社内SNS運用ルール10例！必要性・注意点・失敗しないためのコツを解説

社内SNSを導入したものの、「効果的にSNSを活用できていない」「プライベートとの線引きが難しい」といった悩みがある人も多いのではないでしょうか。

本記事では、社内SNSに運用ルールが必要な理由を紹介しつつ、社内SNSの具体的な運用ルールや失敗しないためのコツなどを解説します。

社内SNS運用で失敗する原因と対策、社内SNSのルールを設定・運用する際の注意点も紹介するのでぜひ参考にしてください。

なぜ社内SNSに運用ルールが必要なのか？

社内SNSは、従業員同士のコミュニケーションを促進し、情報共有を効率化するためのツールです。

LINEなどの既存ツールを利用するケースが一般的ですが、企業独自のシステムやツールを導入する場合もあります。

まずは、社内SNSに運用ルールが必要とされる理由について紹介します。

①社内のコミュニケーションを健全に保つため

社内SNSは、社員が自由に意見交換をおこない、さまざまな情報を共有するためのプラットフォームです。

多くの人が利用することが前提となるため、運用ルールや投稿時のマナーを設定します。

不適切な言葉遣いや個人の感情などは、直接関係のない人にも誤解や不快感を与える可能性があるためです。

社員が安心して利用できる環境を整えれば、健全なコミュニケーションを保つことができます。

②従業員の疲弊を防ぐため

従業員のSNS疲れを防ぐことも理由のひとつです。

社内SNSは連絡のやりとりが多く発生し、常にオンラインであることが負担になりやすいため、従業員の疲労やストレスにつながります。

そのため、緊急の連絡ではない場合は余裕のある返信期限を設定するなど、すぐに確認・返信しなければという緊張感を軽減するルールが必要です。

③従業員が積極的に参加できるようにするため

社内SNSの運用ルールがない場合、何を投稿すべきか不明瞭となり、結果として利用者が減ってしまいます。

また、「一部の社員のみ活用し、多くの社員は使っていない」といった利用者の偏りも問題になります。

どのような内容を共有すべきかをガイドラインで明確化し、社内SNSに参加しやすい雰囲気を作ることが大切です。

話し合うテーマを投げかけたりすると、社内での情報共有がスムーズになり、企業全体のコミュニケーション活性化につながります。

④セキュリティを強化するため

不正アクセスなどで情報漏洩が発生するリスクがあるため、社内SNSの使い方についてもルール化しておく必要があります。

社内SNSによっては、「許可されたユーザーのみ」がアクセスできるように管理・制限できるため、管理者側でセキュリティを強化することも可能です。

なお、コミュニケーション活性化だけでなく、セキュリティの強化や業務効率化も目指したい場合、Chatwork（チャットワーク）のようなビジネスチャットツールがおすすめです。

社内SNSの具体的な運用ルール10例

社内SNSの運用ルールは企業によって異なりますが、次のようなものが代表例として挙げられます。

以下で、それぞれのルールについて解説します。

【プロフィール】所属・氏名・プロフィール写真を設定する

社内SNSは、社内でのコミュニケーションを円滑にするためのツールです。

社内SNSの投稿をきっかけに、対面でのコミュニケーションも活性化できるため、所属部署・氏名・プロフィール写真を設定するようにルールを決めます。

たとえば、アイコンは顔写真にするというルールがあれば、誰が投稿しているかをひと目で認識でき、直接顔を合わせたことのない社員同士でもやりとりしやすくなります。

【投稿内容】機密情報・個人情報の投稿を禁止する

社内SNSでは、機密情報・個人情報に関する投稿を禁止とするケースが一般的です。

とくに機密情報（未発表の製品情報、財務データなど）が不適切に共有されてしまうと、情報の悪用や顧客からの信頼低下、訴訟トラブルといったリスクが生じます。

不要なトラブルを防ぐために、投稿内容に関する明確なガイドラインを設けましょう。

【投稿内容】定型的な挨拶は省略する

社内SNSを運用する場合、メールのような定型文（冒頭の挨拶・文末の締めの言葉など）は省略し、より手軽に利用できるような運用ルールを作ります。

社内SNSでのコミュニケーションを円滑にし、業務効率の向上を図るためです。

とくに、連絡手段としてメール・電話を使っている場合、社内SNSでも定型的な挨拶をすることが多いため、カジュアルに使えるようなルールを設定することが大切です。

【投稿内容】厳しいフィードバックや個人的な指摘はしない

社内SNSでは、厳しい内容のフィードバックや個人的な指摘をしないようにルール化しておくことが推奨されます。

文章だけでは上手く伝わらず、従業員が重く受け止めてしまったり、意図しない内容で伝わる可能性があるためです。

社内SNSを利用することがネガティブな印象になったり、殺伐とした雰囲気になってしまうため、対面でのコミュニケーションよりもカジュアルに利用することが大切です。

【投稿内容】メッセージへのリアクションを決める/つける

社内SNSで連絡を受け取った場合、毎回返信するのではなく、メッセージへのリアクションを決めておくと業務効率化につながります。

たとえば、返信する必要はない連絡の場合、「了解」「感謝」「お疲れ様です」などのスタンプをつけるといったルールが挙げられます。

また、参考になった投稿にポジティブなリアクション（いいね！など）をすれば、社内SNSを利用しやすい雰囲気を作ることも可能です。

＞オンラインコミュニケーションのポイントに関する記事はこちら

【利用方法】プライベートでの利用を制限する

社内SNSを運用する場合、プライベートの利用を制限するルールを設けます。

業務時間外に社内SNSを利用する環境では、仕事とプライベートの線引きが曖昧になるためです。

利用時間を設定して仕事のオンオフを明確にすると、社員はワークライフバランスを保ちやすくなり、メリハリのある職場環境を構築できます。

【利用方法】他の連絡ツールとの使い分けルールを決める

社内SNSを効果的に活用するためには、他の連絡ツールと使い分ける方法が有効です。

たとえば、「社内SNSは社員同士で意見交換するためのツールとして使う」「ビジネスチャットは取引先との商談やアポ取りで使う」といったルールを具体的に決めます。

また、社内向けの連絡ではメールを使わないなど、社内SNSの利用に伴うガイドラインを設定することで適切にツールを使い分けることができます。

【利用方法】ステータス入力を徹底する

社内SNSのステータスを入力するルールがあれば、相手の状況をすぐに把握できるため、不要な連絡を避けることができます。

ステータス	状況
会議中	会議や打ち合わせ中のため、連絡を控えてほしい
外出中	オフィスにいないため、後でメッセージを確認する
離席中	休憩や取り込み中のため、すぐに返信・対応できない

ステータスを入力しておけば、今何をしているかを把握できるため、情報共有がスムーズになり、自分の業務に集中しやすい環境を構築できます。

【利用方法】利用時間を明確に設定する

社内SNSは、「13:00〜16:00まで」のように利用時間を明確に設定します。

社内SNSの通知が来ると集中が途切れてしまったり、終業後や休日に投稿があるとプライベートとの線引きが曖昧になり、疲労感やストレスが溜まりやすくなるためです。

社内SNSの利用時間を制限すると業務に集中しやすくなり、社員のワークライフバランスの保護にもつながります。

【管理】管理担当を決める/権限を設定する

社内SNSを運用する場合、管理する担当者を決めるケースが一般的です。

管理の担当者は、どのような話題・テーマを共有すべきかを判断してトークルームを新設したり、ユーザーの権限を設定・変更するといった役割を担います。

また、一部の社員へ情報が届くようにアクセスを制限すれば、情報過多による従業員の疲弊を防ぐことができます。

社内SNSのルールを設定・運用する際の注意点

社内SNSを設定・運用する際は、以下のような注意点があります。

①必要最低限のルールにする

社内SNSにはルールが必要ですが、必要最低限の内容に抑えます。

厳格なルールがあると社員が使いづらく、本来の目的である円滑なコミュニケーションを妨げる可能性があるためです。

社内SNSを導入する目的に合わせて必要最低限のルールを設定すれば、社員同士が意見交換やアイデアを共有する場として活用できます。

②特権を持たせない

特定の役職者のみルール適用外とするなど、特権を持たせないことが大切です。

一部の社員に特権を持たせると不公平感があり、オープンな意見交換の場として機能しないためです。

すべての従業員に平等にルールを適用すれば、企業全体の一体感や、職場内の連帯感を強める効果が期待できます。

③社員にきちんと周知する

社内SNSは、運用ルールを設定しただけでは従業員になかなか浸透しません。

社内SNSの運用ルールを設定し、すべての従業員へ周知することが大切です。

たとえば、定期的にメッセージを送ったり、掲示板や社内ポータルに社内SNSのルールを掲載したりなど、いつでも再確認できるようにします。

ルールによって不適切な利用を防ぎつつ、社内SNSを効果的に活用できるように周知徹底しましょう。

④定期的にルールの見直しをおこなう

社内SNSのルールは定期的に見直しをおこないます。

職場の環境や業務プロセス、社員からのニーズなどは常に変化するためです。

たとえば、新しいツールを導入するタイミングや、組織構造が変わるタイミングなどでは、新しい環境とマッチするようにルールを変更する必要があります。

一方的にルールを決めるのではなく、従業員の意見を反映しつつ、自社に合うようにルールを最適化していくことが大切です。

社内SNS運用で失敗する主な原因と、ルールによる対策

社内SNSの運用で失敗するパターンには、以下のような原因があります。

• 従業員になかなか浸透しない
• "SNS疲れ"を招いてしまう
• 重要な依頼が流れてしまう
• ツールが使いにくい

以下で、失敗してしまう理由とその対策について紹介します。

従業員になかなか浸透しない

「従業員が社内SNSを使ってくれない」「社内SNSを導入したものの、なかなか浸透しない」といった失敗は多くの企業が抱える課題です。

原因として、SNS運用の管理者がいないことが挙げられます。

管理者がいないと投稿に関するルールや使い方が曖昧となり、有益な情報が蓄積されないため、結果として社内SNSの利用者が減ってしまいます。

対策として、管理者が手本となって投稿したり、社内SNSを導入する際にリードする社員を何名か指定しておき、積極的に投稿してもらう方法が有効です。

他の社員は投稿例として参考にでき、自身の発信内容を考えることができます。

"SNS疲れ"を招いてしまう

社内SNSはスピーディーに情報伝達できますが、その反面、最新情報を追いかける必要があるため、情報過多による疲労感を感じやすくなります。

とくに、既読機能で自分が読んだかどうかを把握される状況では、「常にコミュニケーションを取らなければならない」というプレッシャーを感じやすくなるためです。

対策として、利用時間を制限したり、休日は通知オフを推奨したりなど、社内SNSの使い方に関するルールを設定します。

また、仕事とプライベートで使用する端末を分ければ、社内SNSを利用する際の公私混同を防ぐ効果が期待できるでしょう。

重要な依頼が流れてしまう

社内SNSで活発にやりとりする場合、直接関係ないメッセージも増えてしまいます。

そのため、重要な連絡や依頼を投稿してもすぐに流れてしまい、他の投稿に埋もれてしまうケースも少なくありません。

対策として、進捗管理が可能なツールを併用することが有効です。

たとえば、重要なタスクは進捗管理ツールを使う、日常的な業務連絡はビジネスチャットツールを使うなど、ツールの使い分けを検討しましょう。

ツールが使いにくい

社内SNSの運用に失敗する原因として、ツールの使い勝手の悪さが挙げられます。

実際に利用する社員からすると、業務を進める際に使いづらい・慣れないツールを使うことは大きなストレスになります。

搭載機能やコストだけでなく、実際に使いやすいツールを選ぶことが大切です。

また、定期的に勉強会を開いてツールの操作方法や使い方を教えたり、操作マニュアルなどの動画を制作しておけば、社内SNSをスムーズに浸透させることができます。

ルールだけじゃない！社内SNSを効果的に活用する3つのポイント

社内SNSを効果的に活用するポイントは、次のとおりです。

以下で、それぞれについて解説します。

①ポジティブな情報共有を意識する

社内SNSを効果的に活用するためには、ポジティブな使い方をすることが大切です。

成功事例や業務ノウハウなどのポジティブな内容は、他の社員にとっても有益な情報源となり、モチベーション向上や組織全体の活性化につながります。

また、新たな知見を得たときの「情報共有スレッド」などを作成すれば、些細なことでも共有しやすくなり、社内SNSの利用を促進できます。

②研修後のフォローアップや知識共有の場として活用する

新入社員の研修後のフォローアップのために、社内SNSを活用する方法も有効です。

研修で学んだ知識を共有することで、中堅社員・ベテラン社員も新たな気づきがあったり、業務効率化につながるアイデアが生まれたりする場合もあります。

新入社員と会話するきっかけにもなり、社内のコミュニケーション活性化につながります。

③従業員の意見を取り入れつつ定期的にルール・運用を見直す

従業員の意見を積極的に取り入れると、社内SNSへの参加意識を高められます。

社内SNSは異なる部門や職位の人が利用するため、自分たちの意見が反映されていると感じてもらえるように、積極的に社員の意見を取り入れることが大切です。

実際に社内SNSを使ってみた感想などを募集しつつ、柔軟にルールを変更・追加するといった見直しをおこないましょう。

＞社内SNSの成功事例に関する記事はこちら

Chatworkと連携して社内SNS運用を成功させよう

今回は、社内SNSに運用ルールが必要な理由や失敗しないためのコツ、社内SNSの具体的な運用ルールなどを紹介しました。

社内SNSを運用する場合、きちんとルールを作り、社員と共有することが大切です。

近年では、社内でのコミュニケーションの円滑化を目的に「Chatwork」のようなビジネスチャットツールを導入し、社内SNSと連携する企業も増えています。

Chatworkはタスク管理・スケジュール管理などのさまざまな機能を搭載しており、一部SNSや他ツール（Gmail・Zoomなど）と連携することも可能です。

コミュニケーションツールとして活用できるだけでなく、業務効率化に役立つ機能を搭載しているため、この機会にぜひChatworkの導入をご検討ください。

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