追記の意味とは?使い方と類義語、注意点を例文付きで解説

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追記の意味とは?使い方と類義語、注意点を例文付きで解説

目次

「追記」は、「あとから付け足して書く」という意味がある言葉で、手紙やメールなどで用いられる用語です。

ビジネスシーンでも使う機会がある言葉ですが、誤った使い方をするとミスコミュニケーションの原因にもなるため、注意が必要です。

円滑なコミュニケーションを実現するためにも、「追記」の意味と使い方、注意点を、例文とあわせて解説します。

「追記」の意味とは

「追記(ついき)」は、「あとから付け足して書く」という意味がある言葉で、メールや書類、社内広報などにおいて、本文に付け足してなにかを伝えたい場面で使われる表現です。

基本的には、文章を付け足す意味で使われるため、絵やグラフなどに対して、「追記」は使いません。

ビジネスでの「追記」の使い方と例文

「追記」は、メールや文書などの文末で、本文と関わる内容を記載する際に用いる表現です。

具体的な使い方を2つの例文で紹介します。

文末に使う「追記」

「追記」を記載する際は、文末にわかりやすく記載することが大切です。

件名:××の企画の件につきまして


△△株式会社 △△部
○○様

いつもお世話になっております。
株式会社▲▲の●●です。

先日は打ち合わせのお時間をいただき、ありがとうございました。

××企画の件につきまして、内容がまとまりましたので資料を共有いたします。

お手すきの際に、ご査収のほどよろしくお願いいたします。

【追記】 打ち合わせの際にいただいたアドバイスのおかげで、企画内容をスムーズにまとめることができました。

今後ともご指導のほど、よろしくお願いいたします。

署名

別のメールで使う「追記」

本題とは異なるメールで、追記を使う際の使い方を見ていきましょう。

件名:Re:【追記】××の資料のご送付


△△株式会社 △△部
○○様

お世話になっております。
株式会社▲▲の●●です。

五月雨式のご連絡となり、申し訳ございません。

先ほどお送りした資料に関する追記ですが、10~15ページ目の内容は読み飛ばしていただいて構いません。

次回の会議までに、内容のご確認のほどよろしくお願いいたします。

お手数をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。

署名

「追記」を使う際の注意点

ビジネスシーンでも使う機会の多い「追記」は、正しく使わないと、相手に違和感や不信感を抱かせてしまいます。

円滑なコミュニケーションを実現するためにも、「追記」を使う際の5つの注意点を解説します。

  • 必要な情報を短く追記する
  • 別のメールで送るときは件名に「追記」と書く
  • 別のメールで送るときに本文はシンプルに書く
  • 目上の人に使わない
  • 謝罪の場面で使わない

必要な情報を短く追記する

「追記」は、あくまでも本題に付け足した内容になるため、必要な情報だけを書くようにしましょう。

基本的には、1〜2文程度を目安に記載します。

別のメールで送るときは件名に「追記」と書く

一通目のメールを送ったあとに追記したい内容があるときは、件名に「追記」と書いて二通目を送ります。

また、件名の返信時につく「Re:」を残したまま送るのがポイントです。

送られてきた相手が、「なにか追加して伝えたいことがある」ということが一目で判別することができ、丁寧な印象を与えることができます。

別のメールで送るときに本文はシンプルに書く

「追記」を別のメールで送る際は、読みやすいようにシンプルにまとめることが大切です。

一通目のメールで、詳細を伝えてある場合は、追記で送りたい部分を記載するだけで構いません。

シンプルに記載することで、相手がメールを読む手間を省けるようにもなります。

また、丁寧に対応したい場合は「重ねてのお送りになり、申し訳ございません」といった一言を入れておくとよいでしょう。

目上の人に使わない

状況や相手との関係性にもよりますが、「追記」は、基本的に目上の人には適さない表現です。

目上の人からすると、「省略化して伝えようとしている」「伝え方を手抜きしている」と感じるかもしれません。

人間関係のトラブルになる可能性もあるため、取引先や上層部の社員など、目上の人には使わないようにしましょう。

謝罪の場面で使わない

「追記」は、あくまでも内容を付け足す意味で使うため、謝罪が求められる場面には不適切です。

誠実に対応するためにも、しっかりと本文で謝罪の言葉や改善の意思を伝えることが大切です。

>謝罪メールの書き方とマナーに関する記事はこちら

「追記」の類義語

「追記」以外にも、本文の内容を補足・追加する際に用いる表現があります。

相手や状況に応じて適切な表現を選択することができるように、「追記」の類義語を確認していきましょう。

追伸

「追伸」は、「手紙の本文を書き終えてから、追加で本文を書く」という意味をもつ表現です。

「追記」と同じニュアンスで使われることが多い表現ですが、「追伸」の場合、本文とは関係がない内容を含めて、自由に記載できる点で異なります。

また「追伸」は、手紙を友達に送るときなど、カジュアルな場面で使われることが多い表現のため、ビジネスシーンで使用する際は、注意が必要です。

  • 追伸:x月x日x時から、習い事の発表会があります。お時間があれば、ぜひ遊びに来てください。
  • 【追伸】大変な時期かとは思いますが、試験期間が終わりましたらぜひお茶でも行きましょう。

付記

「付記(ふき)」は、「本文に付け加えて書く」という意味をもつ表現で、「追記」は、本文に関わる内容を付け加えるのに対し、「付記」の場合は、本文の内容とは別の内容を記載したいときに用いる表現です。

イメージとしては、本文を補足したい場面で使うことが多いです。

  • 参考になる資料を付記いたします。ご査収ください。
  • アンケート調査結果において、追加項目の部分を付記しました。

加筆

「加筆」は、「文章や絵などについて、新しく書き加えることや部分修正をする」という意味をもつ言葉です。

  • 初稿の段階で、1,000文字ほど加筆したいと考えております。
  • 企画のイラストについて、気になる部分があったので加筆いたしました。

補記

「補記」は、「不足している部分について、補って書き足す」という意味をもつ言葉で、本文で伝えきれなかった内容について、補足する場面で使う表現です。

  • イベント当日の注意事項について補記する。
  • 企画会議の詳細内容について補記する。

P.S.

「追記」は、英語の「Post Script」を省略した「P.S.」や「ps」とアルファベット表記する場合もあります。

大文字と小文字どちらを使っても問題ありませんが、「Ps」のように大文字と小文字を混在させる使い方はせずに、どちらかに統一して使うようにしましょう。

  • P.S. 来週の会議の件ですが、○○の会議室を押さえておきました。
  • ps 資料の件ですが、明日出社した際に確認いたします。

「PS」は、ピリオドをいれる表記もあれば、いれない表記もありますが、ピリオドをいれる場合は、「P.S.」のように「P」と「S」両方のあとにピリオドを付けて使用します。

「追記」の対義語

追記の対義語には、「削除」があげられます。

「削除」は、「文章やデータなどの一部分を削る」という意味があります。

  • ご指摘いただいた部分について、私も不適切だと感じたため削除いたしました。
  • 取引の関係がなくなったので、企業の名簿を削除しました。

「追記」を丁寧に伝える表現

ビジネスシーンでは、「追記」をより丁寧に表現したいということもあるでしょう。

この場合は、「末筆ながら」という表現を用いて、本文を締めくくる文章を作成しましょう。

目上の人に「追記」を使うと、失礼な印象を与えることがあるため、代わりの文章として使うことができます。

  • 末筆ながら、○○様にもよろしくお伝えくださいますようお願い申し上げます。
  • 末筆ながら、季節の変わり目でございますので、くれぐれもご自愛ください。

>「ご自愛ください」の意味と使い方に関する記事はこちら

「追記」は本文を付け足す際に使える

「追記」は、本文に関わる内容を、簡潔に書き足せる方法として便利な表現です。

使用する際は、必要な情報を短く記載するなどの工夫をし、円滑なコミュニケーションの実現を目指しましょう。

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