Web会議の案内メールを社外に送るときの例文とポイント

Web会議をおこなう場合は、事前に案内メール・招待メールを送信する必要があります。

しかし、オンラインの商談や面談、Web会議自体に慣れない間は、案内や招待メールの書き方や送るタイミングに迷うこともあるでしょう。

円滑なWeb会議をおこなうためにも、Web会議の案内メール・招待メールの適切な書き方や要点を理解しておくことが必要です。

Web会議の案内メール・招待メールを社外に送るときの確認事項と書き方を解説します。

Web会議案内メール・Web会議招待メールとは

Web会議とは、インターネット回線を使ってPCやスマートフォンを利用しオンライン上で会議ができるシステムや形態の会議のことです。

また、Web会議の要点をまとめて入室用のURLを送るメールは「Web会議案内メール」または「Web会議招待メール」と呼ばれており、事前に開催側が相手に送ります。

メールの内容は、Web会議に参加するためのURL、開催日時や参加案内など、当日の内容をわかりやすくまとめたものが一般的です。

Web会議案内メール、Web会議招待メールは、当日の会議を忘れないための予防や、内容を事前確認や準備、当日の進行をスムーズに実施するために送られています。

Web会議の案内・招待メールを社外に送るタイミング

相手と直接対面せずに話し合えるWeb会議は、仕事に関する取引や面談など、さまざまな状況で有効活用されています。

Web会議の案内・招待メールを社外に送るタイミングを見ていきましょう。

オンライン商談で取引先を広げるとき

場所や時間を選ばないオンライン商談は、対面以外で企業の取引先を拡大できる方法として有効活用されています。

当日の商談を円滑に進めるためにも、必要な資料や会議の日時、簡単な内容の共有などは事前に案内・招待メールで送信しておく流れです。

自社の製品をほかの企業に知ってもらうためのオンライン商談のタイミングに、Web会議の案内・招待メールを社外に送る必要があります。

オンライン会議で仕事の相談を進めるとき

取引先と業務の会議や打ち合わせを進めるときは、連絡手段にWeb会議が使われます。

資料の共有やチャットでやりとりを進めながら、画面を通して相手と対面せずに会話できるメリットがオンライン会議の魅力です。

案内・招待メールを社外に送るタイミングには、Web会議の準備を進めるときに情報共有する機会があげられます。

Web会議の案内・招待メールを社外に送るときの確認事項

当日の進行をスムーズにするためにも、Web会議の案内・招待メールを社外に送るときの確認事項を見ていきましょう。

Web会議の日時が先の場合は再度確認メールを送る

Web会議の日時が数週間以上先になる場合は、案内・招待メールの送信に加えて、Web会議の数日前を目安に再度確認の連絡を入れるとよい場合があります。

相手がオンライン会議の事前準備を忘れていた場合は、商談や面談などの日時と内容をあらためてお知らせできるため、当日のトラブル予防につながるでしょう。

今後とも相手との関係性を良好にするコミュニケーションにつなげるためにも、Web会議の案内・招待メールを社外に送ったあとの確認事項としてご活用ください。

Web会議の対応環境の情報を共有する

インターネットの回線を使って参加できるWeb会議は、PCやスマートフォンの種類、回線状態や機材の種類によっては参加できない場合があります。

たとえば、Web会議に使うサービスがどのようなシステムなどに対応しているか、公式サイトのリンクをメールに記載しておくと親切です。

とくにWeb会議に慣れていない初心者の方など、案内・招待メールを社外に送るときは、対応環境の情報を共有して確認しておきましょう。

可能なら連絡先を聞いておく

Web会議をスムーズに進行させるためにも、可能である場合は、相手の電話番号やビジネスチャットのIDなど、メール以外に対応できる方法を聞いておきましょう。

当日にシステムの不具合やトラブルがあったときも、メールでやりとりを進めるよりも対処が素早くなるからです。

Web会議の参加について応答がない場合もメール以外の連絡手段を知っていれば、緊急時の連絡として活用できるので、案内・招待メールを社外に送るときは可能な範囲で確認してみましょう。

Web会議の案内・招待メールを社外に送るときのポイント

Web会議にかかる準備や理解の手間を減らすためにも、事前に送るメールでわかりやすく本題を伝えておくことが大切です。

Web会議の案内・招待メールを社外に送るときのポイントを見ていきましょう。

入室のURLや参加方法などを事前に送る

当日のWeb会議は、メールで送った会議に参加するためのURLから相手に入室してもらいます。

Web会議の初心者と話す場合は、当日の流れや参加方法をメールで簡単に説明しておくと親切です。

Web会議の案内・招待メールを社外に送るときの文末は「ご不明な点があればこちらまで」と記載しておき、メールや電話番号の署名を記載する形の書き方で対応しましょう。

会議の日時・テーマを共有する

当日の話題はどのような内容か、あらためて会議の日時をお知らせする形で相手にメールを送信します。

たとえば「日時：○月○日（曜日）○～○（時間）」として、時間は24時間制で書くとわかりやすいでしょう。

開催日時の聞き違いによるトラブルを予防しながら、当日までにWeb会議の準備を進められます。

Web会議の案内・招待メールを社外に送るときは、テーマと日時を簡単に記載しましょう。

資料を共有する

Web会議の話し合いで必要になる資料は、案内・招待メールと一緒にできる限り当日までに送信しましょう。

事前に送信すると、資料に目を通せてテーマの内容が頭に入りやすくなり、気になる点や内容を当日までに質問する準備が整いやすくなるメリットがあります。

資料の共有は会議時間の削減や進行をスムーズにするために重要なので、Web会議の案内・招待メールを社外に送るときは、資料のデータを添付する工程を忘れないようにしましょう。

件名と本文は簡潔にまとめる

Web会議に関する要点をシンプルに伝えるために「○○会議のお知らせ（○月○日）」など、メールの件名を見てすぐに理解できるタイトルをつけましょう。

メールの本文は「簡単なあいさつ」+「本題のWeb会議のご連絡や参加内容」を箇条書きや改行を使ってわかりやすくまとめます。

Web会議の案内・招待メールを送るときは、いちばん伝えたい項目を件名と本文に簡潔にまとめると本題が伝わりやすい書き方につながるでしょう。

Web会議の案内・招待メールを社外に送るときの例文

件名：【Web会議のご案内】○○会議のお知らせ（○月○日）

株式会社●●　

営業部 △△△△様

お世話になっております。

株式会社△△ ××部の〇〇〇〇と申します。

Web会議の日程が決定しましたのでお知らせいたします。

日時：XXXX年X月XX日（曜日）（時間）

議題：○○について

弊社参加予定者：（参加者名）

Web会議ルーム：https://********

ログインID：******

パスワード：******

Web会議システムは「（Web会議システム名）」を使用します。

事前にアプリのダウンロードが必要なため、以下からアプリのダウンロードをお願いいたします。

https://*******

すでにダウンロード済みでございましたら、対応は不要でございます。

会議開始の10分前から接続可能な状態にしておきますので、

接続環境が心配な場合はお早めに接続をお願いします。

Web会議のトラブルの際には、以下の電話番号までご連絡をお願いいたします。

担当：○○

携帯：XXX-XXXX-XXXX

また、会議で使用する資料を添付しましたので、事前に目を通していただけますと幸いです。

ご不明な点がございましたら、お気軽にお知らせください。

何卒よろしくお願いいたします。

（署名）

Web会議の案内・招待はメールよりChatwork

当日までに確認しておきたい項目には、Web会議の日程が先の場合に送る確認メール、Web会議に対応している環境の情報共有、連絡先を聞いておくことがあげられます。

Web会議の案内メール・招待メールを社外に送るときの書き方は、入室のURLや参加方法、会議の日時やテーマなど、事前に資料や情報を共有しておくと当日の進行をスムーズにできるでしょう。

また、Web会議の案内・招待の連絡手段には、ビジネスチャットを導入してコミュニケーションの流れを活性化させる方法が効果的です。

ビジネスチャット「Chatwork」を利用することで、案内メール・招待メールの代わりにチャット上でスムーズにおこなえます。

Chatwork自体にもWeb会議機能が搭載されていますので、チャットでコミュニケーションをして、そのままWeb会議をおこなうことも可能になり、案内メール・招待メールを送る必要性も削減できます。

さまざまなコミュニケーションを実現できるChatworkの導入をぜひご検討ください。

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