電話の折り返しマナーとは?折り返し電話のスムーズなかけ方とマナー

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目次

電話に出られなかったときには、折り返しの連絡をすることがマナーとされていますが、電話の折り返しにはマナーが求められます。

社内・社外を問わず、ビジネスシーンという状態にあわせた折り返し電話ができると、好印象で信頼感のある人柄を感じてもらうことができるでしょう。

電話の折り返しマナーを意識するべき理由や、適切な折り返し電話のかけ方について解説していきます。

電話の折り返しマナーを意識するべき理由

折り返しの電話が必要ということは、その時点で相手を少なからず待たせている、作業の手を止めている可能性があります。

すでに相手に時間をとらせてしまっている以上、その後のやりとりがスムーズにいくように、電話の折り返しマナーを意識した配慮のある折り返し電話をすることが必要といえるでしょう。

急いで折り返し電話をしなくてはと焦る気持ちがでますが、準備不足のまま折り返し電話をしてしまうと、さらに不必要な折り返しが増えてしまうなど、効果的な電話ができない場合があります。

仕事をするなかで業務を効率的におこなうのは大切なポイントですので、マナーを意識したうえで適切な準備をしてから、折り返し電話をかけることが大切です。

電話の折り返しマナー:基本的なポイント

電話の折り返しをするときのマナーとして、心がけたい基本ポイントを紹介します。

相手の立場になり考えてみることで見えてくるポイントばかりですので、電話の折り返しをする際は参考にしてください。

 

必要な情報を手元に揃えておく

電話の内容があらかじめわかっている場合には、折り返し電話をするときに必要な情報を手元にそろえておくとよいでしょう。

回答や提案などがスムーズにいくようになり、お互いの時間短縮、やりとりの回数の削減につながり、円滑に話を進められるような準備が重要です。

 

一般的に忙しい時間には折り返し電話しない

一般常識的に忙しいとされる時間には、折り返しの電話をしないことを意識しましょう。

以下のような時間帯が、折り返し電話をするのに適していないと考えられます。

  • 出社直後
  • お昼時
  • お昼が終わった直後
  • 退勤直前
  • 営業時間外

相手の状態がととのっていないであろう時間帯に折り返しの電話をすることは、避けるようにしましょう。

 

可能な限り早く折り返しする

折り返しの電話をするのに適していない時間帯を除いて、可能な限り早く折り返し電話をするようにしましょう。

折り返し電話を早くすることによって、お互いの仕事の手を止めてしまう時間帯を少なくすることができる可能性があります。

また、折り返し電話を気にかけている時間も少なくなるため業務に集中でき、後回しにしたことによって折り返し電話を忘れてしまう状況を限りなく減らすことができます。

折り返しの電話を遅くするメリットはないので、できる限り早くするようにしましょう。

 

まずひとことお詫びをする

折り返し電話だということを伝えたうえで、先ほどは電話に出られずに失礼しましたというお詫びを伝えるようにします。

こちらにどのような理由があって電話に出られなかったのかは、相手には関係がありません。

すぐに電話に出られなかったことで、相手の業務の手を止めている可能性が考えられますので、お詫びの言葉は必ず伝えるようにしましょう。

電話の折り返しマナー:注意すべきポイント

折り返し電話をする際に注意すべきポイントもあります。

電話の折り返しマナーとして注意点を理解していると、安全かつ適切に折り返し電話をすることができるでしょう。

 

折り返し電話はまわりの環境に気をつける

急いで折り返し電話をした結果、電波が悪い、周りの雑音がひどくて会話にならないなどの状況がないように注意をします。

環境に不備があると、電話で会話ができるようになるまでに、お互いに何度も手間がかかってしまいます。

また、電車の中からかけるなどの一般常識から考えてもルール違反な行為があっては、信用を落とすことになりかねません。

たとえ急いで折り返しの電話をかけたとしても、会話ができないという状況になることは極力避けられる環境で電話をするようにしましょう。

 

相手が不在のときの対応

こちらから折り返しの電話をかけたときに、今度は相手が不在の場合があります。

その場合、基本的にはまたこちらからかけ直しをする旨を、留守電を残したり伝言してもらうようにします。

社内の関係者が電話に出た場合には、差し支えないようでしたらとひとこと断りを入れ、今後はいつごろが電話がつながりやすそうかと、スケジュールの確認をします。

そうすることでその後のやりとりがスムーズにいく可能性が高まるでしょう。

また、電話に出なかった場合には、メールやチャットツールなどで連絡を入れておくのも、その後のやりとりがスムーズになるために有効な手段です。

メールなどを送るときには、「電話に出なかったので」などと直接的な言い回しは避け、「電話を差し上げましたが、お忙しいようでしたので...」など、やわらかな言い方になるよう心がけましょう。

 

伝言や留守電などを確認したことを伝える

折り返し電話がスムーズにつながったときには、伝言された内容や留守電を確認したことを伝えます。

把握している内容を伝えることで、あらためて相手が内容の説明をしなくてもすぐに本題に入って話ができます。

お互いの時間短縮、スムーズなやりとりのために、把握している内容についてはしっかりと伝えてから話をし始められるとよいでしょう。

 

折り返し電話の一般的な流れ

折り返し電話をする際の一般的な流れについて、相手が電話に出た場合と出なかった場合にわけてご紹介いたします。

お互いの状況を考えたマナーある会話ができるように、こちらを参考に折り返しの電話をしてみてください。

折り返し電話:相手が電話に出た場合

相手:はい、株式会社〇〇の〇〇です。
自分:お世話になっております、株式会社〇〇の〇〇です。
   お電話をいただいた件で、ご連絡をいたしました。
   先ほどはすぐにお電話に出ることができず、申し訳ございませんでした。
相手:とんでもないです。折り返しのご連絡ありがとうございます。
自分:さっそくですが、〇〇案件についてのご連絡ということで、
   〇〇より報告を受けております。
相手:ご確認をいただき、ありがとうございます。
   その件の、時間調整について確認したいのですが〜...

以下、内容にそって会話。

 

折り返し電話:相手が不在だった場合

相手:はい、株式会社〇〇の■■です。
自分:お世話になっております、株式会社〇〇の〇〇です。
   営業部の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか?
相手:〇〇は、ただいま席を外しております。
自分:左様ですか。先ほどお電話をいただいた件でご連絡をいたしました。
   またこちらからご連絡を差し上げます。
   差し支えなければ、〇〇様はいつごろでしたらお電話がつながりやすそうか、
   教えていただけますでしょうか?
相手:〇〇は15時ごろには戻る予定でおります。
自分:ありがとうございます。
   それでは、またあらためてご連絡をいたします。

 

折り返しはChatworkで迅速にする

仕事をしていると、折り返しの電話をしたときにつながらなかったり、すぐにこちらから電話での折り返しができないような状態であることも少なくありません。

しかし、つながらないからといって連絡をとらないままでいたり、何度もお互いに折り返し電話のかけ直しをし合うことは、無駄でもあります。

メールで連絡をとる方法もありますが、多くメールを受信することでメールが埋もれてしまう可能性も高く、気軽に返信をすることができないというデメリットがあります。

このような悩みを解決できるのが、ビジネスチャットの「Chatwork」です。

Chatworkはチャット形式でやりとりができるため、気軽メッセージを送れたり、メッセージだけではなく、タスク管理機能、ファイル管理・データ共有機能が備わっているため、ビジネスに必要なコミュニケーションをとることができます。

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Chatworkのお役立ちコラム編集部です。 ワークスタイルの変化にともなう、働き方の変化や組織のあり方をはじめ、ビジネスコミュニケーションの方法や業務効率化の手段について発信していきます。

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電話の折り返しマナーに関するQ&A

電話の折り返しマナーとは?

待たせている相手に配慮して適切な準備をして電話をかけることがマナーです。

マナーを意識するべき理由を理解した上で折り返し電話をすることで、スムーズにコミュニケーションがとれるでしょう。

折り返し電話の流れとは?

相手が電話に出た場合と出なかった場合で流れが異なるため、それぞれのケースで具体的に話す内容を準備します。

相手が電話に出た場合の流れとしては、冒頭にお詫びの気持ちを伝えるとよいでしょう。

相手が電話に出なかった場合の流れとしては、代理で受けてくれた方にお礼を添えつつ、改めて電話する旨を伝えましょう。

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