チャットの文章術とは?チャットの会話のコツ・やりとりを減らす方法を解説

ビジネスチャット
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目次

チャットは、メールと同様に情報を文字で残すことができ、電話のようにタイムリーに情報交換ができます。

ビジネスのシーンにチャットを導入することで、スムーズかつ正確な情報共有、コミュニケーションを実現できます。

ここでは、チャットの文章術や会話のコツ、やりとりの往復を減らす方法を解説します。

ビジネスチャットとは

「ビジネスチャット」とは、インターネットを介して、リアルタイムなコミュニケーションを実現できる、ビジネスシーンでの活用を目的としたツールのことで、複数人で同時にメッセージを共有できる点が最大の特長です。

リモートワークやテレワークなどの普及により、「だれが」「どこにいても」円滑な情報共有が実現できるように、ビジネスチャットをコミュニケーションツールとして導入する企業が増えてきました。

ビジネスチャットをはじめとしたチャットは主に3つの種類に分けられます。

「テキストチャット」「ボイスチャット」「ビデオチャット」があり、目的や用途に応じたチャットを選ぶことで、業務効率化や生産性向上を期待することができます。

>ビジネスチャットとは?に関する記事はこちら

>ビジネスチャットの普及率に関する記事はこちら

メールとの違い

ビジネスチャットとメールは、それぞれテキストによるコミュニケーション方法ですが、特徴が異なります。

メールは「1対1のコミュニケーション」を基本としており、複数人で同時にコミュニケーションをとることは難しいです。

また、ビジネスメールのマナーや形式的な挨拶が必要になることや、誤送信のリスクなども想定されるため、慣れるまでは一通のメールを作成するまでに時間がかかることもあるでしょう。

一方でビジネスチャットは、1対1のコミュニケーションはもちろん、「グループチャット」を作成すれば、複数人で同時にコミュニケーションをとることもストレスなく実現できます。

また、形式的な挨拶は不要で、誤送信のリスクもなくせるため、コミュニケーションのスピードをあげることや、マナーを確認する手間なども減らすことができます。

メールからビジネスチャットに、コミュニケーション方法を変更するだけで、業務効率化を図ることもできるため、ビジネスチャットを社内外のコミュニケーションツールとして採用する企業が増えています。

>ビジネスチャットとメールを使い分けるポイントに関する記事はこちら

>ビジネスチャットの効果に関する記事はこちら

プライベートSNSとの違い

LINEやMessengerのようなプライベートでも使用するSNSは、手軽さはあるものの、ビジネスシーンで利用する際には、情報漏洩などのリスクが懸念されます。

ビジネスシーン専用として使用できる「ビジネスチャット」は、企業間や社内のコミュニケーションに特化しているツールのため、セキュリティ面での懸念点を払しょくすることができます。

ビジネスチャット「Chatwork」は、チャット機能だけでなく、タスク管理機能やファイル管理機能などの、ビジネスシーンで活用できる機能も搭載されているため、ひとつ導入するだけで、さまざまな課題解決を期待することができます。

また、ビジネスシーン専用のツールにすることで、プライベートと仕事を切り分けることもできるため、ワークライフバランスの実現も可能になります。

>Chatworkのセキュリティに関する記事はこちら

>業務連絡をプライベートSNSでおこなうリスクに関する記事はこちら

チャットで感じる難しさ

スムーズな情報共有や業務効率化が実現できるビジネスチャットですが、チャットでコミュニケーションをとることならではの難しさも存在します。

チャットで感じる難しさにはどのようなものがあるのでしょうか。

スピード感のあるコミュニケーション

チャットの利点ともいえる「スピード感のあるコミュニケーション」に、難しさを感じる人もいます。

チャットを活用することでスピーディーなコミュニケーションが可能になりますが、その一方で、やりとりの回数も増えるため、チャットに慣れていない人は、情報の取捨選択やラリーのはやさに難しさを感じるかもしれません。

使っていくうちに慣れるものとはいえ、最初は戸惑うこともあるでしょう。

気軽なコミュニケーションへの抵抗

メールや電話とは異なる「気軽なコミュニケーション」に対して、抵抗を感じる人もいます。

これまでメールを中心にやりとりをしていた人は、「リアクション機能」や「定型文を省いたメッセージ」が、相手に失礼にあたるのではないかと悩んでしまい、なかなか送信できないことがあります。

組織や企業で、統一したチャットのルールを策定すれば、気軽にコミュニケーションがとれるようになるため、導入時にはルールの策定をおこないましょう。

>ビジネスチャットの導入を成功させるポイントに関する記事はこちら

>リアクション機能とは?に関する記事はこちら

伝え方に悩む

スピーディーなやりとりが基本になるチャットだからこそ「伝え方」に悩むことがあります。

伝えたい要件があっても、「長くなりすぎないように」「内容が伝わりやすいように」と悩みすぎてしまい、逆に時間がかかってしまうことがあるでしょう。

スピーディーかつ、確実な情報共有をおこなうためには、実際にチャットを活用しながら慣れていく必要があります。

文章をまとめることに時間がかかりすぎてしまうと、チャットの良さがなくなってしまうため、装飾機能などをうまく活用し、「読みやすい」文章にすることも意識するとよいでしょう。

>Chatworkの装飾タグに関する記事はこちら

>ビジネスチャットのマナーとは?に関する記事はこちら

チャットコミュニケーションのコツ

「チャットで感じる難しさ」を紹介しましたが、チャットでのコミュニケーションを円滑にするコツを掴めば、悩みを解消することができるかもしれません。

チャットコミュニケーションを、円滑にし、効果的にチャットを活用するためのコツを解説します。

定型文を省く

ビジネスチャットでは、メールで記載するような「お世話になっております」「〇〇株式会社の××です」などの定型文は不要です。

ビジネスチャットを、スピーディーな情報共有やリアルタイムのコミュニケーションを目的に導入している場合、時候の挨拶やクッション言葉はいれないほうが、目的に沿っているでしょう。

定型マナーを省いたコミュニケーションを実現するためには、チャット導入の目的を組織に浸透させ、ルールを策定し利用者に周知することが重要です。

効果的にチャットを活用できるように、初期の運用をしっかりとおこないましょう。

感情を伝えるコミュニケーション

ビジネスチャットは、「感情を伝えるコミュニケーション」を工夫することで、より効果的に活用することができます。

メールとは異なる、短いテキストのみのやりとりだからこそ、感情や細かいニュアンスを、相手に正しく伝える工夫をすることが大切です。

チャットで送る文章は、リアクション機能やカジュアルな表現、「...」「!」などを用いて、メールよりも気軽なコミュニケーションをすると相手にも気持ちが伝わりやすいです。

視覚的な読みやすさを意識する

ビジネスチャットでは、視覚的な読みやすさを意識することも大切です。

テキストのみのコミュニケーションだからこそ、視覚的に読みやすくなることで、内容も伝わりやすくなります。

伝えるための文章の工夫として、下記の装飾を用いるとよいでしょう。

・改行や箇条書き
・内容を強調する【】(すみかっこ)
・太字
・囲み

チャットを用いると、端的に内容を伝えることを意識してしまいがちですが、装飾を用いることもできるため、複雑な内容や長文になってしまう場合は、視覚的に認知しやすくすることも意識できるとよいでしょう。

無駄なやりとりを減らすコツ

スピーディーな情報共有が実現できるチャットですが、ラリーが多い・話の内容が混在してしまうなどの悩みをもつ方もいるのではないでしょうか。

チャットで無駄なやりとりを減らし、効率的に活用するためのコツを具体的にみていきましょう。

内容は明確に伝える

チャットで無駄なやりとりを減らすためには、「内容を明確に伝えること」が大切です。

たとえば、以下のようなメッセージの送り方を意識すると、「なんの会議の話ですか」「進めてしまっていいのでしょうか」のようなラリーをなくすことができます。

・「はい」「いいえ」で答えられるものは、はっきりと答える
・「先ほどの件」「明日の会議」などのあいまいな表現ではなく、「今日の〇〇の会議で決定した××の件」など、明確な表現を用いる

聞き返しがないように配慮する

「聞き返し」がないように配慮することも、業務効率化を図るためには大切です。

たとえば、以下のようなやりとりの場合、本来1度で終わるラリーが、4回に渡ってしまっています。

A:XXに関する資料です。問題ないかご確認ください。
B:確認しました
A:問題なかったということでよろしいでしょうか
B:はい

相手から「〇〇ということですよね」「××でよろしいでしょうか」という確認の返信がないように、ラリーで送る文章には、相手の意図をくみんだ回答をいれるようにしましょう。

反応しやすい表現を用いる

チャットでは、なるべく反応しやすい表現を用いることもポイントです。

「問題なければスタンプを押してください」「返信不要です」などの一文を記載することで、「確認しました」「承知しました」などのラリーを減らすことができます。

この一文がなく、複数人から「承知しました」と返信がきてしまった場合、画面が圧迫され、本題を確認しづらくなってしまいます。

反応しやすい表現にすることで、忙しい人が簡単に反応することもできるため、積極的に活用するようにしましょう。

引用機能を活用する

「引用機能」を活用することも、チャットコミュニケーションを円滑にするコツです。

相手からの質問の回答を、自分の言葉に変えて説明すると、わかりづらくなる可能性があります。

先頭に「 > 」をつけ、相手のメッセージを引用して返信すると、相手も自分の質問に対する回答だと認識して、やりとりを進めることができます。

A:明日の臨時総会の開催時間についてご連絡をお願いします
B:>明日の臨時総会の開催時間についてご連絡をお願いします
  臨時総会は10時~11時開催です

ビジネスチャット「Chatwork」では、簡単に相手のメッセージを引用することができます。

やりとりをスムーズにおこなうためにも、ぜひご活用ください。

>Chatworkの引用機能に関する記事はこちら

生産性向上にチャットを活用するには

チャットコミュニケーションを円滑にするコツを紹介してきましたが、チャットを効果的に活用することで、生産性向上も図ることができます。

導入するだけでなく、効果的にチャットを活用し、組織の生産性向上を図りましょう。

運用ルールをつくる

会社や組織全体でチャットを導入する際は、「運用ルール」をつくるようにしましょう。

チャットを効果的に使うコツである「定型文を省く」「絵文字などでリアクションをする」などのコミュニケーション方法は、一定数抵抗感をもつ人がいるでしょう。

この課題を解決するためには、全員が認識している「会社のルール」として、チャットのコミュニケーション方法を決めることが効果的です。

ルールとして「定型文を使わなくていい」「絵文字でリアクションしていい」と決めると、抵抗感をもつ人も、チャットを活用しやすくなるでしょう。

 

時間のルールを明確にする

場所や時間をとわずに送受信できるチャットですが、時間のルールを明確にすることも、ストレスのない運用にするためには重要です。

気軽にコンタクトがとれることがメリットのチャットですが、業務時間外に通知がくることで、オンオフのメリハリがつけられず、ワークライフバランスが崩れてしまう人もいるでしょう。

「通知オフのルールづくり」「メンションをつけていい時間」などを決めることで、業務時間内外の意識を芽生えさせることができ、メリハリもつけやすくなるでしょう。

ビジネスチャット「Chatwork」は、曜日や時間単位で通知のオンオフを設定することができます。(※モバイル版アプリのみ)

ワークライフバランス実現のためにも、業務時間のメリハリを意識しましょう。

>Chatworkのプッシュ通知に関する記事はこちら

リアクション機能を活用する

組織やチームの生産性を高めるためには「リアクション機能」の活用も効果的です。

テレワークやリモートワークの場合、相手の顔を見ることができないため、オフィスにいた時のように、部下や同僚のコンディションや体調を把握しづらいでしょう。

また、メッセージをうけとった相手の表情や雰囲気がわからないため、メッセージを送りづらいと感じることもあるかもしれません。

このような課題を解消するために、メッセージに絵文字をつけてみることをおすすめします。

絵文字をつけるだけで感情が伝わりやすくなり、与える印象も柔らかくすることができます。

相手の顔が見えない状況だからこそ、自分の気持ちや感情を伝えられる絵文字を使い、積極的にコミュニケーションをとる必要があります。

文字だけでは伝えられないニュアンスを、リアクションや絵文字で伝え、心理的安全性の高い関係性を構築しましょう。

>心理的安全性の低い職場とは?に関する記事はこちら

Chatworkで生産性向上に成功した事例

ビジネスチャット「Chatwork」を活用し、生産性向上に成功した企業があります。

成功事例をみて、チャットを効率的に活用しましょう。 

電話対応を1/4に減らすことに成功した事例

ある医療・介護系施設では、スタッフ間のやりとりに「内線電話やメモ」を活用しており、情報共有方法や連携漏れに課題がありました。

このような課題を解消するために「Chatwork」を導入し、結果として、電話対応を1/4に減らし、情報共有の効率化に成功しました。

また、施設内のペーパレス化はもちろん、業務のスリム化や連携漏れの防止など、さまざまな業務の効率化に成功した事例です。

>社会福祉法人明石恵泉福祉会の事例

コミュニケーション意識の改革に成功した事例

あるマスコミ・マーケティング会社では、コミュニケーション意識の改革として「Chatwork」を導入しました。

この企業は、社内連絡のすべてを「Chatwork」に統一することで、スピーディーな情報共有やセキュリティ強化に成功しています。

プライベートSNSの使用抑制やスピーディな情報共有が実現できたことで、テレワークの導入もスムーズにおこなえるようになった事例です。

>株式会社エヌ・アイ・プランニングの事例

Chatworkで生産性向上を目指しましょう

チャットの特長を活かし、効果的に活用することで、業務効率化や、生産性向上を期待することができます。

ビジネスチャットの導入を検討する際は、導入の目的や用途を明確にし、自社に最適なチャットツールを選ぶようにしましょう。

ビジネスチャット「Chatwork」は、操作方法が非常にシンプルな、純国産のビジネスチャットツールです。

チャット機能以外にも、タスク管理機能・ファイル管理機能など、業務効率化をかなえる機能が充実しているため、ビジネスのさまざまなシーンで活用することができます。

新しいビジネスコミュニケーションの手段として「Chatwork」をご活用ください。

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Chatworkのお役立ちコラム編集部です。 ワークスタイルの変化にともなう、働き方の変化や組織のあり方をはじめ、ビジネスコミュニケーションの方法や業務効率化の手段について発信していきます。

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