リマインドメールとは?リマインドメールの例文と書き方のポイント

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目次

仕事でリマインドメールを送ると、お互いの予定を確認できる手段につながります。

リマインドメールを送ることで、当日の予定までに再度内容が確認できて、準備や段取りをスムーズに進められるメリットがあるでしょう。

仕事でリマインドメールを送るときは、どのようなタイミングがあげられるのでしょうか。

リマインドメールの例文と書き方のポイントを解説します。

リマインドメールとは

仕事の予定を思い出してもらうために、再度メールを送ることをリマインドメールと呼びます。

会議や商談前、相手から連絡がこないときなど、念を押して内容確認するときに役立つ内容です。

リマインドには「思い出させる」という意味があります。

予定を早い段階で決めているときは、リマインドメールが送られてくると、うっかり予定を忘れてしまう状況を防ぐメリットがあるでしょう。

リマインドメールを送ると、相手が予定を忘れずに済むため、当日に向けて仕事の調整や準備が進めやすくなるのです。

>リマインドの意味とは?に関する記事はこちら

リマインドメールを送るタイミング

予定の日時が近づいているときや連絡がこないときに、再度相手にメールを送る必要が出てきます。

仕事でリマインドメールを送るタイミングを見ていきましょう。

取引先から連絡がこないとき

取引先との業務連絡がスムーズに進まないときは、仕事の段取りが遅れがちになります。

とくに、納品やスケジュールの締切が近づいているときは、様子を見ながら催促の連絡を入れてみましょう。

リマインドメールを送るタイミングには、仕事の取引先から納品物に関するメールや電話の連絡がこないときがあります。

会議や商談を実施するとき

数日前から前日までにお知らせメールを送っておけば、会議や商談の予定を思い出すきっかけになって親切です。

とくにオンラインの実施で先に予定を入れている場合、直前まで予定を忘れやすくなる懸念があるため、リマインドメールを活用しましょう。

対面やオンラインで会議や商談に取り組むときは、リマインドメールを送るタイミングになります。

社内行事に取り組むとき

社内の懇親会やセミナーなど、全体に向けて送られたメールに関しては、担当者に参加の有無を返信する必要があります。

一部の人から連絡が遅れている場合、相手が返信を忘れている可能性があるため、再度リマインドメールで知らせましょう。

リマインドメールを送るタイミングには、社内行事で参加の確認が必要なときがあります。

>返信催促メールを送る適切なタイミングとは?に関する記事はこちら

リマインドメールの例文と書き方

わかりやすく簡潔に内容をまとめると、相手がメールを読む負担を軽減できます。

リマインドメールの例文と書き方を見ていきましょう。

>ビジネスメールのマナーに関する記事はこちら

件名

メールの本題を要約する形で、件名を見ただけで要件がわかるように書きましょう。

たとえば、会議のお知らせメールを送るときは「〇月〇日 会議についてのご案内」と書くと、わかりやすく相手に伝わります。

リマインドメールの例文の書き方として、件名には簡単に本題をまとめましょう。

あいさつ

丁寧なコミュニケーションを心がけるためにも、本文の冒頭であいさつ文を含めましょう。

「いつもお世話になっております。〇〇(会社名)の〇〇(担当者名)です。」と、簡単な文面で構いません。

リマインドメールの例文としてあいさつ文を書くと、対面で会話しないときでも、相手に失礼な印象を与えずに済みます。

本題の内容

再度相手に伝えたい本題の内容は、あいさつ文のあとで簡単にまとめましょう。

「〇〇の件につきまして、あらためて日時をご連絡いたします。」と、本題の内容を一文程度で書きます。

先に本題の要点を伝えると、相手のコミュニケーションコスト削減につながり、リマインドメールの例文で適切な書き方につながるのです。

日時・場所

予定の開催日程と時間、当日に集まる場所は、わかりやすい形で書きましょう。

それぞれ箇条書きのような形でまとめておくと読みやすくなります。

また、どのような内容を実施するのか、あらためて本題の内容を書いておくと親切です。

リマインドメールの例文として日時と場所を再度送ると、予定の確認でメールをさかのぼる必要がなくなる書き方につながります。

署名

署名には、誰から連絡が届いたのかが把握しやすくなるメリットがあります。

たとえば、下記のような内容をメールの文末に含めておくと親切です。

  • 会社名
  • 部署名
  • 担当者名
  • 電話番号(内線など)
  • メールアドレス

社内行事で普段は交流のない部署にメールを送るときは、署名があると報連相がスムーズになります。

また、内線で電話連絡から直接確認するときなど、すぐにコミュニケーションが取りやすい工夫につながるでしょう。

リマインドメールの例文と書き方として、文末に署名があると丁寧な対応になります。

>納期確認メールが必要な理由と適切な書き方に関する記事はこちら

リマインドメールを送るときのポイント

相手の負担にならないためにも、リマインドメールを送る場合は配慮した文章を作成することが大切です。

リマインドメールを送るときのポイントを見ていきましょう。

簡潔にわかりやすくまとめる

リマインドメールを読み取る時間を削減できるように、件名から本文をなるべく短い文面でまとめましょう。

文章が長くなるときは、箇条書きや番号、改行しながら読みやすいように工夫します。

リマインドメールを送るときは、件名や本文を見たときに理解しやすいように簡潔に書くことがポイントです。

誤字脱字がないように確認する

相手に正確な情報を伝えるためにも、メールの送信前に再度内容の誤りがないか読み返しましょう。

とくに、リマインドメールをコピーペーストで使う場合、日付や内容が変更できているか確認が必要です。

本文の間違いや誤字脱字がないように確認する工程は、リマインドメールを送るときのポイントになります。

>メッセージの編集・削除が可能なChatworkの機能に関する記事はこちら

丁寧で失礼のない文章で書く

メールの文章に配慮が足りないと、催促の内容を不快に感じる原因につながります。

とくに、取引先などの社外に向けて再度連絡するときは、相手の予定や都合を考えてクッション言葉を添えてくと、文章の印象を和らげる効果が期待できるでしょう。

リマインドメールを送るときは、相手の気持ちに配慮した丁寧な文章を心がけることがポイントです。

数日前から前日には送る

相手に予定を思い出してもらうことが重要なので、予定が近づいてきた段階でメールを送りましょう。

返信が必要なときは返信の期限をつけておくと、予定までに優先的に返信がもらいやすくなります。

直前に送るのではなく、相手が内容を確認できる数日前や前日にはリマインドメールを送ることがポイントです。

>期日管理に便利なChatworkのタスク管理機能に関する記事はこちら

連絡がないときは直接電話をかける

何度もメールを送る手間がかかると感じるときは、相手に電話をかけて知らせる方法を取りましょう。

日々の業務に追われてしまうと、相手がメールの返信を忘れたり、見落としたりする可能性があります。

リマインドメールを送るときのポイントは、メール以外の電話を使って報告する手段をご検討ください。

リマインドメールの代わりにChatworkが便利

リマインドメールの文章は、あいさつや本題の内容、日時や場所、署名を含めて丁寧に伝える必要があります。

リマインドメールの件名と本文は、予定の内容をわかりやすく簡潔にまとめながら、数日前から前日には送るようにしましょう。

また、ビジネスチャット「Chatwork」を使い、リマインドメールの代わりに連絡する手段もおすすめです。

Chatworkを使うことで、メールの作成にかかる手間を削減できて、業務連絡の流れがスムーズに進められるでしょう。

リマインドメールの代わりになる便利なツールとして、オンラインの会議や面談など、幅広く活用できるChatworkの導入をご検討ください。

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リマインドメールに関するQ&A

リマインドメールを送るタイミングは?

取引先など相手から連絡がこないとき、会議や商談を実施する前、社内での行事や締め切りなどが近づいた時などに送ります。

リマインドで相手に返信を促す内容の場合には、その場面ごとに適切なタイミングがありますので、返信を促す際の注意点や書き方も参考に送るとよいでしょう。

リマインドは電話で行なうべき?

リマインドメールを送っても連絡がないときや、何度もメールを送る手間がかかると感じるときは、相手に電話をかけて知らせる方法を取りましょう。

また、相手からの返答をすぐに聞けるため、納期が差し迫っているときには電話でリマインドを行うと便利です。

リマインドのメリットや方法を理解しておくと、場面に応じた適切なリマインドができるでしょう。

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