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「アーカイブ」とは？意味やバックアップとの違いをわかりやすく解説
目次
ビジネスシーンに限らず、プライベートでSNSを使う際などにも耳にする機会が増えた「アーカイブ」という言葉の正しい意味を知っていますか。
英語の「archive」に由来する言葉である「アーカイブ」は、「記録保管所」や「保管記録」などの意味で使われています。
今回は、アーカイブの正しい意味や類語との違い、また、アーカイブをする目的やメリットを解説します。
アーカイブとは
「アーカイブ」とは、「記録保管所」「保存記録」「保管する」という意味をもつ英語の「archive」を由来とする言葉です。
IT業界で使われる機会が多い言葉で、「別の場所（保管庫）にデータをまとめて保管する」という意味で使われるケースが一般的です。
また、テレビ番組が保管していた過去の映像コンテンツを放送したり、美術館・博物館などの施設で作品をデジタル化して保存したりしていることを、「アーカイブ」と呼ぶ場合もあります。
「アーカイブ」は、過去の記録を保管する場所として多く使われています。
アーカイブと関連用語との違い
近年、IT技術やSNSの発展で、ビジネスシーン以外でも「アーカイブ」という言葉を耳にする機会が増えています。
しかし、その発展のなかで、混同しやすい関連用語も増えつつあります。
それぞれの言葉の意味を正しく認識し、使い分けられるように、改めて言葉の意味と違いを確認していきましょう。
- バックアップ
- 圧縮ファイル
- 削除
アーカイブと関連用語の違いについて解説します。
バックアップとの違い
「バックアップ」とは、データの消失や破損に備えてデータを保存しておく作業を指す言葉で、USBや内蔵されたハードディスクにデータを圧縮せずに保存する方法をいうケースが主です。
「アーカイブ」も「バックアップ」も、それぞれデータを別の場所に保存するという意味のため、混同しやすいでしょう。
「アーカイブ」は、しばらく使用予定がないデータの長期保存が目的で、「バックアップ」は、不測の自体に備えたデータの記録が目的です。
「保存する」という点では同じですが、それぞれ目的が異なる言葉である点を覚えておきましょう。
圧縮ファイルとの違い
圧縮して小さくしたファイルを「圧縮ファイル」と呼びますが、これも「アーカイブ」と混同しやすい類語のひとつです。
「圧縮ファイル」は、作成によりファイルサイズを縮小できるため、保存容量の確保がしやすくなったり、データを送信しやすくなったりなどのメリットがあるものです。
一方で「アーカイブ」は、まとめられたファイルが圧縮されているかいないかに関わらず、複数のファイルをひとつにまとめたものを「アーカイブファイル」と呼ぶため、圧縮ファイルとは異なります。
アーカイブファイルを作成する際に圧縮をするケースが多いため、混同しやすい言葉ですが、それぞれ異なる意味をもつ点を覚えておきましょう。
削除との違い
不要になったメールやメッセージなどを削除する際に、「アーカイブ」と一緒に「削除」が表示される場合がありますが、このふたつの作業は、それぞれ異なるため注意が必要です。
まず「削除」を選択すると、メッセージはゴミ箱フォルダに移動し、「30日後」などあらかじめ決められた期間が経過した後には完全に削除されます。
一方で「アーカイブ」を選択すると、メッセージは受信トレイ上では非表示になるものの、アプリ内には残った状態になるため、削除されず、いつでも見返すことができます。
メッセージを削除したい場合は「削除」、フォルダ内を整理したい場合は「アーカイブ」を利用すると便利です。
アーカイブの目的・メリット
アーカイブを残す目的は、今後利用する可能性が低い重要なデータを保存しておくことにあります。
ビジネスシーンでは、いますぐ必要ではないものの、残しておきたい・保存しておきたいデータは多いものです。
しかし、これらのデータをほかのデータと同じフォルダやファイルに保存してしまうと、データの管理が大変になってしまったり、必要なデータを探しづらくなってしまったりなどのデメリットが生じてしまいがちです。
また、フォルダに保存するデータが増えると、容量も圧迫されてしまいます。
これらの課題を解消する方法として、アーカイブが最適です。
アーカイブをすると、データを圧縮して保存できるため、容量の節約にもなりデータの整理もできます。
必要に応じてデータを復元できるため、容量を抑えてデータの整理をしたい場合はアーカイブを活用しましょう。
知っておきたいアーカイブ機能
最後に、ビジネスシーンで使う機会が多いツール別のアーカイブ機能について解説します。
- Gmail
- Outlook
アーカイブ機能を活用すると、業務効率化の向上にも役立ちます。
ぜひそれぞれのツールのアーカイブ機能を知っておきましょう。
※本記事は、2023年12月時点の情報をもとに作成しています。個別のツールにおけるアーカイブ機能の最新情報は各ツールのWebサイト等にてご確認ください。
Gmailのアーカイブ機能
受信メールでいっぱいになりがちなGmailも、アーカイブの機能を使用できます。
PCの場合は受信トレイ内のアーカイブしたいメールにチェックをつけることで、スマートフォンの場合は左右のいずれかにスワイプすることで、それぞれアーカイブ処理ができます。
Gmailのアーカイブ処理をすると、アーカイブ済みのメールに対して返信がくるまで、該当のメールを受信トレイから非表示にできます。
アーカイブしたメールは、すぐに受信フォルダに戻すことができたり、アーカイブしたメールだけに絞って見返したりできます。
メールを削除しなくても、受信フォルダの整理ができるようになるため、メールが埋もれてしまいがちな人は活用して、フォルダの整理を目指しましょう。
Outlookのアーカイブ機能
Gmail同様に、Outlookのメールもアーカイブできます。
アーカイブしたメールについては、「アーカイブフォルダ」から確認できます。
もとに戻したい場合は、フォルダ内の対象データを選択し、「移動」「受信トレイ」の順にクリックすると元に戻せます。
1日に多くのメールを受信していると、返信し忘れてしまったり、誤送信をしてしまったりなどのヒューマンエラーが起こりやすいです。
トラブル防止やセキュリティ対策の観点からも、メールの整理はこまめにおこなうようにしましょう。
Instagramのアーカイブ機能
プライベートで利用している人も多いInstagramでも、投稿をアーカイブすることが可能です。
投稿をアーカイブすると、プロフィールやタイムライン上で非表示にできるため、誤投稿をしてしまった場合や、自分以外からは非表示にしたい場合などに活用できるでしょう。
アーカイブした投稿は、「プロフィールに表示」を選択すると、アーカイブから解除して、再表示することも可能です。
情報管理には「Chatwork」のブックマーク機能も便利
アーカイブ機能は、情報の整理やセキュリティ対策において便利な機能です。
フォルダ内の整理につながることはもちろん、大切な情報を見失わないようにするためにも効果的です。
ぜひアーカイブ機能を活用して、メールやデータの適切な管理を目指しましょう。
テレワークやリモートワークなどの新しい働き方が増加するなかで、メールや電話などに加えて、ビジネスチャットをコミュニケーションツールとして使いはじめた企業も多いと思います。
ビジネスチャット「Chatwork」は、大切な情報や後から確認したいメッセージを「ブックマーク」として保存することができます。
チャットは、スピーディなコミュニケーションがとれる一方で、管理ができていないと、メッセージを見逃してしまったり、見つからなくなってしまったりすることがあるでしょう。
ぜひ、重要なメッセージは、ブックマークをして、すぐに見返せるようにしておきましょう。
＞Chatworkのブックマーク機能とは？に関する記事はこちら
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