初めての相手にビジネスメールを送るときの書き方と例文、ポイントを解説

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目次

初めての相手にビジネスメールを送るときは、構成や書き方のポイントをおさえることが重要です。

相手に伝わりやすい文章を送ることで、初対面の対応がスムーズになります。

今後の関係性において、信頼を築くための第一歩にできるでしょう。

初めての相手にビジネスメールを送るときの書き方と例文を、わかりやすく解説します。

ビジネスメールを初めての相手に送るときのポイント

ビジネスメールを初めての相手に送るときのポイントを見ていきましょう。

企業名・名前を伝えて失礼がないようにする

メールの件名と本文には、自社の企業名・自分の名前を記載しましょう。

自己紹介がないままメールを送信すると、相手に失礼な印象を与えてしまいます。

きちんと自己紹介をすることで、誰からメールが送られてきたのかが明確になり、丁寧な対応につながります。

シンプルで読みやすい文章を心がける

メールの件名と本文は、要件をシンプルな形で伝えて、読みやすい内容を心がけましょう。

相手にコミュニケーションコストをかけない配慮につながります。

文字量が多くなるときは、箇条書きや改行を入れましょう。

メールの作成が完了したら、送信前に誤字脱字がないかもう一度確認し、可能であればダブルチェックも依頼してください。

件名はクリックしやすいように工夫する

件名には、自社の企業名・名前を含めて、送信者がわかるように記載しましょう。

また、メールの概要が把握できるように、簡単に要約して件名に含めておきます。

相手のメールボックスには、日々多くのメールが届いているでしょう。

わかりやすい件名にすることで、クリックされやすくなり、迷惑メールやダイレクトメールだと勘違いされる可能性も回避できます。

ビジネスメールを初めての相手に送るときの書き方

ビジネスメールを送るときは、失礼にならない対応を心がけることが大切です。

初めての相手に送るときに、丁寧な対応につながる書き方を見ていきましょう。

件名は会社名・要件を含める

メールの件名を見たときに、どのような要件で送られてきたのか、一目でわかるように工夫しておくことが大切です。

たとえば、件名に会社名(+自分の名前)、要件を含めると、下記のような文例になります。

  • 〇〇様からのご紹介【株式会社△△ 〇〇〇〇(名前)】
  • 担当者変更のお知らせ【株式会社△△ 〇〇〇〇(名前)】
  • 【ご挨拶】株式会社△△の〇〇(名前)です

件名で自己紹介と要件を伝えることで、確実にメールを開封してもらいやすくなります。

宛名を入れる

本文の冒頭には、相手の会社名と部署名、相手の名前を記載しましょう。

書き方の一例は、下記のとおりです。

株式会社△△
□□部 〇〇〇〇様(苗字、またはフルネーム)

相手の名前がわからないときは「ご担当者様」という書き方をします。

書き出しはあいさつ・自己紹介をする

宛名を記載したあとは、あいさつ・自己紹介を簡潔に記載しましょう。

あいさつに使う一例は、下記のとおりです。

  • 突然のご連絡失礼いたします。
  • 初めてメールをお送りします。
  • 平素より大変お世話になっております。

また、自己紹介は下記のような形で記載します。

  • 株式会社△△(自社の会社名)□□部(所属先の部署名)の〇〇〇〇(自分の名前)と申します。

冒頭であいさつ・自己紹介を済ませることで、相手に丁寧な印象を与えられます。

本文の本題に5W2Hを含める

まずは、メールを送った経緯や目的を一文程度で記載して、本題を伝えていきましょう。

経緯や目的の書き方の一例は下記のとおりです。

  • ××日に開催する〇〇のご案内をお送りいたします。
  • 前任者の〇〇に代わり、後任として私〇〇が担当させていただくことになりました。

結論から伝えることで、内容の概要を掴みやすくなります。

また、本題を伝えるときは、5W(いつ、どこで、誰が、何を、なぜ)、2H(どのように、いくら)を含めると、内容を具体的に伝えやすくなるでしょう。

文末に締め・結びのあいさつをする

本文の終わりには、本題の内容に合わせて、締め・結びのあいさつを含めましょう。

一例は下記のとおりです。

  • ご検討のほど、どうぞよろしくお願いいたします。
  • お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。
  • 今後とも、よろしくお願いいたします。

気遣いやクッション言葉を含めることで、相手に丁寧な印象を与えられます。

署名を設定する

メールの最後には、自動で署名が入るように設定しておきましょう。

一例は下記のとおりです。

株式会社△△
□□部 〇〇〇〇(名前)
TEL:0000-000-0000
メールアドレス:abcdefg@hijk

署名の内容には、会社名と所属先の部署名、自分の名前、部署の電話番号、自分のメールアドレスなどの記載が一般的です。

署名を入れておくと、相手が折り返すときにスムーズに連絡しやすいメリットがあります。

ビジネスメールを初めての相手に送るときの例文

ビジネスの各場面に合わせて、ビジネスメールを初めての相手に送るときの例文を見ていきましょう。

担当者変更・引き継ぎのメールの例文

件名:

担当者変更のお知らせ【株式会社△△ 〇〇〇〇(名前)】

本文:

株式会社△△
××部 〇〇〇〇様

平素より大変お世話になっております。

株式会社△△ ××部(所属先の部署名)の〇〇〇〇(自分の名前)と申します。

前任者の〇〇に代わり、後任として私〇〇が担当させていただくことになりました。

後日あらためまして、前任〇〇とともにご挨拶に伺わせていただきます。

取り急ぎメールのご連絡にて失礼いたしました。

何卒よろしくお願いいたします。

(署名)

見積り依頼メールの例文

件名:

お見積書、ご送付のお願い【株式会社△△ 〇〇〇〇(名前)】

本文:

株式会社△△
××部 〇〇〇〇様

突然のご連絡失礼いたします。

私、株式会社△△ ××部(所属先の部署名)の〇〇〇〇(自分の名前)と申します。

このたび弊社におきまして、貴社の製品〇〇の購入を検討しております。

つきましては、以下の内容でお見積書をお送りいただけませんでしょうか。

  • 製品名:〇〇
  • 数量:〇〇個
  • 納期:〇月〇日までを希望いたします
  • 予算:〇〇万円程度
  • 支払方法:翌月末銀行振込

ご多忙のところ誠に恐縮ですが、〇月〇日までにお見積書をご送付いただけると幸いです。

お手数をおかけしますが、何卒宜しくお願い申し上げます。

(署名)

着任の挨拶メールの例文

件名:【ご挨拶】株式会社△△の〇〇〇〇(名前)です。

本文:

株式会社△△
××部 〇〇〇〇様

初めてご連絡をお送りします。

株式会社△△ ××部(所属先の部署名)の〇〇〇〇(自分の名前)と申します。

このたび、4月1日付で、〇〇支店へ着任いたしました。

いち早く貴社のお役に立てるよう努めます。

何卒、よろしくお願いいたします。

(署名)

営業・アポイントメールの例文

件名:〇〇(商品名、ツール名)のご案内【株式会社△△ 〇〇〇〇(名前)】

本文:

株式会社△△
××部 〇〇〇〇様

突然のご連絡失礼いたします。

私、株式会社△△ ××部(所属先の部署名)の〇〇〇〇(自分の名前)と申します。

弊社は〇〇の事業者様に向けて、〇〇というサービスを展開しております。

突然のご連絡で恐縮ではございますが、貴社のホームページを拝見し、弊社サービスをご活用いただけるのではないかと考えております。

つきましては、ぜひとも一度貴社へ直接ご説明させていただければと思います。

ご多忙のところ誠に恐縮ですが、ご検討のほど、よろしくお願いいたします。

(署名)

紹介先に送るメール

件名:〇〇様からのご紹介【株式会社△△ 〇〇〇〇(名前)】

本文:

株式会社△△
××部 〇〇〇〇様

〇〇様よりご紹介をいただき、初めてメールをお送りします。

私、株式会社△△ ××部(所属先の部署名)の〇〇〇〇(自分の名前)と申します。

弊社は〇〇の事業者様に向けて、〇〇のサービスを展開しております。

貴社のホームページを拝見し、弊社のサービスをご活用いただけるのではないかと考えております。

ご挨拶を兼ねて、ぜひ弊社の製品をご説明させていただけないでしょうか。

ご多忙のところ誠に恐縮ですが、ご検討のほど、よろしくお願いいたします。

(署名)

初めての相手にビジネスメールを送るときは丁寧な対応を

初めての相手にビジネスメールを送るときは、今後の信頼関係を築くためにも、丁寧な対応が大切です。

相手から信用してもらいやすくなり、継続的な契約を獲得できるチャンスが生まれるでしょう。

また、継続的にやりとりを進めるときは、メールよりもビジネスチャットを使う方法がおすすめです。

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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