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「所用」とは？「所用のため」の意味や使い方、「私用」「所要」との違いを解説
目次
ビジネスシーンで「所用」という言葉を使ったことはありますか。
「所用」は、欠席や休暇を申し出る際や、不在を伝える際などに、よく活用されますが、使い方を間違えると、相手に不信感を与えてしまう恐れもある言葉です。
「所用」の正しい意味や活用シーン、使用の際の注意点や類語・言い換え表現を、例文を交えて解説します。
「所用」の正しい意味とは
職場で休暇を申請する際に、「所用」という言葉を使ったことがある方も多いのではないでしょうか。
「所用」は、「用事」「あるものを用いること」というふたつの意味をもつ言葉ですが、ビジネスシーンにおいては、「用事」という意味で使用されることが多いです。
敬語表現ではありませんが、やや堅い表現のため、フォーマルな場でも問題なく使用できる表現です。
「所用」の活用シーンと例文
ビジネスシーンで用いる機会も多い「所用」ですが、実際にはどのようなシーンで活用することが適切なのでしょうか。
活用シーンと例文を確認し、使いこなせるようになりましょう。
欠席や休暇を申請する際
社内外でおこなわれる会合や催しごとを欠席する際や、有給を取得する際など、欠席や休暇を申請する際にもちいることができます。
「欠席させていただきます」のみを伝えてしまうと、ややぶっきらぼうな印象を与えてしまいますが、所用があることと謝罪の意をあわせて述べる言い回しで、相手を気遣う表現が可能です。
- 申し訳ございませんが所用のため、今回の会合につきましては欠席させていただきます。
- 急な所用ができてしまったため、大変申し訳ございませんが欠席いただきたく存じます。
ビジネスの場における電話対応の際
「所用」は、電話対応をした際に、担当者が不在の場合にも、用いることができます。
電話をうけた際に、担当者がいない場合、社内の人からの電話であれば、「会議で席を外している」「○○に外出している」などと詳しい事情を話すでしょう。
これは、相手に事情を把握してもらうことで、お互いの業務を円滑に進められるからです。
しかし、取引先やお客様など、社外の人からの電話がかかってきたときは、担当者が不在である理由と詳細の内容を話さずに「所用」としても差し支えありません。
詳細の理由を伝えることができないケースも想定されるため、汎用的に使える「所用」を覚えておくと便利でしょう。
- 担当者は所用のため、席を外しております。
- ○○は所用のため、本日は休暇をいただいております。
上役の欠席を伝える際
取引先との会合や交流会など、さまざまなシーンで、代理出席者を立てる場合がありますが、その際には、担当者や役職者が出席できない理由を「所用」と表現することができます。
- 本日○○に急な所用が入ってしまい、△△が代理で発表させていただきます。
「所用」を使う際の注意点
「所用」は、さまざまな場面で活用できる便利な言い回しですが、使用するシーンや頻度、相手に留意する必要があります。
「所用」を使用する際の注意点について、確認していきましょう。
活用シーンと頻度に注意する
「所用」は、活用シーンを間違えてしまうと、相手に不快感を与える恐れがある表現です。
たとえば、遅刻したときや、仕事上でやるべきことが漏れていた場合など、自分に落ち度がある場合に、理由をきちんと伝えず「所用がありできなかった」などと伝えると、印象が悪いです。
理由を説明すべき場面では、「所用」は使用せず、きちんと理由を伝えるようにしましょう。
また、たとえば、社内の催しごとなどで欠席をする際、毎回「所用で欠席します」を使用してしまうと、誠実さを感じられず、不信感をもたれてしまう可能性があります。
「所用」は頻繁には使用せず、状況によって使いわけるように心がけてください。
社内の人への使用は避ける
「所用」は、社内の人からの連絡に対して不在を伝える際や、社内会議の欠席を伝える際などで、使用することは避けましょう。
どのような用件で、不在・欠席であるのかを明示することは、相手の事情を理解し、業務を円滑に進めるうえで欠かせない要素です。
そのため、社内の人に対しては、どのような理由で不在や欠席であるかを伝えるようにしましょう。
もちろん、プライバシーに関わるような内容の場合は、臨機応変に対応するなどの気遣いは大切です。
「私用」との違いと使い分け方
休暇を申請する際に、「所用」と「私用」のどちらを使うべきか悩んだことがある方も、多いのではないでしょうか。
「所用」と「私用」は、どちらも用事・用件という意味がある言葉です。
ここからは、「所用」と「私用」の違い、使い分け方法についてみていきましょう。
「私用」の意味
「私用」は、プライベートな用事・用件のことを指す言葉です。
そのため、ビジネスシーンにおいては、個人的な理由で休暇を申請する際や、社内の懇親会や食事会の欠席を伝える際などに活用することができます。
「私用」との使い分け方
では、「所用」と「私用」には、具体的にどのような違いがあるのでしょうか。
「所用」は、公的・私的なものをすべて含めた用事を意味し、「私用」は、所用のなかでも私的な用事のみのことを指します。
そのため、「私用」は「所用」に含まれる言葉という認識をしておきましょう。
「所用」の類語・言い換え表現
ビジネスシーンにおいて、欠席や休暇を伝える際は、「所用」や「私用」以外の言葉に置き換えることが適切なシーンもあります。
相手やシーンに応じて、適切な言い回しができるように、類語や言い換え表現についてみていきましょう。
| 所用 | 公的・私的なものをすべて含めた用事 |
|---|---|
| 私用 | 所用のうちの私的な用事 |
用事
「用事」は、「おこなうべきこと・おこなわなければならないこと」の意味をもつ言葉で、「所用」と比較して、ややフランクな表現です。
フォーマルな場での使用は避け、同僚や後輩などの親しい間柄の人とコミュニケーションをとる際や、プライベートで使用するようにしましょう。
- 明日の夜は個人的な用事があるため、参加が難しいです。
- ○○さんは、本日用事のため外出するそうです。
諸事情
「諸事情」は、多くあることを表す「諸」と、やるべきことを意味する「事情」があわさった言葉で、複数の事情が重なっていることを意味します。
たとえば、「諸事情で欠席します」とすると、さまざまな事が込みいっていて、忙しい状態であることを表現できます。
一方、電話対応などで、担当者の不在を伝える際に、諸事情を使用すると、不自然な文脈になってしまうため、避けましょう。
- 今回の催しごと開催は、諸事情により中止させていただきます。
- 諸事情により、○○プロジェクトは×月の開催へと延期になりました。
用件
「用件」は、用事ややるべきことの内容を意味する言葉で、「所用」と比較すると、特定の物事に焦点をあてているイメージを表します。
たとえば、電話対応で担当者の不在を伝えた際に、「どのようなご用件でしょうか」と添えると、相手が電話した目的などを伺うことができます。
- 本日○○の用件でお電話をさせていただきました。△△様はいらっしゃいますでしょうか。
- この用件をすぐに終わらせて、次の作業にとり掛かりましょう。
用向き
「用向き」は、おこなおうとしている「用」が向いている先を指すことから、「用事の内容」を意味する言葉です。
「用向き」は、話し言葉ではあまり使用されない表現のため、口頭で使用する際は、「用件をお伺いします」のように、別の表現にした方が、相手にも伝わりやすいでしょう。
- 彼女の用向きは、今日の会議に関する件だった。
- 彼は、急ぎの用向きがあるようだ。
「所用」と混同しやすい同音異義語
「所用」には、ふたつの同音異義語が存在します。
文書に表記する際に誤ってしまうと、ミスコミュニケーションの原因になりかねないため、それぞれの意味を確認しておきましょう。
所要
「所要」は、「物事に対して、必要であることやもの」を指す言葉です。
たとえば、所要人数、所要時間などと、「所要」の後に名詞をつけて使用される場合が多いです。
「所要人数」は、「それがおこなわれるのに必要な人数」、「所要時間」は、「それがおこなわれるのに必要な時間」という意味になります。
諸用
「諸用」は、複数あることを示す「諸」と「用事」が重なり、「複数の用事」という意味がある言葉です。
たとえば、なにかの催しごとを欠席する際に、「所用」を使用すれば、ひとつの用事があることを伝えられ、「諸用」をもちいれば、複数の用事があることを伝えられます。
用事の内容によって、「所用」と「諸用」を使い分けられるようにしましょう。
| 所用 | 公的・私的なものをすべて含めた用事 |
|---|---|
| 所要 | 物事に対して、必要であることやもの 所要人数や所要時間など |
| 諸用 | 複数の用事 |
正しい言葉遣いで円滑なコミュニケーションを実現しよう
「所用」は、欠席や電話で担当者の不在を伝える際など、さまざまな場面でもちいることができる言葉です。
使用シーンや頻度を間違えてしまうと、相手に不信感を与えてしまう可能性があるため、使用する際は注意しましょう。
言葉の正しい意味や使い方をマスターすることで、コミュニケーションの質を向上できるため、「所用」に限らず、少しでも使い方に不安を覚える言葉があれば、その都度調べるとよいでしょう。
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