メールの見落としで起こる問題とメール見落としの対応策とは?

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業務でメールを使用していると、多くのメールが受信されて必要なメールを見落としてしまうという問題が起きます。

多くのメールの中で埋もれてしまったり、作業の流れで開封しただけで対応を後回しにしてしまったり、誤って削除してしまうなどいろいろな原因が考えられます。

しかし、大切な内容や確認が必要な内容のメールを見落としてしまうとトラブルに発展してしまうかもしれません。

メールの見落としで起こりえる問題と対応策について考えていきましょう。

メールの見落としが起こりやすい理由

メールはビジネスシーンや業務において、多く使われる有用なツールではありますが、見落としが起きやすいツールでもあります。

多くのメールを受信する状況であったり、こちらからも多く発信や対応をしなければいけない場合は、確認漏れや対応漏れが起きてしまうものです。

また、受信したメールの対応以外にも多くの業務があり、メールの確認を常にできる状態ではないこともあるため、見落としてしまうこともあるでしょう。

業務に関係のないメールや対応不要のもの、優先度が低いもの、緊急性が高いものなどが混在して届くので、開封して内容を確認しない限り適切な対応を取ることはできません。

すべてのメールをしっかりと見落とさないように対応することは容易ではなく、作業の流れや量、受信のタイミングなどさまざまな理由からメールの見落としは起こりやすいといえるでしょう。

メールの見落としで起こる問題

メールの見落としをしてしまうことで、どのような問題が起こるのでしょうか。

見落としてたメールの重要度や内容によって起る問題は変わりますが、見落としていることで作業が止まってしまう、相手を待たせてしまう、などの影響は少なからず発生してしまいます。

特に社外とのメール、取引先とのやり取りや顧客の問い合わせのメールを見落としてしまうと大きな問題に発展してしまう可能性はあるでしょう。

取引先とのメールを見落として納期などの対応が遅れることで、今後の取引に影響を及ぼしてしまうかもしれません。

期日になっても対応がされていないということで、クレームになり見落としが発覚してしまうと問題が大きくなりやすいです。

また、顧客の問い合わせなども、見落として反応が遅れてしまうことで、機会損失や企業イメージが悪くなるなどのマイナスの影響が考えられます。

企業活動や業務の大事なやり取りをメールでおこなう仕組みなのであれば、メールの見落としが大きな問題やトラブルにつながる可能性があるといえるのではないでしょうか。

メールの見落としを防ぐ方法とは?

大きな問題に発展しかねないメールの見落としを防ぐためには、どのような方法を取れば効果的なのでしょうか。

メールの見落としの防止につながる方法をそれぞれ見ていきましょう。

フラグを活用する

多くのメーラーには、「未読」「既読」「重要」などのフラグを付けられる機能があります。

フラグ機能を活用し、メールの対応状況を見える化しておきましょう。

読んだメールすべてが既読になってしまうと、あとで読むことはなく見落としが発生します。

そのため、あとで確認すべきメールは「未読」に戻したり、「重要」フラグを付け管理しましょう。

そうすることで、フラグをつけたものはあとからでも対応しやすくなり、見落としを防げるでしょう。

フラグのつけ方は、自分のなかでルール付けをしておくことが大事です。

たくさんのメールをどんどん「未読」にしてしまうと、本当に重要なメールが埋もれてしまいます。

「重要」フラグとの使いわけをする、「緊急」などのほかのフラグも活用するなどして、自分がわかりやすいフラグ付けルールを決めておきましょう。

しかし、フラグを付ける作業はメールを確認しおこなうことになりますので、フラグを付け間違える、付け忘れるとメールの見落としにつながるため注意は必要です。

フォルダわけをする

受信フォルダのフォルダわけも見落としを防ぐのに有効です。

重要なメールと重要ではないメールをフォルダにわけることで、優先順位もつけることができますし、重要なメールの対応漏れを防ぐことができます。

また、対応不要なものや後で対応すればいいものなどもフォルダわけをすると効率的に業務を進めることができるでしょう。

メールアドレスから自動振り分け設定は便利な機能ですが、いつも同じ内容のメールがくるとはかぎりませんので、内容の確認は必要です。

フォルダわけに時間をかけすぎるのも考え物ですし、フォルダわけを間違えてしまう、忘れてしまとメールの見落としにつながりますので、フォルダのわけ方には注意しましょう。

返信テンプレートを使う

メールの見落としは、返信の対応を早くすることでも防止につながります。

返信テンプレートを使えば、入力の手間が削減できますし、テンプレートを差し込むだけで対応が済むような内容であれば入力する必要もありません。

メールへの対応が早くなることで、対応中に受信したメールを素早く確認ができますし、メールの確認時間の確保につながります。

テンプレートの活用はメールへの返信対応などの効率化につながりますが、メール以外の業務部分も素早くこなせるようにしておくと、メールの確認時間に余裕ができ見落としを防ぐことにつながるでしょう。

直接的にメールの見落としを防ぐ方法というわけではないので、あくまでメール作業の効率化のひとつと考えたほうがいいかもしれません。

メール管理ツールを活用する

メールの管理ツールを活用するという方法もあります。

メールの送信者ごとに自動的に情報を関連づける、特定の件名のメールには自動返信するなどの機能がある管理ツールを使うのも有効です。

メールチェックの手作業を減らせば、ミスも減り、大量のメールをさばく必要がある場合にも効率的です。

ある程度の作業を機械化してしまうことでミスは防ぐことができるでしょうが、やはり自分で調整が必要な部分や判断をしなければいけないこともあるので、補助的な役割程度と考えておいたほうがいいでしょう。

メールでの対応が適しているか見直す必要がある

メールの見落としが大きな問題に発展するのであれば、メールの使用をやめることを考える必要もあるでしょう。

そもそもやり取りをする内容や求められる対応がメールでおこなうことが適していない可能性もあるからです。

すぐに返事が必要な内容であれば、メールではなく電話のほうが適しているかもしれません。

複数人とのやり取りや軽い確認程度の内容であれば、ビジネスチャットのほうが適しているといえるでしょう。

メールの見落としを防ぐ対策や努力は必要ではありますが、メールで扱う内容を減らす、メールに適した内容だけに絞り込むことで、作業を進めやすくなりミスの防止になります。

これまでメールでやり取りをしていた情報から、電話やチャットのほうが適していること、その他のやり方やツールを利用したほうがいいものなどを洗い出し、メールに依存している管理や業務の進め方を見直すことも重要です。

必要に応じて適した手段やツールを使い分けることで、メールの見落とし防止だけでなく、業務全体の効率化につながりより質の高い仕事をおこなうことができるようになるでしょう。

メールの見落とし対策にビジネスチャットの利用

メールの見落とし対策やメール業務の見直しに、ビジネスチャット「Chatwork」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。

Chatworkであれば、メールと併用して利用することで、連絡手段が増えるとともに、より幅広い用途での情報発信や情報共有に活用できます。

また、チャット機能だけでなく、タスク管理機能やファイル共有機能、Web会議機能があり、情報共有や連絡手段を用途によって選ぶことができます。

タスク管理機能を使うことで業務の漏れやミス防止、見える化にも活用できるでしょう。

メールの見落としによるビジネスリスクに悩む中小企業の経営者や管理職の方、メール以外の連絡手段をお探しの方は、ぜひChatworkの導入を検討ください。

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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