担当者不在のメールを送るタイミングと担当者不在メールの対応ポイント

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目次

仕事の連絡で担当者が不在のときは、代わりの社員がメールで対応すると仕事の流れが止まらずに進められます。

担当者の代わりに取引先や顧客の要望に耳を傾けて対応できると、企業の事業内容に対する安心感が生まれて信頼関係が築きやすくなるでしょう。

仕事においてどのようなタイミングで担当者の代わりの連絡や担当者不在のメールが求められるのでしょうか。

担当者の不在メールを送るタイミングと対応ポイントを解説します。

担当者不在のメールを送るシーン

担当者が出社していないときや席を外しているときは、もし連絡に気がついた場合は、代わりの社員が連絡の対応をすることもあるでしょう。

具体的にどのようなシーンで担当者の不在メールを送る必要があるのか見ていきましょう。

休暇・退勤している場合

担当者が有給休暇や長期休暇を取っているときにやりとりが発生する場合は、代わりに対応しましょう。

すでに早退や退勤で担当者がいないときも、できる範囲で代わりに対応します。

顧客からのクレーム対応や質問など、問い合わせに対して適切に回答しましょう。

担当者の不在メールを送るシーンには、担当者の休暇や退勤後などがあげられます。

営業・出張している場合

担当者が取引先に営業や出張に出かけているときで相手に予定を伝えていない場合は、代わりの社員が対応しましょう。

また、出張や営業先から対応できる環境や時間がある場合は、担当者から事前に伝えておくとスムーズな対応につながります。

取引先への営業や出張の期間中は、長期的に担当者の不在になる場合があるので、事前に担当者不在のメールを送っておくといいかもしれません。

会議・来客対応中で返信できない場合

担当者が社内にいるものの、会議や来客対応中でデスクに不在の場合があります。

緊急の場合は、どのくらいの時間に戻ってくるのか、目安の時間を折り返し伝えておくと親切です。

一時的に不在の場合であっても担当者の不在メールを送っておくことで、次の対応がスムーズに進めやすくなるでしょう。

担当者不在のメールを送るタイミング

取引先や顧客とのやりとりで、担当者が不在であっても何かしらのレスポンスが求められる状況があります。

担当者不在のメールを送るタイミングを見ていきましょう。

取引先からの業務連絡

担当者不在のメールを送るタイミングには、取引先との業務連絡があげられます。

担当者の休暇や出張などで連絡が取れないときは、代わりの社員に対応を任せるために情報共有しておきましょう。

取引先と納品に関する予定調整やデータのやりとりを進めておくことで、担当者がいないときも仕事の流れを止めずに作業が進むでしょう。

顧客からの問い合わせ

製品やサービスに関する疑問や意見の連絡が届いたときは、内容が対応できる範囲なら担当者の代わりに回答します。

できる限り早く答えるほうが顧客満足度をあげられて企業のイメージがよくなるでしょう。

担当者以外の対応が難しいときは、問い合わせの内容で判断しながら、担当者の不在やいつまでに返信できるのか先に送っておくと親切です。

顧客からの問い合わせで担当者が不在のときは、代わりの社員がメールを送るタイミングです。

クレームやトラブルの対応

顧客からのクレームや仕事のトラブルは、すばやく対応することで事業の信頼性を保てます。

担当者が出社していないときに取引先からトラブルの報告があったときは、代わりに対応できない場合、後日に対応すると伝えておきましょう。

顧客からのクレーム内容によって判断しながら、担当者以外が対応できるときは代わりにお詫びのメールを送ります。

クレームやトラブルの対応するときは、担当者が不在であってもメールや連絡をする必要があるケースといえるでしょう。

担当者不在メールを送るときの対応とポイント

担当者の代わりにメールを返信するときに、意識しておきたい内容をいくつかまとめます。

担当者不在メールを送るときの対応とポイントを見ていきましょう。

不在の理由や返信日時の予定を送る

どうして担当者以外が対応する必要があるのか、不在の理由や返信日時の予定を送っておくと親切です。

  • 会議で席を外しているときは何時までに戻るのか返信の時間帯を伝える
  • 出張で連絡がつかないときなど、簡単に説明して代わりに対応する

事前に予定が決まっているときは、予定調整に支障が出ないように取引先や顧客に事前連絡を入れておくと丁寧です。

担当者不在メールを送るときの対応とポイントとして、相手とコミュニケーションを取るためにも不在の理由と返信日時を伝えておきましょう。

丁寧な姿勢で不在をお詫びする

担当者以外の社員が対応するときも、相手に失礼がないようにメールの言葉遣いや対応に気を遣いましょう。

担当者の不在をお詫びしながら、要件や質問に対する答えをできる範囲で返信します。

とくにクレームやトラブルが発生したときは、あとから担当者に詳細が伝えられるようにしっかり内容を把握しておきましょう。

担当者不在メールを送るときの対応は、丁寧な姿勢でお詫びの言葉を伝えることがポイントです。

件名と本文はわかりやすい文面で書く

相手が求める本題の要件に回答できるように、メールの件名や本文は相手が読み取りやすい文章で返信しましょう。

たとえば、件名には「〇〇の件について」と記載し、本文の冒頭では担当者の代わりに返信している旨と不在の期間を簡潔に伝えます。

仕事の流れを止めずに済むので、取引先や顧客に安心感を与えながら信頼関係がつくれるのです。

件名と本文で内容をシンプルに伝える工夫は、担当者不在メールを送るときの対応として覚えておきましょう。

要件を聞き取ってメモに残す

担当者が戻ってきたときに仕事の流れがわかるように、要件や返信内容のメモを書いて残しておくと親切です。

取引先や顧客の名前や連絡の日時、内容をまとめて担当者のデスクにメモを残すなど、相手に伝わるやり方で残しましょう。

担当者以外が対応できたときや対応できなかった場合も、仕事の進捗状況が把握しやすくなるメリットがあります。

担当者不在メールを送るときの対応の流れや内容が把握できるように、メモ書きで残す工夫を取り入れることがポイントです。

急ぎのときは担当者に連絡を入れる

担当者の代わりに対応できない状況には、緊急時のトラブルなどがあげられます。

どうしても対応が迫られる場合は、担当者に連絡を入れてサポートをあおぎましょう。

社内にいるときは担当者を呼びに行く対応の仕方、社外にいるときは電話やメールで担当者に連絡を入れます。

担当者不在メールを送るときの対応で、急ぎの返信が求められるときは、周りや担当者に声をかけることもポイントです。

担当者の不在の連絡はメールよりChatwork

担当者がデスクにいないときを始め、出社していない場合は、担当者の代わりに社員が取引先との業務連絡や顧客からの問い合わせ、クレームやトラブルに対応しておくと相手にとっても親切です。

代わりの社員が対応するときは、担当者が不在の理由や返信日時の予定を丁寧な姿勢で送り、不在をお詫びする文面で件名と本文はわかりやすくまとめましょう。

また、要件を聞き取ってメモに残しながら、どうしても急ぐときは担当者に連絡を入れてサポートしてもらうようにするか、後日の対応で了承を取ることが求められます。

担当者不在の連絡に対する確認作業を効率化するためにも、仕事の連絡手段はメールよりもビジネスチャットが効果的です。

ビジネスチャット「Chatwork」では、グループチャットでプロジェクトごとに複数人で区切ることができるので、効率よくコミュニケーションや情報共有できます。

Chatworkであれば、出張や営業先でもチャット式の会話やビデオ通話で連絡が取りやすく、一連のやりとりをさかのぼりやすいところがメリットです。

担当者不在の連絡に関わらず、社内外のコミュニケーションの円滑化にChatworkの導入をご検討ください。

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