初めての相手にビジネスメールを送るときの書き方とマナーを文例付きで解説

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初めての相手にビジネスメールを送るときの書き方とマナーを文例付きで解説

目次

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初めての相手にビジネスメールを送るときは、構成や書き方のポイントをおさえることが重要です。

相手に伝わりやすい文章を送ることで、初対面の対応がスムーズになります。

今後の関係性において、信頼を築くための第一歩にできるでしょう。

初めての相手にビジネスメールを送るときの書き方と例文を、わかりやすく解説します。

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ビジネスメールを初めての相手に送るときのポイント

ビジネスメールを初めての相手に送るときのポイントを見ていきましょう。

企業名・名前を伝えて失礼がないようにする

メールの件名と本文には、自社の企業名・自分の名前を記載しましょう。

自己紹介がないままメールを送信すると、相手に失礼な印象を与えてしまいます。

きちんと自己紹介をすることで、誰からメールが送られてきたのかが明確になり、丁寧な対応につながります。

シンプルで読みやすい文章を心がける

メールの件名と本文は、要件をシンプルな形で伝えて、読みやすい内容を心がけましょう。

相手にコミュニケーションコストをかけない配慮につながります。

文字量が多くなるときは、箇条書きや改行を入れましょう。

メールの作成が完了したら、送信前に誤字脱字がないかもう一度確認し、可能であればダブルチェックも依頼してください。

件名はクリックしやすいように工夫する

件名には、自社の企業名・名前を含めて、送信者がわかるように記載しましょう。

また、メールの概要が把握できるように、簡単に要約して件名に含めておきます。

相手のメールボックスには、日々多くのメールが届いているでしょう。

わかりやすい件名にすることで、クリックされやすくなり、迷惑メールやダイレクトメールだと勘違いされる可能性も回避できます。

ビジネスメールを初めての相手に送るときの書き方

ビジネスメールを送るときは、相手に失礼な印象を与えないような対応を心がけることが大切です。

今回は、初めての相手にビジネスメールを送る際のマナーを6つ紹介します。

  • 件名に会社名・要件を含める
  • 宛名を入れる
  • 書き出しにあいさつ・自己紹介を入れる
  • 本文の本題に5W2Hを含める
  • 文末に締め・結びのあいさつをする
  • 署名を設定する

初めて送るメールは、今後の印象を左右する重要なものです。

丁寧な印象を与えられるように、基本のマナーを改めて確認していきましょう。

件名は会社名・要件を含める

メールの件名を見たときに、どのような要件で送られてきたのか、一目でわかるように工夫しておくことが大切です。

たとえば、件名に会社名(+自分の名前)、要件を含めると、下記のような文例になります。

  • 〇〇様からのご紹介【株式会社△△ 〇〇〇〇(名前)】
  • 担当者変更のお知らせ【株式会社△△ 〇〇〇〇(名前)】
  • 【ご挨拶】株式会社△△の〇〇(名前)です

件名で自己紹介と要件を伝えることで、確実にメールを開封してもらいやすくなります。

宛名を入れる

本文の冒頭には、相手の会社名と部署名、相手の名前を記載しましょう。

書き方の一例は、下記のとおりです。

  • 株式会社△△
  • □□部 〇〇〇〇様(苗字、またはフルネーム)

相手の名前がわからないときは「ご担当者様」という書き方をします。

書き出しはあいさつ・自己紹介をする

宛名を記載したあとは、あいさつ・自己紹介を簡潔に記載しましょう。

あいさつに使う一例は、下記のとおりです。

  • 突然のご連絡失礼いたします。
  • 初めてメールをお送りします。

また、自己紹介は下記のような形で記載します。

  • 株式会社△△(自社の会社名)□□部(所属先の部署名)の〇〇〇〇(自分の名前)と申します。

冒頭であいさつ・自己紹介を済ませることで、相手に丁寧な印象を与えられます。

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本文の本題に5W2Hを含める

まずは、メールを送った経緯や目的を一文程度で記載して、本題を伝えていきましょう。

経緯や目的の書き方の一例は下記のとおりです。

  • ××日に開催する〇〇のご案内をお送りいたします。
  • 前任者の〇〇に代わり、後任として私〇〇が担当させていただくことになりました。

結論から伝えることで、内容の概要を掴みやすくなります。

また、本題を伝えるときは、5W(いつ、どこで、誰が、何を、なぜ)、2H(どのように、いくら)を含めると、内容を具体的に伝えやすくなるでしょう。

文末に締め・結びのあいさつをする

本文の終わりには、本題の内容に合わせて、締め・結びのあいさつを含めましょう。

一例は下記のとおりです。

  • ご検討のほど、どうぞよろしくお願いいたします。
  • お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。
  • 今後とも、よろしくお願いいたします。

気遣いやクッション言葉を含めることで、相手に丁寧な印象を与えられます。

>クッション言葉の使い方と一覧に関する記事はこちら

署名を設定する

メールの最後には、自動で署名が入るように設定しておきましょう。

一例は下記のとおりです。

株式会社△△
□□部 〇〇〇〇(名前)
携帯電話:×××-××××-××××
メール:×××@×××.com

署名の内容には、会社名と所属先の部署名、自分の名前、部署の電話番号、自分のメールアドレスなどの記載が一般的です。

署名を入れておくと、相手が折り返すときにスムーズに連絡しやすいメリットがあります。

ビジネスメールを初めての相手に送るときの文例

ビジネスの各場面で使えるビジネスメールを初めての相手に送るときの文例を紹介します。

担当者変更・引き継ぎのメールの文例

件名:

担当者変更のお知らせ【株式会社□□ ○○(名前)】


本文:

株式会社■■
▲▲部 ○○様


いつもお世話になっております。

株式会社□□ ××部(所属先の部署名)の○○(自分の名前)と申します。


前任者の××に代わり、わたくし○○が貴社を担当させていただくことになりました。


後日あらためまして、前任の××とともにご挨拶に伺わせていただきます。


取り急ぎメールのご連絡にて失礼いたしました。


何卒よろしくお願いいたします。


(署名)

>担当者紹介メール・引き継ぎメールのマナーに関する記事はこちら

見積り依頼メールの文例

件名:

お見積書ご送付のお願い【株式会社□□ ○○(名前)】


本文:

株式会社■■
▲▲部 ●●様


突然のご連絡失礼いたします。


私、株式会社□□ ××部(所属先の部署名)の○○(自分の名前)と申します。


このたび弊社におきまして、貴社の製品▲▲の購入を検討しております。

つきましては、以下の内容でお見積書をお送りいただけませんでしょうか。


  • 製品名:▲▲
  • 数量:×個
  • 納期:×月×日までを希望いたします
  • 予算:×××万円程度
  • 支払方法:翌月末銀行振込

ご多忙のところ誠に恐縮ですが、×月×日までにお見積書をご送付いただけると幸いです。


お手数をおかけしますが、何卒宜しくお願い申し上げます。


(署名)

着任の挨拶メールの文例

件名:【ご挨拶】株式会社□□の○○(名前)です。


本文:

株式会社■■
▲▲部 ○○様


初めてご連絡をお送りします。

株式会社□□ ××部(所属先の部署名)の○○(自分の名前)と申します。


このたび、4月1日付で、△△支店へ着任いたしました。


いち早く貴社のお役に立てるよう努めて参りますので、何卒、よろしくお願いいたします。


(署名)

営業・アポイントメールの文例

件名:▲▲(商品名、ツール名)のご案内【株式会社□□ ○○(名前)】


本文:

株式会社■■
××部 ○○様


突然のご連絡失礼いたします。


私、株式会社□□ ××部(所属先の部署名)の○○(自分の名前)と申します。


弊社は××の事業者様に向けて、▲▲というサービスを展開しております。


突然のご連絡で恐縮ではございますが、貴社のホームページを拝見し、弊社サービスをご活用いただけるのではないかと考えております。


つきましては、ぜひとも一度貴社へ直接ご説明させていただければと思います。


ご多忙のところ誠に恐縮ですが、ご検討のほど、よろしくお願いいたします。

(署名)

>アポイントメールのポイントに関する記事はこちら

紹介先に送るメールの文例

件名:A様からのご紹介【株式会社□□ ○○(名前)】


本文:

株式会社■■
▲▲部 ○○様


A様よりご紹介をいただき、初めてメールをお送りします。


私、株式会社□□ ××部(所属先の部署名)の○○(自分の名前)と申します。


弊社は、××の事業者様に向けて、△△のサービスを展開しております。


貴社のホームページを拝見し、弊社のサービスをご活用いただけるのではないかと考えております。


ご挨拶を兼ねて、ぜひ弊社の製品をご説明させていただけないでしょうか。


ご多忙のところ誠に恐縮ですが、ご検討のほど、よろしくお願いいたします。


(署名)

初めての相手にビジネスメールを送るときは丁寧な対応を

初めての相手にビジネスメールを送るときは、今後の信頼関係を築くためにも、丁寧な対応が大切です。

相手から信用してもらいやすくなり、継続的な契約を獲得できるチャンスが生まれるでしょう。

また、継続的にやりとりを進めるときは、メールよりもビジネスチャットを使う方法がおすすめです。

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>Chatworkのリアクション機能とは?に関する記事はこちら

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Chatworkのお役立ちコラム編集部です。 ワークスタイルの変化にともなう、働き方の変化や組織のあり方をはじめ、ビジネスコミュニケーションの方法や業務効率化の手段について発信していきます。

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