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「ご返信」の使い方とは？意味や正しい敬語表現、注意点を解説
目次
ビジネスシーンで、「ご返信ありがとうございます」などの表現を使った経験はありますか。
「ご返信」は、相手から返信が欲しい時や、返信をもらった時に使われる表現です。
一見丁寧に見える表現ですが、目上の相手に使ってもいいのか悩んだ経験がある人は、多いのではないでしょうか。
円滑なコミュニケーションを実現するためにも、「ご返信」の意味や正しい敬語表現、注意点を解説します。
「ご返信」の意味
「ご返信」の使い方を確認する前に、まず「返信」の意味を確認しておきましょう。
「返信」は、以下のような意味がある言葉です。
- 手紙やメールをもらった際に返事を送ること
- 返事のためにもらった手紙や電子メールのこと
この「返信」に、接頭語「ご」を添えると、敬語表現にできます。
接頭語の「ご」をつけ「ご返信」と表現すれば、相手の返信を示す「尊敬語」としても、自分の返信をへりくだって示す「謙譲語」としても使用できるようになります。
「ご返信」は、「相手からの返信」「自分からの返信」の両方で使える表現として、覚えておきましょう。
「ご返信」を使う際の注意点
「ご返信」は、自分と相手の行為どちらにも使用できる表現ですが、使用する際は、注意したいポイントがあります。
たとえば、よく見かける「ご返信ください」という言い回しは、相手に返信を求める際に使われますが、「ください」の表現が命令をしている印象を相手に与える可能性があります。
「ください」自体は丁寧語ですが、敬意を示す相手には、「ご返信くださいますようお願いいたします」と表現するようにしましょう。
「ご返信」の使い方と例文
「ご返信」の使い方を解説します。
例文を交えて紹介するので、ぜひコミュニケーションのなかで使ってみてください。
「ご返信ありがとうございます」
相手からもらった返信に対して、お礼の気持ちを表したいときは、「ご返信ありがとうございます」という表現が適切です。
「ご返信」だけでは丁寧さが欠けてしまうため、「ご返信いただき、ありがとうございます」「ご返信を賜り、ありがとうございます」など、より丁寧な表現を意識しましょう。
- お忙しいところ、ご返信ありがとうございます。
- ご返信を賜り、誠にありがとうございます。
「ご返信には及びません」
ビジネスシーンでは、返信が必要ない場合にはその旨を相手に伝える気配りが、よりよい関係を維持するためにも大切です。
返信が不要である旨を伝える際には、「ご返信には及びません」というフレーズを活用しましょう。
「及びません」は、「なにかをする必要がない」という意味がある言葉で、禁止というニュアンスは含まれていません。
- お伝えした準備が整いましたことご報告します。なお、ご返信には及びません。
- ご連絡ありがとうございました。本件、ご返信には及びません。
「ご返信をお待ちしております」
「ご返信をお待ちしております」は、目上の方や取引先の返信を待っている時に使用し、待っている旨を婉曲的に表現できます。
「ご返信をお待ちいたしております」や「ご返信をお待ち申し上げております」と表現すれば、より丁寧に伝えられるでしょう。
- 商品の納期に関するご回答につきましては、ご返信をお待ちいたしております。
- 次回のお打ち合わせの候補日時、ご返信をお待ちしております。
「ご返信」の言い換え表現
ビジネスシーンでは、状況に応じて「ご返信」を言い換え表現して、円滑なコミュニケーションを期待できるでしょう。
本記事では、「ご返信」の言い換え表現を3つ紹介します。
- ご返答
- ご返事
- ご回答
それぞれの意味と使い方を確認していきましょう。
「ご返答」
「ご返答」は、声かけに対して答える表現になり、声で答える、つまり口語（話し言葉）として使用するニュアンスが強い言葉です。
そのため、メールで返事が返ってくると考えられる場合に使用すると、やや不自然に受け取られる懸念があるでしょう。
- スケジュール変更に関する質問について、ご返答をお願いします。
- 御社のご返答をお待ちしております。
「ご返事（お返事）」
「ご返事（お返事）」も、「ご返信」の言い換えとして、使いやすい表現です。
「返事」には、「呼びかけに対する答え、メールや質問の答え」という意味があります。
目上の人に対しても使える敬語表現ですが、「ご回答」よりもやや砕けた印象がある言葉のため、使う相手やシーンには注意しましょう。
文語でも口語（話し言葉）でも使える表現です。
なお、「ご返事」と「お返事」はどちらも正しい表現とされていますので、よりかしこまった印象を与える「ご返事」と、柔らかい響きをもつ「お返事」で、場面や相手によって使い分けてもよいでしょう。
- ご返事（お返事）をお待ちしております。
- 頂いた質問のご返事（お返事）が遅くなり申し訳ございません。
「ご回答」
「ご回答」も、「ご返信」の言い換え表現のひとつです。
「質問や要求に応える」という意味合いがある「回答」に、接頭語の「ご」を添えて、相手が質問に答える尊敬語と、自分が相手に回答をする謙譲語の両方の意味を示します。
アンケートや調査を実施した際などによく使われる表現です。
- 明後日までにご回答いただけると助かります。
- いただいておりました質問について、ご回答申し上げます。
「ご返信」を使う際のポイント
「ご返信」を使う際は、受け取る相手が不快に思わないように、正しい使い方を意識しましょう。
「ご返信」を使う際に気を付けたいポイントをご紹介します。
早く返信する
「ご返信ありがとうございます」と、相手の返信への謝意を示す連絡は、なるべく早くおこなうようにしましょう。
できれば、24時間以内の返信が理想です。
休日をまたいでしまう場合には、翌営業日の午前中には返信をしましょう。
必要に応じて件名に追記する
返信をする際に、お礼にくわえて追加で確認する事項があれば、件名を修正して「確認あり」などの文言を付けくわえると丁寧です。
件名に記載しておけば、受け取り側も重要な確認事項が抜けたり、メールを見落としたりなどの手違いを防止できるでしょう。
「ご返送」は使わない
「ご返信」と「ご返送」は似た言葉ですが、「ご返送」は、物を元の持ち主や送り主に送り返す時に使う言葉です。
メールで返事をもらった際に使う言葉としては、誤りのため、誤用しないように気を付けましょう。
迅速なコミュニケーションに「Chatwork」
「ご返信」は、「相手からの返信」「自分からの返信」の両方で使える表現です。
誤った使い方をして、相手に失礼な印象を抱かせないためにも、正しい使い方や注意点、ポイントを確認しておきましょう。
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