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ビジネスチャットツールの失敗事例7選｜失敗しない導入ステップとは？
初期設定から基本の使い方までを徹底解説！
目次
チャットツールを導入したのに、「期待していた効果が得られなかった」「効率化を図ったのにかえって混乱が生じてしまった」というケースも少なくありません。
業務の効率化や生産性の向上に役立つビジネスチャットツールですが、選び方や運用方法を間違えると逆効果になる可能性もあります。
本記事では、ビジネスチャット導入における失敗事例や注意点、ビジネスチャットツールのデメリット、失敗しないための導入ステップをわかりやすく解説します。
意外と多い？ビジネスチャットツールの主な失敗事例7選
まずはビジネスチャットツールにまつわる主な失敗事例を7つご紹介します。
失敗①事前の比較が不十分だった
ビジネスチャット導入時に多いのは、事前の比較が不十分で、あとから「この機能がない」「業務環境に合わない」といった問題が発生するケースです。
あまりにも支障が大きいと、別のツールを検討しなければならなくなり、手間もコストも二重にかかってしまいます。
導入前には、必要な機能、業務フローとの相性、サポート体制、価格などの比較項目をリストアップし、複数のツールを比較検討することが重要です。
失敗②他のツールと使い分けができなかった
ビジネスチャットツールとほかの情報共有ツールが混在し、使い分けに迷ってしまうのもよくある失敗ケースです。
ツールが混在すると、どのツールに何を投稿すべきか迷ったり、必要な情報が探しにくくなったりするため、情報の混乱や余計な手間がかかってしまいます。
ツール導入時には、既存のツールやシステムと競合しないかどうか検討してから選ぶことが重要です。
失敗③連絡可能時間を決めておかなかった
ビジネスチャットは即時性があり便利な反面、業務時間外や休日にもメッセージが届くことが問題になるケースも少なくありません。
社員の疲弊やプライベート時間の質の低下を引き起こし、社員の満足度低下や離職率の上昇を引き起こさないよう、注意が必要です。
ビジネスチャット上から連絡をしてよい曜日・時間帯などのルールを明確にしておくか、通知時間を調整できるツールを選びましょう。
ビジネスチャットツール「Chatwork」のスマホアプリには、通知の受信時間帯を細かく設定できる便利な機能が搭載されており、公私のメリハリを保ったり、業務外のストレスを軽減したりする効果が期待できます。
失敗④運用ルールやマニュアルが未整備だった
明確な運用ルールを決めずにビジネスチャットを導入すると、「どこに何を書けばいいのか分からない」「誰に聞けばいいのか分からない」といった混乱が生じ、頻繁に教える手間やサポートの手間が発生してしまいます。
導入した後のことも考慮し、あらかじめルールやマニュアルを整備しておくなど、ビジネスチャットツールの定着をサポートする工夫が求められます。
失敗⑤確認・返信・リアクションが面倒になった
ビジネスチャットからの通知が頻繁に届くと、作業の手が止まり、集中力が途切れがちです。
さらに、「すぐ返信してほしい」「既読スルーは禁止」など、返信やリアクションを強要するようなルールを作ってしまうと、業務効率を高めるために導入したはずのツールが逆効果になってしまうこともあります。
そのような状況を招かないよう、通知を確認するタイミングや返信に対しては、ある程度寛容な対応をすることも大切です。
失敗⑥グループチャットが正常に機能しなかった
個人間チャットの利用が増えてしまい、グループチャットが機能しなくなるのもよくある失敗事例です。
個人間チャットが多くなると、グループで共有すべき情報が正しく伝達されず、コミュニケーションミスや伝達漏れの原因になります。
このような状況を避けるためにも、グループチャットの運用ルールを整備したり、定期的な振り返りを行ったりしながら、グループの使い方を見直すことが重要です。
失敗⑦セキュリティ事故が起きた
ビジネスチャットは便利なツールである反面、人的ミスが情報漏洩につながるリスクもあります。
たとえば、誤送信や誤操作、パスワードの使い回し、私物端末からのログインなどが挙げられます。
ビジネスチャットを導入する際は、セキュリティポリシーの明文化とITリテラシーの教育も不可欠です。
失敗事例から見たビジネスチャットツールの欠点・デメリット
前述の失敗事例を踏まえて考えると、ビジネスチャットツールの主な欠点・デメリットは以下の3点といえます。
1. ツール選びに迷いやすい
2. 必要な機能を見極めにくい
3. 運用ルールの策定が難しい
ツール選びに迷いやすい
ビジネスチャットツールは種類が非常に多く、知名度や価格だけで選ぶと自社業務に合わず、結果的に導入が失敗になってしまう場合があります。
場合によっては使用する社員の再教育やツールの再選定の手間が発生し、かえってコストが増えてしまったというケースも少なくありません。
このような状況にならないためには、導入前に「誰が・何の目的で・どのように使うのか」を明確にしておくことが重要です。
必要な機能を見極めにくい
多機能なビジネスチャットは一見便利に見えますが、実際には使いこなせず形骸化するリスクがあります。
不要な機能が多すぎると、余計なコストが発生したり、使いこなせずに現場で混乱が発生したりすることもあります。
Chatworkなら、シンプルかつ必要十分な機能が揃っており、誰でも直感的に使いこなせるでしょう。
運用ルールの策定が難しい
ビジネスチャットは非常に便利な反面、運用ルールが曖昧だと混乱しやすい点にも注意が必要です。
たとえば、グループチャットの目的や適切な投稿先、トラブル時の対応方法、日常の管理方法など、明文化された運用ルールがあれば社内の混乱や負担は大きく減らせます。
業務環境や利用者の属性などに応じて、適切なルールを設定しましょう。
＞ビジネスチャットのメリット・デメリットに関する記事はこちら
ビジネスチャットツール導入に失敗しないための5ステップ
続いて、ビジネスチャットツールの導入に失敗しないための手順を、以下の5ステップで解説します。
ステップ①自社の課題を洗い出す
ステップ②複数のツールを比較する
ステップ③候補を絞って試用・選定する
ステップ④テスト導入をおこなう
ステップ⑤社内へ展開する
ステップ①自社の課題を洗い出す
まず最初にすべきことは、自社の業務課題を洗い出して明確にすることです。
「情報が一部の人にしか届かない」「タスクの責任者が不明確」など、業務課題が明らかになれば、解決のために必要な機能や運用スタイルなどが見えてきます。
ビジネスチャットツールを導入すること自体が目的化しないよう、自社に適したツールを選定できるよう、解決したい課題を整理しましょう。
ステップ②複数のツールを比較する
自社の課題が整理できたら、複数のチャットツールを比較検討します。
機能面や価格だけでなく、使いやすさ・対応端末・セキュリティ・コスト・サポート体制など、多角的な視点で比較するのがポイントです。
導入事例や口コミも確認し、実際の活用シーンを想像しながら、自社に適したツールを見極めましょう。
ステップ③候補を絞って試用・選定する
続いて、ツールの候補を3つ程度に絞り、実際に試用してみましょう。
実際に利用する社員に機能や操作性を確認してもらうことで、導入後のギャップを事前に把握できるためです。
多くのビジネスチャットツールには無料プランやトライアル期間が設けられているため、最終判断の前に実際に使ってみてから選定することをおすすめします。
ステップ④テスト導入をおこなう
導入するビジネスチャットツールを選定したら、本格導入の前に小さなチームでテスト導入をおこないましょう。
最初から全社的に導入した場合、大きなトラブルや混乱が起きたり、業務に支障が出たりする可能性があるためです。
まずは少人数で使ってみて、現場の声を聞きながら必要な教育や社内ルールを構築することで、全社導入がスムーズになります。
ステップ⑤社内へ展開する
全社導入をするにあたって、社内への説明や初期の教育を実施しましょう。
事前に関係者の理解を促すことで、導入直後の混乱やトラブルを未然に防止できるためです。
具体的には、資料やマニュアルをPDF化して共有したり、導入の目的や業務フローの変更点などを周知する説明会を実施する方法などが効果的です。
失敗しないビジネスチャットツール導入には「Chatwork（チャットワーク）」
ビジネスチャットの導入で失敗しないためには、目的の明確化・多角的な比較・社内ルール整備・段階的な導入などがポイントです。
また、選定するツールがシンプルで使いやすいことや、安心して運用できる体制づくりも重要です。
ビジネスチャットツール「Chatwork」なら、直感的な操作性と充実した機能、国産ならではの充実したサポート体制で、全社的な定着と活用を実現します。
ビジネスチャットツールの選定・導入で失敗したくない方は、ぜひChatworkをご検討ください。
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