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リマインドメールとは？送るタイミングやポイントを【例文付き】で解説
目次
仕事でリマインドメールを送ると、お互いの予定を確認できる手段につながります。
リマインドメールを送ることで、当日の予定までに再度内容が確認できて、準備や段取りをスムーズに進められるメリットがあるでしょう。
仕事でリマインドメールを送るときは、どのようなタイミングがあげられるのでしょうか。
リマインドメールの例文と書き方のポイントを解説します。
リマインドメールとは
仕事の予定を思い出してもらうために、再度メールを送ることをリマインドメールと呼びます。
会議や商談前、相手から連絡がこないときなど、念を押して内容確認するときに役立つ内容です。
リマインドには「思い出させる」という意味があります。
予定を早い段階で決めているときは、リマインドメールが送られてくると、うっかり予定を忘れてしまう状況を防ぐメリットがあるでしょう。
リマインドメールを送ると、相手が予定を忘れずに済むため、当日に向けて仕事の調整や準備が進めやすくなるのです。
リマインドメールを送るタイミング
予定の日時が近づいているときや連絡がこないときに、再度相手にメールを送る必要が出てきます。
仕事でリマインドメールを送るタイミングを見ていきましょう。
取引先から連絡がこないとき
取引先との業務連絡がスムーズに進まないときは、仕事の段取りが遅れがちになります。
とくに、納品やスケジュールの締切が近づいているときは、様子を見ながら催促の連絡を入れてみましょう。
リマインドメールを送るタイミングには、仕事の取引先から納品物に関するメールや電話の連絡がこないときがあります。
会議や商談を実施するとき
数日前から前日までにお知らせメールを送っておけば、会議や商談の予定を思い出すきっかけになって親切です。
とくにオンラインの実施で先に予定を入れている場合、直前まで予定を忘れやすくなる懸念があるため、リマインドメールを活用しましょう。
対面やオンラインで会議や商談に取り組むときは、リマインドメールを送るタイミングになります。
社内行事に取り組むとき
社内の懇親会やセミナーなど、全体に向けて送られたメールに関しては、担当者に参加の有無を返信する必要があります。
一部の人から連絡が遅れている場合、相手が返信を忘れている可能性があるため、再度リマインドメールで知らせましょう。
リマインドメールを送るタイミングには、社内行事で参加の確認が必要なときがあります。
＞返信催促メールを送る適切なタイミングとは？に関する記事はこちら
リマインドメールの構成と書き方
わかりやすく簡潔なリマインドメールを作成するために、構成と書き方を確認していきましょう。
一般的なリマインドメールの構成は以下の通りです。
- 件名
- あいさつ
- 本題
- 日時・場所
- 署名
「リマインド」の目的を達成できるように、わかりやすいメール作りを目指しましょう。
件名
メールの本題を要約する形で、件名を見ただけで要件がわかるように書きましょう。
たとえば、会議のお知らせメールを送るときは「〇月〇日 会議についてのご案内」と書くと、わかりやすく相手に伝わります。
リマインドメールの例文の書き方として、件名には簡単に本題をまとめましょう。
あいさつ
丁寧なコミュニケーションを心がけるためにも、本文の冒頭であいさつ文を含めましょう。
「いつもお世話になっております。〇〇（会社名）の〇〇（担当者名）です。」と、簡単な文面で構いません。
リマインドメールの例文としてあいさつ文を書くと、対面で会話しないときでも、相手に失礼な印象を与えずに済みます。
本題の内容
再度相手に伝えたい本題の内容は、あいさつ文のあとで簡単にまとめましょう。
「〇〇の件につきまして、あらためて日時をご連絡いたします。」と、本題の内容を一文程度で書きます。
先に本題の要点を伝えると、相手のコミュニケーションコスト削減につながり、リマインドメールの例文で適切な書き方につながるのです。
日時・場所
予定の開催日程と時間、当日に集まる場所は、わかりやすい形で書きましょう。
それぞれ箇条書きのような形でまとめておくと読みやすくなります。
また、どのような内容を実施するのか、あらためて本題の内容を書いておくと親切です。
リマインドメールの例文として日時と場所を再度送ると、予定の確認でメールをさかのぼる必要がなくなる書き方につながります。
署名
署名には、誰から連絡が届いたのかが把握しやすくなるメリットがあります。
たとえば、下記のような内容をメールの文末に含めておくと親切です。
- 会社名
- 部署名
- 担当者名
- 電話番号（内線など）
- メールアドレス
社内行事で普段は交流のない部署にメールを送るときは、署名があると報連相がスムーズになります。
また、内線で電話連絡から直接確認するときなど、すぐにコミュニケーションが取りやすい工夫につながるでしょう。
リマインドメールの例文と書き方として、文末に署名があると丁寧な対応になります。
＞納期確認メールが必要な理由と適切な書き方に関する記事はこちら
シーン別のリマインドメールの例文
ビジネスシーンで活用できるリマインドメールの例文を3つのシーン別に紹介します。
- 取引先から連絡がこないとき
- 会議や商談を実施するとき
- 社内行事に取り組むとき
前述した構成にのっとって解説するので、ぜひご活用ください。
どのタイミングで送るのが適切かは、内容に応じて異なるため、前述のリマインドメールを送るタイミングを参照してください。
取引先から連絡がこないときのリマインドメール
取引先から連絡がこない場合や、締切が間近の書類がある場合に活用できる例文を紹介します。
相手に不快な印象を与えないように丁寧で失礼のない文章を意識しましょう。
| 件名 | 【ご確認】x月x日依頼の画面設計書につきまして |
|---|---|
| あいさつ | いつもお世話になっております。▲▲株式会社の●●です。 |
| 本題 | Aプロジェクトで依頼していた画面設計書の件につきまして、ご提出の日が近づいて参りましたので、念のため期日と提出方法を改めてお知らせいたします。 |
| 日時・場所 | ・期日：x月x日 ・ご提出方法：私●●宛てのメールに添付する形式 メールアドレスは、本メールのものと同様です。 行き違いでご提出いただいている場合は、大変申し訳ございません。 なにかご不明な点がございましたら、ご連絡いただけますと幸いです。 ご多忙のところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。 |
| 署名 | ▲▲株式会社 ▲▲部●●●●（名前） 携帯番号：090-xxxx-xxxx メール：xxx＠xxx.com |
会議や商談を実施するときのリマインドメール
次に会議や商談などの前に送るリマインドメールの例文を紹介します。
近年の働き方の変化に伴って、オンラインでWeb会議や商談をする機会も増えているでしょう。
日時などの基本情報に加えて、再度会議URLを送信すると、相手が別のメールを確認する手間も省けて、丁寧な印象を与えることができます。
| 件名 | 6月20日のAプロジェクトの会議についてのご案内 |
|---|---|
| あいさつ | いつもお世話になっております。A株式会社の●●（担当者名）です。 |
| 本題 | 来週のAプロジェクトの打ち合わせについてご連絡いたしました。 |
| 日時・場所 | ・日時：6月20日（火）12:00 - 13:00 ・場所：オンライン ・議題：Aプロジェクト開始1ヶ月の進捗状況の確認 お時間になりましたら、以下URLをクリックしご入室ください。 https://〜 弊社からは、課長の○○と私が出席する予定です。 なにかございましたら、私宛（090-xxxx-xxxx）にご連絡ください。 引き続きよろしくお願いいたします。 |
| 署名 | ▲▲株式会社 ▲▲部●●●●（名前） 携帯番号：090-xxxx-xxxx メール：xxx＠xxx.com |
社内行事に取り組むときのリマインドメール
懇親会や食事会などの際に、社内に送るリマインドメールの例文を紹介します。
リマインドの相手が社内の場合も、失礼な印象を与えない丁寧な言葉遣いを意識しましょう。
| 件名 | 【ご確認】6月20日懇親会の出欠について |
|---|---|
| あいさつ | お疲れ様です。▲▲部の●●です。 |
| 本題 | 先日ご案内した懇親会の出欠確認の件でご連絡いたしました。 明後日の6月22日が回答期日です。 お忙しい中恐縮ですが、回答がまだの方は、こちらのメールにご返信ください。 |
| 日時・場所 | ・日時：6月20日（火）18:00 - 20:00 ・場所：△△レストラン（会社から徒歩5分ほど、地図を添付します） ・参加費：3,500円 ・当日連絡先：090-xxxx-xxxx 予約人数をレストラン側に伝える必要があるため、出席・欠席にかかわらず参加有無の記載を返信していただけますと幸いです。 また、参加予定の方で、ご都合が悪くなった場合は、同期日までにご連絡いただけますでしょうか。 何卒よろしくお願いいたします。 |
| 署名 | ▲▲部●●●●（名前） |
リマインドメールを送るときのポイント
相手の負担にならないためにも、リマインドメールを送る場合は配慮した文章を作成することが大切です。
リマインドメールを送るときは、下記の5つのポイントを意識してみましょう。
- 簡潔にわかりやすくまとめる
- 誤字脱字がないように確認する
- 丁寧で失礼のない文章で書く
- 数日前から前日には送る
- 連絡がないときは直接電話をかける
それぞれのポイントを詳しく解説します。
簡潔にわかりやすくまとめる
リマインドメールを読み取る時間を削減できるように、件名から本文をなるべく短い文面でまとめましょう。
文章が長くなるときは、箇条書きや番号、改行しながら読みやすいように工夫します。
リマインドメールを送るときは、件名や本文を見たときに理解しやすいように簡潔に書くことがポイントです。
誤字脱字がないように確認する
相手に正確な情報を伝えるためにも、メールの送信前に再度内容の誤りがないか読み返しましょう。
とくに、リマインドメールをコピーペーストで使う場合、日付や内容が変更できているか確認が必要です。
本文の間違いや誤字脱字がないように確認する工程は、リマインドメールを送るときのポイントになります。
＞メッセージの編集・削除が可能なChatworkの機能に関する記事はこちら
丁寧で失礼のない文章で書く
メールの文章に配慮が足りないと、催促の内容を不快に感じる原因につながります。
とくに、取引先などの社外に向けて再度連絡するときは、相手の予定や都合を考えてクッション言葉を添えてくと、文章の印象を和らげる効果が期待できるでしょう。
リマインドメールを送るときは、相手の気持ちに配慮した丁寧な文章を心がけることがポイントです。
数日前から前日には送る
相手に予定を思い出してもらうことが重要なので、予定が近づいてきた段階でメールを送りましょう。
返信が必要なときは返信の期限をつけておくと、予定までに優先的に返信がもらいやすくなります。
直前に送るのではなく、相手が内容を確認できる数日前や前日にはリマインドメールを送ることがポイントです。
＞期日管理に便利なChatworkのタスク管理機能に関する記事はこちら
連絡がないときは直接電話をかける
何度もメールを送る手間がかかると感じるときは、相手に電話をかけて知らせる方法を取りましょう。
日々の業務に追われてしまうと、相手がメールの返信を忘れたり、見落としたりする可能性があります。
リマインドメールを送るときのポイントは、メール以外の電話を使って報告する手段をご検討ください。
リマインドメールの代わりにChatworkが便利
リマインドメールの文章は、あいさつや本題の内容、日時や場所、署名を含めて丁寧に伝える必要があります。
リマインドメールの件名と本文は、予定の内容をわかりやすく簡潔にまとめながら、数日前から前日には送るようにしましょう。
また、ビジネスチャット「Chatwork」を使い、リマインドメールの代わりに連絡する手段もおすすめです。
Chatworkを使うことで、メールの作成にかかる手間を削減できて、業務連絡の流れがスムーズに進められるでしょう。
リマインドメールの代わりになる便利なツールとして、オンラインの会議や面談など、幅広く活用できるChatworkの導入をご検討ください。
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