ビジネスチャットの5つの課題とは？解決策やメリット・デメリットも紹介

初期設定から基本の使い方までを徹底解説！

Chatworkに登録しても、なにからはじめればよいのか分からない方は多いのではないでしょうか？
本資料では、Chatworkをはじめて使う方に向けて、必ず確認しておきたいChatworkの基本機能や初期設定についてわかりやすく解説しています。
メッセージの送り方や返信の仕方、また、タスクを追加する方法やファイルを添付する方法など、知っておきたい基本機能を1冊にまとめました。
Chatworkを社内に導入する際のマニュアルとしても、ぜひご活用ください。

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目次

ビジネスチャットは、情報共有や業務効率化に欠かせない存在になりつつあります。

しかし、導入や運用を誤るとリスクもあるため注意が必要です。

この記事では、ビジネスチャットの代表的な課題とその背景、よくある失敗パターンを解説し、具体的な解決策も紹介します。

ビジネスチャットの重要性とメリットとは

テレワークをはじめとする多様な働き方が広がるなか、ビジネスチャットの導入企業が増えています。

ビジネスチャットには、以下のようなメリットがあります。

ビジネスチャットでやりとりを一本化することで、情報共有の効率化やチーム全体の生産性向上につながります。

とくに部署横断のやりとりが多い組織では、誰が・何を・どこまで対応しているかがすぐに把握できる環境を構築しておくことにより、ミスの防止やレスポンスの遅延回避につながります。

ビジネスチャットのなかでおすすめなのが、使いやすさと機能性を兼ね備えたChatworkです。

チャット機能のほか、タスク管理やファイル共有といった業務に欠かせない機能を、1画面でシンプルに扱えます。

また、操作が直感的で使いやすいため、初めてビジネスチャットを導入する企業にも支持されています。

ビジネスチャットが持つ5つの課題とデメリット

ビジネスチャットは便利な一方で、運用の仕方によっては業務効率を下げてしまうリスクもあります。

ここでは、導入時によく見られる課題やデメリットを以下5つの観点から整理します。

1.情報過多・メッセージの見逃しリスク

ビジネスチャットでは会話の流れが速く、情報量も多くなりがちです。

通知が次々に届くことで、大切なメッセージが埋もれてしまい、気づかずに放置してしまうケースも少なくありません。

とくに、複数のグループやチャンネルを同時に活用している場合、どこに何の話題があるのかがわかりづらくなることもあります。

このような状況が続くと、業務の抜け漏れや連携ミスにつながり、生産性を下げる原因ともなります。

2.業務時間外の連絡がは増えるリスク

ビジネスチャットは即時性が高く、時間や場所を問わずやりとりができる反面、業務時間外の連絡も増えやすくなります。

「返信しなければならない」という無言のプレッシャーが生じることで、常に仕事に追われているような感覚になり、プライベートとの境界が曖昧になることがあります。

とくに、リモートワーク環境下ではその傾向がより強くなるため、従業員のストレスや疲労感につながるリスクもあるでしょう。

気づかないうちにワークライフバランスが崩れやすくなる点は、大きな課題といえます。

3.既存ツールとの競合リスク

ビジネスチャットを導入したものの、既存のメールやグループウェア、業務システムなどとの使い分けが曖昧なままだと、情報が複数のツールに散らばってしまいます。

「どこで何の情報をやりとりしていたか」がすぐに把握できず、確認や検索に時間がかかる原因になることも少なくありません。

さらに、同じ内容が複数のツールでやりとりされると、対応漏れや誤認も発生しやすくなります。

便利なはずのツールが、かえって業務の非効率を生む結果につながる点は大きな課題といえます。

＞ビジネスチャットと他のツールの違いに関する記事はこちら

4.セキュリティリスク

ビジネスチャットは情報共有が手軽におこなえる一方で、セキュリティ面への十分な配慮が必要です。

個人端末での利用、誤送信・誤操作などによるセキュリティリスクが潜んでいることを認識しておきましょう。

とくに、クラウド型のチャットツールを使用している場合、アクセス権限の管理や通信の暗号化といった基本的な対策がおこなわれていないと、社内外からの不正アクセスやデータ流出の原因となるおそれがあります。

5.社内に定着しないリスク

ビジネスチャットを導入してもスムーズに浸透せず、社内で十分に活用されないまま使われなくなってしまうケースもあります。

「慣れていないから」「使い方がわからないから」などの理由で、従来のメールや口頭連絡に逆戻りしてしまうことも少なくありません。

また、導入目的や使い方の共有が不十分なままだと、部署や担当者ごとに利用状況に差が出て、情報共有の質にもばらつきが生まれます。

結果的に、ビジネスチャットへの不信感が高まり、導入コストだけが無駄になってしまうおそれがあります。

ビジネスチャット導入の失敗事例4つ

ビジネスチャットは便利なツールですが、運用方法を誤ると想定外のトラブルを招くこともあります。

ここでは、実際によくある導入後の失敗事例を4つご紹介します。

それぞれ、どのような経緯で失敗につながったのかを詳しく見ていきましょう。

事例1：ツールが浸透・定着しなかった

導入後にマニュアルを配布しただけで、具体的な活用方法の共有やフォローが不十分だったケースです。

「どの場面で使うのか」「何をチャットでやりとりするのか」が曖昧なまま放置された結果、多くの従業員が元のメールや電話に戻ってしまったといいます。

また、操作に慣れていない従業員が使用を避けるようになったことで、社内全体の利用率が伸びず、結局ビジネスチャットそのものが使われなくなってしまいました。

チャットツールは導入するだけでなく、定着・活用させるための工夫が求められます。

事例2：不要な通知や私的利用が増加した

ルールを明確にしないままビジネスチャットの運用を始めると、混乱が生じることがあります。

「すべての投稿にリアクションをつける」「雑談チャンネルが業務の妨げになる」など、チャット内のやりとりが過剰になるケースも少なくありません。

また、一部の従業員が業務に関係のない私的な連絡を行ったことで、ツールの信頼性が損なわれ、業務のみで使っていたメンバーとの間に温度差が生まれてしまった例もあります。

通知の多さや内容に対する不満が蓄積され、業務効率がかえって低下する結果となってしまったケースです。

事例3：活用方法にズレが生じ現場が混乱した

部署やチームごとにビジネスチャットの使い方がバラバラだと、情報共有の質に大きな差が生まれてしまうこともあります。

ある部署では議事録をチャットに残しており、別の部署はメールで送付しているなど、各部署で情報共有の方法が異なっていたケースもみられました。

こうしたズレが続いた結果、「どのルールが正しいのか」が不明確になり、現場の混乱が生じました。

部署ごとの連携も滞りがちになり、最終的には「使いづらいツール」という印象だけが残ってしまいました。

事例4：複数のツールに情報が分散してしまった

ビジネスチャットと並行して、メールやファイル共有サービス、タスク管理ツールなど、複数の手段を使い続けたことで、情報が分散してしまった事例もあります。

「どこに最新の情報があるのかわからない」「同じ内容を複数の場所で管理している」といった声が現場から上がるようになり、確認作業に手間がかかる状況が生じてしまいました。

ツールの使い分けがうまくいかないと、かえって業務が煩雑になる恐れがありますが、Chatworkならチャット・タスク・ファイル管理をひとつに集約できるため、情報の分散も防ぎやすくなります。

＞ビジネスチャットとメールの使い分けに関する記事はこちら

ビジネスチャットで失敗を回避！5つの解決策

ビジネスチャットの導入を成功させるには、単にツールを使い始めるだけでなく、組織に合った使い方を見極め、継続的に運用を改善していくことが大切です。

ここでは、導入後の失敗を防ぐために実践したい5つのポイントを紹介します。

それぞれの対策がどのように効果を発揮するのか、詳しく見ていきましょう。

1.導入目的を明確化し、共有する

ビジネスチャットを導入する際にまず重要なのが、「なぜ導入するのか」を明確にし、社内でしっかり共有することです。

目的が曖昧なままでは、人や部署、チームによって使い方がバラバラになり、ツールの効果を十分に発揮できません。

たとえば、以下のような観点を事前に整理しておくとスムーズです。

これらを明確にし、全社で共通認識を持つことで、導入後の混乱や利用のばらつきを防ぐことができます。

2.運用ルールを策定し、周知する

ビジネスチャットの導入時には、ルールを設けましょう。

あらかじめ以下のような点を明文化し、全従業員に周知することが大切です。

ルールが共有されていないと、コミュニケーションや情報の質がバラつき、使いづらさを感じる要因にもなります。

導入初期からルールを整えておくことで、現場の混乱を起こさずに済みます。

3.自社に合ったツールを選ぶ

ビジネスチャットは多機能であればよい、というものではありません。

機能や操作性が自社の需要に合っていなければ、結局使われなくなってしまう可能性もあります。

導入時には、利用する従業員のITリテラシーや業務フローに合わせて、無理なく使えるツールを選ぶことが大切です。

たとえば以下のような観点で比較検討しておくと安心です。

社内での情報共有・タスク管理・外部とのやりとりを1つのツールで効率化したい場合、

Chatworkであれば、ビジネスに必要な機能が集約されているため、おすすめです。

4.他のツールとの使い分けルールの明確化

ビジネスチャットを導入しても、既存のメールやファイル共有ツール、業務システムと併用するケースは少なくありません。

そのため、どの情報をどのツールでやりとりするのか、あらかじめ明確にしておくことが重要です。

たとえば、以下のような基準を設けておくと混乱を防げます。

使い分けのルールが不明確だと、情報が散らばり、確認や共有の手間が増える原因になります。

使い分けルールは全従業員が守れる内容とし、確実に周知するようにしましょう。

5.継続的なフォローアップと改善

ビジネスチャットは、導入しただけで終わりではなく、実際の運用状況を確認しながら、定期的に見直しや改善をおこなうことが大切です。

継続的にフォローしておきたいポイントには、次のようなものがあります。

こうした点を定期的にチェックし、必要に応じて研修やルールの見直しをおこなうことで、ツールの活用度を高めることができます。

失敗しないビジネスチャットツールならChatwork

ビジネスチャットを導入するうえで、目的の不明確さやルール不足、ツールの選定ミスは大きな障壁になります。

定着しない、情報が分散するといった失敗を防ぐには、導入前後の設計とサポート体制が重要です。

しかし「どのツールを選べばいいのかわからない」「使いこなせるか不安」という声も少なくありません。

そこでおすすめなのが、現場目線で設計されたChatworkです。

タスク管理・ファイル共有・チャット機能をひとつにまとめ、誰でも直感的に操作できる設計となっており、ITに不慣れな方でも使いやすさがあります。

また、導入から運用までをしっかりサポートする体制が整っており、中小企業から大手企業まで幅広く導入実績があります。

「まずは業務のムダを減らしたい」「シンプルで効果的なツールを探している」そんな企業にもおすすめです。

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