ビジネスチャットでグループチャットを使うべき理由5選｜選び方や作り方も

初期設定から基本の使い方までを徹底解説！

Chatworkに登録しても、なにからはじめればよいのか分からない方は多いのではないでしょうか？
本資料では、Chatworkをはじめて使う方に向けて、必ず確認しておきたいChatworkの基本機能や初期設定についてわかりやすく解説しています。
メッセージの送り方や返信の仕方、また、タスクを追加する方法やファイルを添付する方法など、知っておきたい基本機能を1冊にまとめました。
Chatworkを社内に導入する際のマニュアルとしても、ぜひご活用ください。

資料ダウンロードはこちら

目次

テレワークや情報共有のスピードが求められる現代において、社内外のコミュニケーションはどんどん多様化・複雑化しています。

「伝達したはずのことが伝わっていない」「確認に時間がかかる」などと悩んでいる方も多いのではないでしょうか。

本記事では、ビジネスチャットでグループチャット機能を活用するメリット・デメリット、自社に適したビジネスチャットの選び方などを解説します。

ビジネスチャットでグループチャットを使うべき5つの理由

ここでは、ビジネスチャットでグループチャット機能を活用すべき理由を紹介します。

理由①｜情報共有が迅速になる

グループチャットを使うと、情報共有・伝達のスピードが飛躍的に向上します。

各自の都合のよいタイミングでグループチャットへ投稿する「非同期コミュニケーション」により、複数のメンバーへ一斉に情報を伝えることができるためです。

業務のスピード感が求められる現代において、迅速な情報共有は大きなアドバンテージになります。

理由②｜社員・部署・クライアント別にチームを組める

グループチャットは、プロジェクトごと・部署単位・チーム単位などで柔軟にメンバーを編成できる点が魅力です。

ビジネスチャットツール「Chatwork」では、従業員・外部パートナー・クライアントを含むメンバーと、用途や話題に応じたグループチャットを作成できます。

また、個人単位でアクセスできる情報を制御できるため、情報漏洩リスクを抑えつつ、必要な人にだけ効率的に情報を伝達できる点もメリットです。

理由③｜責任の所在が明らかになる

グループチャットでは投稿の履歴が残るため、「誰が何を言ったか」などといった責任の所在が明確になります。

業務上の指示や決定事項が記録されることで後から確認しやすく、トラブルの防止にも役立ちます。

また、メンション機能を使えば相手を指定してやり取りができ、タスク機能を使えばタスクごとの責任所在が可視化できるため、ミスや行き違いの防止につながります。

理由④｜絵文字やスタンプで時短できる

グループチャットでは、絵文字やスタンプによる簡易的なリアクションが可能です。

あらかじめグループチャット内でルールを決めておけば、メッセージを返さなくてもスタンプによって意思表示ができます。

スタンプは文字入力より手間がかからず、視認性にも優れているため、返信や確認の手間を省くことにつながります。

＞チャットの文章術に関する記事はこちら

理由⑤｜業務のノウハウを蓄積できる

グループチャットには、やり取りや資料、リンクなどが時系列で蓄積されていくため、日々の会話そのものをノウハウやナレッジとして活用することができます。

新しく入ったメンバーも、過去ログを読めば業務の背景や方針、状況などを短時間で理解できるでしょう。

＞ナレッジ共有のメリットに関する記事はこちら

ビジネスチャットのグループチャットをうまく使わないと起こる3つのデメリット

グループチャットは便利な機能ですが、運用を誤ると業務の効率を下げてしまうリスクもあります。

ここでは、グループチャットを正しく使わなかった場合に起こりうる3つのデメリットを紹介します。

デメリット①｜情報共有が遅れる

グループチャットの数が多すぎると、かえって情報共有が遅れる可能性があります。

従業員1人あたりが使うグループチャット数が多ければ多いほど必要な情報が埋もれてしまい、どのチャットにあるのかわかりづらくなるためです。

グループチャットの運用や情報整理のルール、メンバー選定の基準などを明確にしておかないと、かえって非効率な状態に陥ってしまう可能性があるため注意が必要です。

デメリット②｜雑談中心のグループになる

グループチャットの目的が曖昧なまま運用されると、会話が雑談に偏ることがあります。

雑談からアイデアが生まれることもありますが、目的のない雑談は時間の浪費になりがちです。

雑談に近いナレッジ共有の場が欲しい場合は別途【雑談用・情報交換用】などのグループチャットを作成し、そのチャット限定でやり取りをするなど、運用を工夫しましょう。

デメリット③｜目的のないグループが増え続ける

グループチャットが増えすぎると情報が分散して認識のズレが多発し、かえって業務の足かせになる可能性があります。

グループチャットを作成する際のルールやフローを決め、目的のないグループを増やさないように心がけましょう。

グループチャットのあるビジネスチャットの選び方｜自社に適したツールを選ぶコツ5選

グループチャット機能のあるビジネスチャットは多く存在しますが、導入の目的や運用スタイルに合ったツールを選ぶことが大切です。

ここでは、ビジネスチャットを選ぶ際に押さえておきたい5つの選定ポイントをご紹介します。

コツ①｜親和性の高いツールを選ぶ

すでに導入済みのツールがある場合、親和性の高いビジネスチャットを選びましょう。

既存ツールと使用感の近いビジネスチャットであれば教育コストを抑えられるうえ、ツールの定着率も高まるためです。

また、既存ツールと機能やデータ形式などの面で連携しやすいビジネスチャットを選ぶことも効果的です。

コツ②｜国産のツールを選ぶ

ビジネスチャットは国産のツールを選ぶこともポイントです。

国産のビジネスチャットは、日本企業や日本人ユーザー向けに設計されているため、日本の業務習慣に沿っており、直感的で使いやすいためです。

また、トラブル時には日本語で迅速にサポートが受けられるため、ビジネスチャットを初めて導入する企業にも適しています。

コツ③｜グループチャット機能が充実したツールを選ぶ

ビジネス利用におけるグループチャットは、機能が充実しているかどうかも重要です。

多人数でのやり取りや情報整理が前提となるため、単にグループを作成できるだけでなく、通知設定・メンション・検索性・履歴管理などの機能が充実していた方が生産性や業務効率が高まるためです。

コツ④｜マルチデバイスに対応したツールを選ぶ

ビジネスチャットツールは、なるべくマルチデバイスに対応したものを選びましょう。

会社の状況にもよりますが、スマートフォンやタブレットなどにも対応していると、外出先からでもアクセスでき、汎用性が向上するためです。

働き方が多様化している現代は、パソコンだけでなくスマートフォンやタブレットなど、複数のデバイスを使う機会が増えています。

自社の就労環境と照らし合わせて対応デバイスを確認しておくとよいでしょう。

コツ⑤｜長期的なコストを予想しツールを選ぶ

ビジネスチャットツールは長期的に利用する場合が多いため、コスト面も考慮しましょう。

クラウド型のビジネスチャットは月額制であることが多く、海外製のツールは為替変動などの影響を受けて価格が改定されるケースもあります。

そのため、初期費用と長期的なランニングコストを考え合わせて比較検討することが大切です。

グループチャットなら、ビジネスチャットツール「Chatwork（チャットワーク）」がおすすめ！

ここからは、ビジネスチャットツール「Chatwork」のおすすめポイントを3つに絞ってご紹介します。

おすすめポイント①｜チャットだけではなく音声／ビデオ通話もできる

Chatworkでは、テキストのやり取りだけでなく、音声通話やビデオ通話もワンクリックで開始できます。

とくにビデオ通話機能「Chatwork Live」では、画面共有を活用しながら会話ができるため、資料や操作画面を見せながら説明したい場合にも便利です。

ビデオ通話を活用することで、口頭だけでは伝わりにくい内容も、視覚情報を補うことでスムーズに理解してもらえるでしょう。

＞ビデオ通話機能の詳細はこちら

おすすめポイント②｜メンバーごとにタスクを設定できる

Chatworkでは、各チャットごとにタスク管理機能が備わっており、やるべきタスクを個人単位で設定・共有できます。

チャット内の会話をそのままタスク化することもできるため、指示漏れや「言った・言わない」の混乱を防げます。

また、タスクには期限や担当者を指定できるため、チーム全体で責任の所在やタスクの進捗を見える化でき、業務のスピードと精度が向上します。

＞タスク管理機能の詳細はこちら

おすすめポイント③｜高セキュリティで機密情報を守ってくれる

Chatworkは、高いセキュリティ環境でサービスを提供しています。

具体的には、通信の暗号化やデータセンターの24時間監視体制などが挙げられ、万全の体制が整っています。

そのため、機密性の高い情報や個人情報を含むやり取り、社外とのやり取りが多い環境でも、リスクを最小限に抑えて安心してグループチャットを活用できます。

＞Chatworkのセキュリティ情報はこちら

「Chatwork（チャットワーク）」で簡単！グループチャットの作り方を解説

Chatworkでは、誰でも直感的な操作でグループチャットを作成できます。

ここでは、グループチャットの作成手順と、運用時の注意点を紹介します。

グループチャットの作り方

Chatworkでは、以下の手順で誰でも簡単にグループチャットを作成できます。

＞グループチャットの作り方の詳細はこちら

グループチャットの注意点

便利なグループチャットですが、作りすぎると情報が分散してしまい、かえって混乱の原因になる可能性があります。

また、目的が曖昧なチャットは雑談に終始しやすく、無駄な通知の増加にもつながるため注意が必要です。

グループチャットを作成する際は、適切なグループ名をつけ、使用目的を明示したうえで運用すること、必要なチャットに絞って管理することがポイントです。

ビジネスチャットツール「Chatwork（チャットワーク）」で、グループチャットを使おう

グループチャットは、情報共有の迅速化・責任の明確化・ナレッジ蓄積など、業務効率化に多くの効果をもたらします。

ただし、運用方法を誤ると情報が埋もれたり目的が不明瞭になったりするため注意が必要です。

その点、Chatworkは操作性・機能性・セキュリティに優れ、導入・運用もスムーズに行える国産ツールとして評価されています。

グループチャットを軸とした効率的な情報管理を実現したい方は、ぜひChatworkの導入をご検討ください。

  今すぐChatworkを始める（無料）

Chatwork(チャットワーク)は多くの企業に導入いただいているビジネスチャットです。あらゆる業種・職種で働く方のコミュニケーション円滑化・業務の効率化をご支援しています。