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「返信不要」の丁寧な伝え方とは？言い換えや敬語表現を解説
目次
ビジネスメールにおいて「返信不要」と伝えたいときは、丁寧な言い方を知っておくことで、相手に不快な思いをさせることなく伝えることができます。
印象のよい伝え方のバリエーションを知っておくことで、上司や取引先など、ビジネスのさまざまな状況に応じて、適切に使い分けられるでしょう。
「返信不要」の意味や、丁寧な伝え方、使用する際のポイントについて解説します。
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「返信不要」の意味とは
こちらが送信したメールに対して、返信する必要がないときや、しなくてもよいという旨を伝えたいときに「返信不要」は使用されます。
相手が忙しいと思われるときや確認事項を単に伝えたいだけのときなど、返信には及ばない際に使われる表現です。
相手を気遣った表現である「返信不要」ですが、ただ「返信不要」と記載するだけでは、ぶっきらぼうで冷たい印象を与える恐れがあります。
「返信不要」を伝える際は、「お気遣いなくお願いいたします」や「返信には及びません」などの言葉をつけることで、柔和な表現にすることを意識しましょう。
「返信不要」の活用シーン
「返信不要」は、メールなどのコミュニケーションで使われる表現です。
相手になにかを報告したいときや業務の進捗状況を伝えるときなど、返信をしてもらうほどではないけれど、相手に伝えておきたい情報を共有するときに使われることが多いでしょう。
返信することの手間と労力を推し量り、内容の確認のみで返信する必要がないという旨を伝えたいときに適切な表現です。
相手を思い遣って使っている表現が、冷たい印象やぶっきらぼうな印象をもたせてしまうともったいないです。
丁寧な伝え方を知り、気持ちをしっかりと伝えられるようにしましょう。
「返信不要」の丁寧な伝え方とは
「返信不要」は、相手を思いやる気持ちがある表現ですが、捉え方によっては冷たい印象を与えてしまいかねません。
「返信不要」は、工夫することで丁寧な表現にすることができます。
柔らかい印象を相手に与えられるように、丁寧な伝え方についてみていきましょう。
「ご返信は無用です」
「無用」は、「いらない、不要」という意味がある言葉で、「ご無用です」とすることで、相手の気遣いや心情に感謝しながら、必要がないことを伝えられる表現です。
上司や取引先など、社内外問わず幅広い状況や人に対して使用できる表現のため、覚えておきましょう。
- ○○につきましては、××までに完了をお願いいたします。なお、ご返信は無用です。
- 添付資料の内容をご確認いただくのみで問題ございません。返信はご無用です。
- メッセージに対してご意見がないようでしたら、返信は無用でございます。
- ご確認いただきまして、間違いや訂正点がなければ、ご返信は無用です。
「ご返信にはお気遣いなく」
気遣いの尊敬語の「お気遣い」に、打ち消しの「なし」を付け加えることで、相手を敬いながらも、返信不要の旨を伝えることが可能です。
「ご返信はお気遣いなく」と言い切るのは、気さくでやや砕けた印象を与えるため、使用するのは、親しい同僚や部下に留めるのが適切でしょう。
- 内容を確認いただきましたら、ご返信にはお気遣いなくお願いいたします。
- 不備がなければ、ご返信はお気遣いただきませんようお願いいたします。
- 資料をお送りさせていただきますので、ご査収のほどよろしくお願いいたします。なお、ご返信にはお気遣いなくよろしくお願いいたします。
- 請求書の内容をお送りさせていただきます。なお、ご返信にはお気遣いなくお願いいたします。
「ご返信には及びません」
「〜には及ばない」は、「なにかをする必要がない」という意味がある言葉で、「いただくには及ばない」「走るには及ばない距離だ」などと汎用的に使用できる言葉です。
「ご返信は及びません」とすることで、相手をたてながら、返信しなくてもよいことを丁寧に伝えられます。
- ○○様より今回のプロジェクトについて共有事項がありました。内容につきましては添付資料をご覧ください。なお、お手数をおかけいたしますのでご返信には及びません。
- 現況をお伝えさせていただきたくメッセージをお送りしましたので、ご返信には及びません。
- ×月×日におこなわれました会議の議事録をお送りさせていただきます。なお、お手すきの際にお目通しいただければ、ご返信には及びません。
「ご返信いただかなくても結構です」
「結構です」は、「それ以上に必要としないこと」を意味する言葉であり、「お代は結構です」「追加は結構です」など、日常生活でも使いやすい表現です。
「ご返信いただかなくても結構です」は、上司などの目上の人にも使用できます。
- 問題がなければ、ご返信いただかなくても結構です。
- ご共有させていただくのみの要件でございますので、ご返信いただかなくても結構です。
- 念のための資料送付となりますので、ご返信いただかなくても結構です。
「返信不要」を使う際のポイント
ここまで「返信不要」の丁寧な伝え方について確認してきましたが、ここからは使う際のポイントについてみていきましょう。
2つのポイントをおさえることで、円滑なコミュニケーションを実現できます。
クッション言葉を使う
「返信不要」を使う際は、言葉の前後に相手を気遣うクッション言葉を用いることで、 冷たい印象を和らげることができます。
「返信不要です」のみにしてしまうと、少しぶっきらぼうな印象を与えることがあるため、よほど急ぎの連絡である場合や、親しい間柄である場合以外は、意識的にクッション言葉を活用しましょう。
たとえば、「不備がなければ返信は不要です」「ご確認いただくのみで、返信不要です」などとすれば、相手の行動を思いやる気持ちが伝わりやすいでしょう。
相手に気を遣わせないようにする
「返信不要」とつけることで、かえって相手に気を遣わせる場合もあるため、状況に応じて使わない方が選択肢があることも覚えておきましょう。
たとえば、メッセージをうけとった人が「返信をしないで欲しい」という意味なのか、「あえて確認した旨を返信した方が丁寧だろうか」など、かえって行動を気にすることもあります。
相手のメッセージの内容に対して考える手間を少なくするためにも、状況に配慮して使用をしましょう。
「返信不要」への返信方法
ここまで「返信不要」と自分が送るパターンについて確認してきましたが、ビジネスシーンにおいて、自分がうけとることもあるでしょう。
「返信不要」のメッセージは、返信不要と記載されていても、確認したことを相手に伝えた方が相互のコミュニケーションが上手くいくことが多いです。
「確認した」ということを一言送るだけで、送付した相手は既読したことについて安心することができます。
そのため、返信不要のメッセージをうけとったら、「確認いたしました」「受領しました」「承知しました」などと返信することを意識しましょう。
メッセージをうけとったのがビジネスチャットなどのツールの場合は、絵文字やリアクション機能などを用いて既読を伝える方法も、相手が気を遣わずコミュニケーションがとれるため、おすすめです。
ビジネスコミュニケーションに「Chatwork」を活用しよう
「返信不要」は、相手の手を煩わせるかもしれない、忙しいかもしれないという相手の状況を思いやりながら、返信をしなくてもよい旨を伝える表現です。
状況によっては、より丁寧な表現を用いながら、「不備がなければ」「問題がなければ」などのクッション言葉を付け加えると、柔らかい印象を与えることができます。
また、相互の意思疎通をはかるために、「返信不要」のメッセージをうけとった場合は、一言確認した旨を送ることを意識しておきましょう。
相互の意思疎通をよりスムーズにおこなう方法として、ビジネスチャットの活用がおすすめです。
ビジネスチャット「Chatwork」は、離れた場所にいても、チャット形式で簡単にコミュニケーションがとれるコミュニケーションツールです。
「リアクション機能」を活用すれば、「返信不要」のメッセージに対して、絵文字でリアクションがとれるため、相手に気を遣わせることもないでしょう。
自分がメッセージを送る場合も、「問題がなければ、リアクションだけお願いします」などと付け加えると、メッセージが流れることなく、確認することができます。
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