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ビジネスのお断りメールの書き方と好印象のポイントを解説【例文付き】
目次
ビジネスメールでお断りをする際は、相手からの印象を悪くしないように、適切な文面を作成する必要があります。
お断りメールを適切に作成することができると、相手との良好な関係維持や、次のビジネスチャンスにつながるなどのメリットが得られます。
相手への印象を悪くせず、お断りができるように、お断りメールの書き方や注意点を、例文を交えて解説します。
お断りメールがビジネスで重要な理由
ビジネスシーンにおいてお断りメールが重要視されている理由を解説します。
- 相手との関係を良好に保つため
- 信頼関係を築くため
- ビジネスチャンスを掴むため
- 文字のやり取りで誤解を防ぐため
お断りメールの重要性を解説します。
相手との関係を良好に保つため
ビジネスシーンにおいて、お断りをする機会は多くあるでしょう。
たとえば、製品やサービスの提案を断る際や、依頼を断る際、また、採用面接の断りを入れる際など、さまざまなシーンが想定されます。
そこで角のたつ断り方をすると、相手との関係が悪化し、その後のビジネスに悪影響を及ぼす危険性があります。
取引先や上司、また顧客など、相手との関係値を良好に保つためにも、適切なお断りメールの送り方を把握しておきましょう。
信頼関係を築くため
無機質で角のたつメールを送った場合、受けとった相手は、今後の関係を続けたいと思わないかもしれません。
相手に配慮したお断りメールは、信頼関係の構築にもつながるため、今後のビジネスチャンスにつながる可能性もあります。
お断りメールは、相手の気持ちに寄りそった、配慮のある内容にしましょう。
ビジネスチャンスを掴むため
適切なお断りメールは、次のビジネスチャンスを掴むきっかけになるかもしれません。
正しいお断りメールには、代替案の提案や今後の仕事につなげるための配慮があるため、今回が仕事につながらなくても、再度の声がけにつながる可能性があります。
ただ断るだけのメールの場合、仕事の幅を狭め、ビジネスチャンスを逃してしまう恐れもあります。
ビジネスチャンスを掴むためにも、お断りをした後のことを想定して、メールを送るようにしましょう。
文字のやりとりで誤解を生まないため
文字でのやりとりは、表情や声のトーンなどで感情を伝えることができないため、無機質で冷たい印象を与えてしまう可能性があります。
そのため、お断りメールを作成する際は、クッション言葉などを活用し、心情を伝えられるメールを作成しましょう。
クッション言葉を加えることで、温かみのあるメールになるため、冷たく対応されたなどの誤解を防ぐことができます。
お断りメールを好印象にするためのポイント
相手に良い印象を与えるお断りメールを作成するためには、下記の3つのポイントが重要になります。
- クッション言葉を活用する
- 次の機会につなげる一言を添える
- 基本のフレーズを活用する
相手に好印象を与えるお断りメールのポイントについて詳しく見ていきましょう。
クッション言葉を活用する
角のとれた柔らかい印象を与えるためには、クッション言葉の活用が有効です。
表情や声などの感情を伝える手段がなくても、相手に寄りそうメールになるため、断りのフレーズの前には、以下のようなクッション言葉を加えましょう。
- あいにくですが
- せっかくですが
- 失礼ながら
- 残念ですが
- 大変申し訳ございませんが
- 申し訳ございませんが
- 申し訳ありませんが
- ご期待に沿えず申し訳ございませんが
- お役に立てず残念ですが（恐縮ですが）
また、断る側としても、残念な気持ちでいることを伝えたい場合は、以下のクッション言葉を活用しましょう。
- 誠に残念ですが
- ありがたいお話しではございますが
- 本来ならばお引き受けしたいところですが
- 不本意ではございますが
- 大変心苦しいですが
クッション言葉は、相手との関係性や、断る際の状況・心情にあわせて、使いわけると効果的です。
次の機会につなげる一言を加える
好印象なお断りメールにするためには、次の機会につながる一言を加えることも効果的です。
たとえば、代替案を提案できるときは、以下のフレーズを活用します。
- ○○は在庫切れ（欠品）となっておりますが、代替品として△△をご用意することが可能です。
また、お断りメールを送った後も、良好な関係を保ちたい場合は、以下のフレーズを活用します。
- またの機会がございましたら、お声がけ頂けますと幸いです。
- またの機会がありましたら、よろしくお願いいたします。
ただし、上記のフレーズを加えるのは、お断りメールを送ったあとも、相手との関係を保つ意思がある場合に限ります。
相手との関係を保つ意思がない場合や、次の機会の可能性がない場合は、誤解を生まないためにも、この表現は避けましょう。
基本のフレーズを活用する
お断りメールの基本のフレーズを活用することで、スムーズにメールを作成できます。
また、基本のフレーズをおさえておくと、失敗するリスクも低いため、使いやすいフレーズを複数用意しておくと安心です。
お断りメールで使える基本フレーズは後述で詳しく解説します。
ビジネスのお断りメールを作成する際の注意点
お断りメールを作成する際に気を付けておきたい注意点を3つ紹介します。
- お断りメールであることを明確にする
- 角の立つ言葉や表現を避ける
- 相手への気遣いや感謝を忘れない
好印象を与えることはもちろん、相手に不快感を抱かせないポイントを押さえておきましょう。
お断りメールであることを明確にする
お断りメールを作成する際は、メールを受けとった相手が「断りのメールである」とはっきり認識できることが重要です。
曖昧な表現や中途半端な内容のメールは、断る意思が伝わらず、期待や混乱を与えてしまう可能性があります。
「検討する」「状況次第で」などの表現は避け、はっきりと断る意思を伝えることで、誠実な印象が伝わるため、良好な関係構築にも効果的でしょう。
角のたつ言葉や表現は避ける
断る意思を示すことは重要ですが、角のたつ言葉を使うと、関係性悪化などの危険性があるため、使用は避けましょう。
お断りメールを作成する際は、メールを読む相手に、柔らかい印象が伝わるように、クッション言葉を活用するなどの配慮が必要です。
相手への気遣いや感謝を忘れない
お断りメールを作成する際は、関係値やその後の付きあいを考慮し、相手の心象を損ねない内容にすることが重要です。
たとえば、「今後のご活躍をお祈り申しあげます」「大変ありがたいお申し出ですが」などの、気遣いや感謝を伝えられるフレーズを活用しましょう。
相手との良好な関係を保ちながら断るために、相手を気遣う気持ちや、感謝の気持ちを忘れないようにしましょう。
お断りメールで使える基本フレーズ
お断りメールには、主に4つの基本フレーズがあります。
- 辞退させていただきます
- 今回は見送らせていただきます
- お力になれず申し訳ございません
- ご期待に沿えず大変申し訳ございません
4つのフレーズ別に活用シーンと例文を紹介します。
辞退させていただきます
「辞退させていただきます」は、角をたてずに、相手に敬意を表しながらお断りができる表現です。
申し出を断るときや、こちらから提案した申し出を断りたいときに活用します。
今回は見送らせていただきます
「今回は見送らせていただきます」は、柔らかな言葉で断りを伝える表現です。
冒頭に「今回は」をつけることで、次回以降の可能性を否定せずにすみます。
なお、すでに実行している計画を途中で断る場合は「見あわさせていただきます」を使用し、目上の人からの個人的な誘いを断る際は「遠慮させていただきます」を使います。
お力になれず申し訳ございません
「お力になれず申し訳ございません」は、相手の要望や依頼に応えられないときに使うフレーズです。
このフレーズには、「役に立てずに申し訳ない」という意味が含まれるため、丁寧にお詫びをしたいときに有効なフレーズです。
ご期待に沿えず大変申し訳ございません
「ご期待に沿えず大変申し訳ございません」は、相手の希望を叶えられないときや、期待にそえないときなど、謝罪する際に使うフレーズです。
断りの言葉のあとに付け加えることで、誠意を表すことができる表現です。
お断りメールの構成
お断りメールを作成するときは、基本の構成を活用するとスムーズに作成することができます。
メールを作成する際の基本の構成は、下記の8つです。
| （1） | 件名 |
|---|---|
| （2） | 宛名（企業名・部署名・氏名） |
| （3） | 冒頭の挨拶と自己紹介（企業名・氏名・所属部署名） |
| （4） | 依頼や提案への感謝の言葉 |
| （5） | お断りと断りの理由 |
| （6） | 代替案の提案や次の機会につなげる一言 |
| （7） | 結びの挨拶 |
| （8） | 署名（企業名・部署名、氏名、住所、連絡先、営業時間、HPのURLなど） |
（7）の結びの挨拶は、お断りメールの最後の文章になるため、相手の健康や企業の発展を祈る文章にしましょう。
（8）の署名は、お断りメール以外のビジネスメールで利用しているものと同じで構いません。
お断りメールの例文
シーン別にそのまま使えるお断りメールの例文を紹介します。
- 見積もりへのお断りメール
- 依頼や提案へのお断りメール
- 採用のお断りメール
- 催しの誘いへのお断りメール
- 問い合わせ内容へのお断りメール
基本の構成に沿って作成しているので、ぜひビジネスシーンでご活用ください。
見積もりを断るメールの例文
見積りをもらった製品の購入を断る際のメールは、以下の構成で作成できます。
見積りをもらった製品の購入を断る場合は、見積りをもらったことへの感謝と、取引につながらなかったことへのお詫びを伝えることがポイントです。
| （1） | お見積もりの件について |
|---|---|
| （2） | 株式会社○○ ○○部 ○○様 |
| （3） | お世話になっております。株式会社△△の△△です。 |
| （4） | 先日は（製品名）のお見積りをいただき、ありがとうございました。 |
| （5） | 社内で慎重に検討を重ねましたが、費用の折り合いがつかず、不本意ながら今回は購入を見送らせていただくことになりました。 |
| （6） | お手数をおかけしたにも関わらず、誠に申し訳ございません。 またの機会がございましたら、ぜひ貴社とお取引したいと存じます。 |
| （7） | 末筆ではございますが、皆様のご健勝とご多幸を心よりお祈り申し上げます。 |
| （8） | 署名 |
依頼や提案を断るメールの例文
依頼や提案などの要望を断るメールは、以下の構成で作成できます。
依頼や提案を断る際のポイントは、柔らかい印象を与えるためのクッション言葉です。
メールを受けとる相手の心情に配慮することで、次回につながる可能性を残すことができます。
| （1） | （提案内容について） |
|---|---|
| （2） | 株式会社○○ ○○部 ○○様 |
| （3） | お世話になっております。株式会社△△の△△です。 |
| （4） | このたびは弊社との（提案内容）についてご提案いただき、誠にありがとうございます。 |
| （5） | ありがたいお話しではございますが、現在は該当業務の社内優先度が下がっているため、今回は見送らせていただきたく存じます。 |
| （6） | ご要望にお答えできず、大変申し訳ございません。 またの機会がございましたら、お声がけいただけますと幸いです。 |
| （7） | 末筆ではございますが、貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。 |
| （8） | 署名 |
採用を断るメールの例文
不採用の通知をメールで送る際は、以下の構成で作成できます。
採用を断るメールのポイントは、（4）の採用試験の応募への感謝と、（6）の結果を詫びる言葉です。
また不採用通知は、応募者の所属大学や関係者などに、メールの印象が伝わる可能性があり、今後の採用活動にも影響を及ぼすため、誠実な対応を意識しましょう。
| （1） | 採用結果のご連絡 |
|---|---|
| （2） | 株式会社○○ ○○部 ○○様 |
| （3） | お世話になっております。株式会社△△の△△です。 |
| （4） | このたびは、数ある企業の中から弊社の採用試験にご応募いただき、誠にありがとうございました。 |
| （5） | 社内にて慎重に検討した結果、残念ながら今回は採用を見送らせていただくことになりました。 |
| （6） | ご期待に沿えず大変恐縮ですが、ご了承くださいますようお願い申し上げます。 |
| （7） | 末筆になりますが、○○様のご健勝と今後のご活躍をお祈り申し上げます。 |
| （8） | 署名 |
催しへの誘いを断るメールの例文
イベントや式典などへの誘いを断るときのメールは、以下の構成で作成できます。
誘いを断る際のメールは、クッション言葉を活用して印象を和らげながら、お詫びを伝えることがポイントです。
また、創立記念などのイベントの場合は、（4）の冒頭でお祝いの言葉を加えるとより好印象を与えます。
| （1） | ○○の参加について |
|---|---|
| （2） | 株式会社○○ ○○部 ○○様 |
| （3） | お世話になっております。株式会社△△の△△です。 |
| （4） | このたびは、（催し名）にご招待いただき、誠にありがとうございます。 |
| （5） | せっかくご招待いただいたにも関わらず大変心苦しいのですが、所用があるため残念ながら出席がかないません。 |
| （6） | 不参加の失礼をお詫びいたします。 また機会がございましたら、お誘いを楽しみにお待ちしております。 |
| （7） | 末筆ではございますが、○○の御盛会をお祈りしております。 |
| （8） | 署名 |
問い合わせに代替案を提案するメールの例文
問い合わせ内容に応えられない際のメールは、以下の構成で作成できます。
顧客や取引先からの問い合わせに応えられない場合は、まず要望に応えられないことを詫び、つぎに代替案を提案しましょう。
提案をする際に、一緒に代替案の詳細が確認できるファイルなどを添付すると、丁寧な印象を与え、契約につながる確率もあがるでしょう。
| （1） | 弊社製品「（製品名）」について |
|---|---|
| （2） | 株式会社○○ ○○部 ○○様 |
| （3） | 平素よりお世話になっております。 株式会社△△の△△です。 |
| （4） | このたびは、弊社製品「（製品名）」についてお問い合わせをいただき、誠にありがとうございます。 |
| （5） | せっかくのご依頼ですが、「（製品名）は現在欠品しており、入荷の見込みも立っておりません。 ご要望にお答えできず、誠に申し訳ございません。 |
| （6） | 代替品として「（代替品名）」がございますので、よろしければ添付ファイルをご参照いただき、 ご検討ください。 なお、ご不明な点などがございましたら、お気軽にご連絡ください。 |
| （7） | この度はお問い合わせ頂き、誠にありがとうございました。 今後とも、何卒よろしくお願い申し上げます。 |
| （8） | 署名 |
英語のお断りメールの書き方・例文
英語で断りのメールを作成する際も、日本語の断りメールと同様の点に注意が必要です。
英語のお断りメールの書き方や例文を紹介します。
感謝を伝えるフレーズの例
英語の断りメールでは、まず感謝を伝えます。
- Thank you for your e-mail.（メールを頂きありがとうございます）
- I really appreciate your quick action.（早速のご対応に大変感謝しております）
- Thank you very much for your quotation.（お見積りを頂きありがとうございます）
最初に感謝を述べることは、日本語におけるクッション言葉のような役割で、断りメールの印象を和らげることができます。
断りのフレーズの例
英語のお断りメールには、以下の5つのフレーズを活用しましょう。
- I'm sorry,but ～（申し訳ありませんが）
- I'm afraid ～ （残念ですが）
- I'regret to ～ （残念ですが）
- Unfortunately ～ （あいにく／残念ですが）
- I must deline ～ （お断りしなければなりません）
上記のフレーズを活用したお断りメールの例文は以下のとおりです。
- I'm sorry, but I can't accept your proposal.
（申し訳ありませんが、ご提案を受け入れることができません） - I'm afraid I have another appointment on that day.
（恐れ入りますが、その日は別の約束が入っております） - We regret to inform you that you have not been selected for this position.
（誠に残念ながら、採用を見送らせて頂きます） - Unfortunately,○○ is out of stock.
（あいにく、○○は在庫切れとなっております） - We are afraid that we must decline your proposal at this time.
（不本意ながら、今回の提案はお断りさせて頂きます）
「不本意ながら」など、へり下った表現にしたいときは、「afraid」のフレーズを活用しましょう。
締めのフレーズの例
英語のお断りメールでも、メールの最後には、感謝やお詫び、次の機会につなげる一言を加えて締めくくりましょう。
- Thank you again for your proposal.
（ご提案頂き、誠にありがとうございました） - Thank you for your understanding.
（ご理解に感謝いたします） - I hope we can meet at another time.
（またお会いできる機会を楽しみにしております） - We apologize for this inconvenience.
（ご不便をおかけし、申し訳ございません）
シーンに応じて、適切なフレーズを使いわけましょう。
円滑なビジネスコミュニケーションに「Chatwork」
ビジネスで断りのメールを送る際は、クッション言葉や相手の心情に配慮する表現を活用することで、相手に無機質な印象を与えずに、断る意思を伝えることができます。
基本の構成やフレーズを活用して、相手との関係性を悪化させず、次のビジネスチャンスを逃さないお断りメールを作成しましょう。
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