ミスのお詫びメールとは?ミスした際のお詫びメールの書き方と必要性

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目次

仕事上、謝罪をしなければいけないシーンは少なからず存在し、ミスのお詫びをメールでおこなうことも少なくはないでしょう。

しかし、ミスのお詫びメールは、メールが開かれず読まれないことや送信後の取消しができない点などのデメリットもあるため、ミスの内容や相手によってはメール以外でのお詫び連絡も検討する必要があります。

ミスのお詫びをメールでする際の書き方と必要性を考えていきましょう。

ミスのお詫びメールは送るべき?

ミスのお詫びメールとは、その名のとおり、何らかのミスをしてしまった際にお詫びをメールで送ることをいいます。

できれば直接出向いて謝罪をすることが望ましいですが、直接謝罪をすることが難しい場合は、まずメールで謝罪の意を伝えるといいでしょう。

また、小さなミスであれば、わざわざ直接謝罪をするよりもメールでお詫びをするほうが相手にも負担にならないことがあります。

ミスのお詫びをする方法は、メール以外にも電話が考えられますが、電話の場合、担当者が不在だったり、テキストコミュニケーションではないため、情報が正確に伝わりにくいというデメリットがあります。

状況やミスの大きさなどの重要性や緊急性に応じて、ミスのお詫びはメールだけではなくあらゆる手段を考えておきましょう。

ミスのお詫びメールが必要なシーン:社内編

仕事をしていると、上司や他部署に対する謝罪など社内でもお詫びが必要なシーンが出てきます。

社内でミスのお詫びメールが必要なシーンを見ていきましょう。

何らかのミスが発生したとき

不注意や確認不足などが原因でミスをしてしまった場合、早急にお詫びメールを送りましょう。

例えば

  • 会議や商談に遅刻してしまった場合
  • 締め切りを勘違いしていた場合

などが考えられます。

お詫びメールを送る際は、上司だけでなく関係する人も宛先に含めることで、関係者に漏れなく情報共有することを心がける必要があります。

ミスを報告するのは気が重いことですが、お詫びメールが遅れると、別の問題に発展する可能性もあります。

ミスに気づいたらなるべくすぐにお詫びメールを送信するようにしましょう。

ただし、すべてのミスをお詫びメールで報告するのではなく、緊急の対応を要するような重大なミスは、電話で上司に第一報を入れるなどの対応をとらなければいけません。

提出や報告が遅れたとき

  

報告書や手続き書類などの提出が遅れた場合もお詫びメールを送るべきです。

社内では、業務の報告や、総務や経理関係の書類の提出を求められることが多々あります。

このような業務の報告や書類の提出が期限から遅れてしまった場合、上司や他部署の人の業務に支障が出ている可能性があります。

お詫びメールを送り、遅れてしまった理由や対策を伝えるようにしましょう。

ミスのお詫びメールが必要なシーン:社外編

なるべく避けたいことではありますが、取引先や顧客に対してもお詫びメールを送るシーンは出てきます。

社外でミスのお詫びメールが必要なシーンについて見ていきましょう。

誤送信してしまったとき

誤送信してしまったときには、すぐにお詫びメールを送信するようにしましょう。

誤送信には、「送信相手や内容を間違ってしまったとき」や「添付ファイルを間違ってしまったとき」などがあります。

いずれの場合も、どのメールに誤りがあったかを明記し、誤送信の原因や今後の対応策を伝える必要があります。

誤送信は、情報漏洩などのセキュリティトラブルになるほか、会社の信用問題にも関わります。

誤送信が発覚したらすぐにお詫びメールを送りましょう。

確認ミスがあったとき

確認ミスで相手に不都合が生じたときも、お詫びメールを送る必要があります。

例えば、「確認ミスで何らかの手続きが完了していなかった」「確認ミスでメールの行き違いがおこってしまった」ケースが考えられます。

このような場合、生じた不都合の大きさによっては、お詫びメールではなく、電話や直接出向いての謝罪が必要になることもあります。

また、電話口で詳細を伝えることが難しい場合は、お詫びメールで詳細を伝えた後に電話をし、電話口であらためて謝罪をするという方法も効果的です。

  

納品に遅れが出そうなとき

納品に遅れが出そうな場合は、すぐにお詫びメールを送りましょう。

取引先は、基本的に納期が守られることを前提に全体のスケジュールを組んでいます。

 

納期に遅れる場合、自分の取引先だけでなく、取引先に関わる企業にまで迷惑をかけてしまうことがあります。

納期に遅れそうな事情が発生した場合は、すぐにお詫びメールを送り、納期延長などの対応をお願いするようにしましょう。

納期の遅れは言い出しにくいですが、前もって報告しておけば、取引先も対応の幅が広がります。

クレームに対応するとき

クレームに対応するとき場面でも、お詫びメールが必要になります。

自社に落ち度のあるクレームに対して真摯に謝罪するのは当然のことですが、クレームの中には、自社に非のないものもあるでしょう。

そのような場合には、相手を不快な思いにさせたことについてはお詫びした上で、相手の求める対応はできない旨を伝えるのがポイントです。

「大変恐縮ですが」や「お手数をおかけしますが」などの「クッション言葉」を使ってやわらかい表現でお詫びメールを送ると、クレーム対応がさらなるクレームに発展するといった事態を防ぐことができます。

 

ミスした際のお詫びメールのポイント

ミスのお詫びメールは、普段のメールよりも気をつけるべきポイントが多くなります。

ミスのお詫びメールのポイントについて具体的に解説していきます。

早急に連絡する

ミスが発覚したら、すぐにお詫びメールを送信するようにしましょう。

お詫びメールが遅くなればなるほど、相手の不信感は増していきますし、送信する側としてもお詫びメールを送信するハードルが高くなってしまいます。

ミスが発覚したら、なるべく24時間以内にお詫びメールを送信するように心がけましょう。

件名でお詫びと分かるようにする

件名を見ただけで、お詫びメールと分かるようにすることも大切です。

例えば、「【お詫び】〇〇の納期遅延について」などとし、一見してなんに対してのお詫びメールか分かるようにするといいでしょう。

件名を分かりやすくすることで、ほかのメールに埋もれたり、メールが開かれないということが少なくなります。

  

問題の原因・経緯を伝える

お詫びメールでは、問題の原因や発生の経緯を伝えましょう。

問題が起こったことに対する謝罪のみでは、メールを受け取った相手も結果のみを知らされる形になり、モヤモヤしてしまいます。

問題の原因や発生の経緯をしっかりと伝えることで、問題に対してしっかりと向き合っている姿勢を見せることができます。

できる限り、問題の原因や発生の経緯についてはお詫びメールに含めるようにしましょう。

対応策を伝える

お詫びメールでは、問題の原因や発生に加えて今後の対応策も含めましょう。

再発防止に向けた取り組みが希薄では、最悪の場合、取引を中止されてしまいます。

問題の原因とそれに対する対応策を明記し、再発防止に取り組む姿勢をはっきりと見せましょう。

言い訳をせず、非を認める

お詫びメールにおいて、言い訳はすべきではありません。

もしかしたら言い訳をしたくなる事情もあるかもしれませんが、お詫びメールを受け取った相手にとっては関係のないことです。

お詫びをするつもりが、かえって相手を不快にさせてしまう事態にもなりかねません。

お詫びメールでは自分の非を認め、真摯に謝罪するようにしましょう。

誤字脱字に注意する

お詫びメールでは、普段のメールよりいっそう誤字脱字に注意しましょう。

お詫びメールに誤字脱字があると、謝罪の言葉の真実味がなくなりますし、ケアレスミスの多い人だという印象を与えてしまいます。

お詫びメールは早急に送るべきですが、焦って誤字脱字がないように、送信前にもう一度読み直したり、他人に確認してもらったりするなど、誤字脱字には十分に気をつけましょう。

ミスのお詫びをメールでするデメリット

ミスのお詫びをメールでおこなう場合、メールならではのデメリットが出てきてしまうこともあります。

ミスのお詫びをメールでおこなうデメリットについて、具体的に見ていきましょう。

お詫びメールが読まれないことがある

お詫びをメールでおこなった場合、そのお詫びメールが読まれないことがあります。

メールは、重要なものからメルマガなど、毎日大量に届きます。

その中でお詫びをメールでおこなうと、ほかのメールに埋もれて気づかれないことがあります。

すぐにお詫びメールを送っても、相手に気づかれなくては意味がありません。

直接の謝罪や電話でお詫びをおこなう場合、気づかれないということはありませんが、謝罪のアポイントメントを取ったり、担当者が不在の場合は、結局コミュニケーションツールを使う必要が出てきます。

そのような場合は、ビジネスチャットで謝罪のアポイントメントを取ったり、謝罪文を送信するのも効果的です。

ビジネスチャットは未読の数がアイコンに表示されたり、設定によってプッシュ通知がいくので、メールに比べて気づかれやすくなります。

送信後の取消しや編集ができない

メールは基本的に送信後の取消しや編集ができません。

お詫びメールでは、普段のメールより誤字脱字や表現に気をつける必要がありますが、それでも誤字脱字などが起こってしまうことはあります。

そのような場合、せっかくのお詫びメールがさらに悪い印象につながってしまうかもしれません。

  

また、直接の謝罪や電話の場合も、焦って言葉遣いや表現を誤ってしまうこともあるでしょう。

ビジネスチャットであれば、送信後の編集や取消しができることが多いため、お詫びを送るのに向いています。

複数回のやりとりになると分かりづらい

 

メールは、複数回のやりとりや、複数人でのやりとりは分かりにくくなるというデメリットがあります。

お詫びメールでは、やりとりを繰り返しているうちに内容が分かりにくくなり、謝罪の意がきちんと伝わらなかったり、認識のずれが生じたりする可能性もあります。

ビジネスチャットであれば、リアルな会話のような流れでコミュニケーションができるため、複数回のやりとりも分かりやすくなります。

ミスのお詫びはメールよりもChatwork

ミスが発覚したらすぐにお詫びをすることで、ミスによる被害を最小限に抑えることができます。

メールでお詫びをする場合は、件名や誤字脱字に注意して送信しましょう。

一方、メールでお詫びをする場合、メールが開かれなかったり送信後の取消しができないなどの不都合もあります。

お詫びメールのデメリットを解消する方法として、ビジネスチャットの「Chatwork」が効果的です。

Chatworkでは、チャットを利用した素早いコミュニケーションができるほか、万が一訂正があれば、送信後の取消しや編集が可能です。

また、データ共有機能やビデオ通話機能もあるため、画像や音声を使ったお詫びをしたい場合にも最適です。

メールを日常的にお使いの方へ

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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