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サマリーとは？意味やビジネスでの作り方、レジュメ・アジェンダとの違いを解説
目次
ビジネスシーンでよく耳にする「サマリー」は、「まとめ」や「要約」を意味する言葉です。
しかし、サマリーには、レジュメやアジェンダなど、類似した言葉が多く存在し、使い方に悩む場面も多いかもしれません。
サマリーを用語として正しく使い、かつ実際に作成もできるように、サマリーの意味や類語との違い、作る際のポイントを解説します。
サマリーとは
「サマリー」とは、「まとめ」「要約」「要旨」を意味する言葉です。
ビジネスシーンにおいては、会議や視察などの報告書に添付する内容をまとめた書類をサマリーと呼びます。
サマリーは、英語の「summary」がカタカナ語として定着した言葉で、その語源はラテン語の「summa（要約）」です。
サマリーと類語の違い
サマリーには、以下のような複数の類語があります。
- レジュメ
- アジェンダ
- アウトライン
- アブストラクト
各類語の意味やサマリーとの違いについて解説します。。
レジュメとの違い
「レジュメ」は、サマリーと同様に「要約」を意味する言葉ですが、要約する内容が異なります。
レジュメは、会議の論点をまとめた資料を指し、会議が始まる前にあらかじめメンバーに議題を把握してもらう目的で作成・配布されます。
一方で、サマリーは、会議後に配布する、会議の内容をまとめた資料を指します。
アジェンダとの違い
「アジェンダ」は「議題」を意味する言葉で、レジュメと同様に会議前に配布されるものです。
アジェンダには、会議の開始時間や議題、報告者や報告にかかる時間などを記載します。
会議中に話し合う必要がある議題の時間配分をあらかじめアジェンダに記載しておくと、会議をスムーズに進行できます。
アウトラインとの違い
「アウトライン」とは、「概要」や「あらすじ」「目次」「見出し」を意味する言葉です。
ビジネスシーンにおいては、アウトラインを把握して、なすべき内容を明確にできたり、相手にわかりやすく伝達できたりするメリットが期待できます。
要約を意味するサマリーは、アウトラインに含まれるものといえるでしょう。
アブストラクトとの違い
「アブストラクト」とは、「概要」「摘要」を意味する言葉で、学術論文で使われている用語です。
学術論文の冒頭にアブストラクトを記載し、論文の内容や価値を紹介します。
| サマリー | 会議や視察などの報告書に添付する内容をまとめた書類 |
|---|---|
| レジュメ | 会議の論点をまとめた資料 |
| アジェンダ | 会議の開始時間や議題、報告者や報告にかかる時間などを記載した資料 |
| アブストラクト | 学術論文の冒頭に記載する概要や摘要 |
業界別のサマリーの意味と使い方
サマリーは、医療・介護、金融、ITなどの業界で使われ方が異なります。
サマリーの業界別の意味と使い方を紹介します。
医療・介護業界
医療・介護業界のサマリーは、診療記録を意味し、診断名、症状、看護歴、治療歴、検査履歴などがまとめられています。
混同しやすい言葉としてカルテがあげられますが、カルテは医師が記入した診療記録を指すため、看護記録などがまとめられているサマリーとは異なります。
医療・介護業界におけるサマリー作成には、転院先や外来等での診療をスムーズに進めたり、看護や診療記録として残したりする目的があります。
金融業界
金融業界のサマリーは、株式市場や為替の動向をまとめたものを意味し、契約者にマーケットサマリーとして配布しています。
また、事業計画書をまとめたものをエグゼクティブサマリーと呼び、エグゼクティブサマリーを事業計画書の導入部分に挿し込んで、読み手の理解をうながします。
IT業界
IT業界では、一般的なビジネスシーンで使われるサマリーの意味と同様に「要約」として使われるほか、データの分析結果やまとめられたデータもサマリーと呼びます。
また、インターネットで検索した際に、Webサイトのタイトルと合わせて表示される、記事の内容を要約した説明文を検索サマリーと呼ぶ場合があります。
サマリーを作成する際の5つのポイント
サマリーは、閲覧する相手が、会議や視察の内容を正しく把握できるように要約し、作成する必要があります。
サマリーを作成する際のポイントとしては、以下の5つが挙げられます。
- 1ページに内容をまとめる
- 箇条書きで作成する
- グラフや表を活用する
- フォーマットや形式を活用する
- 主観はいれない
それぞれの項目を詳しく解説します。
ポイント（1）：1ページに内容をまとめる
サマリーを作成するときには、1ページに内容をまとめるようにすると、簡潔でわかりやすくなります。
報告書などの最初に添付したり、冒頭に記載したりして要約の役割をもたせるために、相手が内容を理解しやすいように1ページに内容を集約して、重要な内容は数行でまとめて記すとよいでしょう。
ポイント（2）：箇条書きで作成する
サマリーをまとめる際には、箇条書きを意識すると読みやすくなります。
長文でとりとめのない書類では、読み手は短時間で理解できないため、効率的に内容を伝えられません。
一方で、重要な部分を箇条書きにしてサマリーをまとめれば、読みやすさが向上し理解もしやすいです。
ポイント（3）：グラフや表を活用する
グラフや表を活用してサマリーを作成すると、視覚的にわかりやすくなり、読み手の理解も深まります。
グラフや表は、情報を直感で理解しやすくし、データを見やすくしますが、色を使いすぎたり、文字を詰め込みすぎたりするとかえって内容が伝わりにくくなる恐れがあるため、あくまで要約である点を意識してシンプルに作成しましょう。
ポイント（4）：フォーマットや形式を活用する
サマリーのフォーマットや形式が用意されている場合は、活用するとスムーズに作成できたり、読み手の理解力が増したりします。
自社で使用している既存のフォーマットや形式を活用すれば、いちから作成する手間がなく、記載すべき内容も把握できます。
また、読み手も従来のフォーマットや形式に慣れているため、読みやすさが向上するでしょう。
既に存在しているフォーマットや形式に使いづらさを感じた場合は、よりよいサマリーになるように改善するとよいでしょう。
ポイント（5）：主観はいれない
サマリーには、主観をいれないように注意する必要があります。
サマリーは、内容の客観的な要約であり、個人の主観や意見は求められていないため、主観などをいれると読み手に事実が誤って伝わる恐れがあります。
サマリーには、主観をいれないように気をつけ、客観的に事実をまとめていきましょう。
情報共有の円滑化に「Chatwork」
サマリーとは、ビジネスシーンで「要約」を意味する言葉で、医療や金融、IT業界などでは独自の意味をもっていたり使い方をされたりするケースもあります。
また、サマリーには類似した言葉が多くあるため、正しい意味を理解したうえで、ビジネスコミュニケーションに活用していくとよいでしょう。
サマリーなどの情報共有の円滑化には、チャット形式でコミュニケーションをとれるビジネスチャット「Chatwork」がおすすめです。
ビジネスチャット「Chatwork」は、個人チャットとグループチャットを作成でき、社外の人ともやりとりできるため、社内・社外問わずコミュニケーションに活用できます。
また、WordやExcel、PDFなどさまざまなファイル形式の資料を添付してメッセージを送れるため、サマリーとともに報告書を送ることも可能です。
サマリー作成時には、スムーズな情報共有が可能なビジネスチャット「Chatwork」も、ぜひご活用ください。
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