ビジネスチャット導入の目的とは？解決できる課題と成功へ導く目標設定のポイント

「ビジネスチャットを導入すれば、きっと業務が効率化するはずだ」

そう考えて導入を検討したり、あるいはすでに導入してみたりしたものの、期待したほどの効果を実感できていない、というケースは少なくありません。

その原因の一つとして、ビジネスチャットを導入する「目的」が曖昧であったり、組織内で共有されていなかったりすることが挙げられます。

この記事では、ビジネスチャット導入の目的を明確にすることの重要性、それによって達成できる具体的な目標や解決できる課題、そして効果的な目的設定のポイントについて詳しく解説します。

なぜビジネスチャット導入に「明確な目的」が必要なのか？

新しいツールを導入する際には、それがどのようなメリットをもたらすのかを期待するのは自然なことです。

しかし、ビジネスチャットのようなコミュニケーション基盤となるツールの場合、単に「便利そうだから」という理由だけで導入を進めてしまうと、思わぬ落とし穴にはまることがあります。

導入効果を左右する目的意識の重要性

ビジネスチャットを導入することで得られる効果は、組織がどのような「目的」を持って活用するかに大きく左右されます。

例えば、「社内の情報共有のスピードを上げたい」という目的があれば、その達成のためにチャネルの設計や運用ルールを工夫するでしょう。

「会議の時間を削減したい」という目的であれば、会議前の情報共有やチャットでの代替を積極的に試みるはずです。

明確な目的意識を持つことで、ツール選定の基準が定まり、導入後の活用方法も具体的になります。

そして何より、従業員一人ひとりが同じ方向を向いてツールを活用しようとするため、導入効果を最大限に引き出すことができるのです。

目的が曖昧なまま導入するリスクとは

逆に、導入目的が曖昧なまま「とりあえず使ってみよう」という形で進めてしまうと、以下のようなリスクが生じる可能性があります。

• どの機能を使えば良いか分からず、結局メールの延長線上でしか使われない。
• 従業員がツールの必要性を感じず、利用が定着しない。
• 様々な情報が無秩序に飛び交い、かえって情報が混乱する。
• 導入したものの、具体的な効果測定ができず、投資対効果が不明確になる。
• 結果として、「ビジネスチャットはうちの会社には合わなかった」という誤った結論に至ってしまう。

このような事態を避けるためにも、導入前に「何のためにビジネスチャットを導入するのか」という目的を徹底的に議論し、明確化することが成功への第一歩となるのです。

【目的別】ビジネスチャット導入で企業が達成できること

企業がビジネスチャットを導入する目的は多岐にわたります。

ここでは、代表的な導入目的と、それによって企業がどのようなことを達成できるのかを具体的に見ていきましょう。

目的1：コミュニケーションの抜本的な効率化

多くの企業がビジネスチャット導入の最大の目的として挙げるのが、コミュニケーションの効率化です。

メールや電話の課題解決と時間的コストの削減

従来のメールや電話によるコミュニケーションは、作成に時間がかかったり、相手の状況を気にしたり、記録が残りにくかったりといった課題がありました。

ビジネスチャットは、リアルタイム性の高いテキストベースのやり取りや、ファイル共有の容易さなどにより、これらの課題を解決します。

定型的な挨拶の省略、迅速な質疑応答、必要なメンバーへの一斉連絡などが可能となり、コミュニケーションにかかる時間的コストを大幅に削減できます。

リアルタイムな情報伝達による意思決定の迅速化

チャット形式でのやり取りは、メールよりも格段にスピーディです。

これにより、問題発生時の状況把握や対応策の検討、上司への承認依頼などが迅速に行えるようになり、意思決定のスピードアップにつながります。

ビジネスの変化が速い現代において、この迅速性は大きな競争力となります。

目的2：情報共有の迅速化と質の向上

組織内でのスムーズな情報共有は、業務効率と生産性向上の基盤です。

必要な情報へのアクセス容易化と「探す時間」の削減

ビジネスチャットでは、プロジェクトごとや部署ごとにグループチャット（チャネル）を作成し、関連情報を集約できます。

強力な検索機能を使えば、過去のやり取りや共有されたファイルの中から必要な情報を簡単に見つけ出すことができます。

これにより、メールの受信トレイを延々と探したり、担当者に何度も確認したりする「情報を探す時間」を大幅に削減できます。

部門間・拠点間の情報格差解消と透明性の確保

グループチャットを活用することで、部門や拠点の壁を越えて、必要な情報を関係者全員にリアルタイムで共有できます。

これにより、情報の偏りや格差をなくし、組織全体の透明性を高めることができます。

全員が同じ情報を基に判断し行動できるようになるため、認識の齟齬も起こりにくくなります。

目的3：チーム全体の生産性向上

コミュニケーションと情報共有が効率化されることで、チーム全体の生産性向上も期待できます。

業務プロセスの可視化とボトルネックの特定

ビジネスチャット上で業務の依頼や進捗報告を行うことで、誰がどのような業務を抱え、どの段階にあるのかが可視化されやすくなります。

これにより、業務のボトルネックを発見しやすくなり、改善策を講じることができます。

また、タスク管理機能を活用すれば、個々のタスクの進捗も明確になります。

マルチタスクの削減と集中できる環境の創出

メールのように頻繁に受信トレイを確認したり、電話に都度対応したりする必要が減るため、従業員は本来の業務に集中できる時間が増えます。

また、通知設定を適切に行うことで、不必要な割り込みを防ぎ、マルチタスクによる生産性の低下を抑制できます。

目的4：チームワークとコラボレーションの強化

円滑なコミュニケーションは、良好なチームワークと効果的なコラボレーションの土台となります。

部門横断的な連携促進と一体感の醸成

部門や役職を超えたメンバーが参加するオープンなグループチャットを設けることで、普段接点の少ない従業員同士のコミュニケーションが活性化し、部門横断的な連携が促進されます。

これにより、新たなアイデアが生まれたり、組織全体の一体感が醸成されたりする効果も期待できます。

気軽に相談・協力し合える風通しの良い組織文化の構築

ビジネスチャットの気軽な雰囲気は、従業員が些細なことでも相談しやすく、お互いに助け合いやすい環境を作るのに役立ちます。

リアクション機能などを活用すれば、感謝の気持ちも伝えやすくなります。

このような風通しの良い組織文化は、従業員のモチベーション向上や定着率アップにもつながります。

目的5：多様な働き方（テレワークなど）の実現と支援

テレワークやリモートワーク、フレキシブルな勤務形態など、多様な働き方が広がる中で、ビジネスチャットは不可欠なコミュニケーション基盤となります。

場所にとらわれないコミュニケーション基盤の確立

オフィスにいなくても、自宅や外出先からリアルタイムに情報共有や意思疎通ができるため、場所に縛られない働き方を実現します。

これにより、通勤時間の削減や、育児・介護との両立など、従業員のワークライフバランス向上にも貢献しつつ、業務効率を維持・向上させることができます。

リモート環境下での業務効率維持と従業員エンゲージメント向上

テレワークでは従業員が孤独感を抱えやすいという課題がありますが、ビジネスチャットを通じて気軽にコミュニケーションを取ることで、孤独感の解消やチームの一体感醸成につながります。

ビデオ通話機能を使えば、顔を見ながらのミーティングも可能です。

心理的な安全性が確保されることは、生産性の維持・向上にも重要です。

目的6：業務プロセスの改善とDX（デジタルトランスフォーメーション）推進

ビジネスチャットの導入は、単なるコミュニケーションツールの変更に留まらず、業務プロセス全体の改善やDX推進のきっかけとなり得ます。

ペーパーレス化の促進と手作業の削減

資料共有や各種申請・承認などをビジネスチャット上で行うことで、紙の使用量を大幅に削減し、ペーパーレス化を促進できます。

また、これまで手作業で行っていた連絡業務や情報収集作業の多くを効率化できます。

情報の一元化によるデータ活用の基盤構築

ビジネスチャットには、日々の業務に関する多くの情報（コミュニケーション履歴、ファイル、タスクなど）が集約されます。

これらの情報を適切に管理・活用することで、業務改善のヒントを得たり、新たな価値創造につなげたりするためのデータ活用の基盤を構築できます。

目的7：間接的なコスト削減とリソースの最適化

業務効率化やペーパーレス化は、間接的なコスト削減にもつながります。

会議コスト、印刷コスト、移動コストなどの削減

ビジネスチャットの活用により、不要な会議が削減されれば、会議室の利用料や参加者の人件費といった会議コストが削減できます。

ペーパーレス化は、印刷用紙やトナー、保管スペースなどのコスト削減に貢献します。

また、オンラインでのコミュニケーションが増えれば、出張などに伴う移動コストも削減できる可能性があります。

従業員の時間的リソースの有効活用

コミュニケーションや情報検索にかかる時間が短縮されることで、従業員はより付加価値の高い業務に時間的リソースを集中できるようになります。

これは、組織全体の生産性向上に直結する重要な効果です。

ビジネスチャットが解決を支援する具体的な「企業の課題」

ビジネスチャットは、多くの企業が抱える様々なコミュニケーションや業務上の課題を解決するのに役立ちます。

ここでは、具体的な課題と、ビジネスチャットがどのようにその解決を支援できるかを見ていきましょう。

課題1：メール対応に追われる日々とコミュニケーションの非効率

多くのビジネスパーソンが、日々大量のメール処理に追われ、本来の業務に集中できないという課題を抱えています。

メールの作成、確認、返信、整理といった作業は、大きな時間的負担となっています。

解決策：チャットによる迅速なやり取り、Cc/Bcc問題の解消

ビジネスチャットなら、メールのような定型的な挨拶や署名は不要で、要件を簡潔に伝えられます。

リアルタイムでのやり取りが可能なので、返信待ちの時間も大幅に短縮されます。

また、グループチャットを使えば、CcやBccで多数の関係者にメールを送る必要がなくなり、情報共有の範囲も明確になります。

課題2：「会議のための会議」や長時間化する非生産的な会議

目的が曖昧なまま開催されたり、準備不足で議論が深まらなかったり、結論が出ないまま長時間化したりする会議は、参加者のモチベーションを低下させ、貴重な時間を浪費します。

解決策：チャットでの事前共有・議論、会議自体の削減

ビジネスチャットで会議前にアジェンダや資料を共有し、事前に意見交換を行っておけば、会議当日は本質的な議論に集中でき、時間短縮につながります。

また、情報共有や簡単な意思決定であれば、そもそも会議を開かずにチャットで済ませることも可能です。

課題3：情報伝達の遅延や漏れ、指示の不徹底

口頭での指示や、メールでの一方的な連絡では、情報が正確に伝わらなかったり、重要な指示が見落とされたりするリスクがあります。

特に、関係者が複数いる場合には、全員に同じ情報が同じタイミングで伝わらないこともあります。

解決策：グループチャットでの一斉連絡、既読確認、タスク化

ビジネスチャットのグループチャット機能を使えば、関係者全員にリアルタイムで情報を一斉に伝達できます。

ツールによっては既読確認機能があり、誰が情報を確認したかを把握できます。

また、重要な指示や依頼事項はタスク管理機能でタスク化し、担当者と期限を明確にすることで、実行漏れを防ぎます。

課題4：部門間の壁や連携不足による業務停滞

多くの企業では、部門間の縦割り意識が強く、情報共有や連携がスムーズに行われない「サイロ化」が課題となっています。

これにより、業務の重複が発生したり、顧客対応に遅れが生じたりする可能性があります。

解決策：部門横断チャネルの作成、オープンな情報共有文化の醸成

ビジネスチャットで、複数の部門のメンバーが参加する横断的なプロジェクトチャネルやテーマ別チャネルを作成することで、部門の壁を越えたコミュニケーションを促進できます。

オープンな情報共有を奨励する文化を醸成することで、組織全体の連携力向上につながります。

課題5：ナレッジやノウハウの属人化と共有不足

特定の業務に関する知識やノウハウが、担当者個人の中に留まってしまい、組織全体で共有・活用されない「属人化」は、業務効率の低下や担当者不在時のリスク増大につながります。

解決策：チャットログの検索活用、情報ストック機能の利用

ビジネスチャットでのやり取りは自動的に記録されるため、過去の議論や問題解決のプロセス、共有された資料などが貴重なナレッジとして蓄積されます。

検索機能を活用すれば、必要な情報を後から簡単に見つけ出すことができます。

また、ツールによってはノート機能など、情報を整理してストックできる機能もあり、これらを活用することでナレッジ共有を促進できます。

課題6：テレワーク導入に伴うコミュニケーション課題の顕在化

テレワークの普及に伴い、オフィスで顔を合わせていた時のような気軽なコミュニケーションが取りにくくなったり、従業員が孤独感を抱えやすくなったりする課題が顕在化しています。

解決策：オンラインでの円滑な連携、孤独感の軽減

ビジネスチャットは、テレワーク環境下でもオフィスにいるのと同様に、リアルタイムなコミュニケーションを可能にします。

ビデオ通話機能を使えば、顔を見ながらの会話も可能です。

雑談用のチャネルを設けるなど、意図的にコミュニケーションの機会を作ることで、孤独感の軽減やチームの一体感維持にも役立ちます。

課題7：紙ベースの業務やアナログな情報管理からの脱却

依然として多くの企業で、紙の書類を用いた申請・承認業務や、アナログな方法での情報管理が行われており、これが業務効率化の妨げとなっています。

解決策：ファイル共有機能の活用、ペーパーレスな情報伝達

ビジネスチャットのファイル共有機能を活用すれば、資料や報告書を電子データで簡単に共有でき、ペーパーレス化を促進できます。

各種申請や承認プロセスも、チャットや連携するワークフローシステム上で行うことで、紙ベースの業務から脱却し、業務のスピードアップと効率化を図ることができます。

ビジネスチャット導入目的を明確にするためのステップと設定ポイント

ビジネスチャットの導入効果を最大限に引き出すためには、自社にとっての導入目的を明確に定義し、それを組織全体で共有することが不可欠です。

ここでは、そのための具体的なステップと目標設定のポイントを解説します。

ステップ1：現状のコミュニケーション課題の洗い出しと分析

まず、自社のコミュニケーションにおいて、どのような課題が存在するのかを具体的に洗い出します。

「メールの返信に時間がかかりすぎる」「会議が長引いて結論が出ない」「部門間の情報共有が不足している」「テレワークでの連携が難しい」など、現場の従業員の声も聞きながら、客観的に課題を把握・分析します。

アンケートやヒアリングを実施するのも有効です。

ステップ2：導入によって達成したい具体的な目標（ゴール）の設定

洗い出した課題を踏まえ、ビジネスチャットを導入することで、具体的にどのような状態を実現したいのか、達成したい目標（ゴール）を設定します。

この際、漠然とした目標ではなく、できるだけ具体的で測定可能な目標を設定することが重要です。

SMARTの法則などを活用した具体的で測定可能な目標

目標設定のフレームワークである「SMARTの法則」を活用するのも良いでしょう。

SMARTとは、Specific（具体的）、Measurable（測定可能）、Achievable（達成可能）、Relevant（関連性がある）、Time-bound（期限がある）の頭文字を取ったものです。

例えば、「半年以内に、社内メールの送信量を20%削減する」「会議時間を平均15%短縮する」「プロジェクトの情報共有に関する従業員満足度を10ポイント向上させる」といった目標が考えられます。

ステップ3：関係部署・従業員へのヒアリングと意見集約

設定した目標や、ビジネスチャット導入によって期待される効果について、実際にツールを利用することになる関係部署や従業員に対してヒアリングを行い、意見や要望を収集します。

現場のニーズと乖離した目的設定では、導入後の活用が進みません。

多様な立場からの意見を取り入れることで、より実効性の高い目的を設定できます。

ステップ4：経営層との目的・目標のすり合わせと合意形成

現場の意見を反映させた導入目的と目標について、最終的に経営層とすり合わせを行い、組織全体の正式な目標として合意形成を図ります。

経営層の理解とコミットメントを得ることは、導入プロジェクトをスムーズに進め、全社的な協力を得る上で非常に重要です。

投資対効果（ROI）の観点からも説明できるように準備しておきましょう。

設定ポイント：短期的な目標と中長期的なビジョンを考慮する

導入目的を設定する際には、導入後すぐに達成を目指す短期的な目標（例：特定の部署でのコミュニケーション円滑化）と、数年かけて実現したい中長期的なビジョン（例：組織全体の生産性30%向上、ペーパーレス文化の定着など）の両方を考慮に入れるとよいでしょう。

段階的な目標設定が、継続的な取り組みを促します。

設定ポイント：定量的目標と定性的目標のバランス

「メール量20%削減」のような数値で測定できる定量的目標だけでなく、「チーム内の風通しが良くなった」「情報共有がスムーズになったと実感する」といった定性的目標もバランス良く設定することが重要です。

定性的な目標は、従業員の満足度や働きがいにも関わるため、軽視できません。

アンケートなどを通じて定期的に評価しましょう。

設定した導入目的に合ったビジネスチャットツールの選び方と活用ヒント

明確な導入目的が定まったら、次はその目的を達成するために最適なビジネスチャットツールを選定し、効果的に活用していくことが重要になります。

選び方のヒント：目的達成に必要な機能の優先順位付け

ビジネスチャットツールには様々な機能がありますが、自社の導入目的に照らし合わせて、どの機能が必須で、どの機能があればより良いのか、優先順位をつけましょう。

例えば、「情報共有の迅速化」が最優先目的なら検索機能やファイル共有機能が、「チームワーク強化」が目的ならリアクション機能やグループチャットの使いやすさが重要になります。

すべての機能が最高レベルである必要はありません。

選び方のヒント：自社の規模や業種、ITリテラシーとの適合性

企業の規模（従業員数）や業種、そして従業員の平均的なITリテラシーもツール選定の重要な要素です。

大人数での利用に適した管理機能が充実しているか、特定の業種向けのセキュリティ要件を満たしているか、誰でも直感的に使えるシンプルな操作性か、などを考慮しましょう。

導入後の定着しやすさにも影響します。

活用のヒント：目的に応じたチャネル設計と運用ルールの策定

ツールを導入したら、設定した目的に沿ってチャネルを設計し、運用ルールを定めて活用を開始します。

例えば、「会議時間削減」が目的なら、会議前に情報を共有するための専用チャネルを作り、そこでの事前議論をルール化する、といった具合です。

目的と日々の運用を結びつけることが重要です。

活用のヒント：導入後の効果測定と目的達成度の評価

ビジネスチャットを導入して終わりではなく、定期的にその利用状況や効果を測定し、当初設定した目的がどの程度達成できているかを評価することが大切です。

目標達成度が低い場合は、運用ルールを見直したり、追加の研修を行ったりと、改善策を講じましょう。

PDCAサイクルを回していく意識が、継続的な成果につながります。

まとめ：明確な目的設定がビジネスチャット成功の第一歩

ビジネスチャットは、現代の企業コミュニケーションにおいて強力なツールとなり得ますが、その効果を最大限に引き出すためには、導入前の「目的設定」が何よりも重要です。

「何のために導入するのか」「導入によってどのような課題を解決し、どのような状態を目指すのか」を明確にし、それを組織全体で共有することで、ツール選定から運用、そして効果測定に至るまでの一連のプロセスが、一貫性を持って効果的に進められるようになります。

本記事で解説した、ビジネスチャット導入によって達成できる様々な目的や解決できる課題、そして目的設定の具体的なステップを参考に、ぜひあなたの組織でも、ビジネスチャット導入の目的を深く掘り下げてみてください。

明確な目的意識こそが、ビジネスチャットを真の「生産性向上ツール」へと進化させる原動力となるでしょう。

その上で、自社の目的に合致したツールを選定することが成功への近道です。

例えば、国産のビジネスチャットツールである「Chatwork」は、多くの中小企業におけるコミュニケーション効率化、情報共有の迅速化、そしてチームワーク強化といった目的の達成を支援してきました。

Chatworkは、シンプルな操作性でありながら、タスク管理、ファイル共有、ビデオ通話（Chatwork Live）といった業務に必要な機能をバランス良く備えており、日本のビジネス環境にも馴染みやすいと評価されています。

もし、本記事で挙げたような目的の達成や課題解決を目指しているのであれば、Chatworkのようなツールがどのように貢献できるか、無料プランから試用して具体的な活用イメージを掴んでみるのも良いでしょう。

明確な目的を持ってツールを選び、活用することで、あなたの組織の働き方はきっと変わるはずです。