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会議時の議事録とは？書き方のコツ、目的や必要性を解説
目次
会議を開催する際に、上司から議事録を作成するように指示されることがあるでしょう。
しかし、会議の議事録を作成する目的を正しく理解していない方も多いのではないでしょうか。
議事録を残すことは、自身のメモとなるだけでなく、会社全体の利益につながる重要な施策です。
会議の議事録の書き方や取り方を学び、関係する人全員にとって見やすい議事録を作成できるようにしましょう。
会議の議事録とは
会議の記事録とは、会議で話し合ったことを文字に起こして記録したものです。
一般的には、会議の開催日時、開催場所、参加者、会議の内容、決定事項、次回会議の日程などを記載します。
備忘録という似た言葉がありますが、記事録は参加者や関係者で共有するものである一方、備忘録は自身のためのメモという点に違いあります。
会議を終えたあとに、いつでも振り返られるようにするためにも、議事録を残すことが必要です。
会議の議事録を残す目的と必要性
会議に欠かせない記事録ですが、どのような目的や必要性があるのでしょうか。
何も考えずに議事録を残している方は、会議の議事録の目的と必要性を考えながら書くようにしてみましょう。
決定事項をまとめる
議事録には、会議で決定した内容をまとめる役割があります。
たとえば、プロジェクトのリーダーを決める会議を開く際には、リーダーを選ぶまでの過程や、どの人物がリーダーになったのかを明確に記載します。
また、決定事項をまとめる際には、会議に参加をしていない人でも結果が分かりやすい記載が必要です。
議論した内容の情報共有
議事録は、会議で話し合った内容について、正しい情報を共有する目的もあります。
正しい情報を記録しておくことで、会議に参加できなかった人だけでなく、会議に参加をしたけれど、いまいち内容を理解できなかった人でも振り返ることが可能です。
また、議事録は、内容の正確性だけでなく、スピーディに作成することも重要です。
会議が終わってから時間が経ってしまうと、内容にズレが生じたり、情報が抜けてしまったりする可能性があります。
それらを防ぐためにも会議の議事録は素早く作成することが求められます。
会議終了後のトラブルを防ぐ
トラブルが起きないようにするためにも、議事録を残す必要があります。
取引先や上長との会議をおこなったあとに、「言った、言ってない」というトラブルに直面したことがある方も多いのではないでしょうか。
比較的重要な会議の場合、言った、言わないでトラブルになり、関係者同士に亀裂が生じるケースも少なくありません。
誰が発言したのか、誰がどのような発言をしたのかを明確にし、会議終了後のトラブルを防ぐためにも、議事録を残さなければなりません。
＞議事録をメールで共有するデメリットとは？に関する記事はこちら
会議の議事録の書き方のポイント
誰もが読みやすい会議の議事録を残す際には、書き方がポイントとなります。
頭のなかで描いているとおりに議事録を残せていないという場合、書き方のポイントをチェックしてみましょう。
読み手が知りたいことを優先して書く
議事録の書き方で重要となるのが、読み手が知りたい情報を優先して書いていくことです。
たとえば、プロジェクトのスケジュールに関する会議であれば、プロジェクトの開始日や終了日、区切りとなる日にちなどを優先して記載するようにします。
議事録を閲覧する人物が何を知りたいのかを優先して残すことで、会議に参加をしていなくても要点を掴むことができます。
会議を開催する目的を理解し、どの決定事項が優先的であるのかをまとめるように心がけましょう。
簡潔に書くようにする
議事録を残す際に注意したいのが、会議の内容をすべて記載しないことです。
あくまでも、議事録は会議全体で話し合ったことや、決定したことを簡潔に記録するもので、参加者の発言をそのまま記載する必要はありません。
プロジェクトの進捗に関する会議であれば、「ペースは順調、全体では50％完成」、「今週中に、全行程の70％達成を目標」といった形でシンプルにまとめます。
また、発言者が誰であるか分かるように、カッコ書きで氏名を残しておくようにしましょう。
見栄えを意識する
個人的に残しておくメモと異なり、議事録は不特定多数の人物が閲覧するものです。
誰もが同じように解釈できるように、見栄えを意識することも忘れないようにしましょう。
議事録を書いていると、情報が飛び飛びになってしまい、見た目的に悪くなることがあります。
まず、議事録を書き出す前に、時系列や優先度を整理した上で、丁寧に残していくことが重要です。
また、発言者を残す際には、議事録の始まりに「敬称略」とことわりを入れることで、役職や敬称を付けずに記載しても問題ありません。
会議の議事録の取り方のポイント
会議の議事録を正確に残すためにも、議事録の取り方に注意するようにしましょう。
普段の会議から議事録の取り方に意識することで、質の高い議事録を残せるようになります。
ノートにメモを取る
会議の議事録を取る基本として、ノートに会議内容を記録するようにします。
ノートにメモを取る際には、会議終了後に効率的に議事録を作成するために、箇条書きや独自で考えた記号の活用がポイントです。
また、必要であれば、図形を使う、決定事項を目立たせたりすることで、議事録をスムーズに書けるようになります。
ICレコーダーで記録する
テキストベースでメモを残すだけでなく、ICレコーダーで記録しておくことも重要です。
議事録のメモを取りながら、会議内容を聞いていると、聞き逃しが発生する可能性があります。
ICレコーダーで会議の内容を音声で記録することで、議事録の抜け漏れを防止できます。
ただし、会議によっては、外部に漏れるのを防ぐ目的からICレコーダーの持ち込みを禁止している場合もあるため、事前に確認を取るようにしましょう。
ITツールの活用
ノートで議事録のメモを取るのが苦手な方は、ITツールの活用も検討してみてください。
メモツールや、チャットツールなどを利用することで、機械的にテキストデータを残すことができます。
PCやスマートフォンのアプリを連携していれば、隙間時間にメモを参照しながら、議事録の作成を進められます。
参加者の会話を聞き取りながら、素早く書き残すためにも、ITツールを使って議事録を取るようにしましょう。
会議の議事録作成にChatworkを役立てよう
会議の議事録は、関係者が会議内容を振り返りや、トラブルを引き起こさないためにも活用する必要があります。
会議に参加をしなかった人が理解できるようにするためにも、書き方や取り方を工夫してみてください。
たとえば、ビジネスチャット「Chatwork」を利用することで、PCやスマートフォンを使って、テキストベースで会議の内容をメモできます。
実際にChatwork上で議事録を作成したあとは、グループチャットで関係者に内容を送付すれば、別にファイルを作成する手間や送信の手間も削減できます。
会議の議事録作成だけでなく日常的なコミュニケーションの活性化や情報共有にも大いに役立てることができるので、Chatworkの導入をご検討ください。
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