類の社内文書は議事録と呼ばれます。
議事録があると話し合いの内容を振り返る手段につながり、会議や打ち合わせに欠席した人に内容を共有することが可能です。
議事録には会議で決定した内容や今後の課題、日時や出席した人の名前など、項目ごとにまとめておくと、あとから内容の聞き違いでトラブルにつながる状況を予防できます。
企画書
新規事業のアイデアや業務改善に役立つ提案の内容をまとめておく種類の社内文書です。
会議や意見交換の場所で、文章や画像を使って頭の中にあるアイデアをわかりやすく共有できて、社員同士のコミュニケーション活性化の手段につながります。
企画書にはタイトルや企画内容の目的、市場調査の内容や目標達成にかかる予算、今後のスケジュールなど、伝えた相手が納得できる提案をすることで企画の実現につながるでしょう。
社内文書の種類に関わらず使われる構成内容
社内文書では、情報発信者が誰なのか、どんな内容が書かれているのかわかりやすく伝えるための基本的な構成があります。
社内文書の種類に関わらず使われる構成内容を見ていきましょう。
文書番号・宛名
社内文書を発信する部署や日付けなどを番号で管理して振りわけるときに文章番号を使います。
あて名は発信したい相手の名前や部署名など、誰に向けて書かれたものかを示すために記載されるものです。
社内文書の内容や企業によっては、文章番号が省略されることもあるので、社内独自のフォーマットやルールを確認しながら構成づくりを進めましょう。
件名・主文・結び
どんなテーマの社内文書なのか、件名で概要がわかるように簡潔にまとめておきましょう。
主文には社内文書で伝えたい結論を書くことで、読んだ相手がすぐに内容を把握できるため、内容の理解に時間がかかることもありません。
結びの文章では、伝えたい内容が終わったことを示すために「以上」と添えるようにします。
社内文書の種類に関わらず使われる構成内容として頭に入れておけば、作成の時短につながる知識になるでしょう。
日時・場所
社内文書を作成後、発信する日時に合わせて日付をつけておくと、内容を振り返る際にいつ作成した内容なのかすぐに把握できて便利です。
また、日時や場所の指定がある場合は、開催日時や終了時間の予定、何階にあるスペースで実施するかを記載することで、当日に迷わずスムーズに催しが実施できます。
社内文書の種類に関わらず使われる構成内容として、日付けの記載、開催日時や場所の指示を入れておくと親切な構成で社内文書の作成が可能です。
作成者の名前・問い合わせ先
社内文書の疑問点があるときに、作成者に質問や修正対応がスムーズにできるように、作成者の名前や問い合わせ先を記載しておくと親切です。
誰が社内文書を作成したのか一目でわかる配慮にもつながるため、社内文書の種類に関わらず使われる構成内容として覚えておきましょう。
社内文書の種類に関わらず覚えておきたい書き方
社内文書の種類に関わらず、覚えておくと役立つ社内文書の書き方を見ていきましょう。
です・ます調で文章作成
社内文書を作成するときは「です・ます」調を採用することで、読んだ相手に不快感を与えない丁寧な書き方につながります。
文章の構成を決めたあとは、基本的に「です・ます」調を最後まで使う形でまとめると、違和感なく読み進められて便利です。
内容や構成によっては「だ・である」調で作成する機会もありますが、基本的に社内文書では「です・ます」調で統一すると覚えておきましょう。
敬称・季語のあいさつは省略できる
社内文書は社員に共有するために使う文章になるので、名前を入れるときは「様」などの敬称を省き、季語のあいさつなども不要です。
役職名がある場合は名前と一緒に記載しておき、まとめて記載するときは「各位」の形で記載します。
社内文書の種類に関わらず覚えておきたい書き方として、敬称や季語のあいさつは省略可能だと覚えつつ、細かい部分は社内ルールに合わせてご対応ください。
提出の期限を守る
社内文書の作成から提出までに期限が設けられている場合は、できる限り早めの処理を進めましょう。
タスク管理でカレンダーに記載しておくなど、仕事に追われて忘れないように工夫しておきます。
社内文書の種類に関わらず、社内文書の提出期限を守ることで仕事の信頼を守れるため、社内の仕事や人間関係に支障が出る状況を回避できるでしょう。
用件は簡潔にまとめる
社内文書は、作成者以外の誰が見てもわかる形で簡単に内容をまとめて共有しましょう。
タイトルや件名をつけたり、本文は結論から簡潔に書いたりするなど、内容の理解にかかる時間を短縮できるように作成を進めます。
丁寧に長い文章を詰め込んでしまうと、かえって相手に伝えたい趣旨が伝わらない懸念もあるので、用件を簡潔にまとめる方法は、社内文書の種類に関わらず覚えておきたい書き方です。
文章の誤字脱字を確認する
社内文書を作成したあとは、内容の間違いがないか確認するために読み返しましょう。
時間があるときは一晩おいて翌日に読み返すなど、名前や数字に間違いはないか、文書でわかりづらい点はないか、再度見直すことで社内文書のクオリティがあがります。
社内文書の種類に関わらず覚えておきたい書き方として、文章の誤字脱字で上司に失礼な対応につなげないためにも確認作業が大切です。
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社内文書の確認や承認までの時間を短縮できるため、作業効率化を図りながらやりとりができる方法につながります。
社内文書の共有にはChatwork
ビジネスチャット「Chatwork」を使って社内文書を共有することで、社内のコミュニケーション活性化と作業効率化を両立させながらスムーズにやりとりができます。
Chatworkを使えば、効率よく社内文書を共有できるだけでなく、作成の締め切り日を忘れないためのタスク管理が利用できるなど、便利に活用できるでしょう。
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