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テレワークで使えるビジネスチャットとは？選び方と運用のコツ完全ガイド
初期設定から基本の使い方までを徹底解説！
目次
テレワークは通勤時間の削減やワークライフバランスの実現につながるため、多くの企業で導入されています。
しかし対面コミュニケーションの機会が減り、業務や情報共有の効率が下がってしまったという声も聞かれます。
このような問題の解決には、ビジネスチャットの導入が有効です。
今回は、テレワークで使えるビジネスチャットの選び方や運用のポイントを詳しく紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
なぜテレワークにビジネスチャットが欠かせないのか？
リモートで業務をおこなう際、従業員同士のコミュニケーションや業務のサポートツールとしてビジネスチャットが注目されています。
ここでは、ビジネスチャットがテレワークに欠かせない理由を紹介します。
テレワークというスタイルに合っているため
テレワークには、ワークライフバランスの改善につながる・会社の遠方に在住する人も雇用できるなどのメリットがあり、人材確保の観点から積極的に導入する企業が増えています。
ビジネスチャットは、コミュニケーションや業務のサポートに使えるチャットツールで、お互いに離れた場所からやりとりができるため、テレワークというスタイルに適しています。
ビジネスチャットの代表例として「Chatwork」があります。
Chatworkは複数人でグループチャットを作成することができ、複数人のメンバーと同時にやりとりすることが可能です。
電話のようにひとりひとりに電話をする手間が不要で、タイムラグもありません。
また、ファイル共有やタスク管理などの機能も充実しており、ツール上で効率的に業務を進行することができます。
パソコンだけではなく、モバイル端末やタブレット端末からアクセスできる点も、テレワークに適したポイントといえます。
リモートコミュニケーションの基盤となるため
ビジネスチャットは、テレワーク下におけるコミュニケーションの活性化にも寄与します。
ビジネスチャットでは電話やメールよりも気軽に相手へコンタクトを取れるため、コミュニケーションのハードルが下がります。
その結果、情報共有がスムーズに進み、業務の円滑化も期待できます。
＞ビジネスチャットを使ったコミュニケーションのコツに関する記事はこちら
顔を合わせたコミュニケーションも取れるため
テレワーク特有の課題として「相手の顔が見えない」ことが挙げられます。
顔の見えない相手とは仕事上の連帯感が生まれにくく、連絡・相談などがしにくいまま時間が経ってしまうケースもあります。
ビジネスチャットツール「Chatwork」は、ビデオ通話機能を搭載しています。
顔を合わせて話をしたほうがよい場合はビデオ通話で会話・議論・相談などができるため、相手の状況やリアクションがわかり、精神的な距離が縮まるでしょう。
テレワークにビジネスチャットを導入する「7つ」のメリット
続いて、テレワークにビジネスチャットを導入するメリットを解説します。
メリット①情報共有の促進
ビジネスチャット導入のメリットとして、まず挙げられるのが情報共有の促進です。
部署やプロジェクトごとにチャットグループを作成すれば、グループメンバーとスムーズに情報共有が可能です。
全員へ同じタイミングで同じ情報が共有されるため、情報のタイムラグがなく、正確性も担保されます。
テキストだけではなく、写真や動画を共有できる点もメリットです。
メリット②業務の効率化
ビジネスチャット上で情報共有をすれば、都度ミーティングを開く必要がなくなり、コア業務に充てる時間を増やすことができます。
また、ビジネスチャット上に業務の手順や注意点、マニュアルなどを保存しておけば、問い合わせる手間が減り、業務効率化につながります。
メリット③データ管理の一元化
ビジネスチャットを使えば、データの一元管理も可能です。
社内のデータベースのなかには情報漏洩防止のために、外部からのアクセスができないタイプもあります。
テレワーク中、必要なデータにアクセスができないと進捗が滞ってしまいますが、業務に使うデータのみをビジネスチャット上で一元管理しておけば、不便なく業務を進行することができるでしょう。
メリット④信頼関係の維持
対面で会話をする機会が減ると、信頼関係が薄れてしまうケースも少なくありません。
ビジネスチャットは、業務で必要なやりとりをするだけではなく、従業員間の信頼関係維持にも役立ちます。
メールや電話で実施していた業務連絡やミーティングをビデオ通話でおこなうようにすれば、その場で質問や相談がしやすくなるだけでなく、お互いの近況を知ることにもつながります。
メリット⑤タスクの見える化
ビジネスチャットのなかには、タスク管理機能やToDoリスト作成機能を搭載しているタイプもあります。
テレワーク中は、他のメンバーがどんな仕事をしているのかがわかりにくくなる傾向にありますが、タスク管理機能で各自のタスクを見える化しておけば、タスクの偏りや進捗が把握できます。
タスクが溜まっているメンバーに対する業務の割り振りを見直したり、進捗が遅れ気味のメンバーのサポートに回ったり、チームとしての業務を最適化しやすくなります。
メリット⑥ナレッジの共有
ビジネスチャットはナレッジの共有にも寄与します。
ビジネスチャット上ではノウハウや成功事例の共有ができます。
必要であればドキュメントや動画を保存しておいて、各自が任意のタイミングで閲覧することも可能です。
ナレッジの共有が進めば各従業員のスキルが向上し、業務の質やスピードの向上にもつながるでしょう。
メリット⑦セキュリティ性の向上
テレワーク中は、さまざまなインターネット回線を使って業務上のやりとりをおこなうため、情報漏洩のリスクが考えられます。
ビジネスチャットでは、ベンダー（開発者）がデータの暗号化や脆弱性診断などといった多くのセキュリティ対策をとっているため、安心して利用ができるでしょう。
テレワークに適したビジネスチャットの選び方3選
ビジネスチャットは情報共有や信頼関係の構築に役立ちますが、種類が多いため、選び方に迷っている人もいるのではないでしょうか。
ここでは、テレワークに適したビジネスチャットを選ぶポイントについて解説します。
選び方①自社の課題に合ったものを選ぶ
まず、自社の課題を洗い出し、課題解決につながるツールを選びましょう。
たとえば、従業員のITリテラシーが高くない場合、操作性に優れたビジネスチャットが適しています。
社外とのやりとりが多い職場であれば、社外の人を招待しやすいビジネスチャットが向いているでしょう。
選び方②費用対効果の高いものを選ぶ
ビジネスチャットを選ぶ際、費用対効果も重要な要素です。
たとえば、クラウド型のビジネスチャットは月額料金を支払うタイプが大半であり、プランやユーザー、オプションによって料金が変動します。
オンプレミス型のビジネスチャットには月額料金がかかりませんが、導入時にはまとまった初期費用が必要となります。
ビジネスチャットを利用したい期間や人数、目的を明らかにし、費用対効果が高いものを選んでください。
＞ビジネスチャットのクラウド／オンプレミスの特徴に関する記事はこちら
選び方③既存システムとの親和性が高いものを選ぶ
すでに導入しているシステムがある場合、スムーズに連携できるビジネスチャットを導入するとよいでしょう。
扱えるデータの形式やインターフェースなどが既存システムと合致するビジネスチャットであれば、情報共有や業務効率の可能性がさらに広がります。
また、今後新たなシステムを導入する予定がある場合、なるべく拡張性の高いビジネスチャットを選択しておくと安心です。
テレワークにおけるビジネスチャットの運用ポイント
次に、テレワーク環境下におけるビジネスチャットの運用ポイントを紹介します。
ポイント①運用ルールの明確化
ビジネスチャットの導入にあたり、まずは運用ルールを明確化してください。
テレワークを導入している企業では、勤務時間が従業員によって異なることが多く、早朝から働く従業員もいれば、子どもを寝かしつけた後に仕事をする従業員もいるでしょう。
そのため、連絡時間がバラバラになるおそれがあります。
「メッセージの送受信は〇時から〇時まで」などと利用時間を定めておけば、従業員は負担のない時間帯に対応ができます。
また、「メッセージを確認したらリアクション機能で必ずリアクションする」といったルールが浸透すれば、従業員間のコミュニケーションの円滑化にも役立ちます。
ポイント②チャットマナーの統一
テレワーク下でビジネスチャットを使うためには、チャットマナーの統一も重要です。
ビジネスチャットにはメールのようなあいさつ文や署名が不要である旨を周知しておくと、文面作成の手間や不要な気遣いを発生させずに済みます。
また、グループチャットで特定の相手にメッセージを送る場合は、相手へメンションをつけることもルール化しておきましょう。
ビジネスチャットを使うメンバーが増えたときにもすぐに確認できるよう、ビジネスチャット上にマナー・ルールを明記したドキュメントを保存しておくことなどもおすすめです。
ポイント③定期的なフィードバック
ビジネスチャットのルールやマナーを定めても、利用していくうちに改善点が見つかる場合もあります。
業種や企業規模、プロジェクトのスタイルなどによって適したビジネスチャットの使い方は異なるため、継続的なフィードバックによって改善をおこなう必要があるでしょう。
トライアンドエラーを繰り返していくうちに、徐々に自社に合った使い方が見つかります。
テレワークに適した「Chatwork（チャットワーク）」の機能を解説
多種多様なビジネスチャットがリリースされているなかで、とくにおすすめなのは「Chatwork」です。
Chatworkは操作性がシンプルで、初めてビジネスチャットを導入する企業でも安心して利用できます。
以下、代表的な機能を紹介します。
リアクション機能
Chatworkにはリアクション機能が搭載されており、メッセージに対して絵文字で反応できます。
グループチャットにメッセージを送った際、メンバーそれぞれが「了解しました」などと返信するのではなく、リアクション機能を活用することでスレッドが不要に延びることを防げます。
また、受信した側もボタン操作ひとつで反応できるので、返信の手間を削減できます。
絵文字を使うと親近感がわきやすくなるため、メンバー間の良好な関係づくりにも寄与します。
ビデオ通話機能
Chatworkには「Chatwork Live」が搭載されており、ビデオ通話機能を使ったコミュニケーションも可能です。
テキストでは情報が伝わりにくいときなどにChatwork Liveに切り替えれば、相手の顔を見たり、資料を共有したりしながら説明ができます。
一般的なビデオ会議システムは事前に日程調整をおこない、URLを発行する必要がありますが、Chatwork Liveはその場で切り替えられるため、スムーズです。
アカウント未所有者の一時招待機能
取引先や顧客とチャットをしたいものの、相手がビジネスチャットのアカウントを所有していないケースもあるでしょう。
このような場合、Chatworkはアカウントを所有していない人の一時招待ができます。
たとえば、他社との共同プロジェクトが開始した際に、他社のメンバーを招待してグループを作成することも可能です。
一時招待する相手は無料プランを使ってChatworkを使用できるため、相手の負担を心配せずにスムーズな情報共有が実現します。
テレワークのビジネスチャットは「Chatwork」で決まり
テレワークは、仕事と介護や育児との両立に役立つといったメリットがある一方、顔が見えないためコミュニケーションが希薄になるデメリットがあります。
ビジネスチャットは気軽にコミュニケーションをとれるので、従業員間のコミュニケーション活性化につながるでしょう。
Chatworkには、リアクション機能やビデオ通話機能など、業務効率化が期待できる機能が豊富に備わっています。
無料で試せるので、ぜひお試しください。
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Chatwork(チャットワーク)は多くの企業に導入いただいているビジネスチャットです。あらゆる業種・職種で働く方のコミュニケーション円滑化・業務の効率化をご支援しています。
