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ビジネスチャットの選び方5選｜Web会議対応のおすすめ無料ツールも紹介
初期設定から基本の使い方までを徹底解説！
目次
社内外のコミュニケーションを円滑にしたい際には、ビジネスチャットを活用すると便利です。
ビジネスチャットとは、業務をサポートする機能を備えたチャットツールのことで、社内外のコミュニケーションや情報共有をスムーズにします。
今回の記事では、ビジネスチャットを導入するメリットや選び方などについて解説します。
Web会議に対応したおすすめツールも紹介するので、ビジネスチャット選びの参考にしてみてください。
ビジネスチャットツールとは？
近年、多くの企業ではビジネスチャットツールが導入されています。
Chatwork、Slack、Microsoft Teams、LINE WORKSなどさまざまなツールがあるため、自社に合ったものを選定・導入する必要があります。
ここでは、ビジネスチャットツールの概要について解説します。
ビジネスチャットツールの特徴
ビジネスチャットとは、業務をサポートする機能が搭載されたチャットツールのことです。
導入すれば、場所や時間を問わず社内外の人とやりとりができ、グループチャットの作成、ファイルの共有、タスク管理なども可能です。
Web会議ができるビジネスチャットもある
Web会議ができるビジネスチャットツールもあります。
たとえば、Chatwork、Slack、Microsoft Teams、LINE WORKSなどにはWeb会議機能が備わっています。
音声や映像によるリアルタイム通話ができるため、チャットより直接話したほうが早い場面で役立ちます。
ツールによっては画面共有もできるため、資料を使って説明したい際などに便利です。
ただし、1度のWeb会議で同時に接続できる人数はツールやプランごとに異なるため、注意しましょう。
【比較のポイント】ビジネスチャットの選び方を解説
ビジネスチャットを選ぶ際は、以下の5項目を比較するのがおすすめです。
・料金
・無料体験
・機能
・使いやすさ
・拡張性
ここでは、それぞれの項目に関する比較ポイントを解説します。
選び方①料金：コストを意識しよう
ビジネスチャットを選ぶ際の重要なポイントは、やはり料金です。
多くのビジネスチャットには月額利用料が設定されており、多くはユーザー数に応じて変動する「従量課金制」を採用しています。
つまり、毎月のランニングコストが発生することになるため、長期的なコストを見越した選定が大切です。
また、ツールによっては、月額利用料のほかに導入時の初期費用が発生する場合もあります。
費用対効果も考慮しつつ、予算内で導入できるツール・プランを選びましょう。
選び方②無料体験：細部まで確認しよう
多くのビジネスチャットには、無料プランやトライアル期間が設けられています。
いくら使いやすさをうたっているツールであっても、自社の業務にフィットしているかどうかは使用してみないとわかりません。
無料体験やトライアル期間を利用して、まずは使用感を確認し、本格的に導入するかどうか決めるのがおすすめです。
実際に操作してみてから本格導入を決めることで、導入後のミスマッチを防止できます。
選び方③機能：必要な機能をチェックしよう
ビジネスチャットを選ぶ際は、搭載機能のチェックも欠かせません。
ツールによって搭載されている機能は異なり、多機能であっても自社に不要な機能が多いかもしれません。
したがって、あらかじめ必要な機能を洗い出し、その機能を備えているかチェックすることが必要です。
また、比較の際には、ツール独自の機能が自社に適しているかどうかも確認しておくとよいでしょう。
さらに、プランによって使用できる機能や人数に制限がある場合もあるため、あわせてチェックしておきましょう。
選び方④使いやすさ：直感を大切にしよう
ビジネスチャット選びの際は、操作性も重要なポイントです。
ビジネスチャットは長く使い続けるものなので、操作説明会に参加したり、操作方法を都度調べたりせず、直感的に操作できることが望ましいでしょう。
無料体験やトライアルなども活用しながら、直感的な使いやすさを意識して選ぶことがポイントです。
また、自社ですでに導入しているツールがある場合、関連サービスにビジネスチャットがないか確認するのもおすすめです。
提供元が同じツールは基本的な操作感が似ている場合が多いため、導入後すぐに慣れることができます。
選び方⑤拡張性：将来性を考えよう
拡張性の高さも、ビジネスチャット選びの重要なポイントです。
既存のツールがある場合、連携が可能かチェックしましょう。
また、初めはビジネスチャットのみの用途で導入したとしても、使い続けるうちに他のサービスとの連携が必要となる可能性も考えられます。
将来性も考慮し、閉鎖的なサービスではなく、さまざまなツールとのインターフェースが可能なサービスを選ぶことがおすすめです。
職場にビジネスチャットを導入するメリット3選
職場にビジネスチャットを導入する主なメリットは、以下のとおりです。
・情報共有の円滑化、業務効率化が実現する
・連絡の抜け漏れや行き違いが減少する
・セキュリティリスクを低減できる
ここでは、上記の3つのメリットについて解説します。
メリット①情報共有の円滑化、業務効率化が実現する
ビジネスチャットがあれば、情報共有が円滑になります。
リアルタイムのコミュニケーションが可能になり、緊急性の高い内容や業務の変更点などもスムーズに伝えられるでしょう。
また、場所に関係なくオンラインでやりとりができるため、異なる拠点からでもスムーズに情報共有ができます。
さらに、グループチャット機能、ファイル共有機能、タスク管理機能など、業務効率の向上をサポートしてくれる機能を搭載したビジネスチャットもあります。
メリット②連絡の抜け漏れがや行き違いが減少する
グループチャットを作成できるビジネスチャットでは、メンバーへ一斉に連絡ができます。
そのため、連絡の抜け漏れが減少することがメリットです。
また、過去のチャット履歴を保存・検索できるビジネスチャットでは、すべてのやりとりを後から確認できるため、行き違いの防止に役立ちます。
メリット③セキュリティリスクを低減できる
ビジネスチャットにはセキュリティ水準の高いものが多く、通信の暗号化や不正アクセスの防止など、第三者が社内情報にアクセスできない仕組みが整えられています。
そのため、セキュリティリスクを低減できることもメリットです。
よりセキュリティ水準の高いサービスを探している場合は、国際的なセキュリティ基準に対応しているか、認証を受けているかをチェックしましょう。
無料で使える「Chatwork（チャットワーク）」がおすすめな理由
無料プランもあるビジネスチャットのうち、Chatworkがおすすめな理由は以下の3つです。
・ビデオ通話でWeb会議ができる
・タスク管理ができる
・国産かつ高水準のセキュリティ
おすすめ①ビデオ通話でWeb会議ができる
Chatworkでは、ビデオ・通話機能である「Chatwork Live」が利用できます。
複数人同時にビデオ通話ができるので、Web会議をする際に便利です。
また、画面共有によって資料やデータを見せながら口頭で説明ができ、スムーズな情報伝達が可能です。
さらに、相手のリアクションを確認しながら会話ができるため、相手の理解度がわかりやすく、その場で質問を受けられる点もメリットです。
＞Chatwork Liveの詳しい使い方を紹介した記事はこちら
おすすめ②タスク管理ができる
Chatworkは、タスク管理機能が備わっているのも特徴です。
タスクの内容と期限を入力し、相手を指定してタスクを作成すると通知が届く仕組みになっています。
作成したタスクはいつでもまとめて確認でき、タスクごとのステータスも把握できるため、進捗管理やリマインドもしやすくなります。
おすすめ③国産かつ高水準のセキュリティ
Chatworkは株式会社kubellが開発・運用している国産のツールです。
通信のすべてを暗号化しており不正アクセス対策も万全、国際的なセキュリティ基準に則った運用をおこなっているため、情報漏洩のリスクが低い点もメリットです。
大企業や官公庁でも使用できる高水準のセキュリティを誇り、安心して使用できます。
ビジネスチャットとWeb会議を円滑にするなら「Chatwork（チャットワーク）」
ビジネスチャットは、社内外の情報共有やコミュニケーションを円滑にするツールです。
Web会議機能も備えているものもあり、テキストだけではなく音声や映像によるやりとりも可能です。
Web会議もできるビジネスチャットを探している企業には、Chatworkがおすすめです。
チャット機能だけではなく、タスク管理機能やWeb会議機能など、業務効率化を実現できる機能を豊富に搭載しています。
国産のツールであり、高水準なセキュリティも備えているので、安心して使えるビジネスチャットを導入したい場合は検討してみてください。
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