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「ご迷惑をおかけしました」の正しい使い方とは？例文つきで解説
目次
ビジネスシーンの謝罪で使われることが多い「ご迷惑をおかけしました」は、依頼や前置きとしても活用できる表現です。
汎用性の高い表現のように思えますが、使用する際は注意すべき点がいくつかあります。
「ご迷惑をおかけしました」の使い方や注意点、言い換え表現などを、例文を交えながら解説します。
「ご迷惑をおかけしました」の意味とは
「ご迷惑をおかけしました」は、過去に起こしてしまった自分の言動や物事を詫びる際に使われる表現で、不快であることを意味する「迷惑」に、謙譲語の「〜をおかけする」をあわせた言葉です
謝罪のシーンで使われる印象が強い言葉ですが、依頼や話の前置きとしても使える表現のため、ビジネスシーンでは使われることが多い表現です。
「ご迷惑をおかけしました」の使い方や注意点について詳しくみていきましょう。
「ご迷惑をおかけしました」の使い方と例文
「ご迷惑をおかけしました」の使い方を例文つきで解説します。
ビジネスシーンでの使い方
ビジネスシーンでの使い方として最も多いのは、自分の落ち度で迷惑をかけたことに対して、お詫びをする意味での使い方です。
上司や取引先などの目上の人に対しては、「ご迷惑をおかけいたしまして申し訳ございません」「ご迷惑をおかけいたしましたこと、深くお詫び申しあげます」など、敬語表現を交えて使うようにしましょう。
- この度は弊社の○○により御社（貴社）に多大なるご迷惑をおかけいたしまして申し訳ございませんでした。
- 先日はご迷惑をおかけしました。本日早急に復旧作業を進めて参ります。
後述しますが「よろしくお願いします」と併用する際は注意が必要な表現であることを覚えておきましょう。
ビジネスメールでの使い方
ビジネスメールで「ご迷惑をおかけしました」を使う際は、電話や直接の謝罪をした後のフォローメールとして使うことが適切です。
信頼関係を維持するためにも、誠意を自分の言葉で伝えられるように、メールのみで謝罪をすることは避けましょう。
直接の謝罪をおこなったうえで、メールで相手に被らせてしまった事項とあわせて謝罪の意を伝えるようにしましょう。
- 先日は弊社側の不手際により納品が遅れてしまい大変ご迷惑をおかけしました。同じことが起こらないよう、再発防止に努めてまいります。
- お電話でお伝えした件ですが、弊社側の共有漏れでご連絡が遅れてしまい、ご迷惑をおかけしました。
謝罪する際の使い方
上述した通り、謝罪の意を伝える際は、まずは直接謝罪することがマナーです。
直接伝えることで、謝罪の気持ちや反省の気持ちをうけとってもらいやすく、誠意を伝えることができるでしょう。
また、トラブルに至った経緯や今後の対策についても詳しく説明することができます。
- この度はご迷惑をおかけいたしまして、深くお詫び申しあげます。このような事態に至った経緯は、弊社側の情報共有漏れが原因です。二度と起こらないように、○○を徹底して参ります。
依頼する際の使い方
「ご迷惑をおかけしますが」は、謝罪以外でも使うことができる表現ですが、「相手に迷惑をかけることがわかったうえで依頼をする」という意味になってしまうため、使用する際は注意が必要です。
また、「よろしくお願いします」を使った「ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします」も使ってしまいがちな表現ですが、相手に迷惑がかかることを知ったうえで依頼していることになるため、使用は避けたほうがいいでしょう。
しかし、「ご迷惑をおかけしますが」が適切なシーンはいくつかあります。
たとえば、異動してきた部署で未経験の業務を担当するときや、転職してきた職場でルールなどの理解ができていない時など、「これから迷惑をかけてしまうこと」を予め理解しておいてほしいシーンなどがこれにあたります。
それ以外のシーンにおいては、類語や言い換え表現を用いて依頼をすることを意識しましょう。
- 不慣れなこともあるため、ご迷惑をおかけすることもあると思います。何卒よろしくお願いいたします。
- ご迷惑をおかけすることもあるかと思いますが、精一杯精進して参ります。
前置きとしての使い方
「ご迷惑をおかけします」は、前置きの表現としても活用することができます。
相手に不利益が生じてしまうことをわかったうえで依頼しなくてはいけない際などに、謝罪の意をこめて、「ご迷惑をおかけいたしまして申し訳ございませんが」とすることで、丁寧な印象を与えることができるでしょう。
- ご迷惑をおかけいたしまして申し訳ございませんが、ご確認いただけますと幸いです。
- ご迷惑をおかけいたしまして申し訳ございませんが、こちらの書類をご査収いただけますと幸いです。
前置きを多用することは、かえって印象を悪くすることもあるため、使用する頻度やシーンには注意するようにしましょう。
「ご迷惑をおかけしました」を使う際の注意点
「ご迷惑をおかけいたしました」を使う際の注意点についてみていきましょう。
「よろしくお願いします」をつけるのは失礼
「ご迷惑をおかけしました」と謝罪したうえで、「よろしくお願いします」と物事を依頼することは失礼にあたるため、基本的に使用は避けるようにしましょう。
なにかを頼まなければならない状況の場合は、「ご迷惑をおかけし大変申し訳ございません。お手数をおかけいたしますが、～」のように相手の状況によく配慮する姿勢を示したうえで、依頼するようにしてください。
「すみません」と併用しない
「ご迷惑をおかけしました」と併用して「すみません」を使用することは、稚拙な表現となってしまい、誠意も伝わりにくいです。
たとえば、取引先にとって重大なミスをしてしまった状況で「ご迷惑をおかけし、すみません」とした場合、誠意がまったく伝わらないでしょう。
謝罪の気持ちを誠意をもって伝えたい場合は、「ご迷惑をおかけし、申し訳ございません」のように丁寧な表現を使用してください。
「ご迷惑をおかけしました」の類語・言い換え表現
「ご迷惑をおかけしました」は、汎用的な表現のようにみえますが、使うシーンや内容によっては、注意が必要な表現です。
類語・言い換え表現を覚えておき、使い分けができるようにしましょう。
「お手数をおかけして申し訳ございません」
「お手数」は、「煩わしい事柄」を意味する言葉で、「お手数をかける」で、面倒事ややっかいなことで手を焼かせるという意味があります。
「お手数をおかけして申し訳ございません」で、相手に手間をとらせてしまうことに対する謝罪の意味で使用することができます。
「ご迷惑」と同じように使うことができますが、相手に対する気遣いを示す際にも使用することができるため、依頼をする際などに使いやすい表現でしょう。
- こちらの不手際でお手数をおかけして申し訳ございません。
- お手数をおかけして申し訳ございません。すぐに修正させていただきますのでおまちくださいますようお願い申しあげます。
「ご不便をおかけして申し訳ございません」
「不便」は、「都合が悪いこと」を意味する言葉で、「ご不便をおかけして申し訳ございません」で、相手にとって都合の悪い言動をとってしまったことに対して謝罪する表現となります。
- この度はご不便をおかけして申し訳ございません。早急に迎えを手配いたしますので、お待ちくださいませ。
- 不手際で必要書類が準備できておらず、ひとまずこのフォーマットでご対応いただけますでしょうか。ご不便をおかけして申し訳ございません。
「お詫び申し上げます」
「お詫び」は、謝罪の気持ちを丁寧に表現した言葉であり、「お詫び申し上げます」で、謝罪の旨を、相手を立てて伝える表現です。
取引先や顧客に対して謝罪をする際に用いられる表現のため、覚えておきましょう。
- この度は○○につきまして不都合がありましたこと、深くお詫び申し上げます。
- 深くお詫び申し上げます。今後このようなことが無いよう、改善に努めて参ります。
「弁解の余地もありません」
「弁解の余地もありません」は、「言い訳をするまでもありません」と、自分の過ちを否定せず、うけとめる意味をもつ表現です。
「弁解」は、「言い訳」の意味、「余地」は、なにかをおこなうための余裕や余白の意味をもつ言葉です。
なお、「弁解の余地もありません」は、謝罪の言葉は含まれていない表現のため、謝罪の気持ちを伝える際は、前後につけくわえることを忘れずにおこないましょう。
- 弁解の余地もありません。この度は誠に申し訳ございませんでした。
「ご心配をおかけしました」
「心配」は、不安の気持ちを表す意味のほかに、「面倒をみる」という意味もある表現で、「ご心配をおかけしました」とすることで、心配りや面倒をみてくれたことに対して感謝の意を示せます。
相手に心配をかけてしまった際や、悩ませる原因となってしまった際などに使われる表現で、謝罪の気持ちに感謝の気持ちをあわせて伝えることができる表現です。
- 無事完了いたしました。ご心配をおかけしました。
「ご面倒をおかけしました」
「面倒」は、「世話や手間をかけること」の意味があり、「ご面倒をおかけしました」で、手間や世話をかけて、申し訳ないという気持ちを伝えることができる表現です。
敬語表現ではありますが、ややくだけた印象を与える表現のため、あらたまったシーンなどは「お手数をおかけしました」を使うようにしましょう。
- 先週はご面倒をおかけしました。今後このような事態を二度と起こさないよう社内で対策会議をおこなう所存です。
「ご迷惑をおかけしました」への返答方法
ビジネスシーンにおいては、「ご迷惑をおかけしました」と謝罪されることもあるでしょう。
返答する際は、相手の心情を推し量り、気遣う言葉をかけることを意識しましょう。
- お気になさらないでください
- とんでもございません
- まったく問題ございません
- こちらも○○であり、申し訳ございません
返答する際は、上から目線の表現になっていないかを確認することも大切です。
「これからは○○のようにしてください」「許容します」などの表現を使ってしまうと、上から目線の表現となってしまい、今後のコミュニケーションがとりづらくなる可能性もあります。
謝罪の原因になってしまった事項について気になることがある際は、冷静に話を聞くようにすることも、ビジネスシーンにおいては重要です。
ビジネスコミュニケーションには「Chatwork」
「ご迷惑をおかけしました」は、謝罪をするときに使用されることが多い表現ですが、正しい言葉遣いでしっかりと誠意を伝えることが重要です。
「よろしくお願いします」や、「すみません」と併用しないことなどの最低限のマナーを守って使用することも大切です。
信頼関係を維持するためにも、誤った表現で不快感を与えないように注意しましょう。
謝罪に限らず、ビジネスシーンでは、正しい言葉遣いや表現をつかって、スムーズにコミュニケーションをとることが大切です。
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社内外問わずに連携をとることができるため、トラブルが起こった際の共有や謝罪後の対応など、スピードと正確さが求められるシーンでも活用しやすいでしょう。
また、口頭で伝えたいことがある場合や、図をみながら直接話したい場合には、音声/ビデオ通話機能も使用することができるため、さまざまなシーンで柔軟に使うことができるでしょう。
＞Chatworkの通話機能（ビデオ/音声通話機能）に関する記事はこちら
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