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【会議多すぎ】回数や人数の多い"無駄"な会議を減らす方法5選
初期設定から基本の使い方までを徹底解説！
目次
1日に何度も会議が入り、業務に集中できないという人は少なくありません。
本記事では、多くの人が悩む「会議が多すぎる」という問題の原因と悪影響に触れつつ、無駄な会議を減らす方法や会議を効率化する方法をご紹介します。
会議ストレスを減らし、業務効率を高めるために、ぜひ参考にしてください。
会議多すぎ！その根本原因を解明
会議が多すぎる根本の原因は、実施する目的が曖昧なまま会議が開催されることにあります。
実際には会議を開くほどのことではないのに、形式的に会議が開かれているケースが多く、「会議を開くこと」そのものが目的になってしまっているケースも少なくありません。
また、会議を開く条件や優先順位が不明確な場合も会議は増える傾向にあり、参加人数が増えれば増えるほど会議時間は長引きます。
このような会議は本来不要であり、参加者の業務効率・生産性の低下や時間の浪費にもつながりかねません。
多すぎる会議が及ぼす5つの悪影響
会議が多すぎることにより、さまざまな悪影響が発生します。
ここでは会議が多すぎることによって起こりやすい5つの悪影響をご紹介します。
1. 生産性の低下
会議が多すぎると、個々の業務に集中する時間が削られ、生産性が大きく低下します。
会議そのものにかかる時間だけでなく、会議のための準備や移動、議事録作成などの付随作業が発生するからです。
たとえば、午前と午後にそれぞれ1時間の会議が入るだけで、思考のリズムが分断され、成果に直結する仕事に集中しづらくなります。
このような状況では、本来注力すべき仕事の質や生産性が下がり、業績低下につながってしまうでしょう。
2. 個人の業務時間圧迫と残業増加
会議が多い職場では、個人が本来やるべき業務の時間が圧迫され、残業が増える傾向にあります。
限られた定時内の時間が会議で埋まってしまい、業務のために手を動かせる時間が削られるためです。
たとえば、13時〜15時まで会議が連続して入っていると、自分の業務に取り組めるのはその前後の時間になるため、十分な作業時間が確保できません。
このような積み重ねが慢性的な残業や疲労を招き、労働環境やワークライフバランスの悪化にもつながっていくでしょう。
3. デシジョンファティーグ（決断疲れ）
会議が多すぎると意思決定の機会が増えすぎて「デシジョンファティーグ（決断疲れ）」が起きやすくなります。
人が1日に決断できる回数には限界があるといわれており、会議の度に判断を求められると思考力や判断力が徐々に鈍ります。
午前中の会議では建設的な意見が出ても、午後には議論が停滞したり、意思決定が曖昧になったりするのはこのためです。
「デシジョンファティーグ」は重要な判断の質を下げたり、判断ミスを誘発したりするリスクがあります。
4. 責任の曖昧化
会議が多すぎると、責任の所在が曖昧になることがあります。
会議中の回数が多いことで「誰の発言だったか」「誰がやるのか」「いつまでにやるのか」などが不明確になりやすいためです。
責任の所在が曖昧になると、会議で決まったはずのことであっても、結局は誰も責任を持たずに実行されないというケースも珍しくありません。
5. 従業員のモチベーション低下とストレス増加
中身が薄い会議が続くと、従業員のモチベーションの低下やストレスの蓄積を招きます。
取り組んでいることの意義がわからず、成果にもつながらない時間を過ごすことは、精神的な負担になりやすいためです。
たとえば、決定権がないのに毎回出席させられるような会議では、「ただ座っているだけ」という感覚になりがちです。
このような状況が続くと、従業員のモチベーションが低下し、組織への信頼も薄れていくでしょう。
即実践！無駄な会議を劇的に減らす具体的な方法5選
ここからは、無駄な会議を劇的に減らす具体的な方法を5つご紹介します。
1. 会議の目的を明確にする
無駄な会議を減らすためには、会議の目的を明確にすることが重要です。
目的が曖昧な会議は話が逸れやすく、結果的に時間を浪費しやすいためです。
たとえば、会議の目的が「情報共有」である場合、何に対する情報をどの程度共有すべきかを事前に決めておきます。
会議の目的が「意思決定」の場合、どのような議題に対して何を決定するのかを決め、目的が「アイデア出し」の場合は何に対するアイデアをどれくらい出すのかを決めておきます。
目的とアクションを事前に明確化することで、会議を意味あるものにできるとともに、無駄な長時間化を防ぐ効果が期待できます。
2. ビジネスチャットなど、代替手段を活用する
ビジネスチャットなどの代替手段を活用すると、無駄な会議を減らせるケースがあります。
情報共有や簡単な確認事項程度であれば、会議を開かなくとも目的を果たせるケースが多いためです。
「Chatwork」のようなチャットツールを使えば、必要なメンバーでグループチャットを作成し、情報共有や意見交換が可能です。
記録にも残るため、議事録を作成する手間も不要です。
会議の代替手段としてツールを導入すれば、生産性の向上が期待できます。
3. 会議人数が多すぎないよう、参加者を限定する
会議の人数が多くなりすぎないよう、目的や内容に沿って参加者を限定することも重要です。
参加者が多すぎると議論が拡散・脱線しやすく、意思決定にも時間がかかりがちであることに加え、1人あたりの発言機会が減ったり、責任の所在が曖昧になったりするデメリットもあるためです。
本当に必要なメンバーのみで会議を開催すれば、議論の深度やスピードが上がり、会議の質も向上する可能性があります。
4. 会議削減の取り組みを組織的に推進する
無駄な会議を減らすには、個人の努力だけでなく組織全体で取り組むことがポイントです。
現場レベルで改革を進めようとしても、上層部が会議体質のままでは期待する成果は得られにくいでしょう。
たとえば、「30分以内の会議を推奨」「会議は週2回まで」などのルールやガイドラインを設けることで、全社的な意識改革につながります。
また、経営層やマネジメント層が率先して会議を減らす姿勢を見せることも効果的です。
5. 定例会議の議題を最小化する
定例会議の議題を最小化するのも良い方法です。
定例会議の議題が多すぎると、時間ばかりかかって本質的な議論ができなくなるケースが多いためです。
議題を最小化することでひとつひとつのテーマに集中しやすくなるとともに、参加者の発言も活発になり、会議に対する満足度も高まります。
定期的に開催される会議を効率化できれば時間の節約効果も大きいため、生産性の向上が期待できるでしょう。
会議を効率化する4つのコツ
続いて、既存の会議を効率化する際のコツを4つご紹介します。
1. 事前の準備を効率的に行う
会議を効率化するには、事前準備の質が非常に重要です。
準備が不十分な状態で会議を始めてしまうと、会議の目的が曖昧なままだったり、無駄な時間が発生してしまったりするためです。
おこなうべき準備の例として、事前にアジェンダや資料を共有しておくことが挙げられます。
参加者があらかじめ会議の論点を把握した状態で会議に臨めるため、議論がスムーズに進みます。
また、議題に対する質問や意見を事前に集めておくことも会議の時間短縮につながります。
2. ファシリテーターを配置する
会議にファシリテーターを配置することも会議の効率化につながります。
参加者全員が自由に話すだけでは論点がズレたまま軌道修正にいたらず、時間を超過してしまうケースなどが起こりがちです。
会議の進行役を決めておけば、議論の方向性を保ちながら効率的に会議が進むようになります。
また、ファシリテーターが全員の意見を聞き出す役割も担うと、より会議の質が高まり、納得感を得られやすくなるでしょう。
3. 時間管理を徹底する
会議の効率を高めるには、時間管理の徹底も不可欠です。
会議時間を決めないと議論がだらだらと続きやすく、長くなればなるほど参加者の集中力も落ちてしまうためです。
あらかじめ開始・終了時間を明確にし、各議題にもタイムリミットを設けておくことで、「時間内に終わらせよう」という意識が働き、集中力を維持しやすくなります。
さらに、会議時間を管理するタイムキーパーを決めておけば、より時間管理を徹底できるでしょう。
4. 会議の議事録にITツールを使用する
会議の議事録にITツールを活用することで、記録作業の効率や正確性が向上します。
たとえば、議事録テンプレートを活用できるツールや、音声を自動でテキスト化するAIツールを使えば、会議直後に速やかに情報を整理できます。
手書きや口頭伝達で起こりがちな漏れや誤解が起きにくくなり、情報共有までの時間も短縮できます。
「会議の人数が多すぎて疲れる」「テレワーク会議が多すぎる」の解決策は？
最後に、会議に関するよくある2つの悩みの解決策をご紹介します。
会議の人数が多すぎる場合
会議の人数が多すぎる場合は、前述の「3. 会議人数が多すぎないよう、参加者を限定する」を実践しましょう。
会議の目的に直接関係するメンバーだけを招集し、議論に集中できる体制を整えることが効果的です。
情報共有だけできれば良いメンバーは、議事録や要約を送付する形で対応することも検討しましょう。
参加人数を絞れば参加者ひとりあたりの発言機会が増え、会議の質向上にもつながります。
テレワーク会議が多すぎる場合
テレワーク会議が多すぎる場合は、前述の「2. ビジネスチャットなど、代替手段を活用する」を実践してみましょう。
すべての確認や共有を「会議」という形式で行う必要はありません。
Chatworkなどのチャットツールを活用すれば、必要なタイミングで要件を伝え合うことができるため、時間の拘束を大幅に減らせます。
数ある報告や相談を棚卸ししてみて、リアルタイムである必要のないものは、チャットやタスク管理ツールに置き換えていきましょう。
Chatworkを活用して、無駄な会議をなくそう
会議人数が多すぎる場合は参加者を絞り、必要な人だけが集まる場にすることが重要です。
また、会議の頻度が多すぎると感じている場合は、チャットなどほかの手段で代替することを検討しましょう。
報告・相談・情報共有を簡略化するためには、Chatworkのようなビジネスチャットツールの活用が非常に有効です。
非同期でのやり取りが可能になれば、情報共有の多くを会議から解放でき、チーム全体の業務効率も向上します。
この機会にぜひChatworkの導入をご検討ください。
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