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ビジネスチャットはクラウド？オンプレミス？失敗しない比較ポイント5選！
初期設定から基本の使い方までを徹底解説！
目次
情報共有やコミュニケーション活性化に役立つのが、ビジネスチャットです。
ビジネスチャットにはクラウド型とオンプレミス型があり、それぞれメリットとデメリットがあります。
メリットとデメリットをきちんと理解せずに導入すると、想定以上のコストが発生したり使い勝手が悪く業務に支障を来したりする可能性が考えられます。
本記事では、クラウド型とオンプレミス型のメリットやデメリットを解説するので、ぜひ参考にしてください。
ビジネスチャットとは｜すぐわかる！クラウドとオンプレミスの違いを解説
ビジネスチャットとは、ビジネスに特化したコミュニケーションツールを指し、ネットワークを介してやりとりをおこないます。
従業員同士が1対1でメッセージを送受信できるだけではなく、部署やプロジェクト単位でグループを作成し、グループのメンバー全員に向けてメッセージを送ることも可能です。
メールに比べると堅苦しさがなく、気軽にメッセージを送れる点が特徴といえるでしょう。
社内だけではなく、取引先や外注先とのやりとりにも役立ちます。
ビジネスチャットでは何ができるの？
ビジネスチャットはメッセージの送受信に加え、ファイルの共有やタスク管理などさまざまな機能が搭載されています。
ここでは、ビジネスチャット「Chatwork」を例に、ビジネスチャットでできることをお伝えしましょう。
Chatworkに搭載されているチャット機能には、相手と一対一でやりとりができる「ダイレクトチャット」と、複数のメンバーでグループを作成しグループのメンバー同士で会話ができる「グループチャット」があります。
さらに、自分だけが閲覧できる「マイチャット」も備わっており、メモ代わりに活用できます。
また、Chatworkのタスク管理機能は、ほかのメンバーに仕事を割り振る際にタスクを作成するだけでなく、自分で自分宛にタスクを作成してタスク管理をおこなうことも可能です。
相手に割り振ったタスクは完了すると通知が届くため、ステータス管理も簡単に実施できます。
Excelなどのオフィスファイルや画像ファイル、音声ファイルなどをアップロードし、メンバーと共有できる機能も搭載しています。
さらに、音声通話やビデオ通話も可能なので、シチュエーションに合わせたコミュニケーションが実現するでしょう。
このように、ビジネスチャットはチャット機能以外にも豊富な機能を搭載しており、業務の円滑化に役立ちます。
ビジネスチャットの種類は？違いはある？
ビジネスチャットには、大きく分けてオンプレミス型とクラウド型があります。
オンプレミス型とは、自社でサーバーを構築して運用するタイプです。
カスタマイズしやすい一方、構築に時間を要します。
クラウド型は、インターネットを介して利用するタイプです。
自社でサーバーを構築する必要がないので導入がしやすい一方、カスタマイズ性には乏しいのが難点です。
時短につながる！クラウド型ビジネスチャットツールのメリット3選
クラウド型ビジネスチャットツールの代表的なメリットは、次のとおりです。
- ツールの導入が簡単：すぐに使い始められる
- 幅広いデバイスに対応：端末に縛られずに使える
- セキュリティが随時更新：常に安全な状態を維持できる
導入までにかかる日数が少ないので、必要になったらすぐに利用できるうえ、社内だけではなく社外からもアクセスできます。
また、ベンダーがセキュリティ対策をおこなっているため、安心して使えます。
以下では、それぞれのメリットを詳しく解説します。
メリット①｜ツールの導入が簡単：すぐに使い始められる
クラウド型は自社でサーバーを用意しなくてよいため、インターネットに接続できる環境さえ整っていれば、契約後すぐに利用を開始できます。
オンプレミス型はサーバーやネットワーク機器などを自社で用意しなければならず、導入まで数か月程度かかるケースもあります。
情報共有やコミュニケーション活性化など経営上の課題を解決するために、できるだけ早く導入したい企業にはクラウド型が向いているでしょう。
メリット②｜幅広いデバイスに対応：端末に縛られずに使える
クラウド型の場合、パソコンだけではなくモバイル端末やタブレット端末からのアクセスも可能です。
外出先や自宅のモバイル端末からツールを確認できるため、スピーディでリアルタイムのやり取りが実現するでしょう。
オンプレミス型はインターネットを介さないことから、社内ネットワークに接続できる環境下でのやりとりを想定しています。
テレワークを導入している企業はとくに、社外からもアクセスでき、幅広いデバイスに対応しているクラウド型が適しています。
メリット③｜セキュリティが随時更新：常に安全な状態を維持できる
オンプレミス型はインターネットに接続せずに使用することから、セキュリティ面のリスクが低いといえます。
一方クラウド型は、ベンダーがさまざまなセキュリティ対策を施してくれます。
データの暗号化や脆弱性診断のほか、最新のセキュリティ対策を導入し、常にアップデートしているビジネスチャットであれば、使用時のリスクも低減できます。
自由度が高い！オンプレミス型チャットツールのメリット3選
オンプレミス型はクラウド型に比べて導入まで時間を要するものの、オンプレミス型ならではのメリットもあります。
- 強固なセキュリティの実現：情報流出を防げる
- カスタマイズ性の確保：自社だけの要望を叶えられる
- コストの予測が容易：突然の値上げを回避できる
これらのメリットについて、具体的にご説明しましょう。
メリット①｜強固なセキュリティの実現：情報流出を防げる
オンプレミス型のメリットとしてまず挙げられるのが、セキュリティリスクの低さです。
外部のサーバーにアクセスするクラウド型とは異なり、社内にサーバーを構築するため、ウイルス感染や不正アクセスのリスクを低減できます。
自社のセキュリティポリシーにのっとった運用がしやすいことから、安心して利用できるでしょう。
メリット②｜カスタマイズ性の確保：自社だけの要望を叶えられる
オンプレミス型は、自社の運用目的や状況に合わせて柔軟にカスタマイズできます。
既存のシステムとも連携しやすいため、作業効率の向上も望めるでしょう。
不要な機能を取り除けば、操作性がシンプルになり、使い勝手が改善する可能性もあります。
メリット③｜コストの予測が容易：突然の値上げを回避できる
サーバーの構築が必要であることから、オンプレミス型はまとまった初期費用が必要です。
しかし、一度導入すれば、その後はメンテナンス費用しかかからないため、コストの予測がしやすいといえるでしょう。
クラウド型は利用人数が増えれば利用料が増えるうえ、ベンダーが設定しているプラン料金の変動が発生する可能性があります。
オンプレミス型は、クラウド型に比べて予算の計画が立てやすいのがメリットです。
ビジネスチャットツールの選び方｜クラウドか？オンプレミスか？失敗しない比較ポイント5選
クラウド型とオンプレミス型には、それぞれメリットがあります。
しかし、自社の実情に合っていなければ、意味がありません。
クラウド型とオンプレミス型のどちらを導入しようか迷った場合は、次のポイントを比較してみてください。
- 料金
- 機能
- 使いやすさ
- 拡張性
- セキュリティ
以下で詳しく説明します。
ポイント①｜料金を比較する
ビジネスチャットの導入には費用を要します。
オンプレミス型は、自社でサーバーを構築しなければなりません。
システムの構築に費用がかかるうえ、カスタマイズによって複雑な機能を搭載しようとすると、さらに初期費用が膨らみます。
導入後も、定期的なメンテナンスやセキュリティ対策が必須です。
そのため、メンテナンスやセキュリティ対策を担当する従業員の人件費（もしくは外注費）を見込んでおく必要があります。
ただし、オンプレミス型は、導入後に高額な料金が発生するケースは基本的にありません。
クラウド型は、サーバーを構築しない分、初期費用を抑えられるメリットがあります。
しかし、導入後には月額利用料金が継続的に発生します。
プランの内容や利用者数、使える機能などによって金額が異なるため、利用料金の詳細やプランの内容は事前に確認しましょう。
ポイント②｜機能を比較する
ビジネスチャットによって、搭載されている機能は異なります。
メッセージの送受信に加え、ビデオ通話やタスク管理、グループチャットなど、必要な機能を導入前に洗い出し、検討するとよいでしょう。
あまりにも機能が多すぎると、かえって操作が煩雑になり、使い勝手が悪化するケースもあり、多機能なビジネスチャットは利用料金が高額になる場合もあります。
使わない機能にコストをかけずに済むように、機能の比較は必ずおこないましょう。
ポイント③｜使いやすさを比較する
ビジネスチャットを選ぶ際は、操作性もチェックしてください。
いくら多機能なツールでも、使いにくさがあると定着しない原因となります。
トライアル期間が用意されているサービスであれば、実際に業務で使う従業員に使用感を試してもらいましょう。
また、操作方法に迷ったときやトラブル発生時のサポート体制についても忘れずに確認しておくと安心です。
受けられるサポートの内容や費用の有無をビジネスチャットごとに調べて比較するとよいでしょう。
ポイント④｜拡張性を比較する
既存のシステムとの連携や、新たなツールの追加を検討している場合は、ビジネスチャットの拡張性も比較してください。
たとえば、ほかのシステムのデータが更新された際、ビジネスチャットへ通知が来る機能があれば、人の手を介すことなく同期が可能です。
また、現在使用しているドキュメント・ファイルなどに対応したビジネスチャットであれば、資料のやり取りなどがスムーズです。
対応形式が異なる場合は、互換性の有無をチェックしてみるとよいでしょう。
拡張性・連携性などについて不明点があれば、ベンダーへの問い合わせをおすすめします。
ポイント⑤｜セキュリティを比較する
ビジネスチャットでは重要な情報を取り扱うこともあるため、セキュリティ面の確認も必要です。
セキュリティ対策はサービスによって異なりますが、データの暗号化やIPアドレス制限、端末認証やログ監査などに対応していることが一般的です。
自社や取引先のセキュリティポリシーと照らし合わせて、基準を満たすサービスを選びましょう。
クラウド型のビジネスチャットツールなら、「Chatwork（チャットワーク）」をおすすめしたい3つの理由
クラウド型のビジネスチャットは初期費用を抑えられるうえ、すぐに導入ができることがメリットです。
現在はさまざまなクラウド型のビジネスチャットがリリースされていますが、特におすすめなのが、「Chatwork」です。
Chatworkの魅力として挙げられるのが、次の3点です。
- タスク管理機能で業務を円滑にできる
- 豊富なセキュリティで安心して使える
- 国産ツールなので日本人に適している
それぞれについて、詳しくお伝えします。
理由①｜タスク管理機能で業務を円滑にできる
Chatworkには、タスク管理機能が搭載されています。
タスク管理機能とは、メンバーに完了してほしい仕事、すなわち「タスク」を作成し、管理できる機能です。
タスクを作成する際は、内容・担当者・完了期限を入力します。
Chatwork上で送受信したメッセージをタスク化することも可能です。
タスクを割り振られたメンバーは自分のアカウントでログインしたChatworkの画面から内容を確認し、タスクが完了したら「完了」ボタンを押します。
すると、タスクを作成したメンバー宛に、タスクの完了通知が届きます。
自分宛で未完了となっているタスクは一覧で表示されるので、対応漏れを防げるでしょう。
タスクを割り振る側もタスクの進捗が一目でわかるので、進捗確認を目的としたミーティングを開催せずにすみ、コア業務に集中できます。
また、自分で自分宛にタスクを作成することで、作業の抜け漏れを防止するという使い方も可能です。
理由②｜豊富なセキュリティで安心して使える
Chatworkはユーザーが安心して業務に利用できるよう、セキュリティ対策が充実しています。
データはすべて暗号化され、脆弱性診断によりリスクの早期発見・対策を実施しています。
情報セキュリティマネジメントシステムの国際規格ISO27001（ISMS）や、クラウドサービスの提供や利用に対して適用される国際規格ISO27017にのっとって運用されているため、安心して利用できます。
サーバーは24時間体制で監視しており、異常を検知したらすぐに通知される仕組みを採用しています。
特定のIPアドレスからのアクセス制限や、登録されたモバイル端末からのみのアクセス限定などの機能も有しており、不正アクセスを防止します。
大企業や官公庁でも導入できるセキュリティ水準を保っているため、情報漏洩の心配をせずに利用できるうえ、取引先からの信頼確保にもつながるでしょう。
理由③｜国産ツールなので日本人に適している
ITツールに慣れていない従業員が使いやすいことも、Chatworkの特徴です。
Chatworkは国内の企業が自社のために開発したツールだから、というのがその理由です。
例をあげると、Chatworkでは宛先を指定する際に「TO機能」を使います。
メールにおける「TO」と同様の使い方であるため、ユーザーは「TO機能」で宛先を指定できることが感覚的にわかります。
日本のビジネスシーンにおける経験や体験を踏まえて使いやすさを追求した仕様になっているため、ITになじみのない人にも使い方がわかりやすいことが利点です。
操作性にも優れているため、導入にあたって従業員に事細かに説明せずにすみ、導入コストを抑えられるでしょう。
ビジネスチャットに迷ったら、クラウド型の「Chatwork（チャットワーク）」
ビジネスチャットは、情報共有やコミュニケーションの活性化に役立ちます。
導入時には、クラウド型とオンプレミス型の特徴を理解し、自社に合ったシステムを選んでください。
クラウド型ビジネスチャットを検討しているのであれば「Chatwork」がおすすめです。
十分なセキュリティ対策がなされており、不安なく利用できます。
日本人のビジネス慣行に合った仕様の国産ツールなので、ITに不慣れな人でもすぐに使いこなせます。
無料で試すこともできるため、導入に迷ったらまずはお試しください。
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