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ビジネスチャットでのコミュニケーションのコツ7選｜効果や注意点・事例も
初期設定から基本の使い方までを徹底解説！
目次
自社のコミュニケーションに課題を感じ、ビジネスチャットの活用を検討されている企業も多いかもしれません。
ビジネスチャットを使ったコミュニケーションには、情報共有がしやすくなる・生産性が向上するなどのメリットがある一方、気軽さが招くデメリットもあります。
今回は、ビジネスチャットをコミュニケーションツールとして活用するメリット・デメリットと注意点、使う際のコツ、コミュニケーションの改善事例などを解説します。
ビジネスチャットをコミュニケーションツールとして活用するメリット・デメリット
はじめに、ビジネスチャットの概要や、ビジネスチャットをコミュニケーションツールとして活用する際のメリット・デメリットを解説します。
ビジネスチャットとは？
ビジネスチャットとは、ビジネス使用を目的としたチャット形式のコミュニケーションツールのことです。
メールと異なり、挨拶文を省いても失礼にならず、迅速な報連相をおこなうことができます。
個人同士のチャットだけでなく、チームや部署ごとのグループチャットを作成すると、関係者全員との情報共有がスムーズになります。
また、ビジネスチャット製品ごとに多彩な機能を搭載していることも特徴のひとつです。
たとえば、ビジネスチャット「Chatwork」の場合、社外の人ともメッセージのやりとりができる機能、タスク管理ができる機能などが備わっています。
絵文字やリアクション機能もあるため、ビジネス目的でも堅苦しくなく、円滑で活発なコミュニケーションを実現できます。
知っておきたい「3つ」のメリット
ビジネスチャットでのコミュニケーションには、3つのメリットがあります。
- コミュニケーションが活発になる
- 情報共有がしやすくなる
- セキュリティリスクを軽減できる
ビジネスチャットは、メールや電話と違って気軽にメッセージを送れるため、コミュニケーションが活発になり、新たなアイデアの創出やメンバー同士の信頼関係の構築につながります。
メッセージを一度送るだけで必要な情報を共有できる点は、紙媒体の回覧や口頭での情報共有よりも便利です。
メールのように、送りたい人数だけ宛先を設定する手間も不要です。
途中からプロジェクトに参加した従業員も、チャットをさかのぼれば過去のやりとりを読めるため、情報や状況をスムーズに把握できます。
ビジネスチャットはセキュリティが高性能であり、通信の暗号化や、利用者・利用デバイスの制限などによって、セキュリティリスクも抑えられます。
考えておきたい「3つ」のデメリット
メリットが多いビジネスチャットですが、デメリットもあるため注意が必要です。
- 情報過多になりやすい
- 業務時間外のやりとりにストレスが生じる
- 対面コミュニケーションが減少する
ビジネスチャットは、メッセージを気軽に送れるため、情報が溢れてしまうおそれがあります。
多くのメッセージが届くと、確認に時間をとられたり、重要な情報を見落としてしまったりして、業務進行への悪影響やトラブルなどが懸念されるでしょう。
また、ビジネスチャットはスマートフォンでも扱えるため、業務時間外にメッセージの通知が届き、プライベートを満喫できない・ストレスが溜まるというケースもあります。
ビジネスチャットがコミュニケーション方法として浸透すると、対面コミュニケーションが減少する点にも気をつけましょう。
リモート・出社を問わず、ビジネスチャットでコミュニケーションをおこなうケースは多いものの、相手によっては直接話しかけてフォローするほうが効果的な場合があります。
また、業務によっては対面コミュニケーションのほうが指示が出しやすく、認識を統一しやすい場合もあるため、すべての相手・業務にとってビジネスチャットが望ましいわけではありません。
ビジネスチャットのコミュニケーションで気をつけるべきこととは？
ビジネスチャットでコミュニケーションをおこなう際には、下記のポイントを意識しましょう。
- 相手の「顔」や「感情」を意識する
- 言葉の「情報量」を意識する
- 社内外によって「ルール」を意識する
以下、詳しく説明します。
相手の「顔」や「感情」を意識する
ビジネスチャットでは相手の顔が見えず、雰囲気や動作から感情を読み取ることもできません。
そのため、ビジネスチャットでも対面コミュニケーションと同様に、相手の立場になって物事を考え、常に丁寧な言葉遣いを意識したり、状況に配慮したりすることが大切です。
たとえば、仕事を依頼するときには「お忙しいところ申し訳ございませんが」などのクッション言葉をつけると、相手は「〇〇をお願いします」とただ伝えられるよりもネガティブな感情を抱きにくいでしょう。
スムーズな業務や良好な関係維持のためにも、お互いが気持ちよく仕事できるようなコミュニケーションを心がけることが求められます。
言葉の「情報量」を意識する
ビジネスチャットでのコミュニケーションでは、情報量が多すぎても少なすぎても上手く伝わらないおそれがあります。
たとえば、情報量が多すぎると、相手にとって重要なこと・返答すべきことがわかりづらく、悩ませてしまうかもしれません。
相手のリアクションがないのに自分の意見ばかりを連投すると、信頼を失うこともあるでしょう。
一方で、情報量が少なすぎると、何度も確認したり、認識の相違が生じたりして、手間がかかる・ミスが生じるなどのリスクがあります。
そのため、ビジネスチャットでのコミュニケーションをスムーズにするには、伝達すべき情報の量や伝え方を意識することが大切です。
また、伝えるべき情報が伝えるべき相手へ確実に届くように、グループチャットでは「To」機能で相手を指定する、目立つレイアウトでメッセージを送るなどの工夫も必要です。
社内外によって「ルール」を意識する
ビジネスチャットは社内外の人とコミュニケーションをとれる便利さがある一方で、社内のルールを社外の人に押し付けてしまうと、相手の負担となったり信頼を失ったりするリスクがあります。
たとえば、自社の営業終了時間が19時だからという理由で、社外の人の定時後であるにもかかわらずメッセージの返信を強要するという行為は、相手に不満を抱かせ、せっかくのご縁を失うことになりかねません。
社外の人とビジネスチャットでコミュニケーションをとる場合は、最初にチャットのルールをすり合わせたり、やりとりを重ねて徐々にルールを決めていったりすることが重要です。
また、社内のメンバー同士であっても、コミュニケーションルールを設けることが大切です。
従業員のストレスとならないように、営業時間外にはチャットをしない、通知オフを許可するなど、ビジネスチャットと上手に付き合うルールを設けましょう。
ビジネスチャットのコミュニケーションのコツ7選
続いて、ビジネスチャットでコミュニケーションをとるときのコツを紹介します。
- 5W1Hを心がける
- 1チャット1義を実践する
- まわりくどい表現は避ける
- 絵文字やスタンプを使用する
- 誤字・脱字チェックをする
- 返信の催促はなるべく控える
- チャット以外の方法も考える
コツ①｜5W1Hを心がける
ビジネスチャットでは、5W1Hを意識して、情報の漏れを防ぎましょう。
5W1Hとは、「When（いつ）」「Where（どこで）」「Who（だれが）」「What（なにを）」「Why（なぜ）」「How（どのように）」を意味します。
5W1Hを意識してメッセージを送ると、相手に伝えるべき情報が漏れなく伝わりやすく、認識相違を防げるでしょう。
コツ②｜1チャット1義を実践する
1チャットにつきひとつの情報を伝えるようにすると、相手が返信しやすくなり、情報過多の防止にもつながります。
1チャットにつき1つの内容でメッセージを送ったあと、返信を受け取ってから次の内容を伝えるようにし、やりとりを円滑にしましょう。
コツ③｜まわりくどい表現は避ける
相手がチャットの内容をスムーズに理解できるように、まわりくどい表現は避けることが大切です。
たとえば、「Aは〇〇がいいかと思ったんですけど、Bは××が魅力的で、でもAは△△もよかったんですよね」のように、話し言葉のようなメッセージは要点がわからず、長文にもなりがちです。
そのため、AとBのよかったポイントを箇条書きで端的に載せるなど、シンプルな内容になるように心掛けましょう。
コツ④｜絵文字やスタンプを使用する
ビジネスチャットのなかには、絵文字やスタンプ機能を備えている製品もあります。
テキストのみでは感情が伝わりにくく、相手に「冷たい」「そっけない」と思われる可能性があるため、適度に絵文字やスタンプを使うと感情を伝えやすくなります。
たとえば、お辞儀をする絵文字を用いると丁寧な印象につながり、笑う表情の絵文字を送れば気軽な話と受け取ってもらえるでしょう。
一方、相手が上司など目上の人であれば、必ずしも絵文字やスタンプを使用する必要はありません。
いずれの場合も、相手の立場や与える印象を考えて使うことが大切です。
コツ⑤｜誤字・脱字チェックをする
ビジネスチャットでメッセージを送る前には、メールと同様に誤字・脱字を必ずチェックしましょう。
確認せずに送ってしまうと、誤解を生んだり相手に失礼な印象を与えたりするおそれがあります。
社外はもちろん、社内の人であっても誤字・脱字がないほうが丁寧さがあり、信頼感も高まるでしょう。
コツ⑥｜返信の催促はなるべく控える
ビジネスチャットでのコミュニケーションでは、返信の催促をなるべく控えることがポイントです。
相手の姿が見えないからこそ、相手の事情に配慮することが求められます。
翌日になっても返事が来ない・リアクションがないなどの場合は、相手が答えやすいように返信を促しましょう。
また、早めに返事が欲しい場合には、メッセージを送る際に「早めに返信がほしい旨」を伝えると、相手も意識して対応してくれます。
コツ⑦｜チャット以外の方法も考える
早めに返答が欲しい場合や、直接伝えたほうが伝わりやすい内容の場合は、電話や対面といった方法も検討しましょう。
ビジネスチャットをコミュニケーションツールにしているからといって、必ずしもビジネスチャットのみを使わなければいけないわけではありません。
ビジネスチャットでのコミュニケーションにこだわっていると、業務を円滑に進められなくなるおそれがあるため、ケースバイケースでコミュニケーション方法を変えることが重要です。
「Chatwork（チャットワーク）」でコミュニケーションを改善した事例3選
次に、ビジネスチャット「Chatwork」の導入によってコミュニケーションが改善した企業の事例を紹介します。
各事例を参考にして、自社に活かせるポイントはぜひ取り入れていきましょう。
事例①｜SEIKAグループ：報連相が円滑になり、生産性が向上
主にメモと電話をコミュニケーションツールとして使っていたSEIKAグループは、コミュニケーションコストの高さに課題を感じていました。
顧問弁護士からChatworkの利用を薦められ、導入してみると、上司の都合のよいタイミングを見計らって報連相をしなければならなかった従来のコミュニケーション方法が効率的でなかったという気付きがありました。
Chatworkでは、上司の都合を待たずに連絡事項をチャットで送れるため、従業員の連絡ストレスが軽減しました。
また、労務管理を徹底しコンプライアンスを遵守すること、従業員のプライベートの時間に通知がいかないことなどを運用ルールとして定め、コミュニケーションをスムーズにするためにリアクションマークの活用も推奨しました。
本事例のポイントは、Chatworkに適切な運用ルールを設け、スムーズなコミュニケーションを実現できる工夫をしたことです。
結果として、情報共有の円滑化により、数日かかっていた作業が数十分で終わるようになるなど、生産性の向上につながっています。
事例②｜福岡トーヨー株式会社：価値観の共有で、組織の一体感が向上
情報共有の手段が電話、FAX、メールしかなかった福岡トーヨー株式会社は、電話では全体に情報共有できず、伝言ゲーム方式で誤った情報が伝わってしまうこと、FAX、メールではスピード感がなく、情報共有のやりにくさがあることに課題を感じていました。
また、各自のPC内のファイルへは外部からアクセスできなかったため、情報共有の面にも課題がありました。
情報とファイルの共有が手軽にできる手段としてChatworkを知り、シンプルな機能や使い勝手のよさから導入を決定しました。
福岡トーヨー株式会社ならではの使い方として、週1回の朝礼をグループチャットで動画配信し、価値観の共有・組織の一体感向上を実現しました。
また、お客様の声をグループチャットで一元管理することで、問い合わせに対する抜け漏れ防止に役立てています。
Chatworkの導入によって外出先でも情報共有が可能となったため、働き方改革が進み、ペーパーレス化によるコスト削減も実現しました。
本事例のポイントは、Chatworkというオンラインでのコミュニケーションツールを導入したことで容易になったコミュニケーションを、動画共有や情報の一元管理によってさらに深めたことです。
ビジネスチャットでコミュニケーションが活発化すると、従業員の働きやすさ向上にもつながります。
事例③｜神奈川石油株式会社：円滑なコミュニケーションで、従業員の個人売上が増加
神奈川石油株式会社は複数の拠点があり、以前から従業員同士のコミュニケーション不足が課題でした。
コロナ禍にはさらにコミュニケーションの機会が減ってしまったため、コミュニケーション活性化を目指してChatworkを導入しました。
もともと電話が主なコミュニケーション手段であった同企業は、「重要度・緊急度が高い場合は電話、それ以外の連絡はChatwork」とツールを使い分け、Chatworkを「気軽なコミュニケーションツール」として浸透させました。
また、Chatwork上では雑談用のグループチャットを作成し、導入の担当者である取締役営業部長自らが積極的に活用することで定着に成功しました。
結果として、電話での連絡もChatworkに切り替わり、業務効率化や連絡の円滑化、従業員のモチベーション向上、業績アップなどのさまざまなメリットを得ることができました。
本事例のポイントは、Chatworkと他のツールの使い分けをしたこと、社内への定着に成功したことです。
ビジネスチャットのコミュニケーションなら「Chatwork（チャットワーク）」
ビジネスチャットでは、相手の顔が見えない分、相手の立場や感情に配慮してコミュニケーションをとる必要があります。
また、対面と異なり、伝えたいことが適切に伝わるとは限らないため、5W1Hを心がける、まわりくどい表現はさけるなどのコツを取り入れることが大切です。
Chatworkはタスク管理機能やビデオ通話機能も備えており、業務効率化に幅広く活用できます。
ビジネスチャットの導入を検討している企業は、「Chatwork」をぜひご活用ください。
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Chatwork(チャットワーク)は多くの企業に導入いただいているビジネスチャットです。あらゆる業種・職種で働く方のコミュニケーション円滑化・業務の効率化をご支援しています。
