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ビジネスチャットの効果とは？ビジネスチャットの効果を最大限発揮する5つのポイント
目次
ビジネスチャットはコミュニケーションツールの1つです。
ビジネスチャットには、コミュニケーションの効率化・迅速化といった効果だけでなく、業務全体の効率をアップする効果があります。
ビジネスチャットの効果を最大限発揮するために意識すべき5つのポイントをご紹介します。
また、職種ごとの効果的なビジネスチャットの活用方法についても説明していきます。
ビジネスチャットの基本機能をおさらい
まずは、ビジネスチャットの基本機能についておさらいしましょう。
多くのビジネスチャットには以下のような機能が備わっています。
- チャット機能
- タスク管理機能
- データの共有機能
- ビデオ・音声通話機能
サービスによっては、これらの機能に加えて、社外とのやりとりを制限する機能や、他社サービスとの連携機能などがあります。
ビジネスチャットの効果とは？
ビジネスチャットの最も大きな効果は、コミュニケーションの効率化・迅速化です。
これによって、業務全体の効率を上げる効果もあります。
ビジネスチャットの主な効果について見ていきましょう。
コミュニケーションを効率化・迅速化できる
ビジネスチャットは、メールや電話に比べて手間がかからないことが特徴です。
メールのように、毎回文頭や文末に堅苦しい挨拶を書く必要がありません。
フランクなコミュニケーションがしやすいため、本当に伝えたい情報以外に労力をかけなくていいのです。
また、電話やビデオ通話と違って、コミュニケーションを取る人が同じ時間を共有する必要がありません。
自分の都合のいいタイミングで返信ができるため、効率的なコミュニケーションが可能になります。
業務効率化が実現できる
ビジネスチャットでコミュニケーションが効率化・迅速化することで、業務効率化が実現できます。
先ほども述べたように、ビジネスチャットはコミュニケーションに手間がかかりません。
コミュニケーションに必要以上の時間や手間をかけないことで、本来の業務に多くの時間を充てられます。
コミュニケーションが迅速化することで、社内の意思決定スピードも上がるでしょう。
また、タスク管理機能が備わっているビジネスチャットでは、タスク管理機能を使って仕事を可視化することで、業務効率化につなげることもできます。
情報共有漏れを防げる
ビジネスチャットは、情報共有漏れ防止にも効果的です。
ビジネスチャットには、メンション機能といって、グループチャット内で特定の人物に対して「あなた宛のメッセージである」という意思表示をする機能があります。
メンション機能があれば、グループチャット内でもメッセージが埋もれにくく、情報共有の確実性が高まります。
また、メールのようにほかのメールに埋もれることが少なく、開封率が高いことも特徴です。
ほかにも、検索機能があることや、やりとりの流れが分かりやすいことも情報共有漏れ防止に役立ちます。
コミュニケーションが活性化する
ビジネスチャットによって、社内のコミュニケーションが活性化する効果もあります。
ビジネスチャットは、メールと違って、比較的フランクな表現でコミュニケーションを取れるため、コミュニケーションが活性化しやすいのです。
ほかにも、グループチャットを作成して意見交換や雑談の場を設けるといった使い方もできます。
また、コミュニケーションが不足しがちなテレワーク中のコミュニケーション手段としても最適です。
仕事とプライベートを区別しやすい
ビジネスチャットは、仕事とプライベートの区別がしやすいです。
プライベートでも使用するチャットツールを仕事でも使う場合、プライベートの相手に仕事の連絡を誤送信してしまうなど、仕事とプライベートを混同してしまう危険性があります。
一方、ビジネスチャットの場合、仕事の関係者としか連絡を取らないため、プライベートと混同するリスクを排除できます。
また、ビジネス用の設計になっているため、通常のチャットツールに比べて、セキュリティが強固な点も安心です。
ビジネスチャットの効果を最大限発揮する5つのポイント
ビジネスチャットの効果を最大限発揮するには、導入目的を明確にした上で、使用ルールを策定したり、ビジネスチャットの機能を十分活用することが大切です。
ビジネスチャットの効果を最大限発揮する5つのポイントをご紹介します。
ビジネスチャットの導入目的を明確にする
まず、何のためにビジネスチャットを導入するのかという目的を明確にすることが非常に重要です。
ビジネスチャットの導入目的を従業員に説明する際には、以下の点を意識しましょう。
- 既存のツールからビジネスチャットに切り替える理由
- ビジネスチャットのメリット
- 電話やメールとビジネスチャットの使い分け
このステップを飛ばしてしまうと、従業員がビジネスチャットのメリットや導入目的を理解できません。
その結果、「新しいツールは難しそう」「従来のやり方から変えたくない」などの理由で、ビジネスチャットが使われないことも起こりえます。
既存のツールとの使い分けを明確にする
ビジネスチャットを導入する際には、既存のツールとの使い分けを明確にすることも大切です。
ビジネスチャットには、チャット機能のほかにも、タスク管理機能やビデオ通話機能などが備わっています。
既存のツールと機能が重複している場合、使い分けのルールや移行期間を決めるなど、使い分けを明確にしましょう。
また、多くのビジネスチャットには、会計システムや勤怠管理ツールなど、他社サービスとの連携機能も備わっています。
連携機能の数や種類を確認し、既存のツールと相性がよいものを選ぶと、従業員に混乱が生じないでしょう。
チャットの利用ルールを決める
ビジネスチャット導入の際には、チャットの利用ルールを決めておく必要があります。
決めておくべきルールの例としては以下のとおりです。
- チャットの送信時間帯・曜日
- アカウント名の表記（部署名を入れるかなど）
- チャットの管理者（グループの乱立や、無関係なメンバーの追加を防ぐため）
- 定型的な挨拶は極力避ける など
とくに、チャットの送信時間帯については事前に決めておくべきです。
ビジネスチャットは、手軽に送信できる分、休日や時間外にもメッセージを送ることもできます。
仕事とプライベートの切り替えをするためにも、チャットの送信時間帯については共通認識を持っておくことが大切です。
リアクション機能を活用する
ビジネスチャットでは、リアクション機能を活用しましょう。
リアクション機能とは、メッセージに対して絵文字などで反応を示す機能のことです。
リアクション機能を活用すれば、文字を入力することなくワンクリックで反応を示せます。
メールでよくある「了解しました」だけのムダなやりとりを省けるため、コミュニケーションの効率化に効果的です。
メンション機能を活用する
グループチャットでは、メンション機能を上手く活用しましょう。
再度説明すると、メンション機能とは特定の人物に対して「あなた宛のメッセージである」という意思表示をする機能のことです。
人数が多いグループチャットでは、メンション機能を活用することで、確実に情報を届けられます。
メンションされたことの通知も届くため、開封率・返信率を高めるのにも効果的です。
ビジネスチャットの効果的な活用方法
営業・人事・総務といった職種ごとに、ビジネスチャットの効果的な活用方法をご紹介します。
営業担当：日報提出や社内会議への出席
営業担当は社外に出ていることの多い職種です。
ビジネスチャットを活用すれば、どこにいても日報の提出や会議への参加が可能になります。
日報の提出や会議への参加のために帰社する必要がなくなり、移動時間を有効活用できるのです。
営業以外の仕事を効率化することで、営業に充てられる時間が増え、売上増加につながります。
また、クライアントとのやりとりにビジネスチャットを活用すれば、コミュニケーションスピードが上がり、顧客対応の質も向上するでしょう。
人事担当：選考フローの迅速化・オンライン面談の実施
人事担当では、主に採用業務や社員との面談でビジネスチャットが活躍します。
たとえば、グループチャットを活用した選考フローの迅速化です。
人事と部門ごとの面接官を入れたグループチャットを作成し、履歴書などをグループチャット内で共有します。
面接後のフィードバックや伝達事項もチャット内で共有すれば、選考のスピードアップが可能です。
また、ビデオ通話機能を使ったオンライン面談を実施することもできます。
移動時間や面談場所を気にせずに気軽に面談ができるため、社員の悩みを聞き出しやすく、社員のメンタルヘルスケアにも効果的です。
総務部門：全社員へのアナウンス・提出物の管理
会社全体に関する業務をおこなう総務部門では、全社員へのアナウンスや提出物の管理にビジネスチャットを役立てることができます。
全社員が参加するグループチャットを作成すれば、伝達事項を確実に全社員に届けることが可能です。
口頭やメールでのアナウンスと比べて「メールを読んでいない」「伝達事項を聞いていない」という事態を減らせます。
また、タスク管理機能は、提出物の管理にも効果的です。
タスクの完了状況によって、どの社員が提出していないかを一目で確認できます。
ビジネスチャットの効果を最大限発揮するなら「Chatwork」
ビジネスチャットには、コミュニケーションを効率化・迅速化する効果があります。
業務効率化を実現するためには必須のデジタルツールです。
しかし、ビジネスチャットにはさまざまな種類があり、どのビジネスチャットを使うか迷ってしまう人もいるでしょう。
そんな方には、ビジネスチャット「Chatwork」をおすすめします。
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チャット機能・タスク管理機能・データや画像の共有機能・ビデオ通話機能などの基本機能のほかに、リアクション機能・メンション機能も備わっており、ビジネスチャットの効果を最大限発揮できます。
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