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ビジネスチャットは受付システムと連携可能！連携のメリットと注意点も解説
初期設定から基本の使い方までを徹底解説！
目次
ビジネスチャットは単体でも情報共有に役立ちますが、外部ツールと連携するとさらに効果を発揮します。
たとえば、受付システムとビジネスチャットを連携させると、取引先や顧客の来社時にビジネスチャットへ通知が届くようになり、すぐに対応ができます。
本記事ではビジネスチャットと受付システムの連携によるメリットや連携させる際の注意点についてご紹介します。
ビジネスチャットとは
ビジネスチャットとは、業務での利用を前提としたチャットツールです。
メールよりスムーズにメッセージを送受信でき、リモートワーク中の従業員や取引先ともやりとりが可能です。
情報共有に役立つだけではなく、気軽に挨拶やお礼のメッセージを送り合えるのでコミュニケーション活性化にも寄与します。
以下で、主な機能を紹介します。
ビジネスチャットの機能
多くのビジネスチャットには、個人同士のチャット機能のほか、複数人でやり取りができるグループチャット機能も搭載されています。
また、音声通話機能やビデオ通話機能、ファイル共有機能、掲示板機能などが使えるビジネスチャットもあります。
受付システムとは
受付システムとは、来客対応や電話の取り次ぎ業務を自動化できるシステムです。
受付システムを導入すると、来客がシステム上で受付をすれば担当者に直接通知されるため、受付への人員配置や電話の取り次ぎが不要となります。
多言語対応の受付システムであれば、海外からの来客対応も可能です。
また、受付システムには入退館記録が残るため、受付票の記入・保管の手間も削減できます。
受付システムの機能
受付システムに搭載されている主な機能は、来客予約機能や受付機能、入館証発行機能などです。
来客予約機能とは、来客予定者の社名・氏名などを入力すると、受付番号やQRコードが発行される機能です。
来客予定者に受付番号やQRコードを伝えておき、来社時に受付システムへ受付番号の入力またはQRコードの提示をしてもらうことで入館証が発行されます。
来客が受付をした時点で担当者に通知が届くため、スピーディに来客対応ができます。
また、入退館記録機能によってオフィスへ入退場した人・時刻などが記録されるため、セキュリティ対策にもつながります。
来客の人数や訪問先のデータを記録できる受付システムもあります。
ビジネスチャットと受付システムを連携するメリット
ビジネスチャットと受付システムの種類によりますが、両者は連携が可能です。
ここでは、連携のメリットを紹介します。
来訪者があった際にチャットで担当者を呼び出せる
ビジネスチャットと受付システムを連携させると、来客時にビジネスチャットを通じて担当者に通知が届きます。
内線電話を使用している場合、着信に気が付いた人が電話対応をしなければならず、仕事の手を止める必要があります。
ビジネスチャットと受付システムを連携すると、来訪者があった際にチャットで担当者へ通知が届くため、他の人の手を介することなく来客を知らせることができます。
グループチャット機能で担当者以外への通知も可能
来客のタイミングで、担当者がたまたま席を外していたり、前の予定が長引いてしまったりするケースもあります。
ビジネスチャットには、部署やプロジェクト単位でグループチャットを作成できる機能が備わっています。
ビジネスチャットと受付システムを連携させ、グループチャット宛に通知が届くように設定すれば、担当者が離席中の場合はほかのメンバーが対応できます。
コミュニケーションと受付を一元管理できる
ビジネスチャットと受付システムを連携させると、受付へ内線電話や来客用の内線番号表を用意する必要がなくなります。
従業員間や取引先とのコミュニケーションに使うビジネスチャットで受付対応までできるようになり、管理の手間やコストを削減できるでしょう。
ビジネスチャットと受付システムの連携方法
ここからはビジネスチャットと受付システムの一般的な連携方法を説明します。
ビジネスチャットや受付システムの種類によっては連携方法が異なる場合もあるため、実際に連携させる際は各社の公式サイトを確認してください。
連携可能なツールを導入する
まずは、自社で使用している受付システムと連携ができるビジネスチャットを導入しましょう。
ビジネスチャットのなかには、連携できる受付システムが限定されているタイプもあります。
もし連携可能かどうかが不明な場合は、ビジネスチャットを提供している企業に問い合わせてください。
それぞれのツールで通知の設定をする
ビジネスチャットにログインし、受付時に通知を受け取るためのグループチャットを作成します。
次に、ビジネスチャットへ通知をおこなうための来客通知用アカウントを新規に作成し、グループチャットのメンバーに追加することで通知設定ができます。
サービス連携のAPI設定を行う
続いてAPIの設定に移ります。
ビジネスチャットに来客通知用アカウントでログインした後、「サービス連携」を選択し、APIトークンを発行します。
受付システムの管理画面から連携したいビジネスチャットを選び、APIトークンや必要事項を入力して保存します。
正常に連携されているか確認する
最後に、ビジネスチャットと受付システムが正常に連携できているかチェックしましょう。
受付システムの管理画面にテスト通知ボタンがあれば押下してみて、来客通知用グループチャットに通知が届けば連携ができています。
通知が届かなかった場合は、もう一度設定を確認してみてください。
やり方がわからないとき、不明点があるときは、サポート窓口への問い合わせをおすすめします。
ビジネスチャットと受付システムを連携する際の注意点
続いて、ビジネスチャットと受付システムを連携させる際の注意点を紹介します。
連携可能か事前に確認する
ビジネスチャットと受付システムの中には、連携ができないタイプもあります。
ビジネスチャットを選ぶときは、自社で導入している受付システムと連携ができるかをチェックしましょう。
基本的に連携は自社でおこなわなければなりません。
ITに精通した人材が社内にいない場合、連携手順が複雑なシステムは避けたほうが無難です。
公式ページなどを見ても連携可否が不明なときは、サービスを提供している会社に問い合わせてください。
連携後の使用シーンを明確化する
目的によって選ぶべきビジネスチャットは異なるため、連携後の使用シーンを明確化しておくことも重要です。
来客時に担当者が離席していることが多く、電話を取り次ぐ従業員が困ることが多い企業だと、担当者のみに通知が届くビジネスチャットでは来客を待たせてしまう可能性が高くなります。
このようなケースでは、グループチャットに来客の通知が届くタイプを選び、同じ部署のメンバーが代わりに対応できるようにするとよいでしょう。
従業員に定着を促す
いくらシステム同士を連携させても、従業員が使わなければ意味がありません。
従業員に利用を促すには、ビジネスチャットと受付システムを連携する目的や得られる効果を周知しましょう。
システムに苦手意識をもつ従業員が多い企業の場合、定期的に研修や勉強会を開催することもおすすめです。
また、両システムを連携状態で使い続けることによって、従業員のなかにノウハウが蓄積されていきます。
蓄積されたノウハウはビジネスチャット上で共有すると、連携による効果が実感でき、従業員の利用促進につながるでしょう。
受付システムと連携できるビジネスチャットはChatwork
ビジネスチャットと受付システムを連携すれば、受付に人員を配置せずに済むうえ、来客時にスムーズに対応でき、コスト削減や顧客満足度向上に役立ちます。
これからビジネスチャットの導入を予定している人は、受付システムと連携できるビジネスチャットを選ぶとよいでしょう。
ビジネスチャット「Chatwork」は、外部ツールとの連携がしやすく、受付システムとの連携も可能です。
グループチャット機能も搭載しているので、来客の通知をグループ全員宛に送ることもできます。
「Chatwork」は公式サイトで連携できる外部ツールを紹介しているので、ぜひ参考にしてください。
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