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【ビジネスメール】1週間返事なしの場合はどうする？催促のポイントと例文3つを紹介
初期設定から基本の使い方までを徹底解説！
目次
ビジネス相手へメールを送って「1週間返事なし」という状況に陥り、業務が滞って困った経験はありませんか。
本記事では、返信の催促時に相手を不愉快にさせないポイントや、連絡する際に役立つ例文をご紹介します。
自分が送ったメールに返信してもらいたいときにお役立てください。
ビジネスシーンで1週間返事なし！返事が来ない理由
業務でメールを送ったものの、相手からレスポンスがなく、問い合わせた経験がある人もいるでしょう。
ビジネスにおいては、メールが届いたらできる限り早く対処するのがマナーといえますが、レスポンスがないのはなぜでしょうか。
以下では、メールの返事が来ない原因について解説します。
業務が忙しく返信が遅れている
レスポンスがない理由として、同僚や顧客が仕事で忙しく、対処できない状況にあることが考えられます。
突発的なトラブル対応に忙殺されていたり、人手不足で通常より多くの業務を担当していたりすると、受信に気づいていてもなかなか返信ができません。
次から次へと仕事が舞い込んでくるために、受信したこと自体を忘れてしまう場合もあります。
メールに気づいていない
こちらが送ったメールに、相手が気づいていないケースも考えられます。
工場や店舗などで働いていると、常にパソコンを操作しているわけではないため、メールの受信になかなか気づけないかもしれません。
メールが迷惑メールフォルダに分類されており、見逃してしまった可能性もあります。
複数のメールアドレスを使い分けている場合はとくに、普段使わないアドレスのメールチェックは後回しになりがちです。
返信不要の内容だととらえている
受信したメールを閲覧はしたものの、返信不要と判断してレスポンスをしなかったケースもあります。
とくに、営業メールは返信不要と思われがちです。
この場合、自分と相手の認識がずれていることが原因であるため、返信を求めていることがわかってもらえるようにメールの文面を工夫したほうがよいでしょう。
1週間返事なしの相手にうまく催促するポイント
メールの返信がないと相手の意向がわからず、次のアクションを起こせないため、作業に遅延が生じるケースもあります。
ここでは、相手にレスポンスを促すための具体的な方法をお伝えします。
丁寧な口調とクッション言葉を意識する
問い合わせをするときは、どんなケースであっても必ず礼儀正しい文章を心がけてください。
もしかしたら、相手が病気で欠勤しているなどのやむを得ない理由があるかもしれないためです。
このようなときに役立つのが、クッション言葉です。
用件を単刀直入に伝えるのではなく、「お忙しいところ恐縮ですが」「ご多忙とは存じますが」といった表現を使って返信を促すと、好印象を持ってもらえます。
問い合わせを受けた相手が、「自分が責められている」と感じると、その後の取引にも影響が出るおそれがあります。
そっけない文章はなるべく避け、相手の立場に配慮した言葉を選びましょう。
件名で端的に用件を伝える
相手がメールを受信して最初に目にするのは件名であるため、用件がひと目でわかる件名にすると、相手にレスポンスを促す効果が期待できます。
「見積の件」「社員アンケートの件」「Aプロジェクトの進捗の件」などのように、具体的に書くことが効果的です。
さらに、隈付括弧を使い【至急】【再送信】と明記するとほかのメールより目立つため、相手が目を通してくれる可能性が高まるでしょう。
行き違いに配慮した表現を用いる
相手に催促のメールを送ったものの、ちょうど相手が対応している最中で、行き違いが発生するケースもあります。
「行き違いとなりましたら、申し訳ございません」と相手へ配慮したひと言を添えるだけで、相手が抱く印象は大きく変わります。
とくに、顧客などへ連絡する際には、行き違いへの配慮を欠かさないようにしましょう。
なぜ催促連絡が必要だったのかを明確に伝える
レスポンスをしない人のなかには、返信を必要とされる理由がわかっていない人もいるため、催促する理由を伝えましょう。
このような場合は、前回のメールを送信した日時や具体的な用件を記載することが効果的です。
「クライアントへの提案内容について上司に諮っていたものの、いくら待っても返事が来ない」というようなときには、「〇月〇日にお送りしたA社への提案内容につきまして、再度ご連絡いたします」と具体的に書くと、上司も内容を思い出しやすくなります。
欲しいアクションや期限を明示する
相手からレスポンスをもらうためには、メールの文面に具体的なアクションや期限を記載してください。
「なるべく早く」と曖昧に伝えると、後回しにされるおそれがあります。
期限を明記するときは、「クライアントと〇月〇日に打ち合わせ予定」など期限の根拠も載せると、相手も納得して行動に移してくれます。
詳細な文例は、次の項で紹介します。
【ビジネスメール例文】1週間返事なしの相手に催促する場合
ここからは、催促する際に役立つ例文を取り上げます。
言い回しを変えればさまざまなシーンで使えるため、ぜひお役立てください。
社内の相手に催促する例文
上司や同僚、部下に対してレスポンスを促す際は、用件が簡潔に伝わるような文面を作成します。
ただし、上から目線だと思われないように、礼儀正しい文章を心がけてください。
件名：【緊急】A社との契約稟議の件
〇〇様
お疲れ様です。
〇月〇日に申請いたしましたA社との契約稟議の件ですが、その後いかがでしょうか。
△月△日にA社とのアポイントを予定しておりますため、×月×日までにご連絡をいただければ幸いです。
既にご対応いただいておりましたら、申し訳ございません。
お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。
社外の相手に催促する例文
取引先や顧客に催促する場合は、クッション言葉を使い、丁寧な文章を心がけましょう。
これまでのやりとりを取引先や顧客が忘れている可能性もあるので、用件を必ず書くと、取引先や顧客もやりとりしていた内容を思い出せます。
件名：【ご確認をお願いします】見積書の件
〇〇株式会社 〇〇様
いつも大変お世話になっております。
先日はお打ち合わせのお時間をいただき、ありがとうございました。
お打ち合わせを踏まえて作成した見積書を、△月△日にお送りいたしましたが、ご覧いただけておりますでしょうか。
念のため、再送いたしますので、ご確認をお願いいたします。
本メールと行き違いになっておりましたら、ご容赦ください。
ご多忙の折、大変恐縮ではございますが、×月×日までにお返事をいただけますと幸いです。
何かご不明な点等ございましたら、お気軽にご連絡ください。
何卒よろしくお願いいたします。
【少し強め】2回目の催促の例文
催促したにもかかわらず、相手からまったくレスポンスがない場合は、再催促が必要となります。
再催促するときは、納品の遅れなどレスポンスがないことで生じる問題を伝え、相手に行動を促さなければなりません。
件名：【再送】納品場所の確認
〇〇株式会社 〇〇部 〇〇様
いつも大変お世話になっております。
度々のご連絡失礼いたします。
〇月〇日に△△の納品場所につきましてご連絡させていただきましたが、その後いかがでしょうか。
本メールと行き違いで対応いただいておりましたら、ご容赦ください。
×月×日に納品を予定しておりますので、大変恐縮ですが、至急ご確認いただき、△月△日までにご連絡いただけますようお願い申し上げます。
お手数ではございますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
ビジネスシーンで1週間返事なしの相手に催促する際の注意点
メールの返信がないと仕事に支障が生じるため、相手に腹立たしさや苛立ちを覚える人もいるかもしれませんが、冷静に催促しなければなりません。
一時的な苛立ちに任せた文章を送ると、相手から悪印象を持たれ、その後の関係性に影響をおよぼす可能性もあるためです。
ここでは、メールの返信を催促する際の注意点をお伝えするので、参考にしてください。
未送付・ミスの可能性を考え事前によく確認する
相手に催促の連絡をする前に、自分が送信ミスをしていないかをチェックしましょう。
自分側の送信エラーなどによって、メールが未送信になっている可能性も考えられます。
また、宛先を間違えてしまい、そもそも相手が受信していないケースもあるため、まずは送信済みメールボックスを確認してください。
返信期日を書き間違えているおそれもあるので、文面も読み直しましょう。
さらに、返信がないと思い込んでいたものの、実際は返信されていて自分が未確認だったという場合もあるため、迷惑メールフォルダに返信メールが分類されていないかを確認しましょう。
メール以外の方法で連絡が来ているパターンもあります。
受信したFAXの有無をチェックし、自分宛の電話がなかったか周囲の人に確認をし、それでも連絡がないと思われるときには、相手へ問い合わせをしましょう。
社外の相手にはリマインドという表現は使わない
取引先や顧客に催促する際は、「リマインド」という言葉は避けてください。
相手が「責められている」「上から目線」といった印象を持ってしまうためです。
返信をもらうためにある程度の「お願いする姿勢」は必要かもしれませんが、過度のプレッシャーは逆効果です。
催促メールを送る前に作成した文面を読み直し、相手にプレッシャーを与える表現になっていないかどうかを吟味しましょう。
相手の状況に配慮した表現でお願いする
相手と良好な関係を維持するには、相手の状況を考慮して催促しなければなりません。
もしかしたら、返信ができないくらい忙しかったり、体調を崩していたりする可能性も考えられます。
冷たい印象をもたれるような文章は避け、相手に寄り添った姿勢を見せてください。
可能であれば相手の状況を確認し、返事が難しい状況だとわかれば、返信期限を延ばすなどの配慮をするとよいでしょう。
相手が対応しやすいように午前中に催促する
催促メールを送る場合は、できるだけ午前中に連絡しましょう。
退勤時間が近づいたタイミングで問い合わせると、相手に残業を強いてしまうおそれがあります。
また、上司などへの確認が必要な内容であれば、レスポンスが翌日になってしまう可能性もあります。
強めに催促するのは2回目から
1回目の返信催促は丁寧さを心がけ、2回目以降の催促は強めにおこなうことがポイントです。
再催促の時期は、1回目の催促から3日後が目安です。
あまり早すぎると、相手が対応中の可能性もあるためです。
件名に【至急】【緊急】といった強い表現を用いると重要度や緊急度が伝わるとともに、返信の遅れによって生じる問題を記載すれば急いで対応してくれるかもしれません。
緊急性が高い場合は電話する
早急に返信がほしいときは、メールだけではなく電話をしましょう。
見積書や稟議書などのように書類の確認が必要なケースでは、書類をメールで再送してから電話をすると、相手も対処しやすくなります。
工場や店舗など、業務であまりメールを使わない職場に勤務する相手だと、メールをチェックしていないケースも考えられます。
電話連絡は、相手にメールをチェックしてもらうきっかけともなるため、効果的です。
ビジネスのやり取りはChatworkで円滑化しよう
相手の社内外を問わず、メールの返信を催促する際には、期日を明確にしたうえで丁寧に依頼することが大切です。
しかし、いくら注意をしていても、メールが迷惑メールフォルダに振り分けられてしまいチェックできないというケースも発生します。
そんなときにおすすめなのが、ビジネスチャット「Chatwork」です。
「Chatwork」ではスレッド形式でやりとりができるため、メールのように迷惑メールフォルダに振り分けられることはなく、スムーズな連絡が実現します。
パソコンだけではなくタブレット端末やモバイル端末からもメッセージを確認できるので、場所を選ばず連絡の確認や返信ができます。
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