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ビジネスチャットのファイル管理・共有機能とは？メリットや選ぶ際のポイントを解説
初期設定から基本の使い方までを徹底解説！
目次
ビジネスチャットのファイル管理・共有機能とは、チャットツール上でデジタルファイルのアップロードや検索、確認などができる機能のことです。
また、データの保存場所として活用すれば、業務の効率化や生産性向上にもつながります。
しかし、「どんな機能なのか、どんなメリットがあるか知らない」「どのツールを選べばいいかわからない」と悩む人も多いでしょう。
本記事ではビジネスチャットのファイル管理・共有機能の概要やメリットやファイル管理・共有機能でツールを選ぶ際のポイント、おすすめのツールなどをわかりやすく解説します。
ビジネスチャットに「ファイル管理・共有機能」が必要な理由
ファイル管理・共有機能は、多くのユーザーが求めるビジネスチャットの必須機能です。
もちろん、クラウドストレージ系のツールやプライベート用チャット、メールなどを使ってもデジタルのデータ・資料の管理や共有はできます。
しかし、円滑なコミュニケーションが可能かつ、セキュリティ水準も高いビジネスチャットで管理・共有をおこなったほうが、より快適かつ安全な運用が可能です。
USBメモリのような、紛失・盗難リスク、マルウェア感染リスクがないのもポイントです。
また、近年では、コミュニケーションからファイルの管理・共有までがチャット内で完結するようになりました。
なぜなら、多くのツールが5GB以上の容量を備えており、さらに検索や共有が容易だからです。
状況によってはクラウドストレージが使われることもありますが、ダウンロードや確実な確認が必要なファイルは、チャット内で共有されるケースが増加しました。
また、特定のグループのみにファイル共有したいシーンでも、ビジネスチャットの共有機能が積極的に活用されています。
管理や共有が快適に実施でき、さらに円滑なコミュニケーションができるのはビジネスチャットならではの強みです。
ビジネスチャットのファイル管理・共有機能のメリット
ここからは、ビジネスチャットのファイル管理・共有機能のメリットを紹介します。
社内ファイルを一元管理できる
ファイル管理・共有機能があるビジネスチャットでは、社内のファイルを一元管理できます。
複数のツールでファイルを管理していると、必要な情報を探す作業が煩雑になり、業務の効率が低下します。
ビジネスチャットに業務に必要なファイルをまとめてアップロードすれば、ファイルの一元的な管理が可能です。
単一のツールでファイルを管理するため、ファイルを探すために複数のツールを開く、保存場所をほかのメンバーに聞くなどの手間も発生しません。
結果として無駄な時間やストレスが減り、業務遂行がスムーズになります。
場所や時間を選ばずファイルにアクセスできる
場所や時間を選ばずファイルにアクセスできることもメリットです。
ビジネスチャットのなかには、アプリをダウンロードすればタブレットやスマホから使えるものもあります。
モバイルデバイスであってもパソコン版と同等の機能を利用できるビジネスチャットであれば、いつでも・どこでもファイルにアクセスできます。
優れた検索機能により、アクセスしたいファイルをスムーズに見つけられるのもポイントです。
なお、一部製品の無料プランではファイルの保存期限が定められているため、使用時にはあらかじめ確認しておくようにしましょう。
安全にファイルを共有できる
情報漏洩や不正アクセスなどを防ぐため、ビジネスチャットでは複数のセキュリティ対策を講じています。
データや通信の暗号化、データ保管時の安全性などの対策をおこなっていることに加え、多要素認証が導入されているビジネスチャットもあり、機密性の高いファイルも安全に共有できます。
IPアドレスや端末によるアクセス制限、アカウント別の権限管理を利用すれば、より強固なセキュリティを築けるのもメリットです。
また、セキュリティが厳重なツールの利用はコンプライアンスの遵守にもつながるので、企業の情報資産と信頼を守りたいならぜひ積極的に活用しましょう。
ファイル管理・共有機能が脆弱なビジネスチャットのデメリット
ファイル管理・共有機能を備えたビジネスチャットのすべてが、業務を快適化できるわけではありません。
管理や共有に関する機能や操作性に難があると、効率の低下やトラブルを招く原因にもなりかねません。
以下では、ファイル管理・共有機能が脆弱なビジネスチャットにおけるデメリットを紹介します。
必要なファイルが行方不明になる
ファイル管理における検索機能が弱いビジネスチャットでは、必要なファイルが行方不明になりがちです。
過去の会話や履歴をひとつずつ確認すれば発見も可能ですが、ファイル・チャットの量や共有された期間によっては、探すために多くの時間が必要となるでしょう。
そもそもビジネスチャットは、日頃から多くのメッセージやファイルが飛び交うものであるため、検索性の低さは生産性や効率に影響します。
従業員のストレスとなり、ツールの利用率低下を招くリスクもあるため、ファイルの管理・検索がしやすいビジネスチャットを導入することが望ましいでしょう。
ファイルを削除・紛失してしまうおそれがある
操作性の悪いファイル管理機能は、ファイルを誤って削除する、紛失するなどのヒューマンエラーが起こりやすいです。
ビジネスチャットでは、比較的少ない工数でファイルを削除できてしまうことが一般的です。
仮に操作性が悪く、説明も不親切なツールであると、操作ミスや勘違いにより意図しないファイル削除が起こる可能性が高まります。
重要なファイルを誤って削除し、さらにバックアップも取っていない場合、リカバリ対応や業務の停滞を招くでしょう。
また、顧客情報の削除・紛失は信頼の失墜にもつながるため、ファイルの削除・紛失のおそれがあるツールには要注意です。
外部ツールの併用で業務効率が下がる
外部との併用による業務効率の低下が起こりやすい点も、ファイル管理・共有機能が脆弱なビジネスチャットのデメリットです。
単体で快適なファイル管理ができないビジネスチャットだと、必然的にGoogleドライブやOneDriveなどの外部ツールを利用するシーンが増えます。
結果として管理や共有プロセスが煩雑になり、さらにファイルの新旧バージョンが混在しやすくなるため、業務の効率も低下するでしょう。
また、有料のストレージツールを追加するとなると、さらなるランニングコストと導入コスト、教育コストが発生する点もデメリットです。
ファイル管理・共有機能からビジネスチャットを選ぶ際のポイント
ファイル管理・共有機能を備えたビジネスチャットを選ぶ際には、いくつかのポイントがあります。
意識せずにツールの選定を進めると、思うような効果が得られない、快適に使えない場合があります。
トラブルの原因にもなりかねないため、選ぶ際は注意点を必ず意識しましょう。
①扱えるファイルの容量
多くのファイルをアップロードしたい場合、画像や動画のように容量が大きなファイルを共有したい場合は、十分なファイル容量（ストレージ容量）を備えたツールを選びましょう。
十分なストレージを備えているツールなら、大容量ファイルや大量のファイルでもスムーズにアップロードできます。
ほかのクラウドストレージも基本的に不要であるため、快適なファイル管理を実現できるでしょう。
ストレスなく使える容量の目安は、無料プランなら5GB以上、有料プランであれば10GB以上です。
また、より多くのストレージを利用したい、将来的に追加したいという希望がある場合、ストレージ容量の追加に対応しているかどうかもあわせて確認しておきましょう。
②対応するファイル形式の種類
ビジネスチャットを選定する際に注意したいのが、対応するファイル形式です。
業務で利用されるファイル形式は、仕事の内容や業種によって異なります。
多くのツールが幅広いファイル形式には対応していますが、快適に管理できない、共有できないなどのトラブルを防ぐためにも一度確認しましょう。
とくに、設計や製図関連のDWG・DXF、デザイン関連のPSD・AIのような、オフィス系以外の形式をよく利用する場合は、提供者に確認することをおすすめします。
③ファイルの検索性
優れたファイルの検索性は、ビジネスチャットのファイル管理・共有機能を快適に使う上で欠かせない要素です。
検索がスムーズにできないと、従業員のストレスや負担が増加し、業務の効率も上がりにくくなります。
円滑なファイルの管理と共有を実現するためにも、検索機能に素早くアクセスでき、キーワードで簡単に検索できるツールを選ぶことが重要です。
また、グループチャット別に検索できる機能、一覧で表示できる機能があれば、より快適にファイルを管理できるので、こちらもぜひ確認してみてください。
④セキュリティ性
ファイルをアップロードするビジネスチャットは、セキュリティが堅牢なものを選びましょう。
セキュリティ体制が万全なツールであれば、機密性の高い情報も安心して共有できるほか、不正アクセスや通信傍受のリスクも最小限に抑えられます。
ぜひ確認したいポイントは以下の点です。
・セキュリティの国際規格（ISO27001/ISO27701など）の認証を取得しているか
・信頼性の高いデータセンターを利用しているか
・通信やデータの暗号化に対応しているか
・多要素認証（ID/パスワード+認証アプリ・生体認証・SMS認証 など）に対応しているか
上記を満たすツールであれば、ビジネスにも安心して利用できます。
セキュリティ事故を起こしてしまうと損害の発生や信用の失墜を招くため、セキュリティ性の高さについては注意深く確認しましょう。
「Chatwork（チャットワーク）」がファイル管理・共有機能に強い理由
「Chatwork」は、ITスキルに自信がない人でも気軽に利用できるシンプルな操作性が人気のビジネスチャットです。
導入社数は91万社を超えており、IT関連はもちろん、建設・不動産や医療・福祉、教育機関など幅広い業種の企業で利用されています。
ISO27001やISO27017といった、複数の国際規格の認証を取得しているのも特徴です。
さらに、安全性の高いデータセンターの利用や通信の暗号化など、複数の対策を講じているので、ビジネス用途でも安心・安全に利用できます。
ここからは、使いやすく安全性も高いChatworkが、ファイル管理・共有用途にも強い理由を3つ紹介します。
理由①チャット内からファイルを管理・共有できる
Chatworkがファイル管理・共有用途に強いのは、チャット内から簡単にファイルの管理・共有ができる設計になっているからです。
ファイルの管理や検索については、チャット画面右上のファイルマークより簡単におこなえるようになっています。
共有についても、メッセージの入力欄にあるクリップマークをクリックし、任意のファイルを選択後に送信をクリックするだけと簡単です。
また、共有ファイルは、ファイルにカーソルを合わせた際に表示されるアイコンから手軽にダウンロードや名前の編集が実施できます。
シンプルかつ直感的に扱える設計ながらも、快適にファイルの管理と共有ができるのはChatworkならではの魅力です。
理由②ファイル共有前後のチャットを確認できる
Chatworkは、ファイル共有前後のチャットを素早く確認できる機能を備えています。
使い方は以下のとおりです。
1.メッセージを確認したいチャットを開く
2.画面右上のファイルマークをクリックしファイルを検索
3.前後のチャットを確認したいファイルにカーソルを合わせる
4.吹き出しマークの「追加時点へ移動」を選択
4ステップのシンプルな操作で、素早く前後のチャットを確認できます。
理由③全グループチャットのファイルを一覧で管理できる
全グループチャットのファイルをスムーズに管理できる、便利な管理機能を備えているのもChatworkの特徴です。
ページ最上段にあるメニューバーのファイルマークをクリックするだけで、自身が参加するチャットにアップされたファイルを一覧で確認できます。
全グループを対象とした横断的な確認が可能なため、共有されたチャットを忘れていても、スムーズに目的のファイルを発見できます。
また、任意のファイルにカーソルを合わせれば、チャット上の管理機能と同様にダウンロードや名前の変更などが可能です。
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ファイル管理・共有機能が優れたビジネスチャットは「Chatwork（チャットワーク）」
ビジネスチャットのファイル管理・共有機能は、ファイルの円滑かつ安全なアップロードとスムーズな検索、一元管理を実現する便利な機能です。
メリットや注意点を意識しながら快適に利用できるツールを選定し、適切に運用すればよりスムーズな業務遂行が可能となります。
また、優れたファイル管理・共有機能をもつビジネスチャットを探しているなら、Chatworkがおすすめです。
Chatworkなら、WordやExcelなどのオフィス系ファイルや画像・動画ファイル、PDFなども快適に管理・共有できます。
ストレージ容量も10GB〜と充実しているほか、ファイルの保存期限もないためストレスなくファイルを預けられます。
基本のチャット機能も使いやすいので、業務環境の快適化を狙うなら、ぜひ導入をご検討ください。
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Chatwork(チャットワーク)は多くの企業に導入いただいているビジネスチャットです。あらゆる業種・職種で働く方のコミュニケーション円滑化・業務の効率化をご支援しています。
